TaxDome Lite (CRM): Porttipääsy, ilmoitukset, sähköpostisynkronointi

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.

Laaditpa sitten veroilmoituksia yksityishenkilölle, perheelle tai yritykselle, jokainen yhteisö tarvitsee oman tilin. Toisaalta tiliin voi liittyä useampi kuin yksi käyttäjä tai yhteyshenkilö (esimerkiksi perheenjäsenet tai liikekumppanit). Lue lisää tilien kirjautumisoikeuksien, ilmoitusten ja muiden tietojen määrittämisestä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Kuinka lisätä useita sähköpostiosoitteita
• LOGIN-vaihtoehto, selitetty
• NOTIFY-vaihtokytkin, selitetty
• Ilmoitukset aktivointia odottaville asiakkaille
• Käyttäjän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä
• Sähköpostiosoitteen muuttaminen
• Vaihtaminen eri tiliin asiakasportaalissa

Kuinka lisätä useita sähköpostiosoitteita

Yhdellä yhteyshenkilöllä voi olla useita sähköpostiosoitteita (henkilökohtaisia, työosoitteita jne.). Oletusarvoisesti jokaisella yhteystiedolla on yksi sähköpostiosoitekenttä, mutta voit luoda manuaalisesti lisää CRM-kenttiä tai lisätä niitä tuonnin aikana.

Avaa tiliprofiilissa Tiedot-välilehti ja tarkista sitten Yhteystiedot-osio. Täällä näet kaikki tiliin linkitettyjen yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet. Jos haluat lisätä sähköpostiosoitteita, joita ei ole luettelossa, joko lisää toinen linkitetty yhteyshenkilö tai lisää toinen sähköpostiosoite jo linkitettyyn yhteystietoon .

Toimi seuraavasti:

1. Luo mukautettuja CRM-sähköpostikenttiä uusien yhteystietojen lisäsähköpostiosoitteiden tallentamista varten.
2. Päivitä aiemmin luotu yhteystieto sisältämään ylimääräinen sähköpostiosoite.
3. Ota tarvittaessa käyttöön sähköpostiosoitteen LOGIN- ja/tai NOTIFY-tunnukset (katso alla olevat tiedot).

Huom! Jos muutat sähköpostiosoitteen ennen kuin kutsuttu henkilö napsauttaa kutsulinkkiä, se poistetaan käytöstä turvallisuussyistä. Uusi kutsusähköposti lähetetään päivitettyyn sähköpostiosoitteeseen. 

Kirjautumisen vaihto, selitetty

Kun lisäät sähköpostiosoitteen tiliin, voit ottaa LOGIN-asetuksen käyttöön antaaksesi henkilölle, jolle sähköpostiosoite kuuluu portaalin käyttöoikeuden.

Mitä tämä tekee:

• Käyttäjä saa kutsun TaxDomen asiakasportaaliin, jotta hän voi käyttää tiliä.
• Kaikki yhteystiedot, jotka on linkitetty tiliin, jonka sähköpostiosoitteen vieressä on kirjauduttu SISÄÄN, voivat kirjautua sisään.

Kun olet lisännyt portaaliyhteyden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tilin aktivoimiseksi henkilö hyväksyy pyynnön ja luo salasanan. Tämän jälkeen uusi käyttäjä liitetään automaattisesti tiliin. Jokaisella käyttäjällä on omat kirjautumistiedot tiliä varten.

NOTIFY-vaihtokytkinselitettynä

Kun Yhteystiedot-osiossa olevan sähköpostiosoitteen NOTIFY on kytketty päälle, henkilö, jolle sähköposti kuuluu, saa ilmoitukset. Voit kytkeä NOTIFY-toiminnon päälle, kun lisäät tilille portaaliyhteyden tai uuden sähköpostiosoitteen - tai milloin tahansa.

Kyseinen käyttäjä saa järjestelmäilmoitukset (joko kaikki tai valitut ilmoitukset).

Päätä, mitkä ilmoitukset käyttäjän tulisi saada napsauttamalla sähköpostiosoitteen oikeassa oioimisessa olevaa kolmea tahtia ja valitsemalla ilmoitusasetukset.

Mitä valitsin tarkoittaa:

Asiakirjat: Tiedostojen lataaminen

• Ilmoitukset uusista kiinteästi ladattauista asiakirjoista

Asiakirjat: Allekirjoituspyynnöt

• Allekirjoitusta odottavat asiakirjapyynnöt
• Muistutuksia allekirjoitusta odottavista asiakirjoista

Asiakirjat: Hyväksynnät

• Hyväksyntää odottavat asiakirjapyynnöt
• Hyväksyntää odottavia asiakirjoja koskevat muistutukset

Keskustelut

• Ilmoitukset uusista viesteistä
• Ilmoitukset uusista vastauksista keskusteluketjuissa

Ilmoitukset aktivointia odottaville asiakkaille

Jos olet kytkenyt LOGIN ja NOTIFY -asetukset tiliin yhdistetyn yhteyshenkilön kohdalla, mutta hän ei ole vielä aktivoinut tiliään, hän saa silti TaxDome-järjestelmän ilmoitukset.

Kaikki järjestelmäilmoitukset menevät yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen ja sisältävät tilin aktivointipalkin sähköpostin yläosassa, kunnes he ovat aktivoineet tilin.

Voit aina lähettää kutsun uudelleen.

Käyttäjän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä

Jos joku ei enää halua käyttää tiliä, poista hänet. Poista tiliprofiilin Tiedot-välilehdessä kirjautuminen käytöstä käyttäjän sähköpostiosoitteen oikealla puolella. Tili pysyy ennallaan; Käyttäjä ei kuitenkaan voi enää käyttää sitä.

Sähköpostiosoitteen muuttaminen

Kun asiakkaan sähköpostiosoite muuttuu, lisää uusi sähköpostiosoite ikään kuin hän olisi lisäkäyttäjä.

Tarkkaavaisuus! Varmista, ettet poista vanhentunutta sähköpostiosoitetta välittömästi.

Toimi sen sijaan seuraavasti:

1. Päivitä asiakkaan yhteystieto niin, että se sisältää uuden sähköpostiosoitteen.

2. Lisää uusi sähköpostiosoite edelläkuvatulla tavalla .

3. Odota, että käyttäjä hyväksyy uuteen sähköpostiosoitteeseen lähetetyn kutsun, jotta hän ei menetä pääsyä tililleen. Kun asiakas on hyväksynyt kutsun, poista hänen edellinen sähköpostiosoitteensa edelläkuvatulla tavalla .

Vaihtaminen eri tiliin asiakasportaalissa

Kirjautumisen yhteydessä käyttäjät, joilla on pääsy useammalle kuin yhdelle tilille, näkevät ponnahdusikkunan, jossa valitaan haluamasi tili, ja näytön yläosassa ilmoituksen, jossa ilmoitetaan tili, jolla he ovat kirjautuneet sisään. Yläreunassa oleva ilmoitus voidaan sulkea seuraavaan kirjautumiseen asti napsauttamalla sen oikealla puolella olevaa X-kirjainta.

He voivat avata ponnahdusikkunan milloin tahansa myöhemmin napsauttamalla sinisen sivupalkin alareunassa olevaa Vaihda tili -linkkiä tai ylhäällä olevan ilmoituksen oikealla puolella olevaa linkkiä.

Miten tilit perustetaan

Tämä osa siirrettiin. Katso täältä.

Linkittämättömät sähköpostiosoitteet, selitetty

Tämä osa siirrettiin. Katso täältä.