Tiimin johtaminen (perus): Tilin käyttöoikeus
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Katettu täällä:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Työntekijän tilien tarkastelu
- Työntekijän tilitilastojen tarkastelu
- Työntekijän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä
- Kuka voi myöntää työntekijälle pääsyn tilille
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Näytä tilitiedot
- Asiakasasiakirjojen tarkastelu ja lataaminen
- tarkastella kaikkia heille osoitettujen tilien keskusteluketjuja ja vastata niihin.
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- tarkastella kaikkia yrityksen sähköpostiviestejä heille osoitettujen tilien osalta ja vastata niihin.
- tarkastella kaikkia yrityksen muistiinpanoja niille osoitettuja tilejä varten ja luoda uusia muistiinpanoja.
- tarkastella yrityksen työaikamerkintöjä heille osoitettujen tilien osalta ja luoda uusia työaikamerkintöjä.
- tarkastella kaikkia yrityksen tehtäviä niille osoitetuilla tileillä.
- Luo tehtäviä osoitetuille tileille
- Tarkastele yhteystietoja, jotka on yhdistetty niille osoitettuihin tileihin
Jos haluat saada käsityksen siitä, mitä työntekijä voi tehdä, käy lukemassa hänen portaalinsa.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Huomautus: Tiimin jäseniä voidaan määrittää tileille ilman, että he saavat ilmoituksia. Tässä on lisätietoja tiliseuraajista.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Voit määrittää tiimin jäsenelle oletustilin käyttöoikeudet:
Valitse vasemmanpuoleisesta valikkorivistä Asetukset > Yrityksen asetukset . Etsi Oletustilin käyttöoikeudet-osio , valitse yksi tai useampi tiimin jäsen luettelosta ja napsauta sitten TALLENNA.
Giving an employee access
Työntekijälle voidaan antaa tilinkäyttöoikeus usealla eri tavalla:
- Asettamalla heille oletustilioikeudet
- Uutta tiliä luodessasi
- Muokkaamalla olemassa olevaa tiliä milloin tahansa
- Käyttämällä tiimin käyttöoikeuksien hallintaominaisuutta missä tahansa vaiheessa.
- Assigning team members while importing
- Käyttämällä putkistoautomaatiota
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
Antaa työntekijälle käyttöoikeus olemassa olevaan tiliin:
1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkorivistä kohtaan Asiakkaat > Tilit ja napsauta sitten asiakkaan nimeä luettelossa. Löydät asiakkaan myös välittömästi menemällä minkä tahansa sivun vasemman sivupalkin valikkoon ja kirjoittamalla asiakkaan nimen hakukenttään.
2. Siirry Tiedot-osioon ja napsauta Tilin tietojen oikealla puolella olevaa Muokkaa-linkkiä. Lisää työntekijät, joille haluat antaa tilinkäyttöoikeudet, Tiimin jäsenet -kenttään. Jokaiselle tilille on määritettävä vähintään yksi tiimin jäsen. Oletusarvoisesti tilin käyttöoikeus annetaan yrityksen omistajalle.
3. Napsauta Jatka-painiketta ja valitse sitten Tallenna.
Managing team access in bulk
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Työntekijöiden määrittäminen monille eri tileille kerralla:
1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkorivistä kohtaan Asiakkaat > Tilit ja valitse sitten niiden tilien vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat määrittää työntekijöille. Voit valita kaikki tilit valitsemalla ylimmän valintaruudun.
2. Napsauta Manage Team.
3. Näet luettelon yrityksen tiimin jäsenistä. Valitse kunkin tiimin jäsenen kohdalla jokin seuraavista:
- Älä tee mitään: Tiimin jäsentä ei määritetä tileille; jos tiimin jäsen on kuitenkin jo määritetty tileille, hänet määritetään edelleen kyseisille tileille.
- Määritä kaikille: Tiimin jäsen osoitetaan kaikille valituille tileille.
- Poista kaikki: Tiimin jäsentä ei enää määritetä millekään valitulle tilille.
4. Napsauta ASSIGN.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Väliaikaiselle henkilöstölle voit antaa rajoitetun käyttöoikeuden tileihin. Tilapäinen työntekijä voi esimerkiksi tarvita tilille ladattua asiakirjaa, mutta vain työprosessin tietyn vaiheen aikana.
Tämä voidaan helposti määrittää ja automatisoida putkiston sisällä. Näin se onnistuu:
1. Päätä, missä vaiheessa tarvitset vuokratyöntekijän pääsyn asiakastileille. (Voit lukea lisää automaatioista.)
2. Siirry putkiston asetuksiin, valitse vaihe, johon haluat lisätä automaation, napsauta Lisää automaatioita -linkkiä ja valitse sitten avattavasta valikosta Päivitä tilin käyttöoikeus . Valitse tiimin jäsen(t) tililuettelosta.
Automaatio voidaan konfiguroida eri tavoin:
- Korvaa Assignees to Default Users kohdassa + Add Account Access tyhjä:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, osoitetut työntekijät poistetaan, ja tilille osoitetaan sen sijaan työntekijät, joilla on oletustiliyhteys. - Vaihda Assignees to Default Users kohdassa + Add Account Access täytetty:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, osoitetut työntekijät poistetaan ja tilille osoitetaan Add Account Access -kentässä luetellut työntekijät. - Korvaa Assignees to Default Users pois päältä + Add Account Access -kenttä täytetty:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, tilille määritetyt työntekijät pysyvät määritettyinä, ja Add Account Access -kentässä luetellut työntekijät ovat myös määritettyjä. - Replace Assignees to Default Users pois päältä + Remove Account Access täytetty:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Remove Account Access (Poista tilinkäyttöoikeus ) -kenttään merkityt työntekijät poistetaan. - Add Account Access täytetty + Remove Account Access täytetty:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Add Account Access -kentässä luetellut työntekijät osoitetaan tilille ja Remove Account Access -kentässä luetellut työntekijät poistetaan.
Työntekijälle annetaan pääsy kaikkiin tileihin
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin Asetukset >Tiimi ja suunnitelmat -valikkoon, siirry kohtaan Aktiiviset tiimin jäsenet ja napsauta työntekijän nimeä.
2. Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia -kynäkuvaketta ja vaihda sitten Näytä kaikki tilit.
3. Napsauta Tallenna. Nyt työntekijä voi tarkastella kaikkia yrityksen tilejä eikä vain niitä, jotka hänelle on määritetty.
Työntekijän tilien tarkastelu
Suodata tililuettelo nähdäksesi, mitkä asiakastilit on osoitettu tietyille työntekijöille:
1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Asiakkaat > Tilit ja valitse sitten Suodata.
2. Valitse tiimin jäsenet Tiimi-kohdasta .
Työntekijän tilitilastojen tarkastelu
Yrityksen omistaja ja ylläpitäjät voivat tarkastella minkä tahansa työntekijän tilastoja heille osoitettujen tilien osalta. Nämä tilastot löytyvät Insights-sivun Pending client activity -widgetistä.
Tämä widget näyttää laskut, järjestäjät, allekirjoitukset, ehdotukset ja hyväksynnät, jotka odottavat asiakkaan toimia tietyn työntekijän osalta.
Jos haluat seurata kahden tai useamman tiimin jäsenen asiakastoimintaa, voit lisätä niin monta riippuvien asiakastoimintojen widgettiä kuin tarvitset. Tässä on lisätietoja Vireillä oleva asiakastoiminta -widgetistä.
Toinen tapa tarkastella tilitilastoja on Työntekijän nykyiset asiakkaat -sivu. Löydät sen valitsemalla vasemman valikkopalkin kohdasta Asetukset > Tiimi ja suunnitelmat . Napsauta työntekijän nimeä ja siirry sitten Asiakkaat-välilehdelle . Tilastot ovat saatavilla kyseisen työntekijän nykyisistä ja aiemmista tileistä.
Näet tämän tiedon:
- ID: tilin yksilöllinen ID
- Nimi: asiakkaan etu- ja sukunimi.
- Nimetty: päivämäärä, jolloin työntekijä nimettiin tilille.
- Lähetetyt laskut: lähetettyjen laskujen määrä.
- Tulot: maksettujen laskujen kokonaismäärä.
- Ladatut asiakirjat: ladattujen asiakirjojen määrä.
- Hyväksytty: hyväksyttyjen asiakirjojen määrä
Työntekijän tilinkäyttöoikeuden poistaminen
Sanotaan, että sinulla on yrityksessäsi henkilökohtainen tili, etkä halua muiden tiimin jäsenten näkevän sitä. Tai työntekijöidesi rooleissa ja tehtävissä on tapahtunut muutoksia, etkä halua, että kaikilla työntekijöillä on pääsy kaikkiin tileihin.
Voit poistaa työntekijöitä miltä tahansa asiakastililtä. (Tai voit tehdä sen toisin päin: poistaa tilit työntekijän osoitettujen asiakkaiden luettelosta.) Tutustu alla oleviin vaihtoehtoihin.
Varoitus: Jos työntekijöilläsi on käytössäsi Näytä kaikki tilit -oikeus, sinun on ensin poistettava tämä oikeus käytöstä. Tämä ei kuitenkaan toimi ylläpitäjien kohdalla, sillä heillä on aina pääsy kaikkiin tileihin.
Työntekijöiden poistaminen asiakastililtä:
- Siirry asiakkaan profiilin Tietoja-osioon ja napsauta Muokkaa-linkkiä tilin tietojen oikealla puolella. Kaikki työntekijät, joilla on tiliyhteys, näkyvät Tiimin jäsenet -kentässä.
- Napsauta tiimin jäsenen oikealla puolella olevaa ×-painiketta poistaaksesi hänen pääsynsä asiakastilille.
- Napsauta Jatka-painiketta ja valitse sitten Tallenna.
Huom! Tiliä ei voi poistaa. Jos poistat kaikki työntekijät, tili osoitetaan automaattisesti kenelle tahansa, jolla on oletustilin käyttöoikeus.
Voit myös poistaa tilin työntekijän osoitettujen asiakkaiden luettelosta:
- Siirry vasemmanpuoleisesta valikkopalkista osoitteeseen Asetukset > Tiimi ja suunnitelmat , napsauta sitten tiimin jäsenen nimeä ja siirry Asiakkaat-välilehdelle .
- Napsauta tilin nimen oikealla puolella olevaa punaista poistosymbolia.
- Valitse Delete Confirmation (Poista vahvistus ) -ponnahdusikkunassa Delete . Valittu tili siirretään tämän jälkeen työntekijän Menneet-välilehdelle .
Kuka voi myöntää työntekijöille pääsyn tileille
Yrityksen omistaja ja ylläpitäjät voivat aina antaa työntekijöille tilien käyttöoikeudet. He voivat myös antaa työntekijöille mahdollisuuden määrittää asiakkaita tiimin jäsenille. Jos olet yrityksen omistaja tai ylläpitäjä ja haluat, että joku muu tiimin jäsen voi määrittää tilejä, toimi seuraavasti:
1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin Asetukset > Tiimi ja suunnitelmat -valikkoon, siirry kohtaan Aktiiviset tiimin jäsenet ja napsauta työntekijän nimeä.
2. Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia -kynäkuvaketta ja kytke sitten Assign teammates -vaihtoehto päälle.
3. Napsauta Tallenna.