Ehdotukset (perus): Lähetä manuaalisesti tai automaattisesti
Proposals & ELs -ominaisuutemme avulla voit lähettää asiakkaille ehdotuksia ja toimeksiantokirjeitä. Niihin voi sisältyä luettelo palveluistasi ja laskuista, jotka voidaan maksaa, kun ehdotus on allekirjoitettu.
Katettu täällä:
- Ehdotusten lähettäminen
- Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista (allekirjoittamattomista) ehdotuksista.
- Mitä asiakkaasi näkevät, kun lähetät ehdotuksen
Ehdotusten lähettäminen
Ehdotuksia voi lähettää asiakkaille yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolle on annettu käyttöoikeudet ehdotusten hallintaan.
Jos haluat lähettää ehdotuksen asiakkaalle, tarvitset todennäköisesti mallin. Lisätietoja on artikkelissa Ehdotusmallien luominen ja soveltaminen.
Voit lähettää ehdotuksia eri tavoin:
Lähetä ehdotukset asiakkaille manuaalisesti
Jos haluat lähettää ehdotukset asiakkaille manuaalisesti, toimi seuraavasti:
1. (a.) Napsauta näytön vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi-painiketta, valitse Ehdotus ja valitse sitten Valitse ehdotuksen asiakastilit. Vaihtoehtoisesti,
(b.) Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Asiakkaat > Tilit ja valitse valintaruudut niiden asiakastilien vieressä, joita ehdotus koskee. Kun olet valinnut tilit, napsauta valikkorivin More Actions (Lisää toimintoja ) ja valitse sitten Send Proposal ( Lähetä ehdotus) alasvetovalikosta.
Huom! Et voi lähettää ehdotuksia yhteystietoihin liitetyille yhteyshenkilöille, joilla ei ole portaaliyhteyttä (heidän LOGIN-käyttäjänsä on kytkettävä päälle). Lisätietoja saat täältä.
2. Kirjoita ehdotuksen nimi ja valitse sitten malli napsauttamalla Malli-pudotusvalikkoa. Voit lisätä nimeen lyhytkoodeja sen yksilöimiseksi.
3. Muokkaa tarvittaessa mitä tahansa mallin vaihetta, lisää sivuja tai poista ne käytöstä. Lisätietoja kustakin vaiheesta on ehdotuspohjien täyttämistä käsittelevässä artikkelissa.
4. Varmistaaksesi, että kaikki tiimin jäsenet pääsevät käsiksi ehdotukseen putkiston sisällä, linkitä ehdotus työhön napsauttamalla + Lisää työ -kohtaa Yleistä-vaiheen alareunassa.
Kun olet valmis, lähetä ehdotus.
Kaikki käyttäjät, jotka ovat yhteydessä tiliin ja joilla on allekirjoitusvaltuudet päällä, saavat automaattisen sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että ehdotus on lähetetty tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Ehdotus katsotaan allekirjoitetuksi, kun kaikki käyttäjät, joilla on allekirjoitusoikeus, ovat allekirjoittaneet sen.
Ehdotukseen lisätään automaattisesti allekirjoituskenttä. Kun ehdotus on allekirjoitettu, päivämäärä lisätään automaattisesti.
Ehdotusten lähettäminen automaation avulla
Lisätietoja on artikkelissa Lähetä ehdotus -automaatio.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista (allekirjoittamattomista) ehdotuksista.
Asiakkaat saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille ehdotuksen.
Jos vastaanottajalta menee liikaa aikaa toiminnon suorittamiseen tai jos hän unohtaa sen, voit joko:
- lähettää manuaalisesti uudelleen ilmoituksen vireillä olevasta ehdotuksesta TAI
- aseta automaattisia muistutuksia
Manuaaliset muistutukset (uudelleenlähetys)
Voit lähettää ilmoituksen vireillä olevasta ehdotuksesta uudelleen. Napsauta kolmea pistettä kohteen oikealla puolella luettelossa ja valitse sitten Lähetä uudelleen.
Näin tapahtuu:
- Jokaiselle tiliin yhdistetylle käyttäjälle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti (kun allekirjoitusvaltuudet on otettu käyttöön);
- Tätä kohdetta koskeva portaali-ilmoitus siirretään asiakkaan tehtävä-kohteiden alkuun.
Automaattiset muistutukset
Automaattiset muistutukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla vireillä oleva ehdotus. Voit myös ottaa automaattiset muistutukset käyttöön, kun lähetät ehdotuksen manuaalisesti tai putkistoautomaation kautta.
Kun olet ottanut automaattiset muistutukset käyttöön, voit määrittää ne:
- Inaktiivisuuskynnys, päivää: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun ehdotus on lähetetty asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
- Rajoita: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.
Muistutukset pysähtyvät, kun...
- ...asiakas ei ole allekirjoittanut ehdotusta ja muistutuksia on lähetetty asetettu määrä.
- ...kaikki vaaditut allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet ehdotuksen.
Mitä asiakkaasi näkevät, kun lähetät ehdotuksen
Jokainen käyttäjä, jolla on allekirjoitusvaltuudet käytössä, saa ilmoituksen hänelle lähetetystä uudesta ehdotuksesta. Käyttäjät voivat tarkastella ja allekirjoittaa ehdotuksen sähköisesti napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä, napsauttamalla ilmoitusta kojelaudallaan tai siirtymällä portaalinsa Proposals & ELs (Ehdotukset ja sähköiset ehdotukset ) -osioon.
Jos haluat nähdä TaxDome asiakasportaalin puolelta, käytä vain lukuoikeudet sisältävää näkymää.
