TaxDome Lite: TaxDome: Manuaaliset ja automaattiset muistutukset: Manuaaliset ja automaattiset muistutukset
Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.
Muistutukset ilmoittavat asiakkaille, kun he eivät ole suorittaneet toimintokohdetta tiettyyn päivämäärään mennessä. Ne pitävät asiakkaasi kohdillaan ilman, että sinun tarvitsee henkilökohtaisesti tönäistä heitä. Tässä näytämme sinulle, kuinka voit määrittää ne – ja paljon muuta.
Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:
- Muistutukset
- Asiakkaiden muistuttaminen lukemattomista chat-viesteistä
- Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta allekirjoituksesta
- Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta hyväksynnästä
Muistutukset
Aina kun lähetät asiakkaalle jotain toimintokohteen sisältävää, hänelle ilmoitetaan siitä. Kaikki tiliin linkitetyt käyttäjät, joissa ILMOITUS on käytössä, saavat sähköposti-ilmoituksen. Tarkista, kenelle käyttäjille ilmoitetaan, siirtymällä asiakastilin tiedot -välilehteen ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osion ILMOITA-valitsimia.
Kun vastaanottajat käyttävät liikaa aikaa toimintokohteen suorittamiseen – tai unohdat sen – sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Lähetä ilmoitus uudelleen manuaalisesti.
- Määritä automaattiset muistutukset.
Manuaaliset muistutukset (tai uudelleenlähettäminen)
Jos haluat lähettää ilmoituksen uudelleen, klikkaa sen kohteen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, josta asiakkaan on muistutettava, ja valitse sitten Lähetä uudelleen. Voit jopa tehdä tämän, kun automaattiset muistutukset on kytketty päälle.
Jos haluat lähettää hyväksyntää odottavaa asiakirjaa koskevan ilmoituksen uudelleen, avaa Hyväksynnät-alivälilehti , vieritä alas odottavien asiakirjojen loppuun ja valitse sitten oikeasta alakulmasta Pyydä hyväksyntää odottaville .
Näin tapahtuu:
- Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
- Tämän kohteen portaali-ilmoitus siirretään asiakkaan tehtävien alkuun.
- Tiedot uudelleenlähetyksestä lisätään kirjausketjuun.
Automaattiset muistutukset
Automaattinen Muistutukset-vaihtopainike voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla odottava viesti, allekirjoitusta odottava dokumentti tai asiakirjan hyväksyntä. Voit myös ottaa automaattiset muistutukset käyttöön, kun lähetät kohteita manuaalisesti.
Kun otat automaattiset R-eminderit käyttöön, valitse, miten haluat määrittää ne:
- Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
- Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.
Asiakkaiden muistuttaminen lukemattomista chat-viesteistä
Ota Muistutukset käyttöön , kun lähetät viestin.
Muistutukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa siirtymällä chat-ketjuun. Huomaa: Muistutukset koskevat aina ketjun viimeistä viestiä.
Chat-muistutukset loppuvat, kun...
- ... asiakas ei ole vastannut viestiin, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
- ... asiakas on vastannut säikeen viimeiseen viestiin.
- ... arkistoit keskusteluketjun.
- ... olet poistanut muistutukset käytöstä.
Muistiinpano: Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta avaat sen sitten uudelleen, Muistutukset-vaihtoehto otetaan käyttöön ikään kuin viesti olisi uusi.
Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta allekirjoituksesta
Ota Muistutukset käyttöön, kun pyydät dokumentille allekirjoitusta. Muistutukset-vaihtoehto voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla allekirjoitusta odottava dokumentti (vaikka käyttäjä olisi allekirjoittanut sen). Älä unohda klikata Tallenna, kun teet muutoksia muistutusasetuksiin.
Allekirjoitusmuistutukset pysähtyvät, kun...
- ... asiakas ei ole allekirjoittanut asiakirjaa, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
- ... asiakas on allekirjoittanut asiakirjan.
Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta hyväksynnästä
Ota muistutukset käyttöön , kun pyydät asiakirjan hyväksyntää.
Hyväksyntämuistutukset pysähtyvät, kun...
- ... asiakas ei ole hyväksynyt asiakirjaa, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
- ... asiakas on hyväksynyt asiakirjan.
Voit myös lähettää muistutuksia odottavia hyväksyntöjä varten manuaalisesti:
- Siirry vasemman sivupalkin valikosta Docs-kohtaan , avaa Hyväksynnät-välilehti ja klikkaa sitten Pyydä hyväksyntää odottavalle.
- Tarkista ja muokkaa asiakasohjelman viestiä (valinnainen) ja klikkaa sitten Lähetä pyyntö.
