Keskustelut (Basic): Lähetä manuaalisesti tai automaattisesti

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Jos käytät TaxDome Liteä, siirry tähän artikkeliin.

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

TaxDomen Chats-ominaisuuden avulla voit kommunikoida turvallisesti ja reaaliaikaisesti asiakkaidesi kanssa. Käytä sitä tapaamisten sopimiseen tai puuttuvien tietojen pyytämiseen asiakkailta. Lisäksi voit asettaa muistutuksia, liittää tiedostoja, määrittää tehtäviä asiakkaille ja paljon muuta .

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Chatit, selitetty
• Uusien keskusteluiden luominen
• Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa
• Aloita keskustelut useiden asiakkaiden kanssa
• Viestin automaattinen lähettäminen asiakkaille
• Muistutusten määrittäminen
• Tiedostojen liittäminen keskusteluihin
• Videoiden sisällyttäminen keskusteluihin
• Kuvien lisääminen keskusteluihin
• Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät heille viestejä

Chatit, selitetty

Tärkeimmät asiat, jotka on hyvä tietää keskusteluista:

• Chatit mahdollistavat reaaliaikaisen viestinvaihdon asiakkaidesi kanssa Slackin tai tekstiviestien tapaan.
• Keskusteluketjut ovat turvallinen paikka esittää kysymyksiä, pyytää tiedostoja ja määrittää tehtäviä.
• Käytä @-merkkiä ennen tiimin jäsenen nimeä saadaksesi heidän huomionsa keskustelun sisällä. 
• Asiakkaat saavat ilmoituksia uusista keskusteluista ja odottavista kysymyksistä.
• Kun joku vastaa keskusteluun, luo uuden keskustelun, tekee muutoksia asiakasohjelman tehtäviin tai lataa asiakirjan, saat ilmoituksen ja sähköpostiviestin Saapuneet+-kansioosi.
• Kun lisäät asiakkaille tehtäviä keskusteluun, ne näytetään tehtäväluetteloina, joissa on valintaruudut. 
• Näiden tehtävien etenemistä voidaan seurata erillisellä sivulla.
• Voit määrittää chateille automaattisia muistutuksia .
• Kun sinulla on tarvitsemasi, arkistoi chat sotkujen välttämiseksi.
• Jos haluat lähettää samanlaisia viestejä useille asiakkaille, käytä keskustelumalleja.
• Keskustelutoiminto on käytettävissä myös TaxDomen mobiilisovelluksessa.

Voit käyttää keskusteluja siirtymällä asiakkaan profiilin Viestintä-välilehdelle .

Uusien keskusteluiden luominen

Keskusteluketjun voi luoda yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, joka on määritetty tilille tai jolla on Näytä kaikki tilit -oikeudet.

Huomautus: Asiakkaat, jotka eivät ole aktivoineet TaxDome-tiliään, eivät voi vastaanottaa viestejä. Jotta asiakkaat voivat käyttää keskusteluja, heillä on oltava portaaliyhteys käytössä yrityksen puolelta ja heidän tilinsä on aktivoitava heidän puoleltaan.

Voit lähettää chat-viestin kolmella eri tavalla:

• Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa
• Aloita keskustelut useiden asiakkaiden kanssa
• Viestin automaattinen lähettäminen asiakkaille

Keskustelun aloittaminen asiakkaan kanssa

Voit aloittaa keskustelun napsauttamalla vasemman sivupalkin valikon + UUSI-painiketta , valitsemalla liukuvalikosta Keskustelu , kirjoittamalla viestin ja napsauttamalla sitten Luo keskustelu -painiketta. Voit myös siirtyä asiakastilille, avata Viestintä-välilehden ja napsauttamalla Uusi keskustelu.

Seuraavassa selitetään Uuden keskustelun näytön numeroidut osiot, joissa voit luoda uusia keskusteluketjuja:

1. Vastaanottaja: Valitse sen henkilön nimi, jolle viesti on tarkoitettu.

2. Malli: Valitse usein lähetettävän viestin malli. Lisätietoja malleista saat täältä. Valitse malli vain uutta keskustelua luodessasi, älä vastatessasi keskusteluun.

3. Aihe: Kirjoita aihe; se näkyy Chat-luettelossa. Kun käytät chat-mallia, se täytetään automaattisesti.

4. Viesti: Kirjoita viesti - käytä tekstin muotoilua, emojia, luettelomerkkejä, numeroituja luetteloita ja linkkejä. Kun käytät mallia, viesti täyttyy automaattisesti. Kiinnitä ryhmän jäsenen huomio viestiin käyttämällä @-merkkiä ennen hänen nimeään.

5. Muistutukset: Ota käyttöön, jos haluat muistutussähköpostin menevän asiakkaalle, kun he eivät vastaa tietyn ajan kuluessa (lisätietoja alla).

6. Asiakirjat: Liitä tiedostoja työpöydältäsi tai TaxDomesta (lisätietoja alla).

7. Tehtävät: Lisää tarkistuslistoja asiakkaillesi. Lisätietoja on täällä.

8. Luo keskustelu: Lähetä viesti asiakkaalle napsauttamalla tätä. Muussa tapauksessa napsauta Peruuta.

Aloita keskustelut useiden asiakkaiden kanssa

Jos haluat lähettää saman viestin useille asiakkaille, käytä joukkoviestintäominaisuuttamme.

Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta kohtaan Asiakkaat , valitse niiden asiakkaiden vieressä olevat valintaruudut, joille haluat lähettää viestin, napsauta ylävalikkopalkissa Lisää toimintoja ja napsauta sitten alasvetovalikosta Lähetä viesti . Valitse keskustelumalli tai kirjoita keskustelun aihe (valinnainen), lisää tekstisi ja napsauta sitten Luo keskustelut.

Lisää asiakirjoja ja tehtäviä keskusteluketjuun myöhemmin tarvittaessa. 

Muistutusten määrittäminen

Aina kun lähetät viestin, ilmoitus sammuu. Tiliin linkitetyt käyttäjät, joilla on Notify päällä, saavat sen. Voit tarkistaa, ketkä käyttäjät ovat ottaneet Ilmoita-toiminnon käyttöön, siirtymällä tilin Tiedot-välilehteen ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiota.

Jos vastaanottajilla kestää liian kauan tehdä pyydetty toimintokohde, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Aseta automaattiset muistutukset
• Lähetä asiakastehtävät manuaalisesti uudelleen säikeeseen

Automaattisten muistutusten määrittäminen

Jos haluat määrittää automaattiset muistutukset vireillä olevista viesteistä ja asiakastehtävistä, kytke Muistutukset päälle chat-mallissa, kun luot chatin joko manuaalisesti tai putkiautomaation avulla. Voit tehdä sen myös milloin tahansa myöhemmin suoraan viestiketjusta.

Muistutusten määrittäminen:

• Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
• Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Muistutukset voi myös kytkeä päälle ja pois päältä milloin tahansa menemällä keskusteluketjuun. Avaa Muistutukset-välilehti, vaihda Lähetä muistutuksia asiakkaille päälle ja tee tarvittavat muutokset ja napsauta sitten Tallenna.

Huomautus: Muistutukset lähetetään aina viestiketjun viimeisestä viestistä.

Chat-muistutukset loppuvat, kun...

• ... asiakas ei ole vastannut viestiin, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
• ... asiakas on vastannut säikeen viimeiseen viestiin.
• ... kaikki säikeen asiakastehtävät merkittiin suoritetuiksi.
• ... arkistoit keskusteluketjun.
• ... olet poistanut muistutukset käytöstä.

Muistiinpano: Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta avaat sen sitten uudelleen, Muistutukset-kytkin on käytössä ikään kuin viesti olisi uusi.

Tiedostojen liittäminen keskusteluihin

Yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallinta voi liittää tiedostoja keskusteluketjuihin. Tätä tarkoitusta varten voit käyttää tiedostoja joko työpöydältäsi tai ylätason kansiosta, jossa on nimi Asiakas voi tarkastella tai Asiakas voi tarkastella ja muokata pääsy.

Voit liittää tiedostoja, kun luot keskustelua:

1. Napsauta + Liitä asiakirjoja -linkkiä chatin luomissivun alareunassa.
2. Valitse Omasta tietokoneesta, napsauta + Lisää asiakirjoja ja etsi työpöydältäsi tiedostot, jotka haluat ladata, tai napsauta + Lisää kansio, jos haluat ladata kansion. Muussa tapauksessa valitse From TaxDome ja valitse asiakirjat, jotka haluat liittää.
3. Jos valitsit From My Computer (Omasta tietokoneesta), kirjoita tiedostonimet ja tiedostojen kuvaukset (valinnaisesti) ja kytke tarvittaessa päälle Notify followers when client opens document (Ilmoita seuraajille, kun asiakas avaa asiakirjan).
4. Jos valitsit From My Computer (Omalta tietokoneelta), valitse Upload(Lataa kaikki).

Vinkki! Voit ladata zip-tiedostoja työpöydältäsi, ja ne puretaan automaattisesti. Tässä lisää zip-tiedostojen lataamisesta.

Voit liittää tiedostoja olemassa olevaan keskusteluketjuun:

1. Napsauta keskusteluketjun alareunassa olevaa 📎 Liitä-painiketta.
2. Valitse Omasta laitteesta ja etsi tiedostot, jotka haluat ladata työpöydältäsi. Tai valitse From TaxDome, valitse asiakirjat, jotka haluat liittää, ja valitse sitten Tallenna.

Kun sinä tai asiakkaasi lataatte vähintään yhden asiakirjan keskusteluketjuun, sen sisälle ilmestyy Asiakirjat-välilehti, jossa on paperiliitinkuvake chatin nimessä:

1,2. Asiakirjat-välilehti ja paperiliitinkuvake: näytetään vain, jos keskusteluun on liitetty asiakirjoja.

3. + Lisää asiakirjoja: lataa uusia asiakirjoja viestiketjuun.

4. Asiakkaan lataamat asiakirjat: lataa, katso tai poista ne. Asiakirjojen poistaminen poistaa ne myös keskusteluketjusta.

Keskusteluihin ladatut tiedostot tallennetaan asiakkaan oletuskansioon(Asiakkaan lataamat asiakirjat).

Kun asiakas tai muu tiimin jäsen lataa asiakirjan, saat siitä ilmoituksen keskusteluketjuun ja Saapuneet+-kansioon. 

Videoiden sisällyttäminen keskusteluihin

Haluatko lisätä visualisointia asiakkaille lähettämiisi viesteihin? Sisällytä Loom-, Vimeo-, YouTube- ja Google Drive -leikkeet, kun se on helpompi näyttää kuin kertoa. Klikkaa videokuvaketta tekstin muotoilun työkalurivillä ja liitä sitten linkki Upota video -ponnahdusikkunaan. 

Asiakkaasi näkee videon suoraan jaetussa keskusteluketjussasi. 

Kuvien lisääminen keskusteluihin

Voit lähettää kuvia ja kuvakaappauksia Chateihin joko laitteestasi tai mistä tahansa verkkosivustosta. Avaa keskusteluketju ja käytä jotakin käytettävissä olevista vaihtoehdoista:

• Lataa kuva laitteestasi 📎 Liitä-painikkeella.
• Liitä kuva leikepöydältä suoraan viestikenttään.
• Liitä mikä tahansa kuva verkosta viestikenttään.

Tavat lisätä kuvia, joita ei tueta:

• Vedä ja pudota kuva viestikenttään.
• Liitä tiedosto, jossa on kuva, viestikenttään laitteestasi.

Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät viestejä

Asiakas voi tarkastella lähettämääsi viestiä ja vastata siihen napsauttamalla ilmoitusta kojelaudallaan, napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä tai siirtymällä portaalinsa Keskustelut ja tehtävät -osioon. Asiakkaan tehtävät näkyvät myös ilmoitusten sisällä.

Vinkki: Oletusarvon mukaan viestin sisältö ei näy sähköpostin tekstiosassa (asiakkaan on siirryttävä portaaliinsa nähdäkseen sen). Jos sisältö ei kuitenkaan ole arkaluontoista, näytä se sähköpostiviestissä.

Jos haluat nähdä TaxDomen asiakkaan puolelta, käytä vain luku -näkymää asiakkaan portaalista.