TaxDome Lite (CRM): Asiakastilien lisääminen

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.

Lisää asiakkaasi TaxDomeen yksi kerrallaan tai erissä. Asiakkaat voivat rekisteröityä myös itse menemällä TaxDome-portaaliinsa.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Asiakastilien luominen
• Yhteyshenkilöiden linkittäminen asiakkuuksia lisättäessä
• Portaalin käyttöoikeuden lisääminen tileihin
• Portaalin kirjautumislinkin käytöstä kytkeminen
• Odottavia aktivointeja ja kutsujen lähettämistä uudelleen
• Mistä tiedän, milloin uudet asiakkaat ovat rekisteröityneet TaxDomeen?

Asiakastilien luominen

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta vasemmanpuoleisen sivupalkin + UUSI-painiketta ja valitse sitten tili avattavasta valikosta.

2. Valitse tilityyppi: yksityishenkilö tai yritys, ja valitse sitten Jatka. 

3. Yhteystiedot-välilehdellä voit joko yhdistää olemassa olevan yhteystiedon tai luoda uuden: kirjoita tiliin liittyvän henkilön etu- ja sukunimi ja lisää sitten hänen sähköpostinsa. 

3. Valitse sitten Luo. Ja se on siinä!

Tarkkaavaisuus! Vältä tilien nimissä erikoismerkkien käyttöä, joita ei voi käyttää Windowsin hakemistojen nimissä. Esimerkiksi: Vältä : (kaksoispiste) käyttöä; " (kaksinkertainen lainaus); / (vinoviiva eteenpäin); \ (kenoviiva); | (pystysuora tanko tai putki); ? (kysymysmerkki); * (tähti). Jos teet niin, et voi käyttää tiedostojasi TaxDome-aseman kautta.

Alla on lisätietoja numeroidut kohteet Luo asiakastili -ikkunassa:

• Vaihe 1. Tilin tiedot
• Vaihe 2. Yhteystiedot

Vaihe 1. Tilin tiedot 

Tili on entiteetti, jonka kanssa olet vuorovaikutuksessa. Valitse sen tyyppi ja joitain asetuksia uudelle tilillesi.

1. Asiakastyyppi: Jos asiakkaasi on yritys, valitse Yritys. Jos kyseessä on henkilö tai perhe, valitse Individual. Erona on, että yritystyypin kohdalla sinulle tarjotaan yrityksen nimen ja osoitteen täyttämistä.

2. Tilin nimi: Tämä nimi näkyy Asiakkaat-sivulla. Jos jätät kentän tyhjäksi, se luodaan yhteyshenkilön etu- ja sukunimestä (tai yrityksen nimestä, jos luot yrityksen tilin).

3. Yrityksen nimi: Tämä kenttä näytetään vain, kun valitset Yritystyyppi. Tätä käytetään oletusarvoisesti tilin nimenä.

4. Tags: Määritä tunnisteet tilien luokittelemiseksi. Lisätietoja tunnisteista on täällä.

5. Kansiomalli: Käytä kansiomallia, joka sisältää mukautettuja kansioita ja alikansioita. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, luodaan valmiiksi määritetty kansiorakenne, jossa on Client uploaded documents (Asiakkaan ladatut asiakirjat ) -yläkansio. Lisätietoja kansiomalleista saat täältä.

6. Mukautetut kentät: Jos olet luonut tilillesi mukautettuja kenttiä, ne näkyvät tässä. Jos haluat lisätietoja omien mukautettujen CRM-kenttien lisäämisestä, käy täällä.

Vaihe 2. Yhteystiedot

Todelliset ihmiset (eli asiakkaat), joilla on tilit TaxDomessa, tunnistetaan aina yhteyshenkilöiden avulla: eli etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite. Sinun on lisättävä vähintään yksi yhteystieto tilillesi - joko luotava uusi tai linkitettävä olemassa oleva.

1. Linkki olemassa olevaan yhteystietoon: Jos haluat yhdistää tilin jo lisättyyn yhteystietoon, napsauta tätä linkkiä, aloita yhteystiedon nimen kirjoittaminen ja napsauta sitten Lisää. Muussa tapauksessa voit lisätä uuden yhteystiedon täyttämällä alla olevat kentät.

2. Yhteystiedot. Asiakkaiden henkilökohtaisten tietojen syöttäminen varmistaa, että sinulla on heidän tietonsa, kuten henkilökohtaiset tiedot, puhelinnumero ja katuosoite. Yksityishenkilöille tähän syötettyä etu- ja sukunimeä käytetään oletusarvoisesti tilin nimenä. 

3. Sähköposti. Asiakas ei voi käyttää portaaliaan, ellei hänen yhteyshenkilönsä sisällä sähköpostia. 

4. Hallitse kunkin yhteyshenkilön pääsyä tilille käyttämällä kytkimiä:

• LOGIN: Kun tämä on kytketty päälle, yhteyshenkilö pääsee TaxDomen asiakasportaaliin ja pääsee tilille. Voit kytkeä LOGINin päälle, mutta kutsua asiakkaat myöhemmin (katso alla oleva kohta).
• ILMOITUS: Kun tämä on päällä, yhteyshenkilö saa kaikki järjestelmän ilmoitukset (esim. uusista viesteistä, järjestäjistä jne.).
• SYNC: Kun se on kytketty päälle, kaikki yhteyshenkilöltä vastaanotetut sähköpostit näkyvät Saapuneet+ -postilaatikossasi sekä tilin Sähköposti-välilehdessä, ja voit vastata TaxDomen yhteystietoon. Kaikki synkronoitujen sähköpostiosoitteiden ja yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen välinen historia täytetään automaattisesti TaxDomessa, ja sitä voi käyttää tilin Sähköposti-välilehdessä. 

5. Mukautetut kentät: Jos olet luonut mukautettuja kenttiä yhteystiedoillesi, ne näkyvät tässä. Lisätietoja omien mukautettujen CRM-kenttien lisäämisestä on täällä.

6. Tunnisteet: Määritä tunnisteet yhteystietojen luokittelemiseksi. Lisätietoja tunnisteista on täällä.

7. Luo: Napsauta painiketta luodaksesi tilin TaxDomeen.

Portaalin käyttöoikeuden lisääminen tileihin

Jos olet kytkenyt LOGIN-vaihtoehdon päälle yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen luotaessa tiliä, sinua pyydetään kutsumaan hänet asiakasportaalin kautta. 

Jos haluat lisätä kutsuun mukautetun viestin, kirjoita Henkilökohtainen viesti -kenttään ja napsauta sitten Lähetä.

Voit myös ottaa portaalin käyttöoikeuden käyttöön mutta olla lähettämättä kutsua heti valitsemalla Ohita; näin voit työskennellä tilillä - ladata asiakirjoja, lisätä putkistoja, luoda tehtäviä ja niin edelleen - ennen kuin yhteyshenkilö vierailee portaalissa. 

Jos et lisännyt portaalin käyttöoikeudet tileihin luodessasi niitä, voit tehdä sen milloin tahansa:

1. Siirry asiakasprofiilin Tiedot-välilehdelle (käytettävissä, kun olet luonut tilin).

2. Jos olet jo yhdistänyt tilin yhteen tai useampaan yhteystietoon, näet ne Yhteystiedot-osiossa. Kytke LOGIN-vaihtoehto päälle jokaisen sellaisen yhteyshenkilön vieressä, jolle haluat antaa portaalin käyttöoikeuden.

3. Jos haluat lisätä kutsuun mukautetun viestin, kirjoita ponnahdusikkunan Henkilökohtainen viesti -kenttään ja napsauta sitten Lähetä.

Muistiinpano! Jos yksi yhteyshenkilö on linkitetty useisiin tileihin, sinun on annettava heille portaalin käyttöoikeus kullekin näistä tileistä. Tämän jälkeen he voivat vaihtaa tilien välillä, kun he kirjautuvat sisään.

Kun asiakas saa sähköpostikutsun TaxDome-portaaliinsa, hänen on aktivoitava tili. Asiakas napsauttaa sähköpostiviestissä olevaa linkkiä ja luo sitten salasanan. Voit nähdä, ketkä asiakkaat eivät ole vielä aktivoineet tilejään, ja kutsua heidät uudelleen siirtymällä Asiakkaat-kohtaan ja valitsemalla sitten Tilit-välilehden Odottava aktivointi -alivälilehden.

Portaalin kirjautumislinkin käytöstä kytkeminen

Mene tänne.

Mistä tiedän, milloin uudet asiakkaat ovat rekisteröityneet TaxDomeen?

Kun asiakas on määrittänyt TaxDome-tilin, saat ilmoituksen Saapuneet+-kansioon ja sähköpostiisi. Napsauta Siirry ... -linkkiä tarkistaaksesi uuden asiakkaan profiilin.