Sähköposti (perus): Lähetä, vastaa, tulosta, lisää kuvia

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Sinun ei tarvitse käyttää Gmailia tai kolmannen osapuolen sovellusta työskennellessäsi: TaxDome tarjoaa oman turvallisen integroidun sähköpostin. Synkronoi sähköpostitilisi TaxDome kanssa, jotta kaikki TaxDome -liiketoimintasi pysyy samassa paikassa ja tehostat yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa.

Katettu täällä:

• Sähköpostien lähettäminen
  • Sähköpostin lähettäminen Uusi-painikkeella
  • Sähköpostin lähettäminen irtotavarana tililuettelosta
  • Sähköpostin lähettäminen asiakkaille automaation avulla
• Mistä tiedän, että asiakas on lähettänyt sähköpostin?
• Sähköpostiin vastaaminen
• Liitteiden lisääminen
• Kuvien lisääminen sähköpostiin
• Sähköpostin suodatus/haku
• Sähköpostin tulostaminen

Sähköpostien lähettäminen

Sähköpostin voi lähettää yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, jolla on pääsy tilille tai oikeudet tarkastella kaikkia tilejä.

Sähköpostin lähettämiseen on useita tapoja:

• Sähköpostin lähettäminen Uusi-painikkeella
• Sähköpostin lähettäminen irtotavarana tililuettelosta
• Sähköpostin lähettäminen asiakkaille automaation avulla

Sähköpostin lähettäminen Uusi-painikkeella

Jos haluat lähettää sähköpostia miltä tahansa portaalin sivulta, napsauta vasemmalla ylhäällä olevaa Uusi-painiketta, valitse sähköpostiviesti ulosvedettävästä valikosta, valitse tili, yhteyshenkilö tai siihen liittyvät sähköpostiosoitteet ja kirjoita sitten sähköpostiviesti. Siinä kaikki! Napsauta Lähetä.

Alla on lisätietoja viestiominaisuuksistamme.

Huom! 

• Jos lähetät sähköpostia tilille(tilin lyhytkoodit-tila ), kaikki linkitetyt yhteystiedot saavat saman kopion cc:llä.
• Jos lähetät sähköpostia yhteystietoihin (yhteystiedon pikakoodit-tila), kaikki yhteystietosi saavat yksittäisiä sähköpostiviestejä. Voit kuitenkin valita tietyt sähköpostiosoitteet vastaanottamaan sähköpostia.

Sähköpostin lähettäminen irtotavarana tililuettelosta

Joskus sinun on lähetettävä sama sähköpostiviesti monille asiakkaille, esimerkiksi kerrottava kaikille tulevasta määräajasta tai päivityksestä.

Jos haluat lähettää sähköpostia irtotavarana, siirry vasemman sivupalkin valikosta Tilit > Asiakkaat -sivulle, valitse haluamiesi tilien vieressä olevat valintaruudut, napsauta @ Lähetä sähköpostia ja kirjoita sitten sähköpostiviesti tai valitse malli. Siinä kaikki! Napsauta Lähetä.

Sähköposti lähetetään kaikille valittuihin tileihin yhdistetyille yhteystiedoille.

Alla kerrotaan, mitä kussakin numeroidussa osassa on tehtävä:

1. Malli: Napsauta ja valitse jokin luomistasi sähköpostimalleista alasvetovalikosta. Sähköpostimallit ovat erityisen hyödyllisiä viesteissä, joita lähetät usein asiakkaille.

2. Tila: Voit lisätä viestiin dynaamisia tietoja, kuten sähköpostin vastaanottajan nimen tai päivämäärän, valitsemalla Yhteystiedot- tai Tilit-tilan. Lisätietoja lyhytkoodeista saat täältä.

3. From: Voit lähettää sähköpostin toisen tiimin jäsenen puolesta valitsemalla hänen nimensä Lähettäjä-kenttään .

Huom! Tiimin jäsenen on oltava kytkenyt Salli muiden lähettää sähköpostia sähköpostistani TaxDome -tilinsä asetuksissa.

4. To: Voit valita vastaanottajiksi tilejä tai yksittäisiä yhteystietoja valitsemastasi tilasta riippuen.

5. Aihe: Tämä täytetään automaattisesti, kun käytät mallia.

6. Lisää lyhytkoodi: Sisällytä dynaamisia tietoja yksilöidäksesi viestisi. Valitsemastasi tilasta riippuen voit käyttää erityyppisiä lyhytkoodeja, myös mukautettuihin kenttiin perustuvia. Lyhytkoodeja voi lisätä sekä viestin otsikkoriviin että sähköpostin runkoon. Lisätietoja lyhytkoodeista saat täältä.

7. Viesti: Tämä täytetään automaattisesti, kun käytät mallia.

8. Liitä tiedosto: Lisätietoja tästä ominaisuudesta on jäljempänä.

9. Aikataulu sähköposti: Aikatauluta, milloin sähköposti lähetetään. Lisätietoja tästä saat täältä.

10. Lähetä esikatselu minulle: Klikkaa nähdäksesi, miltä viestisi näyttää ennen lähettämistä.

11. Lähetä: Lähetä sähköpostiviesti kaikille valituille tileille/yhteyshenkilöille.

Lisäksi on muutakin:

• Käytä tunnisteiden avulla tililuettelon suodattamista tiettyihin vastaanottajiin. Esimerkiksi palkka-asiakkaiden on ehkä saatava eri sähköpostiviestejä kuin yritysasiakkaiden.
• Sähköposti lähetetään siitä sähköpostitilistä, jonka synkronoit TaxDome kanssa; näet sen myös kunkin vastaanottajan profiilin Lähetetyt-välilehden Sähköposti-osassa .
• Vain 400 sähköpostia voidaan lähettää päivässä. Jos vastaanottajia on valittu enemmän, TaxDome jakaa jonon ja lähettää 400 kerrallaan. Saat ilmoituksen, jossa kerrotaan, kuinka monta päivää kaikkien lähettämiseen menee.
• Asiakkaat eivät näe muita vastaanottajia To- tai CC-kentissä .

Sähköpostin lähettäminen asiakkaille automaation avulla

Katso lisätietoja täältä.

Mistä tiedän, että asiakas on lähettänyt sähköpostin?

Aina kun asiakas lähettää uuden sähköpostin yrityksellesi tai vastaa olemassa olevaan keskusteluketjuun, tiimin jäsenet, joilla on pääsy hänen tiliinsä, saavat ilmoituksen heidän Inbox+ . Kun he vastaavat viestiketjuun tai viestiketjuun tulee uusi sähköposti, ilmoitukset päivittyvät ja kaikki uusi siirretään alkuun. Jos viestiketju on arkistoitu, se siirtyy tehtävä-kohteista. Voit tarkastella uusinta sähköpostia ja vastata siihen napsauttamalla Siirry osoitteeseen.....

Huomautus: Muuta ilmoitusasetuksiasi tai mykistä sähköpostisäikeet aina tarvittaessa.

Pääset asiakaskohtaiseen postilaatikkoon valitsemalla vasemman sivupalkin valikosta Tilit > Asiakkaat, napsauttamalla asiakastilin nimeä ja siirtymällä sitten Sähköposti-välilehdelle . Jos asiakkaalta on lukemattomia sähköpostiviestejä, Sähköposti-välilehdellä näkyy ilmoitus.

Kaikki lähetetyt sähköpostit tallennetaan Lähetetyt-välilehdelle .

Sähköpostiviestit jaotellaan automaattisesti ketjuihin, jotta ne eivät sotkeentuisi. Voit tarkastella keskustelua napsauttamalla sähköpostin otsikkoriviä nähdäksesi kaikki vastaukset.

Sähköposteihin vastaaminen

Sähköpostiin vastaaminen:

1. Laajenna sähköpostiviesti napsauttamalla sitä ja napsauta sitten oikealla olevaa harmaa-vihreää keskustelukuvaketta.
2. Voit lisätä lisää vastaanottajia napsauttamalla To-kenttää .
3. Kirjoita sähköposti. Voit käyttää tekstin muotoilua, hymiöitä, luoteja, numeroituja luetteloita ja paljon muuta.
4. Napsauta SEND.

Liitteiden lisääminen

Huomautus: Jos olet valinnut vastaanottajaksi useamman kuin yhden tilin, et voi lisätä tiedostoja osoitteesta TaxDome, koska asiakirjojen tallennus on tilikohtaista.

Tiedostojen liittämiseen osoitteesta TaxDome lähetettyihin sähköposteihin on kaksi vaihtoehtoa:

• Jos haluat lisätä tiedostoja tietokoneeltasi, valitse Liitä tiedosto, valitse Omasta tietokoneesta ja etsi sitten tiedosto, jonka haluat ladata. Lue , mitä tiedostotyyppejä hyväksytään.
• Tiedostojen lisääminen osoitteesta TaxDome, klikkaa Liitä tiedosto, valitse Osoitteesta TaxDome, napsauta kansiota ja valitse sitten tiedostot. Lisää jo ladattuja tiedostoja osoitteeseen TaxDome mistä tahansa ylätason kansiosta valitsemalla Asiakas voi tarkastella ja ja Asiakas voi tarkastella ja muokata pääsy.

Huomautus: Jos lähetät tiedoston sisältävän viestin osoitteesta TaxDome vastaanottajalle, joka ei ole TaxDome -käyttäjä, hän ei tarvitse kirjautumista käyttääksesi sitä. Jos haluat pitää tiedoston turvallisena, anna linkille voimassaolon päättymispäivä. Lisätietoja sähköpostin liitetiedoston suojauksesta.

Kuvien lisääminen sähköposteihin

Voit lähettää kuvia sähköposteihin joko laitteestasi tai mistä tahansa verkkosivustosta. Käytä jotakin käytettävissä olevista vaihtoehdoista uutta sähköpostia luodessasi:

• Lataa kuva laitteestasi 📎 Liitä tai Lisää kuva -painikkeella.
• Liitä kuva selaimen leikepöydältä suoraan sähköpostin tekstikenttään.
• Liitä mikä tahansa kuva verkosta sähköpostin tekstikenttään.

Tavat lisätä kuvia, joita ei tueta:

• Vedä ja pudota kuva sähköpostin tekstikenttään.
• Liitä tiedosto, jossa on kuva, sähköpostin tekstikenttään laitteestasi.

Sähköpostin suodatus/haku

Jotta et eksyisi sähköpostien kasaan, voit valita, mitkä sähköpostiketjut näytetään:

• Kaikki: Tämän vaihtoehdon valitseminen näyttää kaikkien synkronoidut sähköpostit omaavien tiimin jäsenten ja asiakkaan väliset viestiketjut.
• Minun: Tämä vaihtoehto näyttää vain sinun ja asiakkaan väliset viestiketjut (jotka on lähetetty sähköpostiisi, jonka olet synkronoinut TD-tilisi kanssa).

Voit myös etsiä tiettyä viestiä. Kirjoita hakukenttään avainsana ja paina sitten näppäimistölläenteriä . Voit etsiä sähköpostia käyttämällä asiakkaan nimeä tai avainsanaa sähköpostin otsikkorivistä tai tekstistä.

Tyhjennä hakukenttä napsauttamalla x-kirjainta.

Huom! Jos et löydä tiettyjä sähköpostiviestejä, ne voivat olla mykistettyjä. Lue lisää mykistetyistä viestiketjuista.

Sähköpostin tulostaminen

Voit tulostaa tietyn viestiketjun napsauttamalla kolmea pistettä sähköpostiketjun oikealla puolella ja valitsemalla sitten Tulosta. Selaimesi tarjoaa sinulle mahdollisuuden tulostaa sähköpostilangan.

Tallenna liitetiedostot suoraan asiakkaan asiakirjoihin

Jos haluat lisätietoja tallentamisesta oletusasiakaskansioon, katso tästä.

Vinkki: Katso TaxDome Akatemiasta hauskoja ja kattavia kursseja, joilla voit tulla TaxDome supertähdeksi!