Ajanottoluettelo (Basic): Näytä, suodata, tulosta

Voit tarkastella kaikkia aikamerkintöjäsi yhdessä paikassa. Tässä artikkelissa tarkastelemme eri vaihtoehtoja työaikamerkintöjen tarkasteluun sekä sitä, miten niitä voi suodattaa, tulostaa ja viedä - ja luoda laskuja suoraan työaikamerkinnöistä.

Katettu täällä:

• Aikamerkintöjen tarkastelu
• Ajan kirjausluettelon mukauttaminen
• Aikamerkintöjen suodattaminen
• Aikamerkintöjen tulostaminen
• Aikamerkintöjen vieminen
• Laskujen luominen työaikamerkinnöistä

Aikamerkintöjen tarkastelu

Aikamerkintöjä voi tarkastella kolmella tavalla:

• For all accounts: go to Billing > Time entries from the left menu bar. If a team member has access rights to manage time entries, they will see all time entries. Otherwise, they will see only those time entries that they have created.
• For a single client: go to the Invoices tab of a client account page, then select the Time Entries subtab. This page can be managed by a firm owner, admin and team member with the access rights to manage time entries and access to the client account.
  If a team member doesn't have the right to manage time entries but has account access, they still will be able to manage those time entries that they have created by themselves.
• For all accounts the team member has access to: go to Billing > WIP from the left menu bar. This page will combine all time entries for an account in a single entry that can be easily billed. This page is available for a firm owner and an admin. Learn more about WIP page.

Jos työntekijällä ei ole oikeuksia laskujen hallintaan, hän voi silti nähdä Laskutus > Aikamerkinnät -sivun ilman pääsyä asiakkaiden laskuihin.

Sivun yläosassa näet:

• Kokonaiskesto: kaikkien aikamerkintöjen kokonaisaika.
• Laskuttamaton määrä yhteensä: laskujen kokonaissumma, jota ei ole vielä laskutettu.
• Laskutettu yhteensä: laskuissa laskutettu kokonaissumma.

Aikamerkintäluettelo on täysin muokattavissa. 

Voit tarkastella sarakkeita:

• Name: the account unique ID and name connected to the time entry. Click on it to see more details
• Ajastimen tila: aikamerkinnän tämänhetkinen tila - onko se käynnissä vai päättynyt.
• Päivämäärä: päivämäärä ja kellonaika, jolloin hanke aloitettiin.
• Type: shows whether the time entry is billable or non-billable. Click on it to edit
• Vastaanottaja: työssä työskentelevän ryhmän jäsenen nimi, jonka työaikaa seurataan.
• Palvelu: seurattavan työn tyyppi.
• Kesto: tietyn aikamerkinnän kokonaiskesto.
• Hinta: palvelusta veloitettava tuntihinta.
• Laskutettava: laskutettava määrä (näytetään vain laskutettavien aikamerkintöjen osalta).
• Invoice status: shows whether the time entry has already been included in an invoice or not
• Invoice: the invoice number connected to the time entry. Click on it to open the Invoices list for a client
• Kuvaus: lyhyt kuvaus hankkeesta (jos se on annettu työaikamerkintää luotaessa).
• Työpaikat: työaikamerkintään liittyvien työpaikkojen lukumäärä.
• Tunnisteet: aikamerkintään käytetyt tunnisteet

Voit lajitella luettelon päivämäärän ja tyypin mukaan. Napsauta valitsemasi sarakkeen nimen vieressä olevia ylös-alas-nuolia. Lajittelu voidaan tehdä myös aikamerkintöjen suodattamisen jälkeen.

Ajan kirjausluettelon mukauttaminen

Voit muokata työaikamerkintäluetteloa eri tavoin. Voit muuttaa kokoa, ottaa käyttöön, poistaa käytöstä ja siirtää sarakkeita haluamallasi tavalla.

Voit mukauttaa kunkin sarakkeen kokoa. Voit tehdä sen napsauttamalla ja pitämällä sarakkeiden nimien välistä jakotietä painettuna ja muuttamalla sen kokoa siirtämällä hiirtä.

Voit määrittää sarakkeet, jotka haluat näyttää aikamerkintäluettelossa, napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta.

Tässä voit valita sarakkeet, jotka haluat näyttää. Voit ottaa käyttöön, poistaa käytöstä tai siirtää haluamiasi sarakkeita, lukuun ottamatta Nimi-saraketta. Kun olet napsauttanut Apply (Käytä) -painiketta, taulukko rakennetaan uudelleen uusilla sarakkeilla.

Napsauttamalla Nollaa saat kaikki sarakkeet näkyviin.

Aikamerkintöjen suodattaminen

Suodatuksen avulla voit nopeasti löytää aikamerkintöjä tiettyjen kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi käyttää suodattimia löytääksesi kaikki tiettyyn tiimin jäseneen liittyvät aikamerkinnät. Voit suodattaa aikamerkintöjä seuraavilla ehdoilla:

• Tili: valittujen asiakastilien aikamerkintöjen tarkastelu
• Tiimin jäsen: valittuun tiimin jäseneen liittyvien aikamerkintöjen tarkastelu
• Alku: tarkastella aikamerkintöjä, joiden alkamispäivämäärä on tietyn aikavälin sisällä.
• Loppu: tarkastella aikamerkintöjä, joiden eräpäivät ovat tietyn aikavälin sisällä.
• Tila: tarkastella aikamerkintöjä tilassa Aktiivinen, Keskeytetty tai Päättynyt tai kaikkia yhdessä.
• Tyyppi: Näytä työaikamerkinnät, jotka voidaan laskuttaa laskulla, tai ne, joita ei voida laskuttaa.
• Palvelu: tietyn palvelun seuratun ajan tarkasteleminen
• Laskutuksen tila: katso aikamerkinnät, jotka on jo laskutettu tai joita ei ole vielä laskutettu.
• Laskun numero: tiettyyn laskuun liittyvien työaikamerkintöjen tarkastelu.
• Tunnisteet: tarkastella aikamerkintöjä, joissa on tiettyjä tunnisteita. Voit esimerkiksi käyttää tunnisteita löytääksesi nopeasti kaikki aikamerkinnät asiakkaista, joilla on laadittu 1040-lomakkeet.

Jos haluat suodattaa aikamerkintöjä, valitse oikeassa yläkulmassa Suodata , valitse haluamasi suodattimet ja napsauta sitten Käytä.

Voit myös tallentaa suodatinyhdistelmiäsi malleiksi tulevaa käyttöä varten. Tässä lisää suodattimista.

Aikamerkintöjen tulostaminen

Voit tulostaa aikamerkintäluettelon valitsemalla sivun oikeassa yläkulmassa Tulosta . Selaimesi kehottaa sinua tulostamaan luettelon, joka sisältää nykyisen päivämäärän ja kellonajan.