Työn toistuvuus (Advanced): Luo, Muokkaa, Poista

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

TaxDomen avulla voit antaa töiden toistua - ne luodaan automaattisesti putkistoihisi tarvittaessa. Määritä oletusaikataulu, jonka mukaan kaikki putkiston työt toistuvat päivittäin, viikoittain, kahdesti viikossa, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Voit lisätä työn toistuvuuksia kullekin tarjoamallesi palvelulle ja säätää toistuvuusasetuksia helposti tarvittaessa.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Oletusarvoisen toistuvuuden ottaminen käyttöön putkiston asetuksissa 
• Työn toistuvuuden lisääminen
• Toistuvuusasetukset
• Mukautetut aikataulut
• Toistuvuuksien muokkaaminen
• Työn toistuvuuksien poistaminen aikataulusta
• Mistä tiedän, milloin ajastettu työ on luotu?
• Käyttöoikeudet työn toistuvuuden hallintaa varten

Oletusarvoisen toistuvuuden ottaminen käyttöön putkiston asetuksissa

Jotta voit käyttää toistuvia töitä, sinun on ensin otettava toistuvuus käyttöön putkiston asetuksissa. (Toistuvia töitä ei voi lisätä putkistoon, jonka toistuvuus ei ole käytössä.) Toistuvuuden oletusasetukset kannattaa määrittää; pidä mielessä, että niitä voidaan helposti muuttaa myöhemmin jokaisen lisätyn työn toistuvuuden osalta.

Avaa putkiston asetussivu, vaihda Default Recurrence (Oletuskertaus ) -vaihtoehto, valitse, kuinka usein työ toistetaan oletusarvoisesti, ja määritä sitten alku- ja loppupäivät. Tallenna muutokset.

Katso asetukset yksityiskohtaisesti ja esimerkkejä alla.

Huom! Toistuvien töiden alkamisaikaan vaikuttaa aikavyöhykeasetuksesi, joten tarkista, että olet määrittänyt ne oikein.

Työn toistuvuuden lisääminen

Kun olet ottanut oletuskertauksen käyttöön putkiston asetuksissa, voit lisätä asiakastileille työn kertauksia. Ne voidaan lisätä eri tavoin:

• Työnkulku-sivun Työn toistuvuudet-välilehdellä (helpoin tapa, koska täältä voit lisätä toistuvuuksia mille tahansa putkelle ja asiakkaalle). 
• Putkilinjan kanban-näkymästä (käytä Manage Recurrence -linkkiä ja noudata sitten alla olevia ohjeita putkilinjan valintaa lukuun ottamatta).
• Asiakasprofiilin Työnkulku-osiosta (käytä Hallitse toistuvuutta -linkkiä, valitse sitten Uusi työn toistuvuus ja tallenna).

Voit lisätä työn toistuvuuden Työn toistuvuudet -luettelosta:

1. Napsauta luettelon yläosassa olevaa Uusi työn toistuvuus -painiketta.

2. Valitse tilit, jotka haluat lisätä toistuvuuteen, ja valitse Jatka. 

Voit helpottaa tilien etsimistä seuraavasti:

• Lajittele luettelo tilin nimen tai tilin toistuvien töiden määrän mukaan. 
• Napsauta Uusi työn toistuvuus -sivupalkin vasemmassa yläkulmassa olevaa hakupainiketta, aloita tilin nimen kirjoittaminen hakukenttään ja paina sitten näppäimistön enter-näppäintä. Tililuettelo kaventuu vastaavasti. Tyhjennä hakukenttä napsauttamalla X:ää.
• Suodata tililuettelo napsauttamalla valikkorivin oikeassa reunassa olevaa Suodata-painiketta (lisätietoja suodattimien käytöstä tilien valinnassa on tässä).

3. Valitse putki, johon uusi toistuvuus lisätään. 

Kun putkisto on valittu, putkiston oletusarvoiset toistuvuusasetukset tulevat näkyviin. Jos haluat käyttää muita asetuksia lisäämiäsi toistuvuuksia varten, voit muuttaa niitä. Näitä voidaan muuttaa myös myöhemmin.

4. Valitse Luo.

Nyt aina, kun aloituspäivämäärä tulee, valitun tilin työ lisätään automaattisesti putkeen.

Vinkki! Voit lisätä samalle tilille niin monta työn toistuvuutta kuin on tarpeen, jos haluat mukauttaa niitä eri tavoin. Jos sinun on esimerkiksi laadittava samalle asiakkaalle erilaisia lomakkeita, voit pitää ne erillisinä töinä, joille jokaiselle on määritetty oma toistuvuus.

Kun toistuvat työt on lisätty aikatauluun, ne tulevat näkyviin Työt toistuvat -luetteloon. Näet myös niiden tilien lukumäärän, joilla on toistuvia töitä, putkiston nimen alla.

Toistuvuusasetukset

Toistumisasetukset yksityiskohtaisesti:

• Toista aika: kuinka usein työ toistuu putkilinjan sisällä
  • Päivittäin
  • Viikoittainen
  • Joka toinen viikko
  • Kuukausittainen
  • Vuosittain
  • Mukautettu (katso alla)
• Aloituspäivä: ensimmäinen päivä, jolloin työ ilmestyy työnhallintajärjestelmään.
• Päättymispäivä: viimeinen päivä, jolloin työ näkyy valmisteilla

Muista, että:

• Nykyinen päivämäärä ei voi olla sama kuin alkupäivä.
• Ajastetut työt alkavat klo 12 ( aikavyöhykkeesi mukaan).
• Päättymispäivä on viimeinen päivämäärä, jolloin ajoitettu työ luodaan.
• Vaikka aikataululla on aina oletuskertaus, joka määritetään muokkaamalla putkistoa, voit muuttaa sitä joko kertausta lisätessäsi tai myöhemmin muokatessasi sitä.

Tässä on joitain esimerkkejä siitä, mitä saat valitsemalla eri aikatauluasetukset :

Kun haluat tarkastella putkiston oletuskertausasetuksia, siirryPutkistot-luetteloon .

Jos haluat nähdä tiettyjen toistuvien töiden asetukset, siirry Työn toistuvat työt -luetteloon.

Mukautetut aikataulut

Mukautettujen aikataulujen avulla voit säätää työn toistuvuusaikatauluja vielä enemmän tarjoamiesi palveluiden tiheyden mukaan. Voit ajoittaa työt toistumaan haluamallasi taajuudella: puolivuosittain, joka tiistai, joka kuukauden viimeinen päivä, 25. päivä joka neljäs kuukausi jne.

1. Päivät: Aseta työ uusiutumaan muutaman päivän välein – esimerkiksi joka toinen päivä.

2. Viikonpäivät: Aseta työ uusiutumaan tiettyinä viikonpäivinä – esimerkiksi joka maanantai, tiistai ja/tai keskiviikko.

3. Kuukauden päivät: Aseta työ toistumaan tiettynä päivänä kuukaudessa, esimerkiksi joka kuukauden 10. ja 20. päivä tai joka kuukauden viimeinen päivä. 

Viimeinen päivä-vaihtoehtoa voidaan käyttää yhdessä tiettyjen päivien kanssa. Jos se on kytketty päälle ja viimeinen päivä on sama kuin valittu päivä (esim. joka perjantai), töitä ei kopioida.

Toistuvuuksien muokkaaminen

Kun lisäät uuden työn toistuvuuden putkistoon, voit aina päättää, haluatko käyttää putkistolle asetettuja oletusasetuksia vai valita sille yksilölliset asetukset. Kaikkien putkistoon lisättyjen toistuvuusasetusten toistuvuusasetuksia voidaan myös muokata milloin tahansa, yksitellen tai massana.

Sen ansiosta sinulla voi olla esimerkiksi kaikki palkanlaskenta- tai kirjanpito-asiakkaat samassa putkessa, mutta jokaisella asiakkaalla on oma aikataulu (esimerkiksi viikoittainen, kaksiviikkoinen tai kuukausittainen). Tai sinulla voi olla erilaisia työmalleja eri asiakkaille (lue lisää artikkelista).

Voit vaihtaa minkä tahansa toistuvan tapauksen kohdalla: 

• Toistojakso
• Ensimmäinen toistuva päivämäärä
• Viimeinen toistuva päivämäärä
• Työn malli
• Työn vastaanottaja (Huomaa: tässä valitut vastaanottajat korvaavat työn mallissa aiemmin valitut vastaanottajat).

Jos haluat muuttaa toistuvuusasetuksia, valitse työnkulkuosion Työn toistuvuudet-luettelosta yksi tai useampi toistuvuus ja napsauta Muokkaa.

Jos haluat muuttaa asetuksia putkistosta tai asiakasprofiilista, napsauta Manage Recurrence (Hallitse toistuvuutta), valitse yksi tai useampi toistuvuus ja napsauta Recurrence settings (Toistuvuusasetukset ) -linkkiä.

Pidä mielessä, että:

• Yksittäiset toistumisasetukset ohittavat putken toistumisasetukset.
• Jos lisätylle toistuvalle työlle ei ole määritetty omaa aikataulua, käytetään oletusaikataulua.
• Kun muokkaat toistuvuusasetuksia irtotavarana, täytetään vain ne asetukset, jotka ovat samoja valitsemiesi tilien välillä. Muut jäävät tyhjiksi.
• Putkiasetuksissa oletuskertaukseen tehdyt tulevat muutokset eivät koske jo lisättyjä työn kertauksia. Muokkaa toistuvuusasetuksia aina yksittäisten aikataulujen kautta.
• Kun tiimin jäsen, jolle on määritetty toistuvia töitä, poistetaan käytöstä, nämä toistuvat työt siirretään uudelleen yrityksen omistajalle.

Löydät lähimmät toistuvat päivämäärät, kun hallitset toistuvia päivämääriä: 

Huomautus: Jos yrität poistua Toistumisasetukset sivulle napsauttamatta Save, saat varoituksen. Napsauta . Jatka muokkausta varoituksen ponnahdusikkunassa, jos haluat jatkaa muutosten tekemistä, tai napsauta Hylkää muutokset jos haluat hylätä tekemäsi muokkaukset. Vältä valitsemasta Estä tätä sivua luomasta uusia valintaikkunoita -valintaruutua, jos haluat nähdä tämän hyödyllisen ponnahdusilmoituksen.

Työn toistuvuuksien poistaminen aikataulusta

Jos haluat poistaa toistuvuudet, joita ei enää tarvita, valitse ne Työn toistuvuudet -luettelosta, napsauta Poista ja napsauta sitten Vahvista.

Tämä voidaan tehdä myös putkiston Manage Recurrence -osiossa.

Mistä tiedän, kun ajastettu työ on luotu?

Kun uusi työ luodaan putkiston sisällä, saat siitä ilmoituksen Saapuneet+ -kansioon . Saat myös linkin siihen. Jos jokin estää työn luomisen, saat myös siitä ilmoituksen, jossa selitetään syy. Tässä on lisätietoja työn automatisointiin liittyvistä järjestelmäilmoituksista.

Käyttöoikeudet työn toistuvuuden hallintaa varten

Yrityksen omistajalla ja ylläpitäjällä on käyttöoikeudet hallita Oletusarvoinen toistuvuus putkistojen asetuksia sekä kunkin asiakkaan yksittäisiä aikatauluja.

Jos haluat, että myös työntekijällä on käyttöoikeus, sinun on annettava hänelle käyttöoikeudet:

1. Siirry kohtaan Asetukset, valitse valikkoriviltä Tiimi ja suunnitelmat, siirry kohtaan Aktiiviset tiimin jäsenet ja napsauta tiimin jäsenen nimeä luettelossa ja napsauta sitten Muokkaa käyttöoikeuksia -kynäkuvaketta.

2. Ota halutut asetukset käyttöön (molemmat tai vain toinen): 

• Putkistojen hallinta -vaihtoehto antaa oikeudet asettaa ja muuttaa putkistojen asetuksia, mukaan lukien oletuskertaus.
• Työn toistuvuuden hallinta -vaihtoehto antaa käyttöoikeudet uusien toistuvuuksien lisäämiseen ja olemassa olevien muokkaamiseen sekä Työn toistuvuusluettelon käyttämiseen.

3. Napsauta Tallenna.

Huom! Työn toistuvuuden hallinta -vaihtoehto antaa käyttöoikeudet yksittäisten aikataulujen asettamiseen vain niille asiakastileille, joihin työntekijällä on jo käyttöoikeus.