Suuret yritykset (perus): säännölliset tarkastusprosessit

Jos omistat tai työskentelet suuressa yrityksessä, jossa on satoja tai jopa tuhansia asiakkaita, sinulla on todennäköisesti järjestelmänvalvoja , joka tarkistaa säännöllisesti automatisoidut prosessisi varmistaakseen, että kaikki sujuu sujuvasti. Tässä näytämme sinulle, mitä järjestelmänvalvoja voi säännöllisesti tarkistaa ja tehdä.

Vinkki: Luo toistuvia tehtäviä järjestelmänvalvojallesi jokaiselle valvontaprosessille, jonka haluat heidän suorittavan.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Tunnisteen tarkistus
• Sähköpostin synkronoinnin tarkistus
• Tilin ja siirronsaajan tarkistus
• Putkilinjan saatavuuden tarkistus
• Allekirjoittamisen ja prioriteetin tarkistus

Tunnisteen tarkistus

Luot uuden asiakastilin profiilin... mutta unohdat merkitä sen! Jos automaatiosi ovat tunnisteista riippuvaisia, se voi mahdollisesti sotkea koko työnkulkusi. Tällaisten ongelmien estämiseksi järjestelmänvalvoja voi tarkistaa kaikki profiilitilit kerran kuukaudessa varmistaakseen, että niissä kaikissa on tunnisteita.

Voit etsiä nopeasti tilejä ilman tunnisteita seuraavasti:

1. Siirry asiakkaille.
2. Klikkaa Suodata.
3. Valitse Tunnisteet-osiossa Sisältää ja vieritä alas ei tunnisteita -vaihtoehtoon.
4. Klikkaa Käytä.

Tämä näyttää luettelon kaikista tileistä, joilla ei ole tunnisteita – eli jos sellaisia on. Järjestelmänvalvoja merkitsisi sitten oikein kaiken tarvittavan merkitsemisen. Lisätietoja tunnisteista on tällä sivulla. 

Sähköpostin synkronoinnin tarkistus

Jokaisen asiakkaan sähköpostin synkronoinnin pitäisi olla käytössä, jotta kaikki heidän lähettämänsä sähköpostit ovat kaikkien määritettyjen tiimin jäsenten käytettävissä heidän tiliprofiilissaan. 

Vaikka vastuussa oleva tiimin jäsen menisi vapaaksi, toinen tiimin jäsen voisi silti tarkistaa tilisähköpostin.

Voit varmistaa, että asiakkailla on sähköpostin synkronointi käytössä:

1. Siirry tiliprofiilin Tiedot-välilehteen.
2. Tarkista, että sähköpostin synkronointi on kytketty päälle.

Lisätietoja sähköpostin synkronoinnista on täällä. 

Tilin ja siirronsaajan tarkistus

Tiimin jäsenet ovat rajoitettuja sen suhteen, mitä he voivat tehdä TaxDomessa, kunnes heillä on todella pääsy yhteen tai useampaan tiliin. Siksi on tärkeää varmistaa, että tiimin jäsenillä on pääsy tileihin ja käyttöoikeuksiin, joita he tarvitsevat työnsä tekemiseen.

Yleensä tiimin jäsenet määritetään tileille, kun uusia luodaan. Jos sinun on kuitenkin määritettävä ryhmän jäsen olemassa olevalle tilille, toimi seuraavasti: 

1. Siirry asiakastilin Tiedot-välilehteen ja valitse sitten Tiimi-alivälilehti.
2. Lisää tiimin käyttöoikeus yhdelle tai useammalle tiimin jäsenelle täällä.

Lisätietoja tilin käytöstä on täällä. 

Jos käytät Update Account Access -automaatiota putkistoissa tilien määrittämiseen tiimin jäsenille, nämä putket on tarkistettava säännöllisesti. Esimerkiksi tilapäiset työntekijät saattavat käsitellä veroilmoituksia verokauden aikana ja ne olisi lisättävä automaatioon. 

Putkilinjan saatavuuden tarkistus

Tiimin jäsenellä ei välttämättä ole pääsyä myyntiputkeen, joka sisältää työn jollekin heidän asiakastilistään. ne on ensin lisättävä putkistoon Käytettävissä kohteeseen - kentässä. Aina kun yritys saa uusia tiimin jäseniä, heidät tulisi lisätä kaikkiin putkistoihin, joihin he tarvitsevat pääsyn. 

Toimi näin: Avaa putki, johon haluat lisätä yhden tai useamman ryhmän jäsenen, ja lisää heidät sitten A-vaimennettavissa olevaan kenttään. Lisätietoja on täällä.

Vinkki: Kun haluat, että ryhmän jäsenillä on tehtävän tai työmallin käyttöoikeus, lisää heidät Toimeksisaajat-kenttään .

Allekirjoittamisen ja prioriteetin tarkistus

Jos käytät sähköistä allekirjoitusta veroilmoituksissa tai muissa asiakirjoissa, jotka edellyttävät kahta allekirjoittajaa, varmista, että asiakkailla on oikea allekirjoitusprioriteetti. Tämä on erityisen tärkeää uusille veroasiakkaille, jotka hakevat yhdessä. 

1. Siirry asiakastilin Tiedot-välilehteen ja napsauta sitten Allekirjoittajan prioriteetti -linkkiä Yhteystiedot-osiossa .
2. Tarkista allekirjoitusprioriteetti, tee tarvittavat muutokset ja klikkaa sitten Lähetä.

Lisätietoja prioriteetin allekirjoittamisesta on täällä.