Asiakirjat (Basic): E-palautteen pyytäminen (hyväksy/hylkää) asiakkailta.

Varmista, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä ja että et ole jättänyt jotain huomaamatta, pyytämällä laatimiesi asiakirjojen hyväksyntää. Näin voit paitsi varmistaa, että asiakkaat ovat tyytyväisiä työhösi, myös tarkistaa, että kaikki on tehty oikein.

Kun asiakas ei ole tyytyväinen, häntä pyydetään selittämään, miksi, joten tiedät heti, mihin asioihin sinun on puututtava.

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Katettu täällä:

• Hyväksynnän pyytäminen
• Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista hyväksynnöistä
• Miltä hyväksynnät näyttävät asiakkaan puolella?
• Tiedätkö, milloin asiakas on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan?
• Hyväksymisten hallinta
• Kaikkien sellaisten tilien löytäminen, joiden asiakirjat odottavat hyväksyntää.
• Selvitä, miksi asiakas hylkäsi asiakirjan.
• Hyväksyntää odottavien asiakirjojen linkittäminen työpaikkoihin ja Automoven käyttö

Hyväksynnän pyytäminen

Haluatko saada asiakkaalta hyväksynnän suorittamallesi palvelulle? Vaihda Pyydä asiakkaan hyväksyntää kun lataat asiakirjat kansioon kanssa Asiakas voi tarkastella pääsy tai kun olet muokata jo ladattua asiakirjaa. Aseta sitten Muistutukset jos haluatte niitäkin. 

Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista hyväksynnöistä

Asiakkaasi saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille asiakirjan, joka on hyväksyttävä. Päätä, haluatko heidän saavan myös muistutuksia, kun käsittely kestää liian kauan.

Jos haluat muistutuksen, että menet ulos, joko...

• ...lähettää ilmoituksenmanuaalisesti uudelleen.
• ...asettaa automaattisia muistutuksia.

Uuden muistutuksen lähettäminen manuaalisesti 

Jos haluat lähettää asiakkaalle manuaalisesti muistutuksen asiakirjan hyväksymisestä, toimi seuraavasti:

1. Siirry asiakastilille, valitse Asiakirjat-välilehti , avaa Hyväksynnät-alivälilehti ja valitse sitten Pyydä hyväksyntää vireillä oleville.
2. Tarkista ja muokkaa asiakkaalle tarkoitettua viestiä (valinnainen) ja napsauta sitten Lähetä pyyntö -painiketta.

Näin tapahtuu:

• Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
• Portaali-ilmoitus siirtyy asiakkaan tehtävien kärkeen.

Automaattiset muistutukset

Ota muistutukset käyttöön, kun lataat asiakirjoja, jotka haluat asiakkaiden hyväksyvän. Voit myös ottaa tämän ominaisuuden käyttöön milloin tahansa napsauttamalla asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitsemalla Muokkaa. Kun Muistutukset on kytketty päälle, asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti, jos hän ei hyväksy asiakirjaa tietyn ajan kuluessa. Kun olet kytkenyt Muistutukset päälle, voit tehdä joitakin valintoja.  

• Päiviä seuraavaan muistutukseen: Muistuta asiakasta x päivän toimettomuuden jälkeen. Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua asiakirjan lataamisesta.

• Muistutusten määrä: Muistutusten määrä: Lähetä enintään x muistutuksia. Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin.

Muistutukset pysähtyvät, kun...

• ...asiakas ei ole hyväksynyt asiakirjaa, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
• ...asiakas hyväksyi asiakirjan.

Miltä hyväksynnät näyttävät asiakkaan puolella?

Kun olet lähettänyt hyväksyntää vaativat asiakirjat, asiakas saa ilmoituksen kojelaudalleen ja viestin sähköpostiinsa.

Asiakasportaalissa hän näkee kaikki hyväksyntää odottavat asiakirjatAsiakirjat-sivun ponnahdusikkunassa Odottaa toimintaa. Alla näytämme, miten asiakas hyväksyy työsi:

Haluatko nähdä TaxDome asiakkaan näkökulmasta? Tutustu heidän portaaliinsa vain lukuoikeudelliseen näkymään.

Hyväksyntää odottavien asiakirjojen linkittäminen työpaikkoihin ja Automoven käyttö

Linkitä hyväksyttävinä olevat asiakirjat työpaikkoihin, jotta ne ovat välittömästi käytettävissäsi putkistossasi. Lisäksi voit kytkeä päälle Automove työpaikat  . Kun asiakas hyväksyy asiakirjan, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.

Näin se toimii:

1. Siirry putkiston asetuksiin, lisää hyväksyntää odottavan asiakirjan vaihe ja kytke sittenAutomove Jobs päälle. Sinun ei tarvitse lisätä automaatioita.

2. Siirry työnhallintaputkeen, varmista, että työ on oikeassa vaiheessa, ja liitä siihen sitten hyväksyntää odottava asiakirja: Napsauta työn laatikkoa, napsauta ylhäällä + Linkki , valitse Asiakirjat, napsauta kansiota ja valitse tiedosto(t) ja napsauta sitten Linkki.

Juuri noin! Kun asiakas hyväksyy asiakirjan, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen. Ja jos siirrät työn manuaalisesti, voit päättää, mitä linkitetyllä asiakirjalla tehdään.

Tiedätkö, milloin asiakas on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan?

Kun asiakas on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan, se siirtyy Asiakirjat-sivun Viimeisimmät -luettelon alkuun. 

Jos olet ottanut Hyväksynnät-valintaruudun käyttöön Asetusten ilmoitusasetukset-osiossa, saat myös sähköpostin ja ilmoituksen omassa Inbox+. 

Voit tarkastella asiakirjaa napsauttamalla sen nimeä tai Siirry... -vaihtoehtoa.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Asiakirjan kirjausketju osoittaa, onko asiakas hyväksynyt vai hylännyt asiakirjan.

Hyväksymisten hallinta

1. Hyväksyntää odottavia asiakirjoja voi etsiä muutamalla tavalla. Valitse itsellesi parhaiten sopiva:

• Siirry kohtaan Asiakirjat nähdäksesi kaikki asiakirjat, joita on aktiivisesti käsitelty (ladattu, muokattu, lähetetty, lukittu laskuun jne.) viimeisten 30 päivän aikana, 
• Siirry kohtaan Asiakirjat, sitten Asiakirjat ja valitse sitten asiakas nähdäksesi yhden asiakkaan asiakirjat.
• Siirry Asiakirjat-välilehdelle asiakastililtä. 

2. Haluatko rajata hyväksyntää odottavien asiakirjojen luetteloa? Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaaSuodatin-painiketta ja valitse yksi tai useampi suodatin Hyväksynnät-osiossa rajataksesi hakutuloksia. 

• Kaikki: kaikki asiakirjat odottavat hyväksyntää
• Vireillä oleva maksu: kaikki laskuihin lukitut asiakirjat, jotka odottavat maksua.
• Odottaa hyväksyntää: kaikki asiakirjat odottavat asiakkaan hyväksyntää.
• Hyväksytty: kaikki asiakkaan hyväksymät asiakirjat
• Hylätyt: kaikki asiakkaan hylkäämät asiakirjat.

3. Suodata luettelo napsauttamalla Käytä .

Jos haluat nähdä kaikki yhden asiakkaan hyväksyntää odottavat asiakirjat, siirry tilille, avaa Asiakirjat ja avaa sitten Hyväksynnät-välilehti .

Näet seuraavat tiedot:

• Asiakirjan nimi: asiakirjan nimi sekä tiedostotyypin osoittava kuvake.
• Pyyntöpäivämäärä: päivämäärä, jolloin asiakkaan hyväksyntää pyydettiin.
• Ladannut: asiakirjan ladanneen ryhmän jäsenen nimi.
• Kuvaus: asiakirjan kuvaus, jos sellainen on lisätty asiakirjan lataamisen yhteydessä (valinnainen).
• Status: asiakirjan tila. Lisätietoja asiakirjan tilasta saat täältä.
• Hylätty: päivä, jona asiakirja hylättiin, jos se oli hylätty.

Kaikkien sellaisten tilien löytäminen, joiden asiakirjat odottavat hyväksyntää.

Voit helposti suodattaa asiakastililuettelosi ja nähdä, minkä asiakkaiden asiakirjat odottavat hyväksyntää.

1. Siirry kohtaan Asiakkaat ja valitse sitten Suodatin.
2. Valitse avattavasta valikosta Hyväksynnät ja merkitse kohta Vireillä oleva hyväksyntä.

Voit lisätä suodattimen myös Asiakirjat-sivun Viimeisimmät-välilehdellä .

Selvitetään, miksi asiakas on hylännyt asiakirjan.

Jos asiakas ei ole täysin tyytyväinen laatimaasi asiakirjaan, TaxDome kehottaa häntä selittämään, miksi. Voit tarkastella asiakkaan palautetta avaamalla asiakirjan, napsauttamalla kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla Näytä lisätietoja (painike ei ole käytettävissä, jos asiakirja on hyväksytty). Asiakirjan oikealla puolella on luettelo hylkäysperusteista ja asiakkaan kommentit.

Palaa asiakirjaluetteloon valitsemalla Back .