TaxDome Lite (Keskustelut): Lähetä manuaalisesti

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.

TaxDomen Chatsin avulla voit kommunikoida asiakkaidesi kanssa turvallisesti reaaliaikaisissa keskusteluketjuissa, kuten Slackingissa tai tekstiviesteissä. Käytä keskusteluketjujamme tapaamisten sopimiseen tai puuttuvien tietojen pyytämiseen asiakkailta. Lisäksi voit asettaa muistutuksia, liittää tiedostoja chatteihin ja paljon muuta.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Keskustelut
• Uusien keskusteluiden luominen
• Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa
• Viestin lähettäminen useille asiakkaille
• Muistutusten määrittäminen
• Asiakirjojen liittäminen keskusteluihin
• Videoiden sisällyttäminen keskusteluihin
• Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät viestejä

Keskustelut

Voit aloittaa keskustelun asiakkaan kanssa avaamalla Viestintä-välilehden ja valitsemalla Uusi keskustelu tai siirtymällä vasemmanpuoleiseen sivupalkkiin ja valitsemalla vain Keskustelu. Chatit ovat suojattuja viestiketjuja, joissa voit viestiä asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa reaaliajassa. Säikeet on järjestetty siististi kunkin asiakastilin sisällä, ja näet aina, kuinka monta viestiä on vielä lukematta.

Tietoja keskusteluista:

• Keskustelut tapahtuvat reaaliajassa.
• Keskustelut on luonut yrityksen omistaja tai asiakas.
• Keskustelut ovat turvallinen paikka esittää kysymyksiä ja pyytää tiedostoja.
• Asiakkaat saavat ilmoituksia uusista keskusteluista ja odottavista kysymyksistä.
• Kun asiakkaat vastaavat viestiin, luovat uuden keskustelun, tekevät muutoksia asiakkaan tehtäviin tai lataavat/liittävät asiakirjan keskusteluketjuun, saat sähköpostiviestin ja ilmoituksen omassa osoitteessasi. Saapuneet+.
• Voit määrittää automaattisia muistutuksia , kun asiakas ei vastaa viestiin.
• Kun sinulla on kaikki tarvitsemasi keskusteluketjusta, arkistoi se sotkujen välttämiseksi.
• Jos haluat lähettää identtisiä viestejä useille asiakkaille, käytä viestimalleja keskusteluissa.
• Käytä @-merkkiä ennen tiimin jäsenen nimeä saadaksesi heidän huomionsa keskustelun sisällä.
• 

Muistiinpano: Jos yrität poistua Viestintä -sivu napsauttamatta Lähetä , näet varoituksen. Napsauttaa Perua hälytys-ponnahdusikkunassa ja lähetä sitten. Älä valitse Estä tätä sivua luomasta lisää valintaikkunoita ellet halua lopettaa tämän hälytyksen vastaanottamista.

Uusien keskusteluiden luominen

On kaksi tapaa aloittaa keskustelu asiakkaiden kanssa:

• Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa
• Viestin lähettäminen useille asiakkaille

Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa

Jos haluat lähettää viestin asiakkaalle, napsauta vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta + UUSI, valitse Chat (Keskustelu ) ja kirjoita viesti. Voit myös napsauttaa Uusi keskustelu -painiketta asiakastilin profiilin Viestintä-osiossa .

Klikkaa Luo chat. Asiakas saa automaattisesti sähköposti-ilmoituksen uudesta viestistä.

Alla on lisätietoja New Chat -ikkunan numeroiduista kentistä:

1. Vastaanottaja: Kirjoita sen henkilön nimi, jolle viesti on tarkoitettu.

2. Malli: Valitse mallit usein käytetylle viestille. Lisätietoja mallien luomisesta on täällä. Valitse malli vain, kun luot uuden viestin, älä vastatessasi siihen.

3. Aihe: Kirjoita aiherivi tähän; Tämä näkyy Chat-luettelossa . Kun käytät viestimallia, se täytetään automaattisesti.

4. Viesti: Kirjoita viesti käyttämällä tekstin muotoilua, hymiöitä, luettelomerkkejä, numeroituja luetteloita ja linkkejä. Viesti täytetään automaattisesti, kun käytät mallia.

5. Muistutukset: Ota muistutukset käyttöön, jos haluat, että muistutussähköposti lähetetään asiakkaalle, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa. Lisätietoja muistutuksista on alla.

6. Asiakirjat: Liitä tiedostoja työpöydältäsi tai TaxDomesta. Lisätietoja siitä, miten, katso alla.

7. Asiakkaan tehtävät: Lisää tarkistuslistoja asiakkaillesi. Lisätietoja saat täältä.

8. Luo keskustelu: Paina painiketta lähettääksesi viestisi asiakkaalle. Muussa tapauksessa napsauta Takaisin.

Viestin lähettäminen useille asiakkaille

Jos haluat lähettää saman viestin useille asiakkaille, käytä joukkoviestiominaisuuttamme:

Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Asiakkaat , valitse niiden asiakkaiden valintaruudut, joille haluat lähettää viestin, klikkaa ylävalikkorivillä Lisää toimintoja ja klikkaa sitten avattavasta valikosta Lähetä viesti . Valitse viestimalli tai kirjoita viestille otsikko (valinnainen), lisää teksti ja klikkaa Luo keskustelut.

Lisäksi voit lisätä asiakirjoja viestiketjuihin tarvittaessa.

Muistutusten määrittäminen

Aina kun lähetät viestin, siitä tulee ilmoitus. Kaikki tiliin linkitetyt käyttäjät, joilla on Notify päällä, saavat sen. Voit tarkistaa, mitkä käyttäjät ovat ottaneet Ilmoita-toiminnon käyttöön, siirtymällä asiakastilin Tiedot-välilehteen ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiota.

Jos vastaanottajilla kestää liian kauan tehdä toimintokohde, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Lähetä viesti manuaalisesti uudelleen .
• Määritä automaattiset muistutukset.

Lähetä uudelleen manuaalisesti

Jos haluat lähettää muistutuksen manuaalisesti uudelleen, klikkaa viestiketjun oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Lähetä uudelleen.

Näin tapahtuu:

• Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
• Toimenpidekohteen ilmoitus siirretään asiakkaan tehtäväluettelon alkuun.

Automaattisten muistutusten määrittäminen

Kun luot keskustelua, ota Muistutukset käyttöön, jos haluat sähköpostin menevän asiakkaalle, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa.

Näin määrität muistutukset:

• Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
• Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Kytke muistutukset päälle tai pois päältä milloin tahansa menemällä keskusteluketjuun. Muistutukset koskevat aina viestiketjun viimeistä viestiä.

Muistutukset pysähtyvät, kun...

• ... asiakas ei ole vastannut viestiin, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
• ... asiakas on vastannut säikeen viimeiseen viestiin.
• ... arkistoit keskusteluketjun.
• ... olet poistanut Muistutukset-asetuksen käytöstä.

Muistiinpano: Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta avaat sen sitten uudelleen, Muistutukset-vaihtoehto otetaan käyttöön ikään kuin viesti olisi uusi.

Asiakirjojen liittäminen keskusteluihin

Yrityksen omistaja voi liittää tiedostoja keskusteluketjuihin. Kun luot keskustelun tai jopa sen jälkeen, liitä tiedostoja työpöydältä tai ylätason kansiosta Asiakas voi tarkastella tai Asiakas voi tarkastella ja muokata pääsy.

Klikkaa Liitä asiakirjat - linkkiä ja valitse haluamasi vaihtoehto:

• Liittäminen Asiakirjat alkaen TaxDome: Valikoida Alkaen TaxDome, napsauta sitten kansiota ja valitse liitettävät asiakirjat joko ylimmän tason kansiosta, jossa on Asiakas voi tarkastella tai Asiakas voi tarkastella ja muokata (et voi liittää tiedostoa ylimmän tason kansiosta, jossa on Yksityinen pääsy).
• Asiakirjojen lataaminen tietokoneelta: Valitse Omalta tietokoneelta, klikkaa LISÄÄ ASIAKIRJOJA ja etsi tiedostot, jotka haluat ladata työpöydältä. Lisätietoja on täällä.
• Ladataan kansioita: Valitse Omasta tietokoneesta, valitse LISÄÄ KANSIO ja valitse kansio. Lisätietoja kansioista on täällä.
• Ladataan zip-tiedostoja: Valitse Omasta tietokoneesta, klikkaa LISÄÄ ASIAKIRJOJA ja etsi sitten ladattava zip-tiedosto. Se puretaan automaattisesti. Lisätietoja zip-tiedostoista on täällä.

Keskusteluihin ladatut tiedostot tallennetaan ylimmän tason kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella pääsy, joten sinulla on oltava vähintään yksi niistä.

Kun asiakas tai muu tiimin jäsen lataa asiakirjan, saat siitä ilmoituksen Saapuneet+-kansioon ja myös keskusteluketjuun. 

Videoiden sisällyttäminen keskusteluihin

Haluatko lisätä visualisointia asiakkaille lähettämiisi viesteihin? Sisällytä Loom-, Vimeo-, YouTube- ja Google Drive -leikkeet, kun se on helpompi näyttää kuin kertoa. Klikkaa videokuvaketta tekstin muotoilun työkalurivillä ja liitä sitten linkki Upota video -ponnahdusikkunaan. 

Asiakkaasi näkee videon keskusteluketjun sisällä. 

Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät viestejä

Asiakas voi tarkastella lähettämääsi keskusteluketjua ja vastata siihen napsauttamalla ilmoitusta kojelaudallaan, napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä tai siirtymällä portaalinsa Viestintä-osiossa. Asiakkaan tehtävät näkyvät myös ilmoitusten sisällä.

Jos haluat nähdä TaxDomen asiakkaan puolelta, käytä vain luku -näkymää asiakkaan portaalista.

Vinkki: Tutustu TaxDome Academyyn ottaaksesi hauskoja, kattavia kursseja ja tullaksesi TaxDomen supertähdeksi.