Windows-sovellus: Pyydä sähköisiä allekirjoituksia

Pyydä sähköisiä allekirjoituksia TaxDomen Windows-työpöytäsovelluksesta, kun lataat valmisteltuja asiakirjoja ja lomakkeita. Ilmoita, missä haluat asiakkaiden allekirjoittavan sähköisesti, lisää kentät verovelvolliselle ja hänen puolisolleen ja lisää tietopohjainen tunnistus (KBA). Ota sitten muistutukset käyttöön, jotta asiakkaat eivät unohda allekirjoittaa heti!

Muistiinpano: Sinun on ladattava asiakirjat ylätason kansioon, jossa on C-panttioikeus voi katsella pääsy pyytää sähköisiä allekirjoituksia.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen TaxDomen Windows-sovelluksessa
• Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen aviopuolisolta
• Yrityksen edustajan sähköisen allekirjoituksen lisääminen
• Allekirjoitusmallien soveltaminen

Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen TaxDomen Windows-sovelluksessa 

Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen valmiissa asiakirjoissa ja lomakkeissa:

1. Lataa asiakirja TaxDome Windows -sovellukseen (katso apua yllä olevasta esittelystä). 

2. Valitse asiakastili, jolle asiakirja on tarkoitettu. 

3. Valitse kansio, johon haluat ladata asiakirjan ja johonasiakas voi nähdä sen, ja vaihda sittenPyydä asiakkaan allekirjoitus?

4. Valitse allekirjoittaja manuaalisesti (tämä voi olla asiakas tai yrityksen edustaja) Valitse allekirjoittaja -pudotusvalikosta tai käytä allekirjoitusmallia. 

5. Lisää kuhunkin lomakkeeseen niin monta sähköisen allekirjoituksen kenttää kuin tarvitaan.

6. Сlick SAVE. Kun dokumentti on ladattu, asiakkaalle lähetetään sähköpostiviesti, jossa on linkki asiakirjaan, joka odottaa sähköistä allekirjoitusta, ja dokumentti näkyy Dokumentit-välilehden Allekirjoitukset-alivälilehdessä.

Vinkki! 

• Jos haluat yhdistää ladatun asiakirjan työhön, ota käyttöön toiminto Linkki työhön ja valitse työ. Lue lisää elementtien linkittämisestä työpaikkoihin.
• Kun asiakirja on liitetty työhön, työ voidaan siirtää automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun sähköinen allekirjoitus on valmis.

Alla on lisätietoja numeroiduista kentistä:

1. Valitse malli: Jos olet luonut allekirjoitusmalleja säästämään aikaa usein käytettyjen lomakkeiden kanssa, valitse malli. Lisätietoja mallien soveltamisesta on jäljempänä.

2. Valitse allekirjoittaja: Valitse sen henkilön nimi, jonka on allekirjoitettava täällä. 

• Jos haluat lisätä kentän, valitse yhteystiedon nimi avattavasta luettelosta.
• Jos haluat lisätä toisen kentän yrityksen edustajalle, valitse hänen nimensä pudotusvalikosta (lisätietoja alla).
• Voit myös lisätä kentän ylimääräistä allekirjoittajaa, kuten puolisoa, varten (lisätietoja jäljempänä).

3. On olemassa useita kenttiä, joita voit vetää ja pudottaa asiakirjaan:  

• Allekirjoitus: Vedä ja pudota tämä kenttä asiakirjaan, jossa asiakkaan tai yrityksen edustajan on allekirjoitettava. 
• Nimikirjaimet: Vedä ja pudota tämä kenttä asiakirjaan, jonka nimikirjaimet tarvitaan.
• Allekirjoituspäivämäärä: Vedä ja pudota tämä kenttä siihen asiakirjaan, jossa tarvitset päivämäärän. Kun asiakas allekirjoittaa asiakirjan, päivämäärät täyttävät automaattisesti päivämääräkentät sekä allekirjoituskentät, joissa asiakas allekirjoittaa. Päivämäärä täyttää yrityksen edustajan kentät, kun asiakirja lähetetään asiakkaalle allekirjoitettavaksi. Päivämääriä ei voi muokata. 
• Tekstikenttä: Käytä tätä kuin Post-it-merkkiä. Vedä ja pudota se sinne, mihin haluat lisätä huomautuksen tai pyytää lisätietoja. Aseta kenttä haluamaasi kohtaan ja muokkaa sitä napsauttamalla sitä.

4. Muistutukset: Jos haluat lähettää asiakkaalle sähköposti-ilmoituksen, kun hän ei allekirjoita asiakirjaa eräpäivään mennessä, kytke tämä päälle. Tässä on lisätietoja muistutuksista.

5. Vaaditaan KBA:ta: Kytke tämä päälle, jos haluat käyttää tietoon perustuvaa todennusta (vain yhdysvaltalaisille asiakkaille). Tässä on lisää KBA:sta.

6. Navigointipainikkeet: Näillä painikkeilla voit siirtyä sivulta toiselle.

7. Peruuta: Hylkää kaikki muutokset napsauttamalla.

8. TALLENNA: Voit tallentaa muutokset lähettämättä asiakirjaa. Voit edelleen tarkistaa ja muokata sitä. Dokumentti ei näy asiakkaalle, ennen kuin valitset LATAA TIEDOSTOT.

Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen aviopuolisolta

Verosääntöjen mukaan puolisoiden, jotka tekevät avioehtoisen ja yhteisen veroilmoituksen, on allekirjoitettava molemmat. 

Ennen kuin pyydät pariskunnan sähköisiä allekirjoituksia, varmista, että....

• Puolison yhteystiedot on yhdistetty verovelvollisen tiliin. (Tässä lisää yhteystiedoista ja tileistä.)
• Sekä verovelvollisella että puolisolla on portaalin kautta pääsy tilille: tilin yhteystiedot-osiossa, Kirjaudu sisään on kytkettävä päälle molempien sähköpostiosoitteiden osalta.

Seuraavat vaiheet:

1. Ota käyttöön Pyydä asiakkaan allekirjoitusta? aivan kuten teet, kun tarvitset yhden henkilön allekirjoittamaan sähköisesti (katso yllä). Lisää ensin kentät veronmaksajalle ja valitse sitten puolison yhteyshenkilön nimi avattavasta Valitse allekirjoittaja -valikosta.

2. Lisää kentät, joihin puolison on allekirjoitettava. Selkeyden vuoksi jokaiselle allekirjoittajalle käytetään eri väriä.

3. Сlick Lähetä saadaksesi asiakirjan molemmille puolisoille.

Mitä tapahtuu, kun pyydät sähköisiä allekirjoituksia aviopuolisolta?

• Molemmat tiliin liittyvät yhteyshenkilöt, verovelvollinen ja hänen puolisonsa, saavat sähköpostiviestin, jossa on yksilöllinen linkki sähköistä allekirjoitusta odottavaan asiakirjaan.
• Molemmat puolisot näkevät, että asiakirja odottaa sähköistä allekirjoitusta.
• Molemmat puolisot näkevät kaikki asiakirjaan lisätyt kentät, mutta voivat allekirjoittaa vain omansa.
• Saat ilmoituksen, kun puoliso allekirjoittaa asiakirjan; se kertoo sinulle, jos toisen puolison on vielä allekirjoitettava sähköisesti.
• Kun joku allekirjoittaa, et voi muokata allekirjoituskenttiä.
• Asiakirja merkitään Allekirjoitetuksi, kun molemmat puolisot ovat allekirjoittaneet. 
• Jos toinen allekirjoittajista ei läpäise KBA:ta tai kieltäytyy allekirjoittamasta, sinun on ladattava valmis asiakirja uudelleen ja pyydettävä molempia allekirjoituksia uudelleen.

Yrityksen edustajan sähköisen allekirjoituksen lisääminen

Verovalmistelijan on myös allekirjoitettava monet asiakirjat. Jos tarvitset useita yrityksen edustajia allekirjoittamaan, lisää kentät näitä allekirjoituksia varten ja merkitse kunkin ryhmän jäsenen nimi.

Kun pyydät sähköistä allekirjoitusta ryhmän jäseneltä, valitse nimi Valitse allekirjoittaja -pudotusvalikosta. Käytettävissä olevat kentät:

• Allekirjoitus: Nimi: Oletusarvoisesti nimesi näkyy. Jos tarvitset yrityksellesi lisää allekirjoituskenttiä, lisää niitä ja muokkaa sitten nimiä.
• Päivämäärä: Se täytetään automaattisesti, kun asiakirja lähetetään asiakkaalle.

Vinkkejä:

• Jos haluat muuttaa nimeäsi tai nimikirjaimiasi, napsauta kenttää muokataksesi sitä.
• Jos yrityksen edustajalle on lisätty allekirjoituskenttä, mutta asiakirjaa ei ole vielä lähetetty asiakkaalle, kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on pääsy asiakastilin asiakirjoihin, voi muokata tai poistaa kentän.
• Kun lähetät asiakirjan asiakkaalle, asiakirjan katsotaan olevan yrityksesi allekirjoittama, ja asiakas näkee, että yrityksen edustajat ovat allekirjoittaneet sen.
• Jos dokumenttiin lisätään yrityksen edustajien allekirjoituskenttiä, mutta asiakas ei ole vielä allekirjoittanut dokumenttia, voit silti peruuttaa sähköisen allekirjoituspyynnön.
• Asiakirjan kirjausketju osoittaa, kuka on lisännyt kunkin yrityksen edustajan allekirjoituskentän asiakirjaan.

Allekirjoitusmallien soveltaminen

Allekirjoitusmallit säästävät aikaa, kun pyydät sähköisiä allekirjoituksia usein käytetyille lomakkeille, kuten 8879, 8821 tai 2848. Tässä on lisätietoja mallien luomisesta.

Kun olet luonut mallin, käytä sitä allekirjoituksen pyytämisprosessin nopeuttamiseen. 

Toimi näin:

1. Pyydä sähköistä allekirjoitusta mille tahansa asiakirjalle, joka on ladattu kansioon Asiakas voi tarkastella pääsy.

2. Klikkaus Valitse malli saadaksesi avattavan valikon. Valitse malli.

• Nimesi tulee automaattisesti yrityksen edustajan allekirjoituskenttään.
• Asiakkaiden nimet täyttävät automaattisesti Allekirjoittaja 1 - ja Allekirjoittaja 2 - allekirjoituskentät.

3. Lisätietoja saat lukemalla tietoa allekirjoituksen asetuksista.

Linkitettyjen yhteystietojen järjestys Tilin tiedot -osiossa määrittää allekirjoittajien järjestyksen. Voit tarvittaessa muuttaa oletusarvoista allekirjoitusjärjestystä.