Keskustelut (Basic): Luo ja sovella malleja
Chat-mallit ovat hyödyllisiä asiakkaille säännöllisesti lähettämissäsi viesteissä. Niitä käytetään myös putkistoissa automaatioina automaattisten ilmoitusten lähettämiseen asiakkaille. Niiden ansiosta sinun ei tarvitse kirjoittaa samoja viestejä tyhjästä yhä uudelleen. Tee näin, että sinulla on ne aina valmiina, kun tarvitset niitä.
Katettu täällä:
- Chat-mallien luominen
- Chat-mallien soveltaminen
- Chat-mallien muokkaaminen
- Chat-mallien poistaminen
- Viestien automatisointi asiakastileille
Chat-mallien luominen
Chat-mallin voi luoda yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolla on käyttöoikeudet seuraaviin asioihin hallita malleja.
Voit luoda keskustelumallin valitsemalla vasemmanpuoleisen valikkopalkin kohdasta Mallit >Yritysmallit, siirtymällä kohtaan Keskustelut ja valitsemalla sitten Luo malli.
Tai pääset tälle sivulle lisäämälläLähetä viesti -automaation muokatessasi putkistoa ja napsauttamalla Uusi malli -painiketta.
Seuraavassa selitetään viestimallien luomiseen tarkoitetun Luo viestimalli -ikkunan numeroidut osiot:
1. Nimi: Kirjoita mallin nimi - se, jonka näet, kun valitset mallin.
2. From: Valitse ryhmän jäsen, jonka puolesta viesti lähetetään. Tämä on se nimi, jonka vastaanottaja näkee lähettäjänä riippumatta siitä, kuka on siirtänyt työn seuraavaan vaiheeseen.
Tiimin jäsen voidaan valita tässä, jos:
- ne on osoitettu tilille, tai
- Heillä on oikeudet tarkastella kaikkia tilejä.
3. Aihe: Kirjoita aihe; se näkyy viestin nimenä vastaanottajan viestiluettelossa.
4. Lisää lyhytkoodi: Viestin yksilöimiseksi voit käyttää lyhytkoodeja (dynaamisia tietoja), jotka sisältävät esimerkiksi vastaanottajan nimen, tilin nimen tai päivämäärän. Lyhytkoodit ovat käytettävissä sekä viestin otsikossa että rungossa. Tässä on lisätietoja lyhytkoodien käytöstä osoitteessa TaxDome.
5. Runko: Laadi viesti, käytä muotoiluja, hymiöitä, linkkejä ja muuta.
6. Lähetä muistutuksia asiakkaille: Muistutussähköpostin lähettäminen asiakkaalle, kun asiakas ei vastaa tietyn ajan kuluessa tai kun hän ei ole saanut tehtäviään valmiiksi: Vaihda, jos haluat, että asiakkaalle lähetetään muistutussähköposti. Lisätietoja muistutuksista keskusteluissa.
7. Asiakkaan tehtävät: Lisää asiakastehtäviä. Tehtävät näytetään tehtävälistana, jossa on valintaruutuja. Voit lisätä lisää tehtäviä napsauttamalla Lisää tehtävä -painiketta. Kun tehtävä on suoritettu, joko sinä tai asiakas voi rastittaa sen. Tässä on lisätietoja asiakastehtävien hallinnasta.
8. Tallenna & Poistu, Tallenna ja Peruuta: Valitse Save & Exit (Tallenna ja poistu ) tallentaaksesi mallin ja palataksesi takaisin mallien luetteloon, Save (Tallenna ) säilyttääksesi muutokset ja jatkaaksesi mallin muokkaamista tai Cancel (Peruuta ) poistuaksesi tallentamatta.
Chat-mallien soveltaminen
Kun olet tehnyt chat-mallin, voit käyttää sitä nopeuttaaksesi minkä tahansa uuden viestin luomista. Näin:
1. Valitse vaihtoehto uuden viestin luomiseksi:
- Napsauta vasemmalla ylhäällä olevaa Uusi ja valitse sitten Chat.
- Valitse tiliprofiilin Viestintä-osiossa Uusi keskustelu .
- Valitse yksi tai useampi vastaanottaja Tilit-luettelosta ja valitse sitten Lähetä viesti alasvetovalikosta.
2. Napsauta Template (Malli ) -kenttää ja valitse sitten malli alasvetovalikosta.
3. Muokkaa olemassa olevaa tekstiä tai laadi uusi teksti ja määritä sitten viestin asetukset.
Huom! Viestiin tehdyt muutokset eivät muuta valittua mallia.
Chat-mallien muokkaaminen
Voit tehdä muutoksia keskustelumalliin seuraavasti:
1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Mallit > Yritysmallit, valitse Keskustelut ja napsauta sitten keskustelumallin nimeä.
2. Tee muutoksia keskustelumalliin ja valitse sitten Tallenna ja poistu.
Chat-mallien poistaminen
Jos haluat poistaa keskustelumallin kokonaan, siirry vasemman valikkopalkin kohdasta kohtaan Mallit > Yritysmallit ja avaa sitten Keskustelut. Napsauta kolmea pistettä keskustelumallin nimen oikealla puolella, valitse Poista ja vahvista napsauttamalla Poista Poista-ponnahdusikkunassa.