Automove (Basic): Viestien lähettäminen & linkki työpaikkoihin

Voit lähettää viestisi automaattisesti. Lisäksi työsi voivat siirtyä automaattisesti putken seuraavaan vaiheeseen, kun asiakas tarkistaa kaikki asiakastehtävät chatissa. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää automaattisia viestejä joko automove-vaihtoehdon kanssa tai ilman sitä.

Katettu täällä:

• Käytä automaattisia viestejä ilmoittaaksesi asiakkaille työsi edistymisestä.
• Ota käyttöön automaattinen siirto pyytämään asiakkaan vahvistusta "Valmis lataus"/lomakkeiden täyttäminen
• Linkitä keskusteluketju työhön manuaalisesti

Käytä automaattisia viestejä ilmoittaaksesi asiakkaille työsi edistymisestä.

Yritykset, jotka käyttävät viestien automatisointia, pyrkivät lähettämään useita viestejä kunkin työn yhteydessä ja varoittamaan asiakkaita päivityksistä työn edetessä yrityksen työnkulussa. Asiakkaasi voivat siis saada viestejä kuten: "Hei, Lisa! Sinun on täytettävä tämä järjestäjä" tai "Hei, Bart! Palautustasi tarkastetaan parhaillaan!" 

Prosessi menee yleensä näin:

1. Jos haluat, että viestit lähetetään automaattisesti, tarvitset aina ensin mallin. Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sen valitsemalla Uusi malli, kun lisäät automaation.

2. Lisää Lähetä viesti -automatiikka jokaiseen vaiheeseen, jonka osalta haluat ilmoittaa asiakkaalle, mitä tapahtuu. Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, asiakkaalle lähetetään automaattisesti viesti. Samalla se linkitetään automaattisesti työhön. 

3. Päätä, lähetetäänkö viesti olemassa olevaan vai uuteen keskusteluketjuun. Pääsääntöisesti kannattaa valita Luo uusi viestiketju -vaihtoehto ensimmäiseen vaiheeseen (kun uusi työkierto on alkanut) ja Vastaa uusimpaan viestiketjuun -vaihtoehto muihin vaiheisiin (kun olet jo luonut kyseistä työtä varten chat-ketjun). 

Huom! Jos chat-malli ei sisällä asiakastehtäviä, automaattinen viesti ei vaadi käyttäjän toimia. Siksi Automove Jobs -ominaisuus ei ota huomioon tätä automaatiota. Ei siis ole väliä, onko Automove Jobs -vaihtoehto päällä vai pois päältä. (Tässä on lisätietoja siitä, miten keskeneräisiä elementtejä käsitellään, kun töitä siirretään). 

Ota käyttöön automaattinen siirto pyytämään asiakkaan vahvistusta "Valmis lataus"/lomakkeiden täyttäminen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

TaxDome Keskustelut voivat sisältää asiakkaidesi tehtäväluetteloita. Tätä ominaisuutta käytetään usein tarkistuslistan luomiseen verovalmisteluun tarvittavista asiakirjoista, vahvistuksen pyytämiseen siitä, että asiakkaalta vaadittu toimenpide on suoritettu jne. 

Jos automaattiset viestisi sisältävät tällaisia tehtäviä, voit käyttää sitä yhdessä Automove Jobs -ominaisuuden kanssa, jolloin työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun asiakas on rastittanut kaikki tehtävät. 

Vinkki! Tässä on esimerkki asiakastehtävien käytöstä, kun pyydetään asiakkaan vahvistusta verovalmistelussa tarvittavien asiakirjojen lataamisesta. Voit kuitenkin käyttää sitä asiakkaan vahvistukseen, kun hän on täyttänyt palkkalomakkeet jne. valmiiksi. Katso jakson lopussa oleva video.

Katsotaanpa, miten tämä voidaan järjestää:

1. Kaikille automaattisille viesteille on aina oltava malli, jossa on tehtävät. Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sen valitsemalla Uusi malli, kun lisäät automaation. Mallisi voi näyttää tältä:

2. Prosessistasi riippuen voit lisätä putkistoosi erillisen "Asiakirjat ladattu" -vahvistusvaiheen, jossa vahvistetaan, että asiakas on lähettänyt kaikki tarvittavat tiedot, ennen kuin työ siirtyy valmisteluvaiheeseen.

3. Lisää tämän vaiheen Lähetä viesti -automatiikka ja päätä sitten, lähetetäänkö viesti olemassa olevaan vai uuteen keskusteluketjuun. 

Yleensä haluat valita tässä tapauksessa vaihtoehdon Vastaa viimeisimpään viestiketjuun, koska saatat olla jo luonut automaattisen keskusteluketjun tätä työtä varten. Uusien tehtävien lisääminen samaan keskusteluketjuun päivittää aiemmin luotua tehtäväluetteloa, joka näkyy keskusteluketjussa (jos sellainen on).

Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, viesti lähetetään automaattisesti asiakkaalle. Samalla se liitetään automaattisesti työhön. 

4. Varmista, että Automove jobs -vaihtoehto on kytketty päälle. Näin kun asiakas tarkistaa tehtävät keskusteluketjussa, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.

Tässä näet toisen esimerkin tämän ominaisuuden käyttämisestä palkanlaskentalomakkeiden täyttämisen automatisointiin:

Linkitä keskusteluketju työhön manuaalisesti

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolla on oikeudet tarkastella kaikkia tilejä tai joka on nimetty asiakastilille, voi yhdistää keskusteluketjuja työpaikkoihin. 

Kun keskusteluketju on linkitetty manuaalisesti,automaattinen työnsiirto toimii samalla tavalla kuin automaattisesti lähetettyjen ja linkitettyjen viestien kohdalla: 

• Jos keskustelussa on asiakkaan tehtäviä, työ siirretään seuraavaan vaiheeseen, kun asiakas rastittaa kaikki tehtävät.
• Jos chatissa ei ole asiakastehtäviä, automaattinen tehtävien siirto -toiminto ei toimi linkitetyn chatin osalta.

Jos haluat linkittää keskusteluketjun manuaalisesti, siirry putkistoon, varmista, että työ on oikeassa vaiheessa, napsauta työlaatikkoa, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa + Linkki -painiketta, valitse Keskustelut ja valitse sitten keskusteluketjut. Voit linkittää työn myös uutta keskustelua luodessasi.

• Voit linkittää minkä tahansa keskusteluketjun, joka sisältää aiemmin tilillä oleville käyttäjille lähetettyjä viestejä.
• Oletusarvoisesti vain aktiiviset säikeet näytetään. Jos haluat nähdä kaikki tai vain arkistoidut säikeet, napsauta Suodata-painiketta , valitse joko Kaikki tai Arkistoitu ja napsauta sitten Käytä.
• Työssä voi olla niin monta linkitettyä säiettä kuin tarvitaan.

Huom! Jos keskusteluketjun asiakastehtäviä ei ole rastitettu ja siirrät työn manuaalisesti toiseen vaiheeseen, sinua pyydetään päättämään, mitä tehdä vireillä olevalle keskusteluketjulle (tässä on lisätietoja keskeneräisten elementtien käsittelystä töitä siirrettäessä).