Sopimukset (perus): Lähetä manuaalisesti tai automaattisesti

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Sopimukset-ominaisuuden avulla voit lähettää asiakkaille sopimuksia, kuten sitouttamiskirjeitä ja ehdotuksia, allekirjoitettavaksi. Niitä ei tarvitse merkitä allekirjoituskentillä. Sen sijaan sopimusmalliin lisätään automaattisesti sähköisen allekirjoituksen pyyntö ja sopimus ehdoista. Kun lähetät sopimuksen, kaikkia tiliin linkitettyjä yhteyshenkilöitä (ota käyttöön sopimusten allekirjoittaminen on valittuna) kehotetaan allekirjoittamaan asiakasportaalistaan. Kun sopimus on allekirjoitettu kokonaan, sähköpostiisi ja Saapuneet+:aan lähetetään ilmoitus.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Sopimusten lähettäminen
- Käsin
- Automaatioiden käyttäminen
Odottavia (allekirjoittamatta) palvelusopimuksia koskevien asiakkaiden muistuttaminen
Mitä asiakkaasi näkevät, kun lähetät palvelusopimuksen

Sopimusten lähettäminen

Yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa työntekijä, jolle on myönnetty käyttöoikeudet sopimusten hallintaan, voi lähettää sopimuksia asiakkaille.

Jos haluat lähettää sopimuksen asiakkaalle, tarvitset mallin. Lisätietoja on mukautetuissa palvelusopimusmalleissa.

Voit lähettää sopimuksia eri tavoin:

Käsin
Automaatioiden käyttäminen

Palvelusopimusten lähettäminen asiakkaille manuaalisesti

Voit lähettää palvelusopimukset asiakkaille manuaalisesti seuraavasti:

1. Joko (a.) klikkaa + UUSI -painiketta vasemman sivupalkin valikossa, valitse Sopimus, valitse sitten asiakastilit, joille sopimus on tarkoitettu, tai (b.) siirry asiakkaat vasemman sivupalkin valikosta ja valitse sitten niiden asiakastilien valintaruudut, joille sopimus on tarkoitettu. Kun olet valinnut tilit, klikkaa valikkoriviltä Lisää toimintoja ja valitse sitten avattavasta valikosta Lähetä sopimus.

Muistiinpano! Et voi lähettää sopimuksia yhteyshenkilöille, jotka on linkitetty tiliin, jolla ei ole portaalin käyttöoikeutta (heidän KIRJAUTUMISENSA on kytkettävä päälle). Lisätietoja on täällä.

2. Kirjoita palvelusopimukselle nimi ja valitse malli klikkaamalla Sopimusmalli-luetteloa . Voit muokata mallia tai kirjoittaa oman tekstisi tyhjästä.

3. Napsauta Lähetä lähettääksesi sopimuksen valittujen tilien käyttäjille. Sopimukseen lisätään automaattisesti allekirjoituskenttä. Kun yhteyshenkilö allekirjoittaa, päivämäärä lisätään automaattisesti.

Kaikki tiliin linkitetyt käyttäjät, joiden Ota sopimusten allekirjoittaminen käyttöön on otettu käyttöön, saavat sitten automaattisen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että sopimus on lähetetty tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi.

Muistiinpano! Jos yrität poistua Lähetä sopimus -sivulta napsauttamatta Lähetä, näet varoituksen. Klikkaa ilmoituksen ponnahdusikkunasta Peruuta ja lähetä sopimus. Älä valitse Estä tätä sivua luomasta lisää valintaikkunoita -valintaruutu, muuten et voi vastaanottaa näitä ilmoituksia tulevaisuudessa.

On muitakin tietoja, jotka haluat ehkä sisällyttää sopimukseen. Alla näytämme sinulle kaiken, mitä voit lisätä.

1. Sopimuksen nimi: Aseta aiherivi tähän, niin se näkyy Sopimukset-luettelossa . Kun käytät palvelusopimusmallia, se täytetään automaattisesti.

2. Asiakastili: Tili, jolle sopimus lähetetään.

3. Sopimusmalli: Valitse malli usein käytetyille sitoutumiskirjeille. Lisätietoja malleista on täällä.

4. Runko: Tämä täytetään automaattisesti, kun käytät mallia. Voit käyttää tässä kahta muotoilutyyppiä:

WYSIWYG: Tämän vaihtoehdon avulla voit käyttää erilaisia tekstin muotoiluja sekä lisätä linkkejä.
HTML: Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä mukautettuja HTML-koodeja kuville, linkeille ja niin edelleen. Huomaa, että taulukoita ei toistaiseksi tueta.

Vinkki! Jos haluat lisätä sopimukseen kuvan, noudata näitä ohjeita.

5. Muistutukset: Ota yhteyttä päälle, jos haluat muistutussähköpostin menevän asiakkaalle, kun hän ei allekirjoita sopimusta tietyn ajan kuluessa. Lisätietoja tästä on alla.

6. Palvelut: Käytä palveluita eriteltyjen sopimusten luomiseen, jotta asiakkaat tietävät, mistä he maksavat. Napsauta Lisää-linkkiä , sitten Lisää palveluita ja valitse palvelut. (Lisätietoja on täällä.)

7. Työt: Linkitä sopimuksesi olemassa olevaan työhön, jotta se olisi tarvittaessa heti käytettävissä työnkulussa. Napsauta Lisää-linkkiä , sitten Linkitä töihin ja valitse työt. Kun olet linkittänyt, näkyviin tulee Työt-osa . Näet työnimikkeen ja pipelinen, johon se kuuluu (lisätietoja artikkelista ).

8. Lähetä: Lähetä palvelusopimus asiakkaalle napsauttamalla tätä.

Sopimusten lähettäminen automaation kautta

Katso lisätietoja täältä.

Odottavia (allekirjoittamatta) palvelusopimuksia koskevien asiakkaiden muistuttaminen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Asiakkaat saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille sopimuksen. Kun otat Muistutukset käyttöön lähettäessäsi sopimusta tai määrittäessäsi Lähetä sopimus -automaatiota, jokaiselle tiliin linkitetylle käyttäjälle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti (jossa Ota käyttöön sopimusten allekirjoittaminen on valittuna), jos he eivät palauta allekirjoitettua sopimusta tietyn ajan kuluessa.

Muistutukset-vaihtoehto voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla odottava sopimus. Älä unohda klikata Tallenna, kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.

Jos vastaanottajat käyttävät liikaa aikaa toimintokohteen suorittamiseen tai jos he unohtavat, voit joko:

lähettää odottavaa sopimusta koskevan ilmoituksen manuaalisesti uudelleen TAI
automaattisten muistutusten määrittäminen

Manuaaliset muistutukset (lähetä uudelleen)

Voit lähettää ilmoituksen odottavasta sopimuksesta uudelleen. Voit tehdä tämän klikkaamalla luettelon kohteen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitsemalla lähetä uudelleen.

Näin tapahtuu:

Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
Tämän kohteen portaali-ilmoitus siirretään asiakkaan tehtävien kohteiden yläosaan.

Automaattiset muistutukset

Automaattinen Muistutukset-vaihtoehto voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla odottava sopimus. Voit ottaa automaattiset muistutukset käyttöön, kun lähetät ne manuaalisesti tai putkiautomaation avulla.

Kun olet ottanut automaattiset muistutukset käyttöön, voit määrittää ne:

Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun sopimus on lähetetty asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamallesi tavalla.

Muistutukset pysähtyvät, kun...

... asiakas ei ole allekirjoittanut sopimusta ja muistutusten määritetty määrä on lähetetty.
... kaikki vaaditut allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Mitä asiakkaasi näkevät, kun lähetät palvelusopimuksen

Jokainen käyttäjä, jolla on valittuna Enable-allekirjoitussopimukset, saa ilmoituksen heille lähetetystä uudesta sopimuksesta. He voivat tarkistaa ja allekirjoittaa sopimuksen sähköisesti napsauttamalla sähköposti-ilmoituksen linkkiä, napsauttamalla ilmoitusta koontinäytössä tai siirtymällä portaalinsa Sopimukset-osioon .