Ehdotukset ja toistuvat laskut: sen hallinnointi, millä yhteyshenkilö(i)llä on nimenkirjoitusoikeus.

Joihinkin tileihisi voi liittyä useita yhteystietoja. Kun keskustelet ehdotuksista tai toistuvista laskuista, tämä on tärkeää pitää mielessä, koska sinun on ymmärrettävä, kenen tilin käyttäjien on allekirjoitettava. Tässä selitämme tämän yksityiskohtaisesti sekä opastamme katsomaan, onko ehdotus allekirjoitettu.

Katettu täällä:

• Allekirjoitusvaltuudet, selitetty
• Allekirjoitusvaltuuksien poistaminen käytöstä
• Mistä tiedän, että asiakkaat ovat allekirjoittaneet ehdotuksen?
• tarkastella, millä asiakastileillä on vireillä olevia ja/tai osittain allekirjoitettuja ehdotuksia.

Allekirjoitusvaltuudet, selitetty

Tilin profiilissa oleva allekirjoitusvaltuusasetus määritetään jokaiselle yhteyshenkilölle erikseen. Pidä tätä asetusta eräänlaisena 'käyttöoikeustyyppinä' asiakkaillesi. 

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Huomaa alla, että yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen alapuolella lukee Signatory authority .

Kun se on käytössä, yhteystiedot voivat:

• Allekirjoita ehdotukset ja anna niiden sisältämien laskujen maksutiedot.
• Allekirjoita toistuvat laskut ja anna niiden maksutiedot. 

Molempien ominaisuuksien toiminnassa on kuitenkin eroja: 

• Ehdotusten osalta kaikkien käyttäjien, joilla on allekirjoitusvaltuudet käytössä, on allekirjoitettava (viimeisen allekirjoittajan on annettava maksutiedot, jos ehdotus sisältää laskun). Ehdotus katsotaan allekirjoitetuksi, kun kaikki käyttäjät ovat allekirjoittaneet sen. 
• Toistuvien laskujen osalta vähintään yhden käyttäjän, jolla on allekirjoitusvaltuudet käytössä, on syötettävä maksutiedot ja allekirjoitettava. Kun yksi käyttäjä on allekirjoittanut, toistuva lasku aktivoituu, eivätkä muut tilin yhteyshenkilöt tarvitse muita toimenpiteitä.

Huomaa seuraavat tiedot allekirjoitusvaltuusasetuksesta :

• ❌ Jos allekirjoitusvaltuudet on poistettu käytöstä kaikilta tiliin linkitetyiltä yhteystiedoilta, kenellekään ei voi lähettää ehdotusta/toistuvaa laskua - jos yrität tehdä näin, saat virheilmoituksen ja ilmoituksen Inbox+ ilmoituksen, jossa on luettelo tileistä, joita ei voi allekirjoittaa. Tällaiset yhteystiedot eivät saa mitään ilmoituksia.
• Kun ehdotus on lähetetty, allekirjoittajia ei voi enää lisätä. Jos haluat tehdä muutoksia, poista ehdotus, valitse haluamasi asetukset kullekin yhteyshenkilölle ja lähetä uusi ehdotus.
• Jos yksi yhteyshenkilö allekirjoittaa ehdotuksen, mutta muut eivät allekirjoita, mutta poistetaan sitten, ehdotus katsotaan kokonaan allekirjoitetuksi. Saat ilmoituksen, jossa kerrotaan asiasta osoitteessa Inbox+.

Allekirjoitusvaltuuksien poistaminen käytöstä

By default, all contacts with login access have the  Signatory authority setting enabled. You can disable it by navigating to the Info tab of the client profile and clicking the three dots to the right of the name of the contact. 

Tällöin voit halutessasi poistaa käyttäjien allekirjoitusvaltuudet käytöstä: 

• Yksi perhetilin yhteystiedoista on puoliso. Allekirjoitusvaltuuksien poistaminen heidän osaltaan nopeuttaa ehdotuksen allekirjoittamista, koska vain tilin pääkäyttäjän tarvitsee allekirjoittaa.
• Yritystilille on lisätty eri yritysjäseniä. Poistamalla allekirjoitusvaltuudet käytöstä niiltä, jotka eivät ole päätöksentekijöitä, voit varmistaa, etteivät he allekirjoita toistuvaa laskua vahingossa. 

Mistä tiedän, että asiakkaat ovat allekirjoittaneet ehdotuksen?

Kun tilin käyttäjä on allekirjoittanut ehdotuksen, saat ilmoituksen sähköpostiisi ja saat seuraavat tiedot Inbox+. Voit tarkastella allekirjoituksen tilaa napsauttamalla asiakirjan nimeä tai Siirry.. . -linkkiä.

Jos useilla tiliin liitetyillä yhteyshenkilöillä on allekirjoitusvaltuudet käytössä, näet, ketkä ovat allekirjoittaneet asiakirjan ja ketkä eivät.

Huom! Voit muuttaa ilmoitusasetuksiasi milloin tahansa.

tarkastella, millä asiakastileillä on vireillä olevia ja/tai osittain allekirjoitettuja ehdotuksia.

Voit nähdä, mitkä ehdotukset on osittain allekirjoitettu, siirtymällä vasemmanpuoleisen valikkopalkin kohtaan Laskutus > Ehdotukset ja EL:t tai asiakastilin profiilin Ehdotukset ja EL:t -välilehdelle. SIGNED-sarakkeen ensimmäinen luku näyttää tiliin linkitettyjen, ehdotuksen allekirjoittaneiden yhteyshenkilöiden määrän; toinen luku ilmoittaa vaadittujen allekirjoittajien kokonaismäärän.

Voit myös suodattaa asiakastililuettelosi ja nähdä, mitkä asiakkaat ovat allekirjoittaneet osittain ehdotuksia:

1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkopalkin kohtaan Asiakkaat > Tilit ja napsauta sitten + Suodatin -pudotusvalikkoa.

2. From   Proposals & ELs select Partially Signed.