Ryhmä (perus): Tilin käyttöoikeus
Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.
Työntekijöille voidaan myöntää pääsy tileille kolmella eri tavalla. Voit antaa heille oletusarvoisesti käyttöoikeuden kaikkiin tileihin, antaa heille käyttöoikeuden vain valittuihin tileihin tai antaa heille käyttöoikeuden tileihin tietyissä työvaiheissa käyttämällä putkistoautomaatioita.
Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:
- Tilin käyttöoikeus
- Oletustilin käyttöoikeus
- Annetaan työntekijälle pääsy yhdelle tilille
- Työntekijälle annetaan pääsy useille tileille
- Työntekijälle annetaan pääsy kaikkiin tileihin
- Antaa työntekijöille tilinkäyttöoikeudet putkistoautomaation avulla
- Tilin käyttöoikeuden pyytäminen/myöntäminen
- Työntekijän tilien tarkastelu
- Työntekijän tilitilastojen tarkastelu
- Työntekijän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä
- Kuka voi myöntää työntekijälle pääsyn tilille
Tilin käyttöoikeus
Vähintään yhdellä tiimin jäsenellä tulisi olla pääsy kaikkiin tileihin. Kun he tekevät niin, he voivat tarkastella ja muokata minkä tahansa asiakkaan tietoja, ladata asiakirjoja ja luoda laskuja. He saavat myös ilmoituksia kaikesta tilin toiminnasta.
Huomautus: Tiimin jäseniä voidaan määrittää tileille ilman, että he saavat ilmoituksia. Tässä on lisätietoja tilien seuraajista.
Kun työntekijällä on asiakastilin käyttöoikeus, hän voi oletusarvoisesti tehdä kaikki nämä toiminnot:
- Tilitietojen tarkasteleminen
- Asiakastiedostojen tarkasteleminen ja lataaminen
- tarkastella kaikkia heille osoitettujen tilien keskusteluketjuja ja vastata niihin.
- tarkastella kaikkia yrityksen sähköpostiviestejä heille osoitettujen tilien osalta ja vastata niihin.
- Tarkastele kaikkia yrityksen määritettyjen tilien muistiinpanoja ja luo uusia
- Tarkastele yrityksen määritettyjen tilien aikamerkintöjä ja luo uusia aikamerkintöjä
- Tarkastele kaikkia yrityksen tehtäviä niille osoitetuille tileille
- Tehtävien luominen määritetyille tileille
- Määritettyihin tileihin linkitettyjen yhteyshenkilöiden tarkasteleminen
Jos haluat tietää, mitä työntekijä voi tehdä, käy portaalin vain luku -näkymässä.
Oletustilin käyttöoikeus
Yrityksen omistajalla on oletusarvoisesti tilinkäyttöoikeus. Yrityksen omistaja tai ylläpitäjä voi kuitenkin halutessaan antaa yhdelle tai useammalle tiimin jäsenelle automaattisen käyttöoikeuden kaikkiin manuaalisesti luotuihin uusiin tileihin tai asiakkaisiin, jotka rekisteröityvät itse.
Voit määrittää ryhmän jäsenelle tilin oletuskäyttöoikeus:
Siirry Kohtaan Asetukset ja avaa sitten Kiinteät asetukset - välilehti. Etsi Tilin oletuskäyttöoikeus -osa, valitse luettelosta vähintään yksi ryhmän jäsen ja valitse sitten TALLENNA.
Annetaan työntekijälle pääsy yhdelle tilille
Työntekijätilin käyttöoikeuden voi antaa usealla eri tavalla:
- Määrittämällä ne oletustilin käyttöoikeudella
- Kun luot uutta tiliä
- Muokkaamalla olemassa olevaa tiliä milloin tahansa
- Käyttämällä ryhmän käyttöoikeuksien hallintaominaisuutta milloin tahansa
- Käyttämällä putkilinjan automaatiota
Jos haluat antaa työntekijälle käyttöoikeuden uuteen tiliin, valitse hänen nimensä, kun luot tilin manuaalisesti tai tuot asiakastietoja.
Voit antaa työntekijälle käyttöoikeuden olemassa olevaan tiliin seuraavasti:
1. Siirry Asiakkaisiinja napsauta sitten asiakkaan nimeä luettelossa. Voit myös löytää asiakkaan heti siirtymällä minkä tahansa sivun vasemman sivupalkin valikkoon ja kirjoittamalla hänen nimensä hakukenttään.
2. Siirry Tiedot-osioon ja napsauta Tilin tietojen oikealla puolella olevaa Muokkaa-linkkiä. Lisää työntekijät, joille haluat antaa tilinkäyttöoikeudet, Tiimin jäsenet -kenttään. Jokaiselle tilille on määritettävä vähintään yksi tiimin jäsen. Oletusarvoisesti tilin käyttöoikeus annetaan yrityksen omistajalle.
3. Napsauta Jatka-painiketta ja napsauta sitten Tallenna.
Työntekijälle annetaan pääsy useille tileille
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.
Voit liittää työntekijöitä useille eri tileille kerralla seuraavasti:
1. Siirry kohtaan Asiakkaat ja valitse sitten niiden tilien vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat määrittää työntekijöille. Jos haluat valita kaikki tilit, napsauta ylintä valintaruutua.
2. Valitse Hallitse tiimiä.
3. Näet luettelon yrityksen tiimin jäsenistä. Valitse jokaiselle ryhmän jäsenelle jokin seuraavista:
- Älä tee mitään: Tiimin jäsentä ei määritetä tileille; Jos ryhmän jäsen on kuitenkin jo määritetty tileille, hänet määritetään edelleen kyseisille tileille.
- Määritä kaikille: Ryhmän jäsen määritetään kaikille valituille tileille.
- Poista kaikista: Ryhmän jäsentä ei enää määritetä millekään valitulle tilille.
4. Valitse ASSIGN.
Työntekijälle annetaan pääsy kaikkiin tileihin
Voit liittää työntekijän kaikille tileille seuraavasti:
1. Siirry kohtaan Asetukset, valitse valikkoriviltä Team & Plans , siirry kohtaan Aktiiviset tiimin jäsenet ja napsauta sitten työntekijän nimeä.
2. Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia - kynäkuvaketta ja vaihda sitten Näytä kaikki tilit.
3. Napsauta Tallenna. Nyt työntekijä voi tarkastella kaikkia yrityksen tilejä vain niiden tilien sijaan, jotka heille on määritetty.
Antaa työntekijöille tilinkäyttöoikeudet putkistoautomaation avulla
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.
Väliaikaisen henkilöstön osalta voit halutessasi myöntää rajoitetun pääsyn tileihin. Esimerkiksi tilapäisen työntekijän on ehkä käytettävä tilille ladattua asiakirjaa, mutta vain työprosessin tietyn vaiheen aikana.
Tämä voidaan helposti määrittää ja automatisoida putkiston sisällä. Toimi näin:
1. Päätä, missä vaiheessa tarvitset vuokratyöntekijän pääsyn asiakastileille. (Voit lukea lisää automaatioista.)
2. Siirry putkilinjan asetuksiin, valitse vaihe, johon haluat lisätä automaation, napsauta Lisää automaatioita -linkkiä ja valitse sitten avattavasta valikosta Päivitä tilin käyttöoikeus. Valitse tiimin jäsen (jäsenet) tililuettelosta.
Automaatio voidaan konfiguroida eri tavoin:
- Korvaa vastuuhenkilöt oletuskäyttäjille + Lisää tilin käyttöoikeus tyhjänä:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, määritetyt työntekijät jäävät määrittämättä, ja ne, joilla on tilin oletuskäyttöoikeudet , määritetään sen sijaan tilille. - Korvaa vastuuhenkilöt oletuskäyttäjille + Lisää tilin käyttöoikeus täytettynä:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, määritetyt työntekijät jäävät määrittämättä, ja Lisää tilin käyttöoikeus -kentässä luetellut työntekijät määritetään sen sijaan tilille. - Korvaa vastuuhenkilöt oletuskäyttäjille pois päältä + Lisää tilin käyttöoikeus -kenttä täytetty:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, määritetyt työntekijät pysyvät määritettyinä tilille, ja myös Lisää tilin käyttöoikeus -kentässä luetellut työntekijät määritetään. - Korvaa vastuuhenkilöt oletuskäyttäjille + Poista tilin käyttöoikeudet täytettynä:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Poista tilin käyttöoikeus -kentässä lueteltuja työntekijöitä ei määritetä. - Lisää tilin käyttöoikeus täytettynä + Poista tilin käyttöoikeus täytettynä:
Kun työ siirtyy tähän vaiheeseen, Lisää tilin käyttöoikeus -kentässä luetellut työntekijät määritetään tilille, ja Poista tilin käyttöoikeus -kohdassa lueteltuja työntekijöitä ei määritetä.
Tilin käyttöoikeuden pyytäminen/antaminen
Jos yrityksen työntekijä, jolla ei ole pääsyä asiakastilille, napsauttaa mitä tahansa asiakasprofiilin sivua, hän saa näkyviin 401-virheilmoituksen. Näin voi tapahtua:
- Jos tiimin jäsen mainitsee työntekijän keskusteluketjussa asiakkaan kanssa, jonka tiliin työntekijällä ei ole käyttöoikeutta.
- Jos tiimin jäsen mainitsee työntekijän sellaisen asiakkaan työtehtävässä, jonka tiliin työntekijällä ei ole käyttöoikeuksia, tai työtehtävässä, joka sijaitsee putkiston sisällä, joka ei ole työntekijän käytettävissä.
Pyytääkseen pääsyä asiakastilille ja/tai putkistoon työntekijän on napsautettava Pyydä pääsyä joko Inbox+-ilmoituksessa tai virhesivulla.
Yrityksen omistajalle ja työntekijöille, joilla on lupa määrittää joukkuetovereita , ilmoitetaan asiasta Inbox+:n kautta. Kun he napsauttavat Grant Access -linkkiä Saapuneet+ -ilmoituksessa, työntekijälle annetaan käyttöoikeus.
Työntekijän tilien tarkastelu
Suodata tililuettelosi nähdäksesi, mitkä asiakastilit on määritetty tietyille työntekijöille:
1. Siirry Asiakkaat-kohtaan ja klikkaa sitten oikeassa yläkulmassa Suodatin .
2. Valitse tiimin jäsenet Tiimi-osiosta ja klikkaa Käytä.
Työntekijän tilitilastojen tarkastelu
Yrityksen omistaja ja ylläpitäjät voivat tarkastella minkä tahansa työntekijän tilastoja heille osoitettujen tilien osalta. Nämä tilastot löytyvät Insights-sivun Pending client activity -widgetistä.
Tämä widget näyttää laskut, järjestäjät, allekirjoitukset, sopimukset ja hyväksynnät, jotka odottavat asiakkaan toimia tietyn työntekijän osalta.
Jos haluat seurata kahden tai useamman tiimin jäsenen asiakastoimintaa, voit lisätä niin monta riippuvuusasiakastoiminnan widgettiä kuin tarvitset. Tässä on lisätietoja Vireillä oleva asiakastoiminta -widgetistä.
Toinen tapa tarkastella tilitilastoja on Työntekijän nykyiset asiakkaat -sivu. Löydät sen siirtymällä kohtaan Asetukset ja sitten kohtaan Team & Plan. Napsauta työntekijän nimeä ja siirry sitten Asiakkaat-välilehteen . Tilastot ovat käytettävissä kyseisen työntekijän nykyisille ja aiemmille tileille.
Näet nämä tiedot:
- Tunnus: tilin yksilöllinen tunnus
- Nimi: asiakkaan etu- ja sukunimi
- Määritetty: päivämäärä, jolloin työntekijä määritettiin tilille
- Kirjatut laskut: kirjattujen laskujen määrä
- Tuotto: maksettujen laskujen kokonaissumma
- Ladatut asiakirjat: ladattujen asiakirjojen määrä
- Hyväksytty: hyväksyttyjen asiakirjojen määrä
Työntekijän tilinkäyttöoikeuden poistaminen
Oletetaan, että yritykselläsi on henkilökohtainen tili etkä halua muiden tiimin jäsenten näkevän sitä. Tai sinulla on joitain muutoksia työntekijöidesi rooleissa ja tehtävissä, etkä halua, että heillä kaikilla on pääsy kaikkiin tileihin.
Voit poistaa työntekijöitä miltä tahansa asiakastililtä. (Tai voit tehdä sen päinvastoin: poistaa tilit työntekijän määritettyjen asiakkaiden luettelosta.) Tutustu alla oleviin vaihtoehtoihin.
Varoitus: Jos työntekijöilläsi on käytössäsi Näytä kaikki tilit -oikeus, sinun on ensin poistettava tämä oikeus käytöstä. Tämä ei kuitenkaan toimi ylläpitäjien kohdalla, sillä heillä on aina pääsy kaikkiin tileihin.
Työntekijöiden poistaminen asiakastililtä:
- Siirry asiakkaan profiilin Info-osioon ja napsauta Muokkaa-linkkiä oikealla puolella Tilin tiedoista. Kaikki työntekijät, joilla on tilin käyttöoikeus, näkyvät Ryhmän jäsenet -kentässä.
- Napsauta × oikealla puolella tiimin jäseneltä poistaaksesi hänen pääsynsä asiakastiliin.
- Napsauta Jatka-painiketta ja napsauta sitten Tallenna.
Muistiinpano! Tilin määritystä ei voi poistaa. Jos poistat kaikki työntekijät, tili määritetään automaattisesti kaikille, joilla on tilin oletuskäyttöoikeudet.
Voit myös poistaa tilin työntekijän määritettyjen asiakkaiden luettelosta:
- Siirry kohtaan Asetukset, sitten Tiimi ja suunnitelmat, napsauta sitten tiimin jäsenen nimeä ja siirry Asiakkaat-välilehdelle .
- Napsauta punaista poistosymbolia tilin nimen oikeassa oioistossa.
- Klikkaa Poista poistovahvistus-ponnahdusikkunassa. Valittu tili siirretään sitten työntekijän Menneisyys-välilehteen.
Kuka voi myöntää työntekijöille pääsyn tileille
Yrityksen omistaja ja ylläpitäjät voivat aina antaa työntekijöille tilien käyttöoikeudet. He voivat myös antaa työntekijöille mahdollisuuden määrittää asiakkaita tiimin jäsenille. Jos olet yrityksen omistaja tai ylläpitäjä ja haluat, että joku muu tiimin jäsen voi määrittää tilejä, toimi seuraavasti:
1. Siirry kohtaan Asetukset, valitse valikkoriviltä Tiimi ja suunnitelmat , siirry aktiiviseen tiimin jäseneen ja klikkaa sitten työntekijän nimeä.
2. Napsauta Muokkaa käyttöoikeuksia -kynäkuvaketta ja ota sitten käyttöön Määritä joukkuetoverit -kytkin.
3. Valitse Tallenna.
