Aikamerkinnät (Basic): Laskutusaika
Tämä artikkeli opastaa sinua kaikissa tavoissa, joilla saat maksun seuratusta ajasta: opettele, miten laskutetaan kaikki valmiit työaikamerkinnät.
Katettu täällä:
- Ennen kuin aloitat
- Laskujen luominen työaikamerkintöjen luettelosta
- Creating invoices for billable time entries from the WIP page
- Aikamerkintöjen merkitseminen laskutetuiksi
Ennen kuin aloitat
Ennen kuin sukellat laskujen luomiseen seuratusta ajasta, on tärkeää ymmärtää eri lähestymistavat, joita voit käyttää ajanseurantaan TaxDome. Tässä on kaksi ensisijaista menetelmää:
Luo lasku etukäteen
Ensimmäinen vaihtoehto on käynnistää prosessi laatimalla lasku etukäteen tai pyytämällä asiakasta suorittamaan ennakkomaksun. Sitten voit seurata tätä prosessia:
1. As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker.
2. Periodically review the tracked time against the initial invoice to ensure it adequately covers all the time expended. You can always see your team's unbilled time for each client in their profile's Invoices or Payment tabs.
3. Tilanteesta riippuen voit valita:
- Luo yksi lisälasku, jos lisäaikaa kuluu.
- Anna palautus tai jätä se asiakkaan saldoon, jos alkuperäinen lasku/ennakkomaksu ylittää tosiasiallisesti käytetyn ajan.
4. Kun olet tyytyväinen, merkitse lasku laskutetuksi, jotta kirjanpito pysyy oikeana.
Seuraa aikaa ensin, luo sitten lasku
- Kun olet suorittanut seuratut tehtävät tai projektit, voit luoda laskun suoraan kertyneestä laskutetusta ajasta.
- Tarkista laskun tiedot oikeellisuuden varmistamiseksi ennen laskun viimeistelyä ja lähettämistä asiakkaalle.
Laskujen luominen työaikamerkintöjen luettelosta
Tiimin jäsenet, joilla on oikeudet Laskujen hallinta -oikeudet, voivat laskuttaa seurattua aikaa luomalla laskun suoraan työaikamerkinnöistä. Prosessi toimii seuraavasti:
1. Go to the Invoices > Time Entries or to the Time Entries subtab of the Invoices tab inside a client account.
Juomaraha! Suodattimien avulla voit helpottaa sopivien laskujen löytämistä. Napsauta Suodatin aikatapahtumaluettelon oikeassa yläkulmassa ja valitse asiakas, Laskutettava tyyppi ja Laskuttamattoman laskun tila.
2. Valitse yksi tai useampi aikamerkintä yhdelle asiakkaalle.
3. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Luo lasku -painiketta. Näet Luo lasku -sivun, jossa aikamerkinnät on lisätty rivikohdiksi. Voit tarvittaessa muokata mitä tahansa rivikohtia.
4. Täytä Luo lasku -sivu ja napsauta Luo.
Pidä mielessä:
- Voit luoda laskun useista aikamerkinnöistä kerralla, mutta vain yhdelle asiakastilille.
- Laskun luominen on mahdollista vain sellaisille työaikamerkinnöille, jotka ovat laskutettavia ja joilla on tila Laskuttamaton.
- Kun olet luonut laskun, työaikamerkinnän tila muuttuu laskuttamattomasta laskutetuksi.
- Aikamerkinnän palvelu ja kuvaus muunnetaan budjettikohdan palveluksi ja kuvaukseksi.
- Jos luot laskun muutamasta aikamerkinnästä, joissa on sama palvelu, hinta ja kuvaus, ne yhdistetään yhdeksi rivikohdaksi.
- Laskun rivikohdan muokkaaminen ei vaikuta työaikamerkintään (esim. laskun rivikohdan hinnan muuttaminen ei muuta työaikamerkinnässä mainittua hintaa).
- Vastaavasti työaikamerkinnän muokkaaminen laskun luomisen jälkeen ei vaikuta laskuun.
- If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased
Creating invoices for billable time entries from the WIP page
WIP page, explained
To find all unpaid billable time entries grouped by client, go to Billing > Work in progress (WIP) from the left menu bar. This page is available for Firm owners and Admins only.
On the WIP page, you’ll see these column headers:
- ID: ainutlaatuinen asiakas ID
- Nimi: asiakkaan etu- ja sukunimi tai yrityksen nimi; klikkaa nimeä siirtyäksesi asiakkaan profiiliin.
- Laskuttamattomat merkinnät: maksamattomien laskutettavien työaikamerkintöjen määrä.
- Laskuttamaton aika: asiakkaan laskuttamaton kokonaisaika.
- Laskutettava: asiakkaan laskuttamaton kokonaismäärä.
- Luo lasku: napsauta tämän sarakkeen linkkiä luodaksesi laskun maksamattomista laskutettavista aikamerkinnöistä.
Napsauta sen sarakkeen otsikon vieressä olevaa ylös-alas-nuolta, jonka haluat lajitella.
The total number of unbilled time and the total unpaid are displayed on the top left of the WIP page. When the list is filtered, amounts are recalculated.
Tätä sivua voi suodattaa myös päivämäärän mukaan: napsauta luettelon vasemmassa yläkulmassa olevaa suodatinta, valitse avattavasta luettelosta Päivämäärä ja valitse arvo, joka vastaa Päivää, Viime viikkoa, Viime kuukautta, Viime vuosineljännestä, Viime vuotta tai mitä tahansa mukautettua päivämäärää. Lisätietoja suodattimista löydät täältä.
Create invoices from the WIP page
Voit luoda laskun asiakkaittain ryhmitellyistä laskutettavista aikamerkinnöistä seuraavasti:
1. Go to Billing > WIP from the left menu bar and click Create invoice for a client.
2. Valitse, mitkä tämän asiakkaan maksamattomat laskutettavat työaikamerkinnät laskutetaan, ja valitse Jatka laskutusta.
3. Luo lasku -sivulla aikamerkinnät lisätään rivikohdiksi. Voit tarvittaessa muokata mitä tahansa rivikohtia.
4. Fill in the Create Invoice page and click Create.
Pidä mielessä:
- Once you create an invoice, the time entry's status changes from Unbilled to Billed and these time entries will be removed from the WIP page
- Aikamerkinnän palvelu ja kuvaus muunnetaan budjettikohdan palveluksi ja kuvaukseksi.
- Jos luot laskun useista aikamerkinnöistä, joissa on sama palvelu, hinta ja kuvaus, ne yhdistetään yhdeksi rivikohdaksi.
- Laskun rivikohdan muokkaaminen ei vaikuta työaikamerkintään (esim. laskun rivikohdan hinnan muuttaminen ei muuta työaikamerkinnässä mainittua hintaa).
- Vastaavasti työaikamerkinnän muokkaaminen laskun luomisen jälkeen ei vaikuta laskuun.
- If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased
Aikamerkintöjen merkitseminen laskutetuiksi
2. Select one or more time entries for your clients and click Mark already billed at the top left. The invoices will be marked as billed and removed from the WIP list.
