Automaatioesimerkkejä (perus): Sähköpostin lähettäminen
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Voit luoda ja lähettää sähköpostit automaattisesti. Jokainen sähköposti on henkilökohtainen ja sisältää kaikki tarvittavat tiedot, vaikka ne olisivat erilaisia jokaiselle asiakkaalle. Jotta automaation taika tapahtuisi, määritä Lähetä sähköpostia -automatiikka jokaista vaihetta varten, kun haluat sähköpostit lähetettävän.
Katettu täällä:
- Määritä automaatiot sähköpostien lähettämistä varten
- Linkitä sähköpostin liitetiedostot työhön
- Personoi automaattiset sähköpostit
Määritä automaatiot sähköpostien lähettämistä varten
Automaattisista sähköposteista puhuttaessa prosessi menee yleensä seuraavasti:
1. Jos haluat, että sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti, tarvitset jokaiselle sähköpostiviestille oman mallin. Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sellaisen valitsemalla Uusi malli, kun lisäät automaation. Muista käyttää malleissa oikokoodeja, jotta voit personoida sen.
2. Yleisesti ottaen et ehkä halua erillistä vaihetta sähköpostien lähettämistä varten. Sen sijaan voit lisätä Lähetä sähköpostia -automaation eri vaiheisiin, jotta:
- Kerro, mitä odotat asiakkailtasi prosessin jokaisessa vaiheessa, esimerkiksi pyydät heitä lataamaan asiakirjoja, merkitset asiakkaan tehtävät suoritetuiksi ja täytät järjestäjän.
- Ilmoita asiakkaillesi, mitä tapahtuu, esimerkiksi milloin olet saanut heidän asiakirjansa tai milloin heidän palautuksensa on valmis.
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, sähköpostiviesti lähetetään automaattisesti kaikille asiakastiliin liitetyille yhteystiedoille.
Huom! Lähetä sähköpostia -automaation osalta ei ole merkitystä sillä, onko Automove jobs -vaihtoehto vaiheen osalta päällä. Automaatio käynnistyy automaattisesti, eikä sen loppuunsaattaminen edellytä toimenpiteitä asiakkaalta tai yritykseltä. Myöskään mitään elementtejä ei linkitetä työhön, kun automaatio käynnistetään.
Linkitä sähköpostin liitetiedostot työhön
Sähköposteja ei voi linkittää työpaikkoihin, mutta asiakkaiden sähköpostin liitetiedostot voi linkittää. Noudata seuraavia ohjeita:
- Avaa sähköpostiviesti, jonka liitteenä on tiedosto, ja napsauta oikealla olevaa Save to TaxDome -linkkiä.
- Muokkaa tiedoston nimeä ja kuvausta (valinnaisesti) ja napsauta Lataa. Tiedosto tallennetaan asiakkaan lataamat asiakirjat -kansioon.
- Avaa työkortti joko kanban-näkymästä, kalenterista tai Työpaikat-luettelosta .
- Linkitä asiakirja siihen: Napsauta yläreunassa +Link , valitse Documents, napsauta Client uploaded documents -kansiota ja valitse haluamasi tiedostot ja napsauta sitten Link.
Nyt tiimisi jäsenet pääsevät helposti tarvittaviin asiakirjoihin suoraan työkortissa.
Vinkki! Ota käyttöön ominaisuus Tallenna liitetiedostot automaattisesti, jos haluat ohittaa kaksi ensimmäistä vaihetta ja saada asiakirjat tallennettua automaattisesti.
Personoi automaattiset sähköpostit
Voit käyttää mitä tahansa mukautettuja tietoja automaattisten sähköpostiviestien mukauttamiseen ja henkilökohtaisen kosketuksen lisäämiseen. Voit tehdä näin:
- Varmista, että asiakastileilläsi ja yhteystiedoillasi on kaikki tarvittavat tiedot mukautetuissa kentissä. Vielä hyödyllisempää voi olla lisätä kaikki tarvittava tilien tuonnin yhteydessä.
- Lisää lyhytkoodit sähköpostimalliin ja käytä sitä edellä kuvattuun automatisointiin.
Kun sähköposti lähetetään automaattisesti, sähköpostin otsikko- ja/tai runkokentän lyhytkoodit korvataan mukautettujen kenttien tiedoilla, kuten etu- ja sukunimi, arvioitu veronmaksu, yritystiedot tai tietty päivämäärä.
