Manuaaliset ja automaattiset muistutukset

ammattilainen

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Jos käytät TaxDome Liteä, siirry tähän artikkeliin.

Muistutukset ilmoittavat asiakkaille, kun he eivät ole suorittaneet toimintokohdetta tiettyyn päivämäärään mennessä. Riippumatta siitä, automatisoitko muistutuksia vai lähetätkö ne manuaalisesti, ne pitävät asiakkaat ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee henkilökohtaisesti tönäistä heitä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Muistutukset

Aina kun lähetät asiakkaalle jotain toimintokohteen sisältävää, hänelle ilmoitetaan siitä. Kaikki tiliin linkitetyt käyttäjät, joissa ILMOITUS on käytössä, saavat sähköposti-ilmoituksen. Tarkista, kenelle käyttäjille ilmoitetaan, siirtymällä asiakastilin tiedot -välilehteen ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osion ILMOITA-valitsimia.

Kun vastaanottajilla kestää liian kauan suorittaa toimintokohde – tai unohtaa se – sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

Manuaaliset muistutukset

Jos haluat lähettää muistutuksen manuaalisesti uudelleen, klikkaa sen kohteen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, josta asiakkaan on muistutettava, ja paina sitten Resend. Voit jopa tehdä tämän, kun automaattiset muistutukset on kytketty päälle.

Jos haluat lähettää maksetun tai maksamattoman laskun manuaalisesti uudelleen joko Laskut-luettelossa tai tilin asiakasprofiilissa, napsauta laskun oikeassa reunassa olevaa silmäkuvaketta, niin se näkyy ponnahdusikkunassa. Klikkaa laskun numeron oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä ja valitse sitten avattavasta valikosta Lähetä lasku sähköpostitse .

Jos haluat lähettää hyväksyntää odottavaa asiakirjaa koskevan ilmoituksen manuaalisesti uudelleen, avaa Hyväksynnät-alivälilehti , vieritä odottavien asiakirjojen loppuun ja valitse sitten oikeasta alakulmasta Pyydä hyväksyntää odottavalle .

Näin tapahtuu:

  • Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostimuistutus.
  • Toimenpidekohteen portaali-ilmoitus siirretään asiakkaan tehtävien alkuun.
  • Tiedot uudelleenlähetyksestä lisätään kirjausketjuun.

Automaattiset muistutukset

Voit ottaa automaattiset muistutukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä avaamalla ensin vireillä olevan järjestäjän, sopimuksen, keskustelun, laskun, allekirjoitusta odottavan asiakirjan tai hyväksyntää odottavan asiakirjan. Kytke muistutukset päälle, kun lähetät näitä manuaalisesti tai putkiautomaation kautta.

Valitse, miten automaattiset muistutukset määritetään:

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
  • Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Muistutusten asettaminen putkiautomaatioiden avulla

Sinun on tehtävä muutoksia myyntiputkeen , jotta voit määrittää muistutuksia järjestäjille, sopimuksille, laskuille ja viestien automaatioille.

Luo lasku-, Luo järjestäjä-, Lähetä sopimus- ja Lähetä viesti -automaatioissa Muistutukset-valitsin on Valitse malli -kentän alla. Ota Muistutukset käyttöön ja valitse sitten, miten haluat määrittää automaattiset muistutukset:

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
  • Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta järjestäjistä

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti odottavasta järjestäjästä: Siirry tilin Järjestäjät-välilehteen , klikkaa luettelossa järjestäjän oikeassa reunassa tai itse järjestäjän sisällä olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Lähetä uudelleen.

Voit määrittää muistutuksia järjestäjistä seuraavasti: Ota Muistutukset käyttöön , kun lähetät järjestäjän manuaalisesti tai putkiautomaation kautta. Jos haluat lähettää muistutuksia järjestäjistä, jotka lähtevät ulos putkiautomaation avulla, ota Käyttöön Muistutukset myyntiputken asetuksissa Luo järjestäjä - automaatiota varten.

Muistutukset-kytkin voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla odottava järjestäjä. Älä unohda klikata Tallenna, kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.

Järjestäjän muistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... asiakas ei ole lähettänyt järjestäjää, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
  • ... asiakas on lähettänyt järjestäjän.

Asiakkaiden muistuttaminen odottamista sopimuksista

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti odottavasta sopimuksesta: Siirry asiakastiliprofiilin Sopimukset-välilehteen, klikkaa luettelossa olevia kolmea pistettä joko sopimuksen oikeassa reunassa tai itse sopimuksen sisällä ja valitse sitten Lähetä uudelleen.

Voit määrittää automaattisia muistutuksia sopimuksista seuraavasti: Ota Muistutukset käyttöön, kun lähetät sopimuksen manuaalisesti tai putkiautomaation kautta. Jos haluat lähettää muistutuksia putkiautomaation kautta lähetetyistä sopimuksista, ota Lähetä sopimus -automaation myyntiputken asetuksissa muistutukset käyttöön.

Muistutukset-kytkin voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla odottava sopimus. Älä unohda klikata Tallenna, kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.

Sopimusmuistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... asiakas ei ole allekirjoittanut sopimusta, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
  • ... asiakas on allekirjoittanut sopimuksen.

Asiakkaiden muistuttaminen odottavia laskuja

Voit lähettää muistutuksia odottavista laskuista seuraavasti: Ota Muistutukset käyttöön , kun lähetät laskun manuaalisesti tai putkiautomaation kautta. Jos haluat lähettää muistutuksia putkiautomaation kautta lähetetyistä laskuista, ota Muistutukset käyttöön Luo lasku - automaation myyntiputken asetuksissa. Muistutukset-kytkin voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa muokkaamalla maksamatonta laskua.

Another way to set up automatic reminders for pending invoices is to set them up within the invoice template. To do this, toggle on Send reminders to clients, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save or Save & Exit.

Laskumuistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... asiakas ei ole maksanut laskua, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
  • ... asiakas on maksanut laskun.

vinkki

Muistiinpano: Voit myös lähettää laskut manuaalisesti uudelleen asiakkaille! Lisätietoja on täällä.

Asiakkaiden muistuttaminen lukemattomista chat-viesteistä

Automaattisten muistutusten asettaminen vireillä olevista viesteistä: Kun lähetät chat-viestin joko manuaalisesti tai putkistoautomaation kautta, kytke muistutukset päälle. Jos haluat lähettää muistutuksia putkiautomaation kautta lähetetyistä chat-viesteistä, kytke Muistutukset päälle Putkiasetuksissa Lähetä viesti -automaatiossa.

Toinen tapa asettaa automaattisia muistutuksia lukemattomista viesteistä on asettaa ne chat-mallissa. Valitse tätä varten Lähetä muistutuksia asiakkaille, aseta päivien määrä seuraavaan muistutukseen ja muistutusten määrä ja napsauta Tallenna.

 

Muistutukset voi myös kytkeä päälle ja pois milloin tahansa menemällä keskusteluketjuun.

vinkki

Huomautus: muistutukset lähetetään aina viestiketjun viimeisestä viestistä.

Viestimuistutukset loppuvat, kun:

  • Asiakas ei ole vastannut viestiin, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
  • Asiakas on vastannut viestiketjun viimeiseen viestiin.
  • Kaikki säikeen asiakastehtävät merkittiin suoritetuiksi.
  • Arkistoit keskusteluketjun.
  • Olet poistanut muistutukset käytöstä.
vinkki

Huomautus: Jos arkistoit keskusteluketjun, mutta avaat sen uudelleen, keskusteluketjujen Muistutukset kytketään päälle, aivan kuin viesti olisi uusi.

Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta allekirjoituksesta

Voit lähettää manuaalisesti muistutuksen allekirjoitusta odottavasta dokumentista seuraavasti: Siirry asiakastilin Dokumentit-välilehteen , napsauta kolmea pistettä joko dokumentin oikeassa reunassa luettelossa tai itse dokumentin sisällä ja valitse sitten Lähetä allekirjoitus uudelleen.

Automaattisten muistutusten määrittäminen allekirjoitusta odottavista asiakirjoista: Ota Muistutukset käyttöön , kun pyydät dokumentin allekirjoitusta. Muistutukset-kytkin voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä milloin tahansa avaamalla allekirjoitusta odottava dokumentti , vaikka se olisi jo allekirjoitettu. Älä unohda klikata Tallenna, kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin .

Allekirjoitusmuistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... asiakas ei ole allekirjoittanut asiakirjaa, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
  • ... asiakas on allekirjoittanut asiakirjan.

Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta hyväksynnästä

Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti hyväksyntää odottavasta asiakirjasta: Siirry asiakastilin profiilin Dokumentit-välilehteen , klikkaa kolmea pistettä joko asiakirjan oikeassa reunassa luettelossa tai itse asiakirjan sisällä ja valitse sitten Lähetä hyväksyntä uudelleen.

Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti kaikista hyväksyntää odottavista asiakirjoista: Siirry vasemman sivupalkin valikosta Docsiin, avaa Hyväksynnät-välilehti , klikkaa Pyydä hyväksyntää odottavalle, tarkista ja muokkaa asiakasohjelman viestiä (valinnainen) ja klikkaa Lähetä pyyntö.

Muistutusten määrittäminen hyväksyntää odottavista asiakirjoista: Ota muistutukset käyttöön, kun pyydät dokumentin hyväksyntää.

Hyväksyntämuistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... asiakas ei ole hyväksynyt asiakirjaa, mutta määritetty muistutusten määrä on lähetetty.
  • ... asiakas on hyväksynyt asiakirjan.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä