Automaatioesimerkkejä (perus): Tehtävän vastaanottajien päivittäminen

Kun yritykselläsi on useita työntekijöitä, eri ihmiset hoitavat työnsä eri putkistovaiheissa. On todella helppoa tehdä virheitä, kun työnjako tehdään manuaalisesti. Sen sijaan voit lisätä ja poistaa työn vastaanottajia automaattisesti työnkulun tietyissä vaiheissa.

Katettu täällä:

• Vaihe 1. Määritä työn vastaanottajat tiettyjä putkiston vaiheita varten.
• Vaihe 2. Määritä "Päivitä työn vastaanottaja" -automaatio.
• Vaihe 3. Huomaa automaatioiden järjestys
• Vaihda työn vastaanottajia, kun siirrät tai lisäät työpaikkoja.

Vaihe 1. Määrittele työn vastaanottajat

Työn vastaanottajien avulla näet, kuka on vastuussa tietystä työstä, ja voit myös suodattaa kunkin vastaanottajan mukaan. Voit määrittää kullekin työtehtävälle niin monta vastuuhenkilöä kuin haluat, ja voit näyttää heidät kaikki työkorteissa, kunhan olet ottanut tämän vaihtoehdon käyttöön putkiston asetuksissa.

Ennen automaation lisäämistä on päätettävä, kenelle tiimin jäsenelle työ osoitetaan ja milloin he tarvitsevat sitä. Tämä riippuu tiimin jäsenen roolista tai vastuualueista, sillä myyntipäällikkösi/verovalmistelijasi/tarkastajasi jne. voi olla vastuussa työstä vain tietyn työnkulun vaiheen aikana. Voit esimerkiksi määrätä työn ensimmäisessä vaiheessa asiakaspäällikölle, seuraavassa vaiheessa verovalmistelijalle, seuraavassa vaiheessa tarkastajalle ja niin edelleen.

Vaihe 2. Määritä "Päivitä työn vastaanottaja" -automaatio.

Voit varmistaa, että koko henkilöstösi on osoitettu tehtävään, kun he suorittavat oman osuutensa, noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Siirry putkiston asetuksiin, valitse vaihe, johon haluat lisätä automaation, napsauta Lisää automaatioita -linkkiä ja valitse sitten avattavasta valikosta Päivitä työn vastaanottajat . Valitse tiimin jäsen(t) tililuettelosta.

2. Valitse automaatiota luodessasi työntekijät, jotka haluat lisätä tai poistaa työn vastaanottajiksi automaattisesti.

Automaatio voidaan konfiguroida eri tavoin:

• Tyhjennä olemassa olevat vastaanottajat + Lisää vastaanottajat tyhjänä:
  Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, osoitetut työntekijät vapautuvat ja työstä tulee osoittamaton.
• Tyhjennä olemassa olevat vastaanottajat + Lisää vastaanottajat täytetty:
  Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, osoitetut työntekijät vapautuvat ja työhön osoitetaan Add assignees -kentässä luetellut työntekijät.
• Tyhjennä olemassa olevat vastaanottajat + Lisää vastaanottajat täytetty:
  Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, tehtävään osoitetut työntekijät pysyvät tehtävään osoitettuina, ja myös Add assignees -kentässä luetellut työntekijät osoitetaan tehtävään.
• Tyhjennä olemassa olevat vastaanottajat + Poista täytetyt vastaanottajat:
  Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Poista vastaanottajat -kentässä luetellut työntekijät poistuvat.
• Lisää vastaanottajat täytetty + Poista vastaanottajat täytetty:
  Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Lisää vastaanottajia -kentässä luetellut työntekijät on osoitettu työhön, ja Poista vastaanottajia -kentässä luetellut työntekijät on poistettu.

Kun työ tulee vaiheeseen, työn vastaanottaja päivitetään automaattisesti.

Huom! Update job assignee automation ( Päivitä työn vastaanottajan automaatio)ei ole merkitystä sillä, onko automove jobs (Automaattinen siirto ) -vaihtoehto kytketty päälle. Automaatio käynnistyy automaattisesti, eikä se vaadi toimenpiteitä asiakkaan tai yrityksen puolelta. Myöskään mitään elementtejä ei linkitetä työhön, kun automaatio käynnistetään.

Vaihe 3. Huomaa automaatioiden järjestys

Kun rakennat monimutkaisia putkistoja Update job assignees -automaation ja ehdollisten vaiheiden ja automaatioiden avulla, ota huomioon automaatioiden järjestys. Ota huomioon, että automaatiot käynnistetään yksi kerrallaan, ensimmäisestä viimeiseen. 

Vertaile alla olevia kahta kuvaa, jotta ymmärrät paremmin. 

• Vasemmalla olevassa esimerkissä tehtävä luodaan tiimin jäsenelle, joka on määrätty tehtävään edellisessä vaiheessa, ja sitten tehtävä siirretään toiselle tiimin jäsenelle.
• Oikeanpuoleisessa esimerkissä työ osoitetaan ensin uudelle tiimin jäsenelle, ja sitten luodaan tehtävä tälle tiimin jäsenelle.

Voit muuttaa automaatioiden järjestystä napsauttamalla mitä tahansa automaatiota näyttämön sisällä, viemällä hiiren Siirrä-kuvakkeen päälle ja vetämällä ja pudottamalla sen sitten. 

Vinkki! Jos olet tehtävämallin luomisen aikana epävarma tietyn tehtävän vastaanottajan suhteen, voit jättää sen tyhjäksi ja ottaa sen jälkeen käyttöön kohdan Assign task to job assignee kytkimen Luo tehtäväautomaatio -kohdassa yhdessä Päivitä työn vastaanottajat automaation. Näin tehtävä osoitetaan tiimin jäsenelle, joka on määritetty työhön automaation käynnistämisen jälkeen. Lue lisää tehtävän vastaanottajan ja työn vastaanottajan yhteensovittamisesta.

Vaihda työn vastaanottajia, kun siirrät tai lisäät työpaikkoja.

Putkiston asetuksissa valitsemasi vaihtoehdot ovat oletusasetuksia. Voit kuitenkin aina päättää, mitkä tiimin jäsenet määritetään tai poistetaan, kun siirrät töitäsi manuaalisesti tai lisäät niitä putkistoon.

Jos valitun vaiheen sisällä on luotu Päivitä työn vastaanottaja -automaatio, johon olet siirtämässä töitä, se näytetään ponnahdusikkunassa. Sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

• Jos haluat, että automaatio käynnistetään oletusasetuksilla, jätä se ennalleen.
• Jos et halua, että automaatio käynnistyy, poista valintaruudun valinta.
• Jos haluat muuttaa vastaanottajien asetuksia, lisää tai poista haluamasi vastaanottajat.
• Jos haluat tyhjentää kaikki työn nykyiset vastaanottajat, kytke päälle Clear existing assignees (Tyhjennä nykyiset vastaanottajat).

Voit myös nähdä kanban-näkymästä tiimin jäsenet, joille on annettu tehtäväksi, sekä lisätä tai poistaa vastaanottajia muokkaamalla työkorttia paikan päällä.