Pipelines (basic): Luo ja näytä

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Putkilinjamme eivät ole vain helppo visuaalinen työkalu, vaan myös täysin muokattavissa oleva työkalu, joka sopii yrityksesi tarpeisiin. Kun automatisoit ne, työt siirtyvät vaiheesta toiseen, luovat automaattisesti tehtäviä ja lähettävät sähköposteja, sopimuksia ja järjestäjiä asiakkaille juuri oikeaan aikaan! Lue lisää. 

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Putkistot
  
• Kirjastomme putkistojen käyttäminen
• Putkistojen luominen tyhjästä
• Putkistojen tarkastelu
• Automaatioiden tarkastelu putkistoissa
• Putkistojen muokkaaminen (vaiheiden ja automaatioiden lisääminen, siirtäminen ja poistaminen)
• Putkistojen monistaminen
• Putkistojen poistaminen
• Työpaikkojen lisääminen
• Putkistoihin lisättyjen tilien tarkastelu

Putkistot

Putkilinja on vakiintunut työmenettely - vaiheiden tai vaiheiden sarja, joka liittyy esimerkiksi 1040-lomakkeen valmisteluun alusta loppuun.

Putkistomme on suunniteltu näyttämään kanban-laudalta. Kortilla näkyvät työt siirtyvät laudalla lavalta lavalle. Ja kun putkistot on automatisoitu, ne tekevät suuren osan työstä puolestasi!

Mitä putkilinjan sisällä tapahtuu:   

• Työtehtävät eli yksittäiset projektit, joista asiakas maksaa sinulle (kuten veroilmoitus tai tammikuun palkanlaskenta) , viedään erityisesti sitä varten suunniteltuun putkeen. Kukin asiakastiliin liitetty työ kulkee putken läpi ensimmäisestä vaiheesta viimeiseen vaiheeseen eli valmistumiseen. 
• Vaiheet ovat yleisen työmenettelyn vaiheita. Kun kaikki vaiheessa mukana olevat työt on saatu päätökseen, työ siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
• Automaatiot, mekanismit, jotka automatisoivat putkilinjan, saavat asiat tapahtumaan itsestään. Kun ne on käynnistetty, ne luovat tehtäviä tiimin jäsenille tai lähettävät järjestäjiä ja sopimuksia esimerkiksi asiakkaille.

Kaksi putkijohtoesimerkkejä:

Putkisto 1: 1040-palautus

Työ 1: Veroilmoitus 2015

Työ 2: Veroilmoitus 2016

Työ 3: Veroilmoitus 2017

Vaihe 1: Asiakirjojen tarkastelu

Vaihe 2: Toimeksiantokirjeen laatiminen

Vaihe 3: Valmistele ilmoitus

Vaihe 4: Arvostelu

Vaihe 5: Sähköinen tiedosto

Pipeline 2: Palkanlaskenta

Työ 1: vuoden 2015 tammikuun palkkalaskelma

Tehtävä 2: 2016 helmikuun palkkalaskelma

Tehtävä 3: Maaliskuun 2017 palkkalaskelma

Vaihe 1: Asiakirjojen tarkastelu

Vaihe 2: Tarkista työaikakortit

Vaihe 3: Veloituksen aloittaminen

Vaihe 4: Lähetä palkkakuitit

Kirjastomme putkistojen käyttäminen

TaxDome tarjoaa valmiita putkimalleja, joiden avulla pääset alkuun. Niitä voidaan muokata helposti.

Vihje: Kun kopioit putken kirjastostamme, saat myös kaikki sen sisältämät valmiit mallit ja automaatiot. Tässä on lisätietoja mallien lisäämisestä kirjastosta kopioimalla putkistoja.

Voit lisätä putken kirjastostamme seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Asetukset vasemmasta sivupalkista, napsauta Putkistot ja sitten KOPIOI KIRJASTOSTA.

2. Napsauta kopiokuvaketta sen mallin oikealla puolella, jota haluat käyttää. Myös vaiheet, automaatiot ja muut malliasetukset kopioidaan. Nyt voit muokata putkilinjaa napsauttamalla sen nimeä; sinun on lisättävä töitä manuaalisesti.

Asiakkaidemme ansiosta lisäämme jatkuvasti uusia malleja kirjastoomme. Haluatko jakaa joitakin pipeline-malleja muiden TaxDome-käyttäjien kanssa? Jos on, haluaisimme kuulla sinusta.

Putkistojen luominen tyhjästä

Yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet myyntiputkien hallintaan, voi luoda myyntiputken.

Toimi seuraavasti:

Siirry Asetukset- tai Työnkulku-kohdassa Putkistot-kohtaan ja klikkaa sitten Luo putkisto.

Katso kunkin numeroidun kentän ohjeet jäljempänä:

1. Putkilinjan nimi: Kirjoita putkelle nimi, jonka näet Työnkulku-osiossa.

2. Saatavilla: Valitse tiimin jäsenet, joiden on päästävä siihen käsiksi. Jos jätät tämän kohdan tyhjäksi, vain putken luoja ja yrityksen omistaja näkevät sen Työnkulku-osiossa . Lue lisää putkistojen käyttöoikeuksista.

3. Lajittele työpaikat: Lajittelu: Päätä, miten haluat, että työt lajitellaan vaiheissa. Oletusarvoisesti ne lajitellaan tilin nimen mukaan, mutta voit lajitella ne myös vaiheessa olevan ajan, eräpäivän, työn luontipäivän tai prioriteetin mukaan.

4. Oletustyömalli: Päätä, käytetäänkö mallia töihin, jotka tulevat putkeen ja miten (automaattisesti tai manuaalisesti).

5. Työkortin kentät : Työpaikkakortit: Päätä, mitä haluat nähdä työkorteissa. Tässä on lisätietoja työkorttien mukauttamisesta.

6. Uusiutuminen: Aikatauluta toistuvat työt, jotka luodaan automaattisesti putken sisällä. Tässä on lisätietoja toistuvien töiden aikataulun määrittämisestä.

7. Vaiheen nimi: Kirjoita ensimmäisen vaiheen nimi.

8. Lisää vaihe: Lisää niin monta vaihetta kuin tarvitaan ja linkitä niihin automaatioita. 

9. Lisää automaatioita: Linkitä vaiheisiin niin monta automaatiota kuin tarvitaan. Kun työ siirtyy uuteen vaiheeseen, joka sisältää automaatioita, kyseiset toiminnot käynnistyvät automaattisesti yksi kerrallaan tietyssä järjestyksessä. Esimerkiksi luodaan tehtävä, luodaan järjestäjä, lähetetään sähköpostiviesti. Tässä on lisätietoja siitä , miten automaatiot toimivat. 

10. Tallenna: Tallenna putkisto. Kun sinulla on putkea, siirry Työnkulku-osioon ja aloita sitten töiden lisääminen siihen asiakastileillesi.

Putkistojen tarkastelu

View pipelines either for a single client account, for all accounts or those with recurrences:

• For one client account: From the left sidebar, go to Clients, click on the account name, then select Workflow in the menu bar. You’ll see all the pipelines with jobs for that client account and the progress made. Once a job has been completed and archived or deleted, it’s no longer visible. However, if the pipeline has no active jobs but the recurrence is set for that account, the pipeline will still be displayed on this page.

• Kaikki asiakastilit: Siirry vasemmasta sivupalkista Työnkulku-kohtaan ja valitse sitten putki. Jos haluat siirtyä toiseen myyntiputkeen, käytä avattavaa valikkoa.

• With job recurrences: You can view and access pipelines for which recurrences are on from the Job recurrences tab of the Workflow page.

Putkistojen muokkaaminen (vaiheiden ja automaatioiden lisääminen, siirtäminen ja poistaminen).

Yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai tiimin jäsen käyttöoikeuksilla putkistojen hallinta voi muokata myyntiputkea.

Toimi seuraavasti:

• Klikkaa putkilinjassa sivun oikeassa yläkulmassa Muokkaa tai napsauta vaiheen nimen alla olevaa automaatiokuvaketta ja klikkaa sitten Lisää automaatio -linkkiä.

• Siirry putkistomallien luettelosta vasemmanpuoleisen sivupalkin Asetukset-kohtaan , valitse Putket ja napsauta sitten putken nimeä.
• Siirry putkistoluettelosta vasemmanpuoleisen sivupalkin Työnkulku-kohtaan , napsauta kolmea pistettä putken nimen oikealla puolella ja valitse sitten Muokkaa.

Kun olet muokkausikkunassa, voit muuttaa putkiasetuksia (katso lisätietoja edellä ) jatehdä muutoksia vaiheisiin:

• Jos haluat lisätä vaiheen, klikkaa Lisää vaihe tai + -painiketta jaesitä sitten vaiheen nimi.
• Voit siirtää näyttämön osoittamalla näyttämön nimen vasemmalla puolella olevaa siirtokuvaketta ja vetämällä ja pudottamalla sen sitten.
• Vaiheen poistaminen, napsauta roskakorikuvaketta vaiheen nimen oikealla puolella.
• Jos haluat lisätä automaation vaiheeseen, valitse vaihe ja napsauta sitten Lisää automaatioita -painiketta tai mitä tahansa automaatiota, jos sellainen on jo olemassa. 

• Jos haluat, että asiakkaille lähetetään lisäsähköposteja, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa, etsi Automaatiomallin alapuolelta kohta Muistutukset ja valitse sitten avattavasta valikosta Ota käyttöön . Tässä lisää muistutuksista.

Kun olet valmis, klikkaa TALLENNA.

Huomio! Kun poistat putkiston vaiheen, kaikki kyseisessä vaiheessa olevat työt poistetaan. Varmista, että kaikki tarvittavat tiedot on tallennettu tietojen menetyksen estämiseksi.

Putkistojen monistaminen

Jos haluat luoda uusia putkistoja olemassa olevien putkien pohjalta, valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkista Asetukset , valitse Putkistot, napsauta kolmea pistettä putken nimen oikealla puolella ja napsauta sitten Monista. Kopio putkistosta tallennetaan päätteellä (esim. 1040 Return (2)). Myös vaiheet, automaatiot ja muut malliasetukset kopioidaan. Sinun on kuitenkin lisättävä työt manuaalisesti uuteen kopioituun putkeen.

Putkistojen poistaminen

Jos haluat poistaa myyntiputken, go asetukset, valitse Putkistot, napsauta putken oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, valitse Poista ja vahvista napsauttamalla POISTA.

Muistiinpano: Tämä poistaa kaikki myyntiputkeen linkitetyt työt.

Putkistoihin lisättyjen tilien tarkastelu

Voit selvittää, mitkä tilit on lisätty tiettyyn myyntiputkeen tai valmisteilla olevan vaiheen vaiheeseen:

1. Siirry Työnkulku-osion Asiakkaat- tai Työpaikat-sivulle ja napsauta sitten FILTER-painiketta.
2. Valitse myyntiputken nimi Putkistot-osasta , valitse vaihe ja klikkaa sitten KÄYTÄ. Valitse tarvittaessa useita putkistoja ja vaiheita.

Tämän jälkeen näet luettelon kaikista asiakastileistä, jotka on lisätty valittuun pipelineen ja/tai vaiheeseen.