Keskustelut (Basic): Näytä, tulosta, arkistoi, poista
TaxDome antaa sinulle paljon työkaluja, joilla voit hallita ja seurata asiakkaidesi viestejä. Voit tarkastella kaikkia vastauksia kerralla tai vain yhden asiakkaan vastauksia. Voit myös arkistoida keskusteluja, avata ja poistaa niitä uudelleen, selvittää, milloin asiakas on saanut viestin, ja paljon muuta.
Katettu täällä:
- Asiakkaiden viesteihin vastaaminen
- Kaikkien asiakastilin keskustelujen näkeminen
- Keskusteluketjujen linkittäminen työpaikkoihin
- Viestien muokkaaminen
- Viestien poistaminen
- Näet, mitkä viestit on vastaanotettu ja luettu
- Tulostuskeskustelut
- Keskusteluketjujen arkistointi ja avaaminen uudelleen
- Keskusteluketjujen poistaminen
Asiakkaiden viesteihin vastaaminen
Tiimin jäsenet saavat sähköpostin ja ilmoituksen heidän Inbox+ aina, kun joku heille osoitetuista asiakkaista luo uuden keskusteluketjun, vastaa keskusteluun tai tekee muutoksia tehtävään.
Aina kun joku vastaa viestiketjuun, Inbox+ ilmoitus päivitetään; vain yksi ilmoitus per keskusteluketju näytetään. Kun keskusteluketjuun tulee uusi viesti, ilmoitus päivitetään ja se siirtyy alkuun (lisätietoja ilmoituksista on täällä).
Voit tarkastella viimeisintä viestiä ja vastata siihen klikkaamalla viestiketjun nimeä tai Siirry... -linkkiä.
Huomautus: Muuta ilmoitusasetuksia aina tarvittaessa.
Voit tarkastella asiakkaan chattia ja vastata siihen siirtymällä asiakkaan tilin Viestintä-välilehdelle. Tuolla -välilehdellä kaikki tapahtuu reaaliajassa, kuten DM-viesteissä. Klikkaa viestiketjua nähdäksesi sen.
Keskusteluketjujen sisällä:
- Kommunikoi asiakkaiden kanssa kirjoittamalla chat-kenttään.
- Lähetä viesti painamalla ctrl + enter Windowsissa tai cmd + enter Macissa.
- Asiakkaan lataamien tiedostojen tarkastelu ja lataaminen
- Yrityksen lataamien tiedostojen lisääminen, tarkastelu, lataaminen ja poistaminen
- Lisää, tarkista ja tarkista asiakkaan tehtävät
Kun saat vastauksen asiakkaalta, jonka tilillä on muitakin käyttäjiä - kaksi tai useampia yhteystietoja, joiden kirjautuminen on kytketty päälle- tiedät aina, kuka vastaa keskusteluketjussa, koska yhteystiedon nimi näkyy kirjoittajana.
Kaikkien asiakastilin keskustelujen näkeminen
Jos haluat tarkastella kaikkia asiakastilin keskusteluketjuja, siirry kohtaan Asiakkaat, valitse tili ja avaa sitten Viestintä-välilehti . Viestintä-välilehden oikealla puolella näkyvä ympyrä osoittaa, kuinka monta lukematonta keskustelua ja tekstiviestiä tilillä on. Keskustelut-välilehden vihreällä pisteellä näkyvät sen alla olevat lukemattomat viestiketjut.
Kaikki asiakastilin keskustelut lajitellaan kronologisesti viimeisimmän vastauksen mukaan Keskustelut-sivulla . Sivu on myös viestinnälle, joka tapahtuu SMS.
Tämä on Keskustelut-sivun sisällä:
- Lukemattomat ja luetut osiot. Aiheet, joissa on lukemattomia viestejä, ovat ylimpänä. Säie on luettu, jos vähintään yksi yrityksen jäsen on lukenut kaikki sen sisältämät viestit. Kun kaikki viestit on luettu, osioiden nimet häviävät.
- Tila ja tekijä. Lukuamattomat viestiketjut on merkitty vihreällä paperitasokuvakkeella ja pisteellä, luetut viestiketjut violetilla paperitasokuvakkeella ja arkistoidut viestiketjut harmaalla. Näet myös viestiketjun viimeisimmän viestin lähettäneen henkilön nimen.
- Aihe ja vastausaika. Näyttää viimeisimmän viestin sisällön ja lähetyspäivämäärän ja -ajan, jos viestiin on liitetty asiakirjoja ja jos viestiketjussa on asiakastehtäviä.
- Asiakkaan tehtävien tila. Näyttää, kuinka monta säikeen tehtävää on suoritettu loppuun tehtävien kokonaismäärästä. Keskeneräisten tehtävien määrä on korostettu sinisellä ja valmiiden tehtävien määrä harmaalla.
- Suodatin. Suodata keskusteluketjuja aikavälien, asiakastehtävien suorittamisen tai ketjun tilan mukaan (katso alla).
Chat-ketjujen suodattaminen
Voit suodattaa asiakastilin keskusteluketjuja näyttämällä vain ne, jotka ovat merkityksellisiä. Suodatuksen avulla voit esimerkiksi löytää nopeasti kaikki viestiketjut, joissa on keskeneräisiä asiakastehtäviä tai jotka on arkistoitu. Suodattamiseen on kolme tapaa:
- Aikaväli: katso keskusteluketjut, joissa on vastauksia tai asiakastehtäviä, jotka on luotu tietyn ajanjakson aikana.
- Asiakastehtävät: Näet keskusteluketjut, joissa on keskeneräisiä tai valmistuneita asiakastehtäviä, tai voit valita Kaikki , jos haluat nähdä vain asiakastehtäviä sisältävät keskusteluketjut.
- Tila: Näet vain keskusteluketjut, joiden tila on Aktiivinen tai Arkistoitu.
Jos haluat suodattaa luettelon, napsauta oikeassa yläkulmassa FILTER , valitse haluamasi suodattimet ja napsauta sitten APPLY. Voit soveltaa niin vähän tai monta suodatinta kuin tarvitset.
Kun olet käyttänyt valitsemiasi suodattimia, luettelo kaventuu vastaavasti. Valitut suodattimet näkyvät suodatussivun yläosassa. Voit helposti muuttaa suodattimia lisäämällä tai poistamalla minkä tahansa niistä; muussa tapauksessa voit tyhjentää kaikki suodattimet tyhjäksi napsauttamalla RESET , jolloin voit aloittaa alusta. (Tässä on lisätietoja suodattimien soveltamisesta.)
Keskusteluketjujen linkittäminen työpaikkoihin
Jos haluat linkittää uuden työn, siirry säikeen Linkitetyt työt -välilehdelle ja napsauta + Linkitä työhön, valitse yksi tai useampi työ napsauttamalla vasemmalla olevia valintaruutuja ja napsauta sitten Tallenna. Etsi tietty työ hakukentän avulla tai lajittele työt nimen tai putkistojen mukaan napsauttamalla ylös-alas-nuolia.
Kaikki linkitetyt työt näkyvät Linkitetyt työt -välilehdellä. Voit poistaa linkityksen napsauttamalla X:ää työn nimen oikealla puolella tai napsauttamalla työn nimeä nähdäksesi sen tiedot uudella sivulla.
Viestien muokkaaminen
Yrityksen omistaja ja työntekijä voivat muokata viimeisen 24 tunnin aikana lähettämiään viestejä. Jos siis haluat tehdä muutoksia viestiin:
1. Avaa keskusteluketju.
2. Napsauta kolmea pistettä viestin oikealla puolella ja valitse sitten Muokkaa.
3. Tee tekstikenttään haluamasi muutokset ja paina sitten ✔, jos haluat säilyttää muutokset, tai X, jos haluat hylätä ne.
Huom! Viestien muokkaaminen ei ole asiakkaidesi käytettävissä. Et myöskään voi muokata muiden lähettämiä viestejä.
Viestien poistaminen
Vain yrityksen omistaja ja ylläpitäjä voivat poistaa omia viestejään. Voit tehdä niin:
- Avaa keskusteluketju
- Napsauta kolmea pistettä viestin oikealla puolella ja valitse sitten Poista.
Huom! Jos poistat viestin, johon on liitetty asiakirjoja, nämä asiakirjat poistetaan myös keskusteluketjun Asiakirjat-välilehdeltä.
Näet, mitkä viestit on vastaanotettu ja luettu
Gray or green checkmarks appear next to each message you or any of the team members sent. All team members always see if the message from the firm was read by a client, disregarding who sent it.
Here’s what the checkmarks mean:
Viesti lähetettiin onnistuneesti.
The client has read the message. If there are several users linked to the client account, green checkmarks indicate that at least one has read the message.
As for the client, they see checkmarks only for the messages sent by them. If someone from the firm has seen their message it is shown as read. The client doesn't see the statuses of the firm's messages.
Suodata tililuettelosi nähdäksesi, millä asiakkailla on avoimia kysymyksiä tai lukemattomia viestejä:
- Siirry kohtaan Asiakkaat ja valitse sitten Suodatin.
- Valitse avattavasta valikosta Keskustelut ja valitse haluamasi vaihtoehto:
- Aktiivinen: kaikki tilit, joilla on aktiivisia keskusteluketjuja.
- Lukemattomat: kaikki tilit, joilla on lukemattomia keskusteluketjuja.
- Arkistoitu: kaikki tilit, joilla on arkistoituja keskusteluketjuja.
Tulostuskeskustelut
Voit tulostaa keskusteluketjun napsauttamalla kolmea pistettä chat-ikkunan oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla sitten avattavasta valikosta Tulosta.
Keskusteluketjujen arkistointi ja avaaminen uudelleen
Kun olet saanut asiakkaalta kaikki tarvitsemasi tiedot keskusteluketjussa, arkistoi tai poista se, jotta vältät sekaannuksen. Kun arkistoit keskusteluketjun, sinulla on edelleen pääsy siihen. Jos siinä on kuitenkin vielä keskeneräisiä tehtäviä, asiakkaat eivät voi tarkastella niitä kojelaudallaan.
Jos haluat arkistoida keskusteluketjuja, napsauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa, valitse Arkisto ja napsauta sitten Kyllä Arkistoi keskustelu -ponnahdusikkunassa.
Arkistoidut keskusteluketjut luetellaan Keskustelut-sivulla yhdessä aktiivisten ketjujen kanssa. Ne pysyvät näkyvissä asiakkaille, ja ne on merkitty harmaalla paperilentokoneen kuvakkeella ja viestiketjun yläosassa olevalla Arkistoitu-tunnisteella. Voit kuitenkin suodattaa sivun niin, että arkistoidut viestiketjut eivät näy.
Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta huomaat myöhemmin tarvitsevasi sitä, avaa se uudelleen.
- Siirry asiakastilin Viestintä-välilehden Keskustelut-sivulle.
- Napsauta sivun oikeassa reunassa olevaa suodatinpainiketta, valitse Arkisto Tila-osiosta ja napsauta Käytä.
- Avaa keskusteluketju, napsauta kolmea pistettä keskustelun oikealla puolella ja valitse sittenAvaa uudelleen.
Arkistoidut keskustelut aktivoituvat automaattisesti, kun keskusteluketjussa suoritetaan seuraavat toimet (joko yrityksen tai asiakkaan toimesta):
- Uuden viestin lähettäminen
- Asiakastehtävien lähettäminen, uudelleenlähettäminen tai muokkaaminen
- Asiakirjojen lataaminen
Keskusteluketjujen poistaminen
Toisin kuin arkistoituja viestiketjuja, poistettuja viestiketjuja ei voi palauttaa. Voit poistaa keskusteluketjun pysyvästi:
1. Napsauta viestiketjun oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Poista.
2. Napsauta Delete Confirmation (Poista vahvistus ) -ponnahdusikkunassa Delete (Poista).