TaxDome Lite (Keskustelut): Näytä, tulosta, arkistoi, poista

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Lite -käyttäjille. Jos käytät TaxDome Pro -ohjelmaa, siirry tähän artikkeliin.

TaxDome antaa sinulle paljon työkaluja, joilla voit hallita ja seurata asiakkaidesi viestejä. Voit tarkastella kaikkia vastauksia kerralla tai vain yhden asiakkaan vastauksia. Voit myös arkistoida keskusteluja, avata ja poistaa niitä uudelleen, selvittää, milloin asiakas on saanut viestin, ja paljon muuta.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Asiakkaiden viesteihin vastaaminen
• Kaikkien asiakastilin keskustelujen näkeminen
• Chat-ketjujen suodattaminen
• Viestien muokkaaminen
• Viestien poistaminen
• Näet, mitkä viestit on vastaanotettu ja luettu
• Tulostuskeskustelut
• Keskusteluketjujen arkistointi ja avaaminen uudelleen
• Keskusteluketjujen poistaminen

Asiakkaiden viesteihin vastaaminen

Saat sähköpostiviestin ja ilmoituksen Saapuneet+ aina, kun joku asiakkaistasi luo uuden keskusteluketjun, vastaa keskusteluun tai tekee muutoksia tehtävään. 

Aina kun joku vastaa viestiketjuun, Saapuneet+ -ilmoitus päivitetään; vain yksi ilmoitus per keskusteluketju näytetään. Kun viestiketjuun tulee uusi viesti, ilmoitus päivittyy ja siirtyy alkuun (lisätietoja ilmoituksista).

Voit tarkastella viimeisintä viestiä ja vastata siihen klikkaamalla viestiketjun nimeä tai Siirry... -linkkiä.

Huomaa: Muuta ilmoitusasetuksiasi aina tarvittaessa.

Voit tarkastella asiakkaan chattia ja vastata siihen siirtymällä asiakkaan tilin Viestintä-välilehdelle. Tuolla -välilehdellä kaikki tapahtuu reaaliajassa, kuten DM-viesteissä. Klikkaa viestiketjua nähdäksesi sen.

Keskusteluketjujen sisällä:

• Kommunikoi asiakkaiden kanssa kirjoittamalla chat-kenttään.
• Lähetä viesti painamalla ctrl + enter Windowsissa tai cmd + enter Macissa.
• Asiakkaan lataamien tiedostojen tarkastelu ja lataaminen
• Yrityksen lataamien tiedostojen lisääminen, tarkastelu, lataaminen ja poistaminen
• Lisää, tarkista ja tarkista asiakkaan tehtävät

Kun saat vastauksen asiakkaalta, jonka tilillä on muitakin käyttäjiä - kaksi tai useampia yhteystietoja, joiden kirjautuminen on kytketty päälle- tiedät aina, kuka vastaa keskusteluketjussa, koska yhteystiedon nimi näkyy kirjoittajana.

Kaikkien asiakastilin keskustelujen näkeminen

Jos haluat tarkastella kaikkia asiakastilin keskusteluketjuja, siirry kohtaan Asiakkaat, valitse tili ja avaa sitten Viestintä-välilehti . Viestintä-välilehden oikealla puolella näkyvä ympyrä osoittaa, kuinka monta lukematonta keskustelua tilillä on.

Kaikki asiakastilin keskustelut lajitellaan kronologisesti viimeisimmän vastauksen mukaan Keskustelut-sivulla . Myös tekstiviestillä tapahtuvaa viestintää varten on oma sivunsa (tulossa pian!).

Tämä on Keskustelut-sivun sisällä:

1. Lukemattomat ja luetut osiot. Aiheet, joissa on lukemattomia viestejä, ovat ylimpänä. Säie on luettu, jos olet lukenut kaikki sen sisältämät viestit. Kun olet lukenut kaikki viestit, osioiden nimet häviävät. 
2. Tila ja tekijä. Lukuamattomat viestiketjut on merkitty vihreällä paperitasokuvakkeella ja pisteellä, luetut viestiketjut violetilla paperitasokuvakkeella ja arkistoidut viestiketjut harmaalla. Näet myös viestiketjun viimeisimmän viestin lähettäneen henkilön nimen.
3. Aihe ja vastausaika. Näyttää viimeisimmän viestin sisällön ja lähetyspäivämäärän ja -ajan, jos viestiin on liitetty asiakirjoja ja jos viestiketjussa on asiakastehtäviä.
4. Asiakkaan tehtävien tila. Näyttää, kuinka monta säikeen tehtävää on suoritettu loppuun tehtävien kokonaismäärästä. Keskeneräisten tehtävien määrä on korostettu sinisellä ja valmiiden tehtävien määrä harmaalla.
5. Suodatin. Suodata keskusteluketjuja aikavälien, asiakastehtävien suorittamisen tai ketjun tilan mukaan (katso alla).

Chat-ketjujen suodattaminen

Voit suodattaa asiakastilin keskusteluketjuja näyttämällä vain ne, jotka ovat merkityksellisiä. Suodatuksen avulla voit esimerkiksi löytää nopeasti kaikki viestiketjut, joissa on keskeneräisiä asiakastehtäviä tai jotka on arkistoitu. Suodattamiseen on kolme tapaa:

• Aikaväli: katso keskusteluketjut, joissa on vastauksia tai asiakastehtäviä, jotka on luotu tietyn ajanjakson aikana.
• Asiakastehtävät: Näet keskusteluketjut, joissa on keskeneräisiä tai valmistuneita asiakastehtäviä, tai voit valita Kaikki , jos haluat nähdä vain asiakastehtäviä sisältävät keskusteluketjut.
• Tila: Näet vain keskusteluketjut, joiden tila on Aktiivinen tai Arkistoitu.

Jos haluat suodattaa luettelon, valitse oikeassa yläkulmassa Suodata , valitse haluamasi suodattimet ja napsauta sitten Käytä. Voit soveltaa niin vähän tai niin monta suodatinta kuin haluat. 

Kun olet käyttänyt valitsemiasi suodattimia, luettelo kaventuu vastaavasti. Valitut suodattimet näkyvät suodatussivun yläosassa. Voit helposti muuttaa suodattimia lisäämällä tai poistamalla minkä tahansa niistä; muuten voit tyhjentää kaikki suodattimet tyhjäksi napsauttamalla Nollaa ja aloittaa alusta. (Tässä on lisätietoja suodattimien soveltamisesta.)

Viestien muokkaaminen

Voit muokata heidän viimeisen 24 tunnin aikana lähettämiään viestejä. Jos siis haluat tehdä muutoksia viestiin:

1. Avaa keskusteluketju.

2. Napsauta kolmea pistettä viestin oikealla puolella ja valitse sitten Muokkaa.

3. Tee tekstikenttään haluamasi muutokset ja paina sitten ✔, jos haluat säilyttää muutokset, tai X, jos haluat hylätä ne.

Huom! Viestien muokkaaminen ei ole asiakkaidesi käytettävissä.

Viestien poistaminen

Voit poistaa omia viestejäsi. Voit tehdä niin:

1. Avaa keskusteluketju.
2. Napsauta kolmea pistettä viestin oikealla puolella ja valitse sitten Poista.

Huom! Jos poistat viestin, johon on liitetty asiakirjoja, nämä asiakirjat poistetaan myös keskusteluketjun Asiakirjat-välilehdeltä.

Näet, mitkä viestit on vastaanotettu ja luettu

Harmaat tai vihreät valintamerkit näkyvät jokaisen lähettämäsi viestin vieressä. Tässä on mitä ne tarkoittavat:

Viesti lähetettiin onnistuneesti.

Vastaanottaja on lukenut viestin. Jos tiliin on yhdistetty useita käyttäjiä, vihreät valintamerkit osoittavat, että ainakin yksi on lukenut viestin.

Suodattamalla tililuettelosi näet, millä asiakkailla on avoimia kysymyksiä tai lukemattomia viestejä:

1. Siirry kohtaan Asiakkaat ja valitse sitten Suodatin.
2. Valitse Keskustelut-osiossa haluamasi vaihtoehto:

• Kaikki: kaikki tilit, joilla on vähintään yksi keskusteluketju.
• Aktiivinen: kaikki tilit, joilla on aktiivisia keskusteluketjuja.
• Lukemattomat: kaikki tilit, joilla on lukemattomia keskusteluketjuja.
• Arkistoitu: kaikki tilit, joilla on arkistoituja keskusteluketjuja.

3. Napsauta Käytä.

Tulostuskeskustelut

Jos haluat tulostaa keskusteluketjun, klikkaa keskusteluikkunan oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä ja valitse sitten avattavasta valikosta Tulosta .

Keskusteluketjujen arkistointi ja avaaminen uudelleen

Kun olet saanut kaikki tarvitsemasi tiedot chat-säikeen asiakkaalta, arkistoi tai poista ne sotkujen välttämiseksi. Kun arkistoit chat-säikeen, voit silti käyttää sitä. Jos sillä on kuitenkin vielä keskeneräisiä tehtäviä, asiakkaat eivät voi tarkastella niitä koontinäytössä.

Jos haluat arkistoida keskusteluketjuja, napsauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa, valitse Arkisto ja napsauta sitten Kyllä Arkistoi keskustelu -ponnahdusikkunassa.

Arkistoidut keskusteluketjut luetellaan Keskustelut-sivulla yhdessä aktiivisten ketjujen kanssa. Ne pysyvät näkyvissä asiakkaille, ja ne on merkitty harmaalla paperilentokoneen kuvakkeella ja viestiketjun yläosassa olevalla Arkistoitu-tunnisteella. Voit kuitenkin suodattaa sivun niin, että arkistoituja viestiketjuja ei näytetä.

Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta huomaat myöhemmin tarvitsevasi sitä, avaa se uudelleen.

1. Siirry asiakastilin Viestintä-välilehden Keskustelut-sivulle.
2. Napsauta sivun oikeassa reunassa olevaa suodatinpainiketta, valitse Arkisto Tila-osiosta ja napsauta Käytä.
3. Avaa chat-ketju, klikkaa keskustelun oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä ja klikkaa sitten Reopen.

Arkistoidut keskustelut aktivoituvat automaattisesti, kun keskusteluketjussa suoritetaan seuraavat toimet (joko yrityksen tai asiakkaan toimesta):

• Uuden viestin lähettäminen
• Asiakastehtävien lähettäminen, uudelleenlähettäminen tai muokkaaminen
• Asiakirjojen lataaminen

Keskusteluketjujen poistaminen

Toisin kuin arkistoituja viestiketjuja, poistettuja viestiketjuja ei voi palauttaa. Voit poistaa keskusteluketjun pysyvästi:

1. Napsauta viestiketjun oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Poista.

2. Napsauta Poista vahvistus -ponnahdusikkunassa Poista vahvistus -ponnahdusikkunassa Poista.