Automove (Basic): Tehtävien luominen ja linkitys työpaikkoihin
Voit luoda ja määrittää tehtävät automaattisesti, jolloin säästät tehtävien jakamiseen ja delegointiin kuluvaa aikaa. Vaikka TaxDome automatisoi suurimman osan rutiininomaisista ja toistuvista prosesseistasi, tiimisi on silti suoritettava manuaalisia tehtäviä, kuten valmisteltavia tehtäviä tai tarkistettavia lomakkeita. Kun työntekijäsi tekevät oman osuutensa työstä ja merkitsevät tehtävät suoritetuiksi, työt voivat siirtyä automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.
Katettu täällä:
- Aseta tehtävänjakovaihe ja ota automaattinen siirto käyttöön.
- Linkitä tehtävä työhön manuaalisesti
- Automaattinen tehtävän luominen, kun asiakas saa osuutensa valmiiksi.
- Tehtävien käyttäminen työn jakamiseen tiimin jäsenten kesken
Aseta tehtävänjakovaihe ja ota automaattinen siirto käyttöön.
Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.
Tarvitsetko esimerkin? Lisää Manager Review -tehtävä putken Review-vaiheeseen, jotta kun työt saapuvat kyseiseen vaiheeseen, tehtävistä vastaavat tiimin jäsenet saavat automaattisesti tehtävän tarkastaa palautukset.
Automaattisen tehtävän luomisen lähtökohtana on sopivan vaiheen valitseminen työnkulusta. Seuraa näitä vaiheita:
- Tarvitset tehtävämallin, jossa on tehtäviä, jotka haluat delegoida automaattisesti. Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sen valitsemalla Uusi malli, kun lisäät automaation. Malli voi sisältää alatehtäviä, joissa luetellaan kaikki tiimissäsi käsitellyt manuaaliset työt kunkin asiakkaan osalta (esim. sähköisen allekirjoituksen pyytäminen, hyväksynnän pyytäminen, asiakirjan lukitseminen laskuun jne.)
- Varmista, että putkistossasi on vaihe uusia tehtäviä varten, ja lisää sitten Luo tehtävä -automaatio. Kun työ tulee tähän vaiheeseen, uusi tehtävä osoitetaan automaattisesti vastuulliselle tiimin jäsenelle. Samalla se linkitetään automaattisesti työhön ja työntekijäsi saa ilmoituksen uudesta työstä.
- Varmista, että sinulla on Automove-työt vaiheen vaihtokytkin on päällä. Näin kun kaikki tehtävät on tehty, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.
Linkitä tehtävä työhön manuaalisesti
Joissakin tapauksissa voit myös haluta yhdistää tehtävät ja työt manuaalisesti. Voit esimerkiksi haluta linkittää tehtävän Kysy asiakkaalta lisätietoja lisätuloista tehtävään Yksilöllinen veroilmoitus. Kun tehtävä on linkitetty manuaalisesti, Automaattinen työpaikkojen siirto -ominaisuus toimii samalla tavalla kuin automaattisesti lähetettyjen ja linkitettyjen tehtävien kohdalla: kun tehtävä on suoritettu tai peruutettu, se siirretään seuraavaan vaiheeseen.
Opi linkittämään tehtävät töihin manuaalisesti ja käyttämään niitä putkistojen sisällä.
Huom! Jos tehtävää ei ole suoritettu loppuun tai se on peruutettu ja siirrät työn manuaalisesti toiseen vaiheeseen, sinua pyydetään päättämään, mitä tehdä vireillä olevalle tehtävälle (lisätietoja on kohdassa Keskeneräisten elementtien käsittely työn siirron yhteydessä).
Automaattinen tehtävän luominen, kun asiakas saa osuutensa valmiiksi.
Palveluiden tarjoaminen asiakkaillesi on kuin pallon syöttämistä edestakaisin. Mutta miten tiimisi jäsenet saavat tietää, että pallo on heidän hallussaan? Silloin automatisoidut tehtävät ovat käteviä. Kun olet lisännyt tehtäväautomaatioita putkeen, ne luodaan ja osoitetaan automaattisesti vasta, kun asiakas on suorittanut oman osuutensa työstä.
Alla on esimerkki palkanlaskentaputkesta, jossa tiimin tehtävä luodaan vasta, kun asiakas on valmis ja ladannut odottamasi lomakkeet.
Tässä putkistossa on siis kaksi päävaihetta:
- "Lomakkeet lähetetty" -vaihe -- Pallo on asiakkaan kentällä: asiakkaalle luodaan automaattisesti kansiomalli, jossa on käsiteltävä lomake, ja lähetetään viesti, jossa asiakasta pyydetään täyttämään lomake. Viestissä on asiakkaan tehtävä, joka käynnistää automoven.
- Valmisteluvaihe -- Pallo on yrityksellä: kun asiakas täyttää lomakkeen ja merkitsee tehtävän chat-ketjussa suoritetuksi, tiimin asianomaiselle jäsenelle luodaan automaattisesti tehtävä. He voivat nyt jatkaa palkanlaskentaprosessia.
Näin voit minimoida työmäärän ja valvonnan näiden automaatioiden avulla.
Tehtävien käyttäminen työn jakamiseen tiimin jäsenten kesken
Putkistojen ansiosta tehtävät voidaan linkittää toisiinsa niin, että kun yksi on valmis, seuraava luodaan automaattisesti. Näin voit käyttää automatisoituja tehtäviä ilmoittaaksesi ihmisille, että heidän on aloitettava oma osuutensa, kun useat ihmiset työskentelevät saman työn parissa.
Alla on esimerkki verovalmisteluprosessin osasta, jossa veroilmoituksen tarkastavan henkilön tehtävä luodaan, kun toinen tiimin jäsen on ladannut veroilmoituksen ja merkinnyt tehtävänsä suoritetuksi.
Tässä prosessin osassa on siis kaksi päävaihetta:
- Valmisteluvaihe - Ryhmän jäsen 1 saa automaattisesti luodun tehtävän valmistella ilmoitus. Kun he ovat ladanneet sen ja liittäneet asiakirjan työhön, he merkitsevät tehtävän suoritetuksi. Tämä käynnistää automoven.
- "Tarkistuksessa"-vaihe - Tehtävä ryhmän jäsenelle 2 on luotu, hän saa ilmoituksen ja voi nyt tarkastella ladattua palautusta.
Näin voit automaatioiden avulla karsia tarpeettoman viestinnän ja keskittyä itse työhön.