Työnkulku (perus): Työnkulku: Mitä ovat putket, vaiheet, työpaikat, tehtävät

Mitä eroa onputkistojen, töiden ja tehtävien välillä? Kerromme kaiken näyttämällä sinulle TaxDome -työnkulkujärjestelmän yleisen rakenteen:

Taso 1: Putkistot

Putket ovat työnkulun hierarkian ylimmällä tasolla. Kukin putki on tietyn palvelun työprosessi. Voit esimerkiksi haluta 1040-palautusputken, W-2-putken ja palkanlaskentaputken, joista kukin sisältää oman joukon menettelyjä. Toimintoputken yleinen tehtävä on auttaa sinua seuraamaan helposti samankaltaisten töiden etenemistä ja antaa niiden kulkea sujuvasti kohti loppuunsaattamista. Tässä on lisätietoja putkistojen luomisesta.

Taso 2: Vaiheet

Putkisto jaetaan vaiheisiin. Nämä ovat eri vaiheita, jotka on toteutettava, jotta työ saadaan valmiiksi. Esimerkiksi1040 palautuksen putkessa voi olla neljä vaihetta: Tarkista asiakirjat, valmista toimeksiantokirje, valmista ilmoitus ja tarkistus.

Vaiheet sisältävät automaatioita, jotka yksinkertaistavat rutiinitehtäviä, kuten järjestäjien, viestien tai laskujen lähettämistä.

Taso 3: Työpaikat

Jokainen työ on yksittäinen palvelu, josta asiakas maksaa. Työ menee putkistoon, joka on suunniteltu nimenomaan sen tarvitsemaa palvelua varten. Esimerkiksi kaikki asiakkaidesi 1040-ilmoitukset vuodelta 2022 menevät1040-ilmoitusputkeen.

Aina kun saat asiakkaalta työn, lisäät sen asianmukaisen putken ensimmäiseen vaiheeseen. Sitten siirrät työn putken vaiheiden läpi joko manuaalisesti tai automatisoidusti. Tässä on lisätietoja töiden lisäämisestä putkistoihin.

Voit siirtää työn toiseen putkistoon milloin tahansa - tai kun se on saavuttanut viimeisen vaiheen. Kun esimerkiksi kirjanpidon johtotyöstä tulee asiakas, voit halutessasi siirtää työn johtotyöputkesta kirjanpitoputkeen.

Taso 4: Tehtävät

Tehtävät ovat tehtäviä, joita sinä tai tiimisi jäsenet suoritatte työn yhteydessä. Lisätietoja tehtävien luomisesta ja tehtävien käyttämisestä tehtävissä.

Voit määrittää putkistosi niin, että aina kun työ siirtyy uuteen vaiheeseen, automaattiset toimet käynnistyvät: esimerkiksi tiimin jäsenelle luodaan tehtävä tai asiakkaalle lähetetään järjestäjä.

Kaikki automaattisesti luodut työn elementit - organisaattorit, tehtävät, viestit, laskut jne. - pysyvät sidottuina työhön. (Voit linkittää elementtejä myös manuaalisesti.) Näin jokainen työ sisältää aina kaiken, mitä tarvitset sen suorittamiseen.

Webinaari - Työnkulun automatisointi: Optimoi sisäiset prosessisi! Tiistai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä