Pipelines (basic): Automaatioiden toiminta

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Automaatiot auttavat säästämään aikaa. Lisäät ne niin, että toiminto käynnistetään automaattisesti työnkulkuprosessin seuraavana vaiheena, kun siirrät työnkulun eri vaiheissa.

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Automaatiot, selitetty
Automaatioiden lisääminen
Automaatioiden järjestys
Automaatioiden poistaminen
Automaatioiden tarkastelu putkistoissa

Automaatiot, selitetty

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Jos vaikka raapaisit päätäsi, automaatio on mekanismi, joka saa järjestelmän toimimaan automaattisesti. TaxDomen automaatiot käynnistävät toimintoja sinulle, tiimisi jäsenille tai asiakkaille työprosessien eri vaiheissa. Kun työ liikkuu työputken eri vaiheiden läpi, määrittelemäsi automaatiot käynnistävät toimia, jotka on toteutettava, jotta työ saadaan valmiiksi.

Lisäksi automaatioihin kuuluvat työt, jotka ominaisuus. Voit määrittää syy-seuraus-liipaisimia, jolloin työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki nykyisen vaiheen vaatimukset täyttyvät. Kun asiakas esimerkiksi maksaa laskun ja allekirjoittaa sopimuksen, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, jossa käynnistetään uusi automaatio (esimerkiksi luodaan tehtävä tiimillesi).

Yrityksellänne on esimerkiksi henkilöveroprosessi. Saatat haluta, että asiakkaalle lähetetään automaattisesti esittelysähköposti ja räätälöity järjestäjä. Kun asiakas lähettää järjestäjän, hänen tilinsä työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, esim. verovalmisteluun. Tämän jälkeen voit halutessasi käynnistää tehtävän, jonka tiimin jäsen voi suorittaa, ja niin edelleen.

Seuraavassa on esimerkki asiakkaan prosessista. Näet, että jokaisessa vaiheessa voi olla automatisointeja, jotka yksinkertaistavat rutiinejasi.

Vinkki! Katso Putkistot (Basic): Siinä selitetään, miten tyypillinen putkisto, jossa on malleja ja automaatioita, luodaan ja mitä tapahtuu, kun lisäät siihen työn ja siirrät sitä eteenpäin.

Aloita seuraavasti:

1. Kopioi putki kirjastostamme. Tämä kopioi myös kaikki automaatioiden sisällä käytetyt mallit.

2. Valitse vaihe, lisää tai muokkaa automaatiota (automaatioita) seurannaksi ja valitse sitten malli.

3. Päätä, haluatko käyttää töiden automaattista siirtotoimintoa . Voit ottaa sen käyttöön tai poistaa sen käytöstä jokaisessa vaiheessa viimeistä lukuun ottamatta.

4. Tallenna putkisto. Kun automaatio on lisätty, näet sen siirtymällä putkistosivulle ja napsauttamalla vaiheen yläpuolella olevaa automaatiokuvaketta.

Automaatioiden lisääminen

Ennen kuin luot automaatioita, mieti työprosessisi eri vaiheita, jotka vaativat tietynlaista seurantaa:

Kun sinulla on tehtävä, kirjoita ylös työprosessin eri vaiheet.
Ympyröi seurantatoimia vaativat vaiheet.
Määritä, mitä nämä toiminnot ovat, jotta voit lisätä ne automaatioiksi, kun luot uuden pipelinen TaxDome-sivustossa.

Kun tiedät, mitkä automaatiot haluat luoda, seuraava vaihe on lisätä ne putkeen:

1. Valitse putkiston asetuksista vaihe, johon haluat linkittää automaation, napsauta Lisää automaatioita -painiketta tai mitä tahansa automaatiota, jos sinulla on jo automaatio, ja valitse sitten automaatiotyyppi:

Käytä kansiomallia: Kun asiakkaan työ siirtyy tähän vaiheeseen, hänen asiakirjojensa kansiorakenne muuttuu valitun mallin kansiorakenteeksi.
Päivitä tilitunnisteet: Kun asiakkaan työ tulee tähän vaiheeseen, valittu tunniste lisätään automaattisesti asiakkaan tiliin tai poistetaan siitä. Voit myös päättää poistaa kaikki tilitunnisteet.
Luo lasku: Kun asiakkaan työ on tässä vaiheessa, asiakkaalle lähetetään valittuun malliin perustuva lasku. Se liitetään myös automaattisesti työhön.
Luo järjestäjä: Kun asiakkaan työ tulee tähän vaiheeseen, hänelle lähetetään valitun mallin mukainen järjestäjä. Se myös linkitetään automaattisesti työhön.
Luo tehtävä: Kun asiakkaan työ tulee tähän vaiheeseen, valittuun malliin perustuva tehtävä luodaan. Se liitetään myös automaattisesti työhön.
Sopimuksen lähettäminen : Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valittuun malliin perustuva sopimus. Se liitetään myös automaattisesti työhön.
Lähetä sähköpostia: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valitun mallin mukainen sähköposti.
Lähetä viesti: Kun asiakastyö tulee tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään valitun mallin mukainen viesti. Se myös linkitetään automaattisesti työhön.
Päivitä tilin käyttöoikeudet: Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, tilin käyttöoikeudet päivitetään niille tiimin jäsenille, joilla on pääsy tilille.
Päivitä työn vastaanottaja: Kun asiakastyö siirtyy tähän vaiheeseen, tiimin jäsenet osoitetaan automaattisesti työhön ja/tai heidän osoituksensa poistetaan.

2. Valitse automaation malli tai luo uusi malli napsauttamalla Uusi malli -painiketta. Kun malli on luotu ja tallennettu, voit valita sen luettelosta.

Jos haluat lisätietoja mallien luomisesta, seuraa näitä linkkejä:

3. Jos haluat, että asiakkaillesi lähetetään lisäsähköposteja, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa, ota Muistutukset-toiminto käyttöön (nämä automaatiot toimivat järjestäjille, sopimuksille, laskuille ja viesteille). Lue lisää muistutuksista.

4. Jos haluat, että automaatio käynnistyy vain tiettyjen asiakkaiden kohdalla, napsauta Muokkaa ehtoja -painiketta ja lisää sitten ehto. Tässä on lisää ehdollisista vaiheista.

5. Lisää niin monta automaatiota kullekin vaiheelle kuin tarvitaan.

6. Päätä, haluatko, että työt siirretään automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki niihin liittyvät toimet on tehty, esim. järjestäjä on valmis, lasku on maksettu jne. Lue lisää töiden automaattisesta siirtämisestä.

7. Napsauta Säästä -painiketta tallentaaksesi muutokset.

Automaatioiden järjestys

Yleensä sinun ei pitäisi olla tietoinen automaatioiden järjestyksestä yhden vaiheen sisällä. Ne käynnistyvät yksi kerrallaan, kun työ tulee vaiheeseen. Jos siis asiakkaalle lähetetään viesti yhdessä järjestäjän kanssa, nämä kaksi tapahtumaa tapahtuvat lähes samanaikaisesti.

Joissakin tapauksissa automaatiojärjestyksellä on kuitenkin merkitystä, koska jotkin automaatiot voivat riippua toisista. Jos käytössäsi on esimerkiksi Päivitä tilitunnisteet -automatiikka, joka poistaa kaikki tunnisteet asiakastileiltä, ja ehdollinen automatiikka, joka lähettää järjestäjät vain niille tileille, joihin on sovellettu tiettyä tunnistetta, sinun on tarkistettava järjestys huolellisesti. Jälkimmäisessä esimerkissä saatat haluta sijoittaa Päivitä tilin tunnisteet -automaation toiselle sijalle, tai ehdollinen automaatio ei toimi.

Voit muuttaa automaatioiden järjestystä. Pääset Automaatiot-sivupalkkiin napsauttamalla mitä tahansa automaatiota näyttämön sisällä, vie hiiren osoitin Siirrä-kuvakkeen päälle ja vedä ja pudota se sitten.

Automaatioiden poistaminen

Voit poistaa automaatioita putkijohtoa muokatessasi.

1. Valitse putkilinjan asetuksista vaihe automaation kanssa. Näet automaatioiden määrän keskellä olevassa vaiheessa.

2. Napsauta mitä tahansa automaatiota näyttämön sisällä tai Muokkaa automaatioita -linkkiä päästäksesi automaatioiden sivupalkkiin.

3. Napsauta automaation oikealla puolella olevaa roskakorikuvaketta ja napsauta sitten Tallenna.

Automaatioiden tarkastelu putkistoissa

Voit aina selvittää, mitä automaatioita putkistossa käytetään. Voit myös lisätä tai poistaa automaatioita nopeasti.

Jokaisen vaiheen yläpuolella on automaatiosymboli, jossa on laskuri. Klikkaamalla kuvaketta voit tarkastella yksityiskohtia: mitä automaatioita vaiheessa on ja mitä malleja käytetään. Jos käytössä on ehdollisia automaatioita, ne merkitään vastaavasti. Osoita kohdistinta nähdäksesi tunnisteen, joka käynnistää automaation.
Jos ehdollinen vaihe on olemassa, näet stage-ehtojen linkin sen yläpuolella. Napsauttamalla tätä voit tutkia, mitä tunnisteita käytetään käynnistiminä.
Jos haluat tehdä muutoksia pipelineen, napsauta Lisää automaatioita - tai Lisää tunnisteita - linkkiä. Tämä avaa Muokkaa pipeline - ikkunaa.