Manuaaliset ja automaattiset muistutukset
Muistutukset ilmoittavat asiakkaille, kun he eivät ole suorittaneet toimintakohdetta tiettyyn päivämäärään mennessä. Automaattiset tai manuaaliset muistutukset pitävät asiakkaat ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee henkilökohtaisesti kehoittaa heitä.
Katettu täällä:
- Muistutukset
- Setting up reminders via pipeline automation
- Reminding clients about pending organizers
- Reminding clients about pending proposals
- Reminding clients about pending invoices
- Reminding clients about actions inside a chat thread
- Reminding clients about pending signatures
- Reminding clients about pending approvals
Muistutukset
Aina kun lähetät asiakkaalle jonkin toimintakohteen, hän saa ilmoituksen. Kaikki käyttäjät, jotka on linkitetty tiliin ja joiden NOTIFY on kytketty päälle, saavat sähköposti-ilmoituksen. Tarkista, ketkä käyttäjät saavat ilmoituksen, siirtymällä asiakastilin Tiedot-välilehdelle ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiossa olevia NOTIFY-kytkentöjä.
Kun vastaanottajilla kestää liian kauan suorittaa toimintakohde - tai he unohtavat sen - sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Lähetä manuaalisesti uudelleen muistutus vireillä olevasta järjestäjästä, ehdotuksesta, laskusta tai asiakirjasta.
- Aseta automaattiset muistutukset.
Manuaaliset muistutukset
Jos haluat lähettää muistutuksen manuaalisesti uudelleen, napsauta kolmea pistettä sen kohteen oikealla puolella, josta asiakas tarvitsee muistutuksen, ja paina sittenLähetä uudelleen. Voit tehdä tämän myös silloin, kun automaattiset muistutukset on kytketty päälle.
Voit lähettää maksetun tai maksamattoman laskun manuaalisesti uudelleen joko Laskut-luettelossa tai tilin asiakasprofiilissa napsauttamalla laskun oikealla puolella olevaa silmäkuvaketta, jolloin lasku avautuu ponnahdusikkunassa. Napsauta laskun numeron oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse avattavasta valikosta Lähetä lasku sähköpostitse.
Jos haluat lähettää manuaalisesti uudelleen ilmoituksen hyväksyttävänä olevasta asiakirjasta, avaa Hyväksynnät-alivälilehti, selaa vireillä olevien asiakirjojen loppuun ja napsauta sitten oikeassa alareunassa kohtaa Pyydä hyväksyntää vireillä oleville asiakirjoille.
Näin tapahtuu:
- Asiakkaalle lähetetään vielä sähköpostimuistutus.
- Toimintokohteen portaali-ilmoitus siirretään asiakkaan tehtävien alkuun.
- Tiedot uudelleenlähetyksestä lisätään kirjausketjuun.
Automaattiset muistutukset
Voit ottaa automaattiset muistutukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä avaamalla ensin vireillä olevan järjestäjän, ehdotuksen, keskustelun, laskun, allekirjoitusta odottavan asiakirjan tai hyväksyntää odottavan asiakirjan. Kytke Muistutukset päälle, kun lähetät näitä manuaalisesti tai putkiautomaation kautta.
Valitse, miten haluat automaattisten muistutusten asetukset:
- Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
- Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.
Muistutusten asettaminen putkistoautomaatioiden kautta
Sinun on tehtävä muutoksia putkeen, jotta voit määrittää muistutukset järjestäjille, ehdotuksille, laskuille ja viestien automaatioille.
Luo lasku, Luo organisaattori, Lähetä ehdotus ja Lähetä viesti -automaatioissa Muistutukset-vaihtoehto on Valitse malli -kentän alapuolella. Valitse Muistutukset ja valitse sitten, miten haluat määrittää automaattiset muistutukset:
- Päiviä seuraavaan muistutukseen: Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun asiakasta koskeva ilmoitus lähetettiin asiakkaalle, mutta voit muuttaa tämän haluamallasi tavalla.
- Muistutusten määrä: Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista järjestäjistä
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti vireillä olevasta järjestäjästä: Napsauta kolmea pistettä joko järjestäjän oikealla puolella luettelossa tai itse järjestäjän sisällä ja valitse sitten Lähetä uudelleen.
Muistutusten asettaminen järjestäjistä: Kun lähetät järjestäjän manuaalisesti tai putkistoautomaation kautta, ota Muistutukset käyttöön. Jos haluat lähettää muistutuksia järjestäjistä, jotka lähetetään putkiautomaation kautta, kytke Muistutukset päälle Create Organizer -automaation putkiasetuksissa.
Muistutukset -vaihtoehdon voi kytkeä päälle tai pois päältä milloin tahansa avaamalla vireillä olevan järjestäjän. Muista napsauttaa Tallenna , kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.
Organizer Muistutukset pysähtyvät, kun...
- ...asiakas ei ole lähettänyt järjestäjää, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
- ...asiakas on toimittanut järjestäjän.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista ehdotuksista
Voit lähettää muistutuksen vireillä olevasta ehdotuksestamanuaalisesti : Siirry Ehdotukset ja EL:t -valikkoon vasemmasta sivupalkista tai asiakastilin saman nimisestä välilehdestä, napsauta kolmea pistettä ehdotuksen oikealla puolella ja valitse sitten Lähetä uudelleen.
Automaattisten muistutusten asettaminen ehdotuksista: Vaihda Muistutukset päälle Yleistä-vaiheen alareunassa, kun luot ehdotusta tai ehdotusmallia.
Voit myös kytkeä ne päälle, kun määrität Lähetä ehdotus -automaation.
Muistutukset-vaihtoehdon voi kytkeä päälle tai pois päältä milloin tahansa avaamalla vireillä olevan ehdotuksen.
Ehdotuksen muistutukset loppuvat, kun...
- ...asiakas ei ole allekirjoittanut ehdotusta, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
- ...asiakas on allekirjoittanut ehdotuksen.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista laskuista
Voit lähettää muistutuksia vireillä olevista laskuista: Kun lähetät laskun manuaalisesti tai putkistoautomaation kautta, kytke muistutukset päälle. Jos haluat lähettää muistutuksia putkiautomaation kautta lähetetyistä laskuista, kytke Muistutukset päälle Luo lasku -automaation putkiasetuksissa. Muistutukset-vaihtoehdon voi kytkeä päälle tai pois päältä milloin tahansa muokkaamalla maksamatonta laskua.
Toinen tapa määrittää automaattiset muistutukset vireillä oleville laskuille on määrittää ne laskumalliin. Valitse tätä varten Lähetä muistutukset asiakkaille, aseta päivien määrä seuraavaan muistutukseen ja muistutusten määrä ja napsauta Tallenna tai Tallenna ja poistu.
Laskumuistutukset loppuvat, kun...
- ...asiakas ei ole maksanut laskua, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
- ...asiakas on maksanut laskun.
Huomautus: Voit myös lähettää laskut manuaalisesti uudelleen asiakkaille! Lisätietoja saat täältä.
Reminding clients about actions inside a chat thread
To set up automatic reminders about pending actions inside a chat thread: Toggle on Reminders when you send a chat message either manually or via pipeline automation.
To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on Reminders in the pipeline settings for the Send Message automation, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.
Another way to set up automatic reminders for unread messages is to set them up within the chat template.
For details on how the reminders work for chats, go to the article about chat reminders.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista allekirjoituksista
Voit lähettää manuaalisesti muistutuksen allekirjoitusta odottavasta asiakirjasta: Asiakirjat-välilehdellä , napsauta kolmea pistettä joko asiakirjan oikealla puolella luettelossa tai itse asiakirjan sisällä ja valitse sitten Lähetä allekirjoitus uudelleen.
Automaattisten muistutusten asettaminen allekirjoitusta odottavista asiakirjoista: Kun pyydät asiakirjan allekirjoittamista, ota muistutukset käyttöön. Muistutukset-vaihtoehdon voi kytkeä päälle tai pois päältä milloin tahansa avaamalla allekirjoitusta odottavan asiakirjan, vaikka se olisi jo allekirjoitettu. Muista napsauttaa Tallenna , kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.
Allekirjoitusmuistutukset loppuvat, kun...
- ...asiakas ei ole allekirjoittanut asiakirjaa, mutta muistutuksia on lähetetty asetettu määrä.
- ...asiakas on allekirjoittanut asiakirjan.
Asiakkaiden muistuttaminen vireillä olevista hyväksynnöistä
Voit lähettää muistutuksen manuaalisesti hyväksyttävänä olevasta asiakirjasta : Asiakastilin profiilin Asiakirjat-välilehdelle , napsauta kolmea pistettä joko asiakirjan oikealla puolella luettelossa tai itse asiakirjan sisällä ja valitse sittenHyväksynnän uudelleenlähettäminen .
Muistutuksen lähettäminen manuaalisesti kaikista hyväksyttävänä olevista asiakirjoista: Tarkista ja muokkaa asiakkaalle annettavaa viestiä (valinnainen) ja napsauta sitten Lähetä pyyntö.
Muistutusten asettaminen hyväksyttävänä olevista asiakirjoista: Kun pyydät asiakirjan hyväksyntää, kytke muistutukset päälle.
Hyväksymismuistutukset loppuvat, kun...
- ...asiakas ei ole hyväksynyt asiakirjaa, mutta muistutuksia on lähetetty asetettu määrä.
- ...asiakas on hyväksynyt asiakirjan.
