Työn toistuvuus (Advanced): Luo, Muokkaa, Poista

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Katettu täällä:

• Työn toistuvuuden lisääminen
• Toistuvuusasetukset
• Setting up default recurrence
• Toistuvuuksien muokkaaminen
• Työn toistuvuuksien poistaminen aikataulusta
• Mistä tiedän, milloin ajastettu työ on luotu?
• Käyttöoikeudet työn toistuvuuden hallintaa varten

Työn toistuvuuden lisääminen

There are three simple ways to add job recurrences:

• Siirtymällä vasemmalta valikkopalkista kohtaan Työnkulku > Työn toistuvuudet (tämä on helpoin tapa, koska täältä voit lisätä toistuvuuksia mille tahansa putkelle ja asiakkaalle). 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Voit lisätä työn toistuvuuden Työn toistuvuudet -luettelosta:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Helpottaaksesi tilien etsimistä voit:

• Lajittele luettelo tilin nimen tai tilin toistuvien töiden määrän mukaan. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Suodata tililuettelo napsauttamalla valikkopalkin oikeassa reunassa olevaa Suodata-painiketta (lisätietoja suodattimien käyttämisestä tililuettelon rajaamiseen).

3. Valitse putki, johon uusi toistuvuus lisätään. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Nyt aina, kun aloituspäivämäärä tulee, valitun tilin työ lisätään automaattisesti putkeen.

Vinkki! Voit lisätä samalle tilille niin monta toistuvaa työtä kuin tarvitset. Jos sinun on esimerkiksi laadittava eri lomakkeita samalle asiakkaalle, voit pitää ne erillisinä töinä ja muokata kutakin työtä haluamallasi tavalla, jolloin jokaiselle työlle voidaan määrittää toistuvuus.

Kun toistuvat työt on lisätty aikatauluun, ne tulevat näkyviin Työt toistuvat -luetteloon. Näet myös niiden tilien lukumäärän, joilla on toistuvia töitä, putkiston nimen alla.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Toistuvuusasetukset

Toistuvuusasetukset yksityiskohtaisesti:

• Uusiutuminen:
• Joka vuosi
• 3 kuukauden välein
• Joka kuukausi
• Joka viikko
• Joka päivä
• Uusiutumisaika: Toistumisjakson alkamis- ja päättymispäivämäärä (valinnainen). Nämä ovat ensimmäinen ja viimeinen päivä, jolloin työ näkyy putkistossa.
• Toistuu joka: Valitse mukautettu jaksotus ja toistopäivät/viikonpäivät pudotusvalikosta.
• Työparametrit: Valitse työmalli ja työstä vastaavat henkilöt.

Pidä mielessä:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Toistuvuuksien muokkaaminen

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Voit vaihtaa minkä tahansa toistuvan tapauksen kohdalla: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Työn malli
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Jos haluat muuttaa asetuksia putkistosta tai asiakasprofiilista, napsauta Manage Recurrence (Hallitse toistuvuutta), valitse yksi tai useampi toistuvuus ja napsauta Recurrence settings (Toistuvuusasetukset ) -linkkiä.

Pidä mielessä, että:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Kun muokkaat toistuvuusasetuksia irtotavarana, täytetään vain ne asetukset, jotka ovat samoja valitsemiesi tilien välillä. (Jos esimerkiksi useilla toistuvuuksilla on sama päivämäärä, mutta eri vastaanottajat, päivämääräkenttä täytetään ja vastaanottajakenttä jätetään tyhjäksi).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Kun tiimin jäsen, jolle on määritetty toistuvia töitä, poistetaan käytöstä, nämä toistuvat työt siirretään uudelleen yrityksen omistajalle.

Löydät lähimmät toistuvat päivämäärät, kun hallitset toistuvia päivämääriä: 

Huomautus: Jos yrität poistua Toistumisasetukset sivulle napsauttamatta Save, saat varoituksen. Napsauta . Jatka muokkausta ponnahdusikkunassa, jos haluat jatkaa muutosten tekemistä tai Hylkää muutokset jos haluat hylätä tekemäsi muokkaukset. Vältä valitsemasta Estä tämän sivun luominen uusista valintaikkunoista -valintaruutua, jos haluat nähdä tämän hyödyllisen ponnahdusilmoituksen.

Työn toistuvuuksien poistaminen aikataulusta

Jos haluat poistaa toistuvuudet, joita ei enää tarvita, valitse ne Työn toistuvuudet -luettelosta, napsauta Poista ja napsauta sitten Vahvista.

Tämä voidaan tehdä myös putkiston Manage Recurrence -osiossa.

Mistä tiedän, kun ajastettu työ on luotu?

Kun uusi työ luodaan putkiston sisällä, saat ilmoituksen omaan Inbox+ siitä. Saat myös linkin siihen. Jos jokin estää työn luomisen, saat myös siitä ilmoituksen, jossa kerrotaan miksi. Tässä on lisätietoja järjestelmän ilmoituksista työn automatisointiin liittyvistä ongelmista.

Käyttöoikeudet työn toistuvuuden hallintaa varten

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Jos haluat, että myös työntekijällä on käyttöoikeus, sinun on annettava hänelle käyttöoikeudet:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia -osion kynäkuvaketta ja vaihda haluamasi asetukset (molemmat tai vain yksi): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Napsauta Tallenna.