Työpaikat (edistyneet): Automove
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Automove Jobs -ominaisuus yksinkertaistaa työnkulkua, kun työt siirtyvät putkistossa vaiheesta toiseen itsestään. Käytä ominaisuutta automaatioiden, linkitettyjen elementtien tai molempien kanssa. Luo riippuvuus, jotta työt siirtyvät automaattisesti eteenpäin aina, kun tiimin jäsen tai asiakas on suorittanut kaikki vaiheeseen kuuluvat toimet.
- Automove Jobs, selitetty
- Miten Automove Jobs toimii automaatioiden kanssa
- Kuinka Automove Jobs toimii manuaalisesti linkitettyjen elementtien kanssa
- Automove Jobs Kysymyksiä ja vastauksia/esimerkkejä
Automove Jobs, selitetty
Näin se toimii:
1. Kun lisäät vaiheita ja automaatioita putkistoon, kytke Automove jobs päälle niissä vaiheissa, joissa haluat töiden siirtyvän automaattisesti eteenpäin.
2. Kun lisäät työn putkistoon, ensimmäisen vaiheen automaatiot käynnistyvät.
3. JosAutomove jobs on kytketty päälle ensimmäisessä vaiheessa, työ siirtyy automaattisesti toiseen vaiheeseen, kun kaikki ensimmäisen vaiheen toimet on suoritettu (esim. ehdotus on allekirjoitettu, lasku maksettu jne.), jolloin toisen vaiheen automaatiot käynnistyvät - ja niin edelleen.
4. Kun työ on saavuttanut loppuvaiheensa ja kaikki toimet on suoritettu, voit arkistoida sen.
Pidä mielessä:
- Jos vaiheeseen, jossa Automove-työt on kytketty päälle, lisätään useita automaatioita, työ siirtyy automaattisesti, kun kaikki toiminnot on suoritettu.
- Automove jobs -ominaisuus tunnistaa laskut, ehdotukset, järjestäjät, tehtävät, asiakirjat ja keskustelut, vaikka ne olisi manuaalisesti liitetty johonkin vaiheeseen kuuluvaan työhön. Jos linkitetyissä elementeissä on keskeneräisiä toimintoja, työ ei siirry eteenpäin.
- Et voi kytkeä Automove-töitä päälle putken viimeisessä vaiheessa.
- Katso työlaatikon oikealla puolella olevasta laskurista, onko nykyisessä vaiheessa keskeneräisiä elementtejä. Yksityiskohtainen selitys löytyy täältä.
Miten Automove Jobs toimii automaatioiden kanssa
Automove jobs -ominaisuus toimii vain sellaisten automaatioiden kanssa, jotka edellyttävät tiimin jäseneltä tai asiakkaalta tiettyjä käyttäjän toimia. Tutustu alla oleviin yksityiskohtiin ja klikkaa kunkin automaation nimeä saadaksesi selville, miten sitä käytetään:
| Automaatio | Mitä tapahtuu automaattisesti |
Tarvittava toimenpide | Kuka suorittaa toimen | Käynnistimet Automove |
| Lähetä järjestäjä |
Organizer lähetetään asiakkaalle ja liitetään työhön | Lähetä järjestäjä |
Asiakas | Kyllä |
| Luo lasku | Asiakkaalle lähetetty lasku, joka on liitetty työhön. | Palkka | Asiakas | Kyllä |
| Lähetä ehdotus | Ehdotus lähetetään asiakkaalle ja liitetään työhön | Kirjaudu | Asiakas | Kyllä |
| Luo tehtävä | Tiimin jäsenelle luotu ja työhön liitetty tehtävä | Merkitse valmiiksi tai peruuntuneeksi | Tiimin jäsen | Kyllä |
| Lähetä viesti (jos malliin on lisätty tehtäviä asiakkaalle). | Asiakkaalle lähetetty viesti, joka liittyy työhön | Tarkista asiakkaan tehtävät | Asiakas | Kyllä |
| Lähetä viesti (jos mallissa ei ole tehtäviä asiakkaalle). | Asiakkaalle lähetetty viesti, joka liittyy työhön | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
| Sovelletaan kansiomallia | Asiakastiliin sovellettava kansiomalli | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
| Sovelletaan tunniste tilille |
Käytetyt tai poistetut tunnisteet | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
| Tilin käyttöoikeuksien päivittäminen | Tiimin jäseniä lisätään tilille tai poistetaan tililtä. | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
| Päivitä työn vastaanottaja | Tiimin jäseniä lisätään tai poistetaan työn vastaanottajiksi. | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
| Lähetä sähköpostia |
Sähköposti lähetetään asiakkaalle | - | Suoritetaan automaattisesti | Ei |
Miten Automove Jobs toimii manuaalisesti linkitettyjen elementtien kanssa?
Joskus voit mieluummin lisätä manuaalisesti olemassa olevan laskun, ehdotuksen tai muun elementin työtehtävään kuin käyttää automaatioita sen luomiseen. Lisäksi joitakin elementtejä (esim. asiakirjoja) voi linkittää vain manuaalisesti. Manuaalisesti linkitetyt elementit käynnistävät kuitenkin Automove-työt aivan samoin. Tutustu alla oleviin yksityiskohtiin ja napsauta kunkin elementin nimeä nähdäksesi, miten sitä käytetään:
| Linkitetty elementti | Tarvittava toiminta | Käynnistimet Automove |
| Ehdotus |
Kirjaudu | Kyllä |
| Allekirjoitusta odottava asiakirja |
Kirjaudu | Kyllä |
| Maksua odottava asiakirja |
Maksa lasku, johon asiakirja on lukittu. | Kyllä |
| Hyväksyntää odottava asiakirja |
Hyväksy | Kyllä |
| Lasku |
Palkka | Kyllä |
| Järjestäjä |
Lähetä | Kyllä |
| Tehtävä |
Merkitse valmiiksi tai peruuta | Kyllä |
| Chat-ketju, jossa on tehtäviä asiakkaalle |
Tarkista asiakkaan tehtävät | Kyllä |
| Keskusteluketju ilman tehtäviä asiakkaalle | - |
Ei |
| Huomautus | - | Ei |
| Maksu | - | Ei |
| Ajan syöttö | - | Ei |
| Wiki-sivu | - | Ei |
| Job | - | Ei |
Automove Jobs Kysymyksiä ja vastauksia/esimerkkejä
| Mitä tapahtuu, kun Automove jobs on kytketty päälle vaiheessa, joka sisältää näitä automaatioita ja linkitettyjä elementtejä: |
Vastaa: | |
| Luo lasku ja päivitä tilitunnisteet? | Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas maksaa laskun. | |
| Päivitä tilitunnisteet ja lähetä sähköpostia? |
Työ ei siirry automaattisesti.
|
|
| Lähetä ehdotus ja Lähetä viesti?
|
Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas on allekirjoittanut ehdotuksen ja kaikki asiakastehtävän tehtävät keskusteluketjussa on merkitty valmiiksi (jos mallissa ei ole asiakastehtäviä, ehdotuksen allekirjoittaminen on ainoa toiminto, joka käynnistää automaattisen siirron). | |
| Lähetä laskun sisältävä ehdotus? | Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas allekirjoittaa ehdotuksen (jos kuitenkin linkität laskun manuaalisesti, työ siirtyy automaattisesti, kun ehdotus on allekirjoitettu ja lasku maksettu). | |
| Lähetä järjestäjä ja linkitetty asiakirja odottaa hyväksyntää?
|
Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas tai tiimin jäsen lähettää järjestäjän. ja hyväksyy asiakirjan.
|
|
| Lähetä järjestäjä ja manuaalisesti linkitetty vireillä oleva ehdotus?
|
Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas tai tiimin jäsen lähettää järjestäjän. ja allekirjoittaa ehdotuksen.
|
|
| Manuaalisesti linkitetty vireillä oleva järjestäjä eikä mitään automaatioita? | Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas tai tiimin jäsen lähettää järjestäjän.
|
|
| Manuaalisesti linkitetty lasku ilman automaatioita?
|
Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas suorittaa täyden maksun. | |
| Manuaalisesti linkitetty asiakirja, joka odottaa allekirjoitusta ja maksua?
|
Työ siirtyy automaattisesti, kun asiakas on allekirjoittanut asiakirjan ja suorittanut täyden maksun. | |