TaxDome Lite: Dictionary

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.

Täällä opastamme sinua yleisissä TaxDome-termeissä, joissa on helposti ymmärrettäviä määritelmiä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Tilit
• Asiakasportaali
• Yhteystiedot
• Asiakirjojen hyväksynnät
• Sähköiset allekirjoitukset
• Kansiomallit
• Saapuneet+
• Viestit
• Profiilin käyttö
• Muistutukset
• Tunnisteet
• TaxDome-asema
• Mallit

Tilit

Tili, asiakastili ja asiakasprofiili ovat kaikki synonyymejä. Teet työtä asiakkaalle – olipa kyseessä henkilö, perhe, yritys, voittoa tavoittelematon järjestö tai trusti – jolla on tili/profiili TaxDomessa. Itse tili/profiili on paikka, jossa kommunikoit asiakkaan kanssa ja tallennat hänen tietojaan, kuten asiakirjoja.

Asiakkuuksiin ei sisälly sähköposteja, vaan yhteyshenkilöihin. Jos haluat asiakkaan pääsevän asiakasportaaliinsa, linkitä hänen tilinsä yhteen tai useammaen yhteystietoon ja ota profiilikäyttö käyttöön vähintään yhdessä sähköpostiviestissä.

Asiakasportaali

TaxDomen asiakasportaali on turvallinen ja turvallinen keskus, jossa asiakkaat jakavat tärkeitä asiakirjoja kanssasi, pysyvät ajan tasalla määräajoista, kysyvät ja vastaavat kysymyksiin reaaliajassa. He voivat tehdä kaiken tämän yhdessä paikassa kotinsa mukavuudesta – tai liikkeellä mobiililaitteillaan.

Voit antaa asiakkaalle portaalin käyttöoikeuden, kun luot hänen tilinsä tai sen jälkeen. Kun olet lisännyt portaalin käyttöoikeuden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tilin aktivoimiseksi asiakkaan on hyväksyttävä pyyntö ja luotava salasana.

Lisätietoja on kohdassa TaxDomen esitteleminen asiakkaillesi.

Yhteystiedot

Yhteyshenkilöt ovat kaikki ihmisiä, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Yhteystiedot-ominaisuuden avulla voit tallentaa ihmisten puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja katuosoitteita. Siellä säilytät asiakkaiden lisäksi myös työtovereiden, mahdollisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden perheenjäsenten henkilötietoja.

Yksi yhteyshenkilö voidaan linkittää useisiin tileihin. Esimerkiksi Kate Smithin yhteystieto ja hänen sähköpostiosoitteensa (katesmith@gmail.com) on linkitetty Kate Smith Familyyn, Kate's LLC 1:een ja Kate's Trustiin , koska kaikki kolme tiliä ovat hänen, vaikkakin eri kokonaisuuksia. Jokaisella TaxDomen tilillä tai asiakasprofiililla on vastaava yhteyshenkilö tai useita.

Lue lisää yhteystiedoista täältä.

Asiakirjojen hyväksynnät

Kun olet valmistellut asiakirjan, saatat haluta palautetta asiakkaalta. TaxDomen avulla voit pyytää hyväksyntää varmistaaksesi, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä työhyvääsi, tai selvittää, tarvitsevatko he mitään muuta. Jos asiakas ei ole täysin tyytyväinen asiakirjaan, häntä pyydetään eritimään syyt, joten tiedät heti, mitä käsitellä.

Lisätietoja asiakirjan hyväksyntäominaisuudestamme on täällä.

Sähköiset allekirjoitukset

Sähköinen allekirjoitus on laillinen tapa saada suostumus tai hyväksyntä sähköisiin asiakirjoihin tai lomakkeisiin.

Lue lisää tästä artikkelista.

Kansiomallit

Kansiomallit nopeuttavat asiakkaan asiakirjojen järjestämistä tekemällä oletuskansioita heidän tileilleen. Kansiomalleja voidaan käyttää tietyissä asiakastileissä joukkona.

Lisätietoja kansiomalleista täältä.

Saapuneet+

Saapuneet+-kansiossa voit aloittaa ja lopettaa projektisi sekä saada tärkeitä ilmoituksia, jotka pitävät työsi raiteillaan. Saat ilmoituksia TaxDomessa aina, kun asiakkaaseen liittyvä tapahtuma tapahtuu – asiakas avaa asiakirjan, lähettää uuden viestin ja niin edelleen – ja Saapuneet+ilmoittaa, missä tilassa ilmoitukset ovat. Ilmoitusten asetukset on helppo määrittää.

Lue lisää Saapuneet+:sta täältä.

Viestit (keskustelut)

Viestit ovat turvallinen tapa kommunikoida asiakkaidesi kanssa TaxDomessa.

Viestiketjut on järjestetty siististi kunkin asiakkaan profiiliin, ja näet aina, kuinka monta viestiä on jäljellä lukematta ja kuka ryhmän jäsen on vastannut säikeessä. Sanomat voivat sisältää asiakkaiden tehtäväluetteloita sekä liitettyjä asiakirjoja. Kun olet saanut mitä tarvitset asiakkaalta, voit arkistoida tai poistaa keskustelun välttääksesi sotkun.

Lisätietoja viesteistä on täällä.

Profiilin käyttö

Kukin tili/profiili on linkitetty yhteen tai useammaen yhteystietoon, ja jokainen yhteyshenkilö sisältää sähköpostiosoitteen. Näin, jos tilillä on oltava useampi kuin yksi käyttäjä, kaikki voivat käyttää tiliä asiakasportaalin kautta, ja jokaisella henkilöllä on omat erilliset kirjautumistunnuksensa.

Esimerkiksi aviopari, joka hakee yhdessä, tarvitsee vain yhden tilin. Jos molemmat puolisot haluavat käyttää portaalia, linkitä molemmat yhteyshenkilöt tiliin. Kun olet lisännyt portaalin pääsyn heidän yhteystietojensa sähköpostiosoitteisiin, TaxDome lähettää heille jokaiselle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tämän jälkeen kumpikin puoliso hyväksyy pyynnön ja luo oman salasanansa; Molemmilla on sitten erilliset kirjautumistunnukset samalle tilille.

Lue lisää siitä, miten voit antaa lisäkäyttäjille pääsyn tiliin.

Muistutukset

Muistutukset ovat ylimääräisiä sähköposti-ilmoituksia, jotka lähetetään automaattisesti asiakkaille, kun he eivät vastaa sähköpostikehotteeseen tietyn ajan kuluessa – esimerkiksi asiakas viivyttää asiakirjan allekirjoittamista tai viestiin vastaamista. Automaattisten muistutustemme avulla säästät aikaa, kun sinun ei tarvitse soittaa reagoimattomalle tai unohdetulle asiakkaalle.

Jos haluat lisätietoja muistutuksista, siirry tästä.

Tunnisteet

Tunnisteet auttavat suodattamaan asiakastilit ja yhteystiedotnopeasti. Ne antavat tietoja kohteesta ja helpottavat samankaltaisten kohteiden löytämistä samalla tunnisteella. Voit määrittää tunnisteita yhdelle tai usealle asiakkaalle kerrallaan.

Lue lisää tunnisteista täältä.

TaxDome-asema

TaxDome Drive on nopea ja helppo tapa ladata, tarkastella ja hallita asiakasasiakirjoja avaamatta selainta. Pohjimmiltaan se on kartoitettu asema (Z:\ drive) työpöydälläsi, joka toimii samalla tavalla kuin Dropbox tai Google Drive. Parasta TaxDome Drivessa on, että kaikki tietosi tallennetaan palvelimelle, vaikka voit nähdä sen ja olla vuorovaikutuksessa sen kanssa; Näin kaikki nämä tiedot eivät vie arvokasta tilaa kiintolevyltäsi.

Lue lisää TaxDome Drive -aseman taajamasta ja käytöstä täältä.

Mallit

Mallimme ovat valmiiksi suunniteltuja asiakirjoja, viestejä ja paljon muuta. Mallia käytetään kuin suunnitelmaa, ja sen pohjalta voidaan luoda lisää samanlaisia asiakirjoja. Mallit nopeuttavat esimerkiksi massaviestien lähettämistä tai sellaisten kansiorakenteiden luomista, joita tarvitset useammin kuin kerran.