Automove (perus): Miten lähetetään ehdotuksia ja linkitetään ne työpaikkoihin

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Voit luoda ja lähettää ehdotukset ja kihlakirjeet automaattisesti. Työt siirtyvät itsestään seuraavaan vaiheeseen, kun asiakas on allekirjoittanut ehdotuksen. Jotta automaation taika toteutuisi, määritä Lähetä ehdotus -automaatio ja ota käyttöön Lähetä ehdotus -automaatio ja ota käyttöön Automove ominaisuus.

Katettu täällä:

• Ehdotuksen lähetysvaiheen määrittäminen ja automaattisen siirron käyttöönotto
• Mukautetun ehdotuksen linkittäminen työhön manuaalisesti
• Milloin linkitettyjen ehdotusten kanssa tehdyt työt siirtyvät automaattisesti?

Ehdotuksen lähetysvaiheen määrittäminen ja automaattisen siirron käyttöönotto

Tämä tapa lähettää tarjouksia toimii hyvin, kun lähetät niitä samoista palveluista ja samaan hintaan monille asiakkaille. Jos asiakkaasi ovat erilaisia ja luot kullekin asiakkaalle yksilöllisen ehdotuksen, mutta haluat silti saada ne lähetysputken sisälle, siirry seuraavaan osioon.

Automaattisten ehdotusten lähettämisen lähtökohtana on sopivan vaiheen valitseminen työnkulussa. Seuraa näitä vaiheita:

1. Tarvitset ehdotuksen mallin, jossa on sinulle sopivat ehdot. Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sen valitsemalla Uusi malli, kun lisäät automaation.
2. Varmista, että putkistossasi on vaihe uusia ehdotuksia varten, ja lisää sitten Lähetä ehdotus -automaatio. Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään automaattisesti uusi ehdotus. Samalla se linkitetään työhön. 
3. Varmista, että sinulla on Automove-työt vaiheen vaihtokytkin on päällä. Näin työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun ehdotus on kokonaan allekirjoitettu.
   

Huom! Tarjousten mukana annettuja laskuja ei liitetä automaattisesti töihin.

Linkitä mukautettu ehdotus työhön manuaalisesti 

Kun jokainen ehdotuksesi on erilainen, et voi käyttää automaatioita niiden lähettämiseen. Sen sijaan sinulla voi olla yleinen malli, jossa on ehdot ja yrityksen tiedot, jotka mukautetaan kutakin asiakasta varten (esim. lisätyt palvelut, luodut laskut, sovelletut alennukset jne.) ja lähetetään sitten manuaalisesti. 

Voit kuitenkin lähettää ehdotuksia manuaalisesti putkistossasi ja nauttia silti Automove-ominaisuuden eduista. 

Katso alla oleva videoesimerkki ja lue sitten, miten voit linkittää ehdotuksesi manuaalisesti:

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolle on annettu ehdotusten hallinnointioikeudet, voi liittää ehdotuksia työpaikkoihin. Kun ehdotus on linkitetty manuaalisesti, töiden automaattinen siirto toimii samalla tavalla kuin automaattisesti lähetetyissä ja linkitetyissä ehdotuksissa: kun asiakas allekirjoittaa ehdotuksen, työ siirretään seuraavaan vaiheeseen.

Ehdotuksen voi linkittää manuaalisesti kolmella tavalla:

• Ehdotuksen luonti-/muokkausnäytöstä: Valitse asiakas ehdotuksen luomisvaiheessa General (Yleistä ) ja napsauta sitten sivun alareunassa olevaa + Add job (Lisää työ ) -painiketta. Kun tämä on tehty, näet valitut työt Linkitetyt työt -osiossa sekä työn nimen ja putken, johon se kuuluu.
• Ehdotukset ja EL:t -sivulta/asiakastilin välilehdeltä: Napsauta lähetetyn ehdotuksen oikealla puolella olevia kolmea pistettä, valitse Linkki työhön ja valitse sitten työt luettelosta.
• Putkistosta: Varmista, että työ on oikeassa vaiheessa, napsauta työlaatikkoa, napsauta oikeassa yläkulmassa + Linkki, valitse Ehdotukset ja EL:t ja valitse sitten linkitettävät ehdotukset. Oletusarvoisesti näytetään vain vireillä olevat ehdotukset. Jos haluat nähdä kaikki ehdotukset, napsauta Suodata-painiketta , valitse Kaikki ja napsauta sitten Käytä-painiketta .

Riippumatta siitä, mitä vaihtoehtoa käytetään, voit:

• Linkitä kaikki tilillä oleville käyttäjille aiemmin lähetetyt ehdotukset.
• Yhdistä työhön niin monta ehdotusta kuin on tarpeen.

Huom! Jos ehdotusta ei ole allekirjoitettu ja siirrät työn manuaalisesti toiseen vaiheeseen, sinua pyydetään päättämään, mitä tehdä vireillä olevalle ehdotukselle (lisätietoja on kohdassa Keskeneräisten elementtien käsittely työn siirtämisen yhteydessä).

Milloin linkitettyjen ehdotusten kanssa tehdyt työt siirtyvät automaattisesti?

Vaikka ehdotuksiin voi sisällyttää laskuja, ainoa laukaiseva tekijä ehdotuksiin sisältyvien töiden automaattiselle siirtämiselle putkistojen kautta on allekirjoitusprosessin loppuun saattaminen. Näin tapahtuu kussakin tapauksessa:

• Ehdotus ilman laskuja. Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet ehdotuksen, työ siirretään automaattisesti.
• Ehdotus, joka sisältää automaattiset maksut ja riittävät asiakasvarat. Kun ehdotus on allekirjoitettu, käynnistyy kaksi rinnakkaista prosessia:
  • Työ on automatisoitu.
  • Lasku laaditaan, ja voit tarvittaessa yhdistää sen manuaalisesti työhön. 
  • Maksu veloitetaan automaattisesti onnistuneesti.
• Ehdotus automaattisilla maksuilla, mutta maksu ei mennyt läpi. Kun ehdotus on allekirjoitettu, käynnistyy kaksi rinnakkaista prosessia:
  • Työ on automatisoitu. 
  • Lasku laaditaan, ja voit tarvittaessa yhdistää sen manuaalisesti työhön. 
  • Maksua EI veloiteta automaattisesti eri syistä. TaxDome yrittää ladata maksun 1, 4, 24 ja 48 tunnin kuluttua. Jos nämä yritykset epäonnistuvat eikä manuaalista maksua ole lisätty, laskusta tulee erääntynyt määritettyjen asetusten perusteella.
• Ehdotus manuaalisten maksujen kanssa. Kun ehdotus on allekirjoitettu, käynnistyy kaksi rinnakkaista prosessia:
  • Työ on automatisoitu.
  • Lasku laaditaan, ja voit tarvittaessa yhdistää sen manuaalisesti työhön. Jos nämä yritykset epäonnistuvat eikä manuaalista maksua ole lisätty, lasku muuttuu erääntyneeksi määritettyjen asetusten mukaisesti.