Putkistot (perus): Automaatioiden toiminta

Automaatiot auttavat säästämään aikaa. Voit lisätä niitä niin, että toiminto käynnistyy automaattisesti työnkulun seuraavana vaiheena, kun siirrät työtä työnkulun eri vaiheiden läpi.

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Katettu täällä:

Automaatiot, selitetty
Automaatioiden lisääminen
Automaatioiden järjestys
Automaatioiden poistaminen
Automaatioiden tarkastelu putkistoissa

Automaatiot, selitetty

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Jos vaikka raapaisit päätäsi, automaatio on mekanismi, joka saa järjestelmän toimimaan automaattisesti. TaxDomeAutomaatiot käynnistävät toimintoja sinulle, tiimisi jäsenille tai asiakkaille työprosessien eri vaiheissa. Kun työ etenee putken eri vaiheiden läpi, määrittelemäsi automaatiot käynnistävät toimia, jotka on toteutettava, jotta työ saadaan valmiiksi.

Lisäksi automaatioihin kuuluvat työpaikkojen automove ominaisuus. Voit määrittää syy-seuraus-liipaisimia, jolloin työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki nykyisen vaiheen vaatimukset täyttyvät. Kun asiakas esimerkiksi maksaa laskun ja lähettää järjestäjän, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, jossa käynnistyy uusi automaatio (esimerkiksi luodaan tehtävä tiimillesi).

Yrityksellänne on esimerkiksi henkilöveroprosessi. Saatat haluta, että asiakkaalle lähetetään automaattisesti esittelysähköposti ja räätälöity järjestäjä. Kun asiakas lähettää järjestäjän, hänen tilinsä työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, esimerkiksi verovalmisteluun. Tämän jälkeen voit halutessasi käynnistää tehtävän, jonka tiimin jäsen voi suorittaa, ja niin edelleen.

Seuraavassa on esimerkki asiakkaan prosessista. Näet, että jokaisessa vaiheessa voi olla automatisointeja, jotka yksinkertaistavat rutiinejasi.

Vinkki! Katso kohta Putkistot (Basic): Siinä selitetään, miten tyypillinen putkisto, jossa on malleja ja automaatioita, luodaan ja mitä tapahtuu, kun lisäät siihen työn ja siirrät sitä eteenpäin.

Aloita noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Lataa putki osoitteesta Marketplace. Tämä kopioi myös kaikki automaatioiden sisällä käytettävät mallit.

2. Valitse vaihe, lisää tai muokkaa automaatio(t) seurannaksi ja valitse sitten malli.

3. Päätä, haluatko käyttää työpaikkojen automaattista siirtotoimintoa. Voit ottaa sen käyttöön tai poistaa sen käytöstä jokaisessa vaiheessa paitsi viimeisessä vaiheessa.

4. Tallenna putkisto. Kun automaatio on lisätty, näet sen siirtymällä putkistosivulle ja napsauttamalla vaiheen yläpuolella olevaa automaatiokuvaketta.

Automaatioiden lisääminen

Ennen kuin luot automaatioita, mieti työprosessisi eri vaiheita, jotka vaativat tietynlaista seurantaa:

Kun sinulla on tehtävä, kirjoita ylös työprosessin eri vaiheet.
Ympyröi vaiheet, jotka edellyttävät jatkotoimia.
Määrittele, mitä nämä toiminnot ovat, jotta voit lisätä ne automaatioiksi luodessasi uuden putken osoitteessa TaxDome.

Kun tiedät, mitä automaatioita haluat luoda, seuraava vaihe on lisätä ne putkeen:

1. Valitse putkiston asetuksista vaihe, johon haluat linkittää automaation, napsauta Lisää automaatioita -painiketta tai mitä tahansa automaatiota, jos sinulla on jo automaatio, ja valitse sitten automaatiotyyppi:

Sovelletaan kansiomallia: Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, asiakirjojen kansiorakenne muutetaan valitun mallin mukaiseksi.
Päivitä tilitunnisteet: Kun asiakkaan työ tulee tähän vaiheeseen, valittu tunniste lisätään automaattisesti asiakkaan tiliin tai poistetaan siitä. Voit myös päättää poistaa kaikki tilitunnisteet.
Luo lasku: Kun asiakkaan työ on tässä vaiheessa, asiakkaalle lähetetään valittuun malliin perustuva lasku. Se liitetään myös automaattisesti työhön.
Luo järjestäjä: Kun asiakkaan työ tulee tähän vaiheeseen, hänelle lähetetään valitun mallin mukainen järjestäjä. Se myös linkitetään automaattisesti työhön.
Luo tehtävä: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, valittuun malliin perustuva tehtävä luodaan. Se liitetään myös automaattisesti työhön.
Lähetä ehdotus: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valittuun malliin perustuva ehdotus. Se myös linkitetään automaattisesti työhön.
Lähetä sähköpostia: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valitun mallin mukainen sähköposti.
Lähetä viesti: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valitun mallin mukainen viesti. Se myös linkitetään automaattisesti työhön.
Päivitä tilin käyttöoikeudet: Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, tilin käyttöoikeudet päivitetään niille tiimin jäsenille, joilla on pääsy tilille.
Päivitä työn vastaanottaja: Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, tiimin jäsenet osoitetaan automaattisesti työhön ja/tai heidän osoituksensa poistetaan.

2. Valitse automaation malli tai luo uusi malli napsauttamalla Uusi malli -painiketta. Kun malli on luotu ja tallennettu, voit valita sen luettelosta.

Jos haluat lisätietoja mallien luomisesta, seuraa näitä linkkejä:

3. Jos haluat, että asiakkaillesi lähetetään lisäsähköposteja, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa, ota Muistutukset-toiminto käyttöön (nämä automaatiot toimivat järjestäjille, ehdotuksille, laskuille ja viesteille). Lue lisää muistutuksista.

4. Jos haluat, että automaatio käynnistyy vain tiettyjen asiakkaiden kohdalla, napsauta Muokkaa ehtoja -painiketta ja lisää sitten ehto. Tässä on lisää ehdollisista vaiheista.

5. Lisää kuhunkin vaiheeseen niin monta automaatiota kuin tarvitaan.

6. Päätä, haluatko, että työt siirretään automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki niihin liittyvät toimet on tehty, esim. järjestäjä on valmis, lasku on maksettu jne. Lue lisää töiden automaattisesta siirtämisestä.

7. Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta .

Automaatioiden järjestys

Yleensä sinun ei pitäisi olla tietoinen automaatioiden järjestyksestä yhden vaiheen sisällä. Ne käynnistyvät yksi kerrallaan, kun työ tulee vaiheeseen. Jos siis asiakkaalle lähetetään viesti yhdessä järjestäjän kanssa, nämä kaksi tapahtumaa tapahtuvat lähes samanaikaisesti.

Joissakin tapauksissa automaatiojärjestyksellä on kuitenkin merkitystä, koska jotkin automaatiot voivat riippua toisista. Jos käytössäsi on esimerkiksi Päivitä tilitunnisteet -automatiikka, joka poistaa kaikki tunnisteet asiakastileiltä, ja ehdollinen automatiikka, joka lähettää järjestäjät vain niille tileille, joihin on sovellettu tiettyä tunnistetta, sinun on tarkistettava järjestys huolellisesti. Jälkimmäisessä esimerkissä saatat haluta sijoittaa Update Account Tags -automaation toiselle sijalle, tai ehdollinen automaatio ei toimi.

Voit muuttaa automaatioiden järjestystä. Pääset Automaatiot-sivupalkkiin napsauttamalla mitä tahansa automaatiota näyttämön sisällä, vie hiiren osoitin Siirrä-kuvakkeen päälle ja vedä ja pudota se sitten.

Automaatioiden poistaminen

Voit poistaa automaatioita muokatessasi putkea.

1. Valitse putkiston asetuksista vaihe, jossa on automaatio. Näet keskellä vaiheessa olevien automaatioiden määrän.

2. Napsauta mitä tahansa automaatiota näyttämön sisällä tai Muokkaa automaatioita -linkkiä päästäksesi automaatioiden sivupalkkiin.

3. Napsauta automaation oikealla puolella olevaa roskakori-kuvaketta ja valitse sitten Tallenna.

Automaatioiden tarkastelu putkistoissa

Voit aina selvittää, mitä automaatioita putkistossa käytetään. Voit myös lisätä tai poistaa automaatioita nopeasti.

Jokaisen vaiheen yläpuolella on automaatiosymboli, jossa on laskuri. Klikkaamalla kuvaketta voit tarkastella yksityiskohtia: mitä automaatioita vaiheessa on ja mitä malleja käytetään. Jos käytössä on ehdollisia automaatioita, ne merkitään vastaavasti. Osoita kursoria nähdäksesi tunnisteen, joka käynnistää automaation.
Jos on olemassa ehdollinen vaihe, näet sen yläpuolella linkin Vaiheolosuhteet. Klikkaa sitä tutkiaksesi, mitä tunnisteita käytetään laukaisimina.
Jos haluat tehdä muutoksia putkeen, napsauta Lisää automaatioita tai Lisää tunnisteita -linkkiä. Tämä avaa Muokkaa putkea -ikkunan.