Keskustelut (Basic): Lähetä manuaalisesti tai automaattisesti


Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

TaxDomeChats-ominaisuuden avulla voit kommunikoida asiakkaidesi kanssa turvallisesti ja reaaliaikaisesti. Käytä sitä tapaamisten sopimiseen tai puuttuvien tietojen pyytämiseen asiakkailta. Lisäksi voit asettaa muistutuksia, liittää tiedostoja, määrittää tehtäviä asiakkaille ja paljon muuta .

Katettu täällä:

Keskustelut, selitetty

Tärkeimmät asiat, jotka on hyvä tietää chateista:

  • Chat-ketjut ovat turvallinen paikka, jossa voit esittää kysymyksiä, pyytää tiedostoja ja antaa tehtäviä.
  • Asiakkaat saavat ilmoituksia uusista keskusteluista ja vireillä olevista kysymyksistä.
  • Kun joku vastaa chattiin, luo uuden chatin, tekee muutoksia asiakastehtäviin tai lataa asiakirjan, saat ilmoituksen ja sähköpostiviestin sähköpostiisi. inbox+.
  • Kun lisäät tehtäviä asiakkaille chatin sisällä, ne näytetään tehtävälistoina, joissa on valintaruutuja. 
  • Näiden tehtävien edistymistä voidaan seurata erillisellä sivulla.
  • Käytä @-kirjainta ennen tiimin jäsenen nimeä saadaksesi hänen huomionsa chatissa. 
  • Voit asettaa automaattisia muistutuksia keskusteluja varten.
  • Kun sinulla on kaikki tarvitsemasi, arkistoi keskustelu, jotta vältät sekaannuksen.
  • Jos haluat lähettää samanlaisia viestejä useille asiakkaille, käytä chat-malleja.
  • Keskustelutoiminto on käytettävissä myös TaxDome -mobiilisovelluksessa.

Pääset keskusteluihin siirtymällä asiakkaan profiilin Viestintä-välilehdelle .

Uusien keskustelujen luominen

Keskusteluketjun voi luoda yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, joka on määritetty tilille tai jolla on Näytä kaikki tilit -oikeudet.

Vihje

Huomautus: Asiakkaat, jotka eivät ole aktivoineet TaxDome -tiliään, eivät voi vastaanottaa viestejä. Jotta asiakkaat voivat käyttää chatteja, heillä on oltava portaaliyhteys käytössä yrityksen puolelta ja tili aktivoituna heidän puoleltaan.

Chat-viestin voi lähettää kolmella eri tavalla:

Aloita keskustelu asiakkaan kanssa

Voit aloittaa keskustelun napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi-painiketta , valitsemalla liukuvalikosta Keskustelu , kirjoittamalla viestin ja napsauttamalla sitten Luo keskustelu -painiketta. Voit myös siirtyä asiakastilille, avata Viestintä-välilehden ja napsauttamalla Uusi keskustelu.

Seuraavassa selitetään Uuden keskustelun näytön numeroidut osiot, joissa voit luoda uusia keskusteluketjuja:

1. To: Valitse henkilön nimi, jolle viesti on tarkoitettu.

2. Malli: Valitse usein lähetettävän viestin malli. Lisätietoja malleista saat täältä. Valitse malli vain uutta keskustelua luodessasi, älä vastatessasi uuteen keskusteluun.

3. Aihe: Kirjoita aihe; se näkyy Chat-luettelossa. Kun käytät chat-mallia, se täytetään automaattisesti. Voit yksilöidä sen napsauttamalla + Lisää lyhytkoodi: Lyhytkoodi sisältää dynaamisia tietoja, jotka korvataan esimerkiksi asiakkaan nimellä tai päivämäärällä. Lisätietoja lyhytkoodeista saat yksityiskohtaisesta artikkelista.

4. Viesti: Kirjoita viesti - käytä tekstin muotoilua, hymiöitä, luoteja, numeroituja luetteloita ja linkkejä. Kun käytät mallia, viesti täytetään automaattisesti. Kiinnitä tiimin jäsenen huomio viestissä käyttämällä @-merkkiä hänen nimensä edessä tai napsauta Attach (Liitä ) lisätäksesi tiedostoja työpöydältäsi tai osoitteesta TaxDome (lisätietoja alla).

5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).

6. Tehtävät: Lisää tarkistuslistoja asiakkaillesi. Lisätietoja saat täältä.

7. Luo keskustelu: Lähetä viesti asiakkaalle napsauttamalla tätä. Muussa tapauksessa napsauta Peruuta.

8. Linkki työpaikkoihin: Valitse linkitettävät työpaikat ja napsauta sitten Tallenna.

Aloita keskustelut useiden asiakkaiden kanssa

Jos haluat lähettää saman viestin monille asiakkaille, käytä joukkoviestintätoimintoa.

Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta kohtaan Asiakkaat , valitse niiden asiakkaiden vieressä olevat valintaruudut, joille haluat lähettää viestin, napsauta ylävalikkopalkissa Lisää toimintoja ja napsauta sitten alasvetovalikosta Lähetä viesti . Valitse keskustelumalli tai kirjoita keskustelun aihe (valinnainen), lisää tekstisi ja napsauta sitten Luo keskustelut.

Lisää asiakirjoja ja tehtäviä keskusteluketjuun myöhemmin tarvittaessa. 

Muistutusten asettaminen

Aina kun lähetät viestin, lähetät ilmoituksen. Tiliin linkitetyt käyttäjät, joillaIlmoita on kytketty päälle, saavat sen. Voit tarkistaa, millä käyttäjillä Ilmoita on kytketty päälle, siirtymällä tilin Tiedot-välilehdelle ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiota .

Jos vastaanottajilta kestää liian kauan lukea/vastata viestisi tai suorittaa viestiketjun tehtävä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

Aseta automaattiset muistutukset

Jos haluat määrittää automaattiset muistutukset lukemattomista/vastaamattomista viesteistä ja keskeneräisistä asiakastehtävistä, kytke Muistutukset päälle chat-mallissa, kun luot chatin joko manuaalisesti tai putkistoautomaation avulla. Voit tehdä sen myös milloin tahansa myöhemmin suoraan viestiketjusta.

Muistutusten määrittäminen:

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun ilmoitus uudesta viestistä on lähetetty asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
  • Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Muistutukset voidaan myös kytkeä päälle ja pois päältä milloin tahansa siirtymällä keskusteluketjuun. Avaa Muistutukset-välilehti, vaihda Lähetä muistutuksia asiakkaille päälle ja tee tarvittavat muutokset ja napsauta sitten Tallenna.

Vihje

Huomautus: Muistutukset lähetetään aina viestiketjun viimeisestä viestistä.

Reminders stop for any thread when:

  • If there are client tasks in the chat thread:
    • Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
    • Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
  • If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
  • Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
Vihje

Huomautus: Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta avaat sen uudelleen, keskusteluketjujen Muistutukset on päällä, aivan kuin viesti olisi uusi.

Tiedostojen liittäminen chattien sisällä

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, jolla on oikeudet hallita asiakirjoja, voi liittää tiedostoja keskusteluketjuihin. Tätä tarkoitusta varten voit käyttää tiedostoja joko työpöydältäsi tai ylätason kansioista, joissa on:

Asiakas voi tarkastella ja muokata käyttöoikeuksia.

Asiakas voi tarkastella pääsy.

Voit liittää tiedostoja, kun luot keskustelua:

  1. Napsauta 📎 Liitä viestikentän vasemmassa yläkulmassa sekä keskustelua luodessasi että olemassa olevaa keskusteluketjua tarkastellessasi.
  2. Valitse From My Computer (Omasta tietokoneesta ) ja etsi tiedostot, jotka haluat ladata työpöydältäsi. Muussa tapauksessa valitse From TaxDome ja valitse asiakirjat, jotka haluat liittää.
  3. Valitse kansio, johon asiakirja ladataan, ja valitse Tallenna.

Vihje

Vinkki! Voit ladata zip-tiedostoja työpöydältäsi, ja ne puretaan automaattisesti. Tässä on lisätietoja zip-tiedostojen lataamisesta.

Kun sinä tai asiakkaasi lataatte vähintään yhden asiakirjan keskusteluketjuun, sen sisälle ilmestyy Asiakirjat-välilehti, jossa on paperiliitinkuvake chatin nimessä:

1,2. Asiakirjat-välilehti ja paperiliitinkuvake: näytetään vain, jos keskusteluun on liitetty asiakirjoja.

3. + Lisää asiakirjoja: lataa uusia asiakirjoja viestiketjuun.

4. Asiakkaan lataamat asiakirjat: lataa, katso tai poista ne. Asiakirjojen poistaminen poistaa ne myös keskusteluketjusta.

Kun asiakas tai muu tiimin jäsen lataa asiakirjan, saat ilmoituksen keskusteluketjussa ja osoitteessa Inbox+. 

Videoiden sisällyttäminen keskusteluihin

Haluatko lisätä visuaalisuutta viesteihisi asiakkaille? Sisällytä Loom-, Vimeo-, YouTube- ja Google Drive -klippejä, kun on helpompi näyttää kuin kertoa. Napsauta videokuvaketta tekstinmuotoilutyökalurivillä ja liitä sitten linkki Embed video pop-up -ikkunaan. 

Asiakas näkee videon suoraan jaetussa keskusteluketjussa. 

Kuvien lisääminen keskusteluihin

Voit lähettää kuvia ja kuvakaappauksia Chateihin joko laitteestasi tai mistä tahansa verkkosivustosta. Avaa keskusteluketju ja käytä jotakin käytettävissä olevista vaihtoehdoista:

  • Lataa kuva laitteestasi 📎 Liitä-painikkeella.
  • Liitä mikä tahansa kuva verkosta viestikenttään.

Tavat lisätä kuvia, joita ei tueta:

  • Vedä ja pudota kuva viestikenttään.
  • Liitä tiedosto, jossa on kuva, viestikenttään laitteestasi.

Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät viestejä

Asiakas voi tarkastella lähettämääsi viestiä ja vastata siihen napsauttamalla ilmoitusta kojelaudallaan, napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä tai siirtymällä portaalinsa Keskustelut ja tehtävät -osioon. Asiakkaan tehtävät näkyvät myös ilmoitusten sisällä.

Vihje

Vihje: Oletusarvoisesti viestin sisältöä ei näytetä sähköpostin rungossa (asiakkaan on navigoitava portaaliinsa nähdäkseen sen). Jos sisältö ei kuitenkaan ole arkaluonteinen, näytä se sähköpostissa.

Jos haluat nähdä TaxDome asiakkaan puolelta, pääset lukemaan heidän portaalinsa näkymää, jossa on vain lukuoikeudet.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteesi lähettämisessä ilmeni ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit