Tehtävät (perus): Tehtävien luominen ja tehtävät

ammattilainen

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Tehtävät-ominaisuuden avulla voit hallita tehtäviäsi ja varmistaa, että kaikki – myös sinä – pysyvät kärjessä, mikä on ratkaisevan tärkeää verokäytännöille. Tehtävät eivät ainoastaan kerro, mitä esityslistallasi on seuraavaksi, vaan myös sen, mitä muu tiimisi käsittelee. Lisäksi voit automatisoida tehtäviä putkistojen sisällä. tällä tavalla ne luodaan automaattisesti juuri silloin, kun tarvitset niitä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Tehtävien luominen

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job. A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features.

Koska verokäytäntöön on niin paljon liikkuvia osia, olemme suunnitelleet järjestelmän, jossa voit automatisoida tehtäviä putkistoissasi. Näin tehtävät luodaan automaattisesti, kun työ siirtyy pipelinen vaiheesta vaiheeseen. Jos haluat luoda tehtävän manuaalisesti, voit myös linkittää sen tiettyyn työhön. Joustavuutta on paljon!

Tehtäviä voi luoda yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa työntekijä, jolle on myönnetty tilin käyttöoikeus tai käyttöoikeudet kaikkien tilien tarkastelemiseen.

Voit luoda tehtäviä useilla tavoilla:

Erillisen tehtävän teeminen

Voit luoda yhden tehtävän seuraavasti:

1. Klikkaa vasemman sivupalkin valikossa olevaa + UUSI -painiketta ja valitse diaesityksessä Tehtävä.

2. Kirjoita tehtävän nimi vaadittuun kenttään.

3. Nyt se on siinä! Napsauta LUO TEHTÄVÄ -painiketta.

Tehtävän teeminen useille asiakkaille

Jos sinun on luotava sama tehtävä joukolle eri asiakkaita, käytä joukko-ominaisuuttamme:

1. Siirry Asiakkaat -painikkeeseen, valitse asiakastilien vieressä oleva valintaruutu ja klikkaa luo tehtävä -painiketta.

2. Kirjoita tehtävän nimi (esim. valmistele 1040) vaadittuun kenttään.

3. Nyt se on siinä! Napsauta LUO TEHTÄVÄ -painiketta.

Tietojen lisääminen tehtävään

Lisää tarvittaessa lisätietoja tehtävään. Voit...

1. Tilit(t). Lisää asiakastili tai jätä Asiakas-kenttä tyhjäksi, jos tehtävä ei ole tarkoitettu tietylle asiakkaalle.

2. Työ. Jos olet valinnut edellisessä vaiheessa vain yhden tilin, voit valita työn, jonka haluat linkittää tehtävän. Yksi tehtävä voidaan linkittää vain yhteen työhön.

3. Malli. Täytä tehtävä jollakin aiemmin tallennetuista malleista. Valitse malli napsauttamalla Malli-luetteloa (lue lisää tehtävämalleista täältä).

4. Sijansaaja(t). Määritä tehtävä ryhmän jäsenelle tai useammalle, jos projekti vaatii useamman kuin yhden. Kun määrität tehtävän, se tulee automaattisesti näkyviin määritetyille ryhmän jäsenille. Lue lisää sikseen jätteille tarkoitetuista määristä artikkelista.

5. Prioriteetti. Valitse prioriteettitaso: MATALA, KORKEA, KESKITASO tai KIIREELLINEN. Oletusprioriteetti on MEDIUM.

6. Tehtävän nimi. Tämän kentän täyttäminen on pakollista, ja se on nimi, jonka näet tehtäväluettelossa ja työn sisällä.

7. Tila. Tilan avulla voit seurata, missä vaiheessa tehtävä on. Kun tehtävä on valmis, sinä tai määritetty ryhmän jäsen voitte muuttaa tilaksi VALMIS.

8. Kuvaus. Kuvauksen avulla voit dokumentoida nykyisen edistymisen tai avata kohteita. Kun avaat tehtäväluettelon, näet, millaiset muototehtävät ovat. Voit käyttää tekstin muotoilua, emojia, luettelomerkkejä, numeroituja luetteloita ja myös lisätä linkkejä. Voit myös mainita ryhmän jäsenet, jotta heille ilmoitetaan tehtävästä ilman, että sinun tarvitsee delegoida sitä heille.

9. Tunnisteet. Nämä auttavat luokittelemaan tehtävät ja lajittelemaan ne. Lisätietoja on kategoriassa Tili- ja tehtävätunnisteiden käyttö.

10. Aloituspäivä, eräpäivä. Päivämäärien asettaminen on valinnainen, mutta se voi olla hyödyllinen ajanhallintatyökalu. Saat sähköpostimuistutuksen kolme päivää ennen tehtävän eräpäivää. Ja voit tunnistaa, mitkä tehtävät ovat myöhässä huutomerkkikuvakkeella niiden nimien vieressä tehtäväluettelossa.

11. Toista. Toista tehtävä automaattisesti (katso, miten, siirry tähän). Luo esimerkiksi "Älä unohda maksaa sähkölaskua!" -tehtävä itsellesi. Vaikka voit silti määrittää tehtävän toistuvaksi joka kuukausi, saat entistä enemmän irti tehtävien sisällyttämisestä työpaikkoihin (katso Tehtävien automatisoiminen putkistojen sisällä).

12. Linkitä tilihuomautukset. Linkitä tilihuomautuksia, jotka voivat auttaa joukkuetovereitasi tehtävän suorittamisessa. Kun muistiinpano on linkitetty, näet sen Tilihuomautukset-kohdassa. ( tiedot artikkelissa).

13. Liitä mukaan asiakirjoja. Tehtäväsi voi sisältää asiakirjoja, joita sinun tai muiden ryhmän jäsenten on työskenneltävä (tiedot alla).

14. Osaverot. Tehtäväsi voi sisältää pienempiä tehtäväkohtia (lisätietoja alla).

15. Huomautuksia. Kirjoita hyödyllisiä muistutuksia tehtävästä. Kun sillä ei ole enää merkitystä, poista se.

Tehtävän määrittäminen sähköpostista

Saatat huomata, että haluat luoda tehtävän asiakkaalta saamastasi sähköpostiviestistä. Tämä tehdään helposti Saapuneet+- ilmoituskeskuksesta. Näin:

1. Napsauta Saapuneet+- osiossa sähköpostin ilmoituspalkkia laajentaaksesi sen ja napsauta sitten Luo tehtävä -linkkiä. Jos sähköpostiosoite on linkitetty useisiin tileihin, voit valita haluamasi.

2. Luo tehtävä -sivu avautuu. Kentät täytetään jo asiakkaan sähköpostista:

  • Asiakas: asiakas, joka on lähettänyt sähköpostiviestin.
  • Tehtävän nimi: sähköpostin aiherivi.
  • Kuvaus: sähköpostin runko.

3. Tallenna tehtävä napsauttamalla LUO TEHTÄVÄ -painiketta. Kun tehtävä on luotu, ilmoitus siirtyy automaattisesti Saapuneet+-kansion Arkistoitu-välilehteen.

Tehtävien automatisoiminen putkijohdon sisällä

Lisätietoja tehtävien automatisoinnista putkistojen sisällä on tehtävät työtehtävissä -sivulla.

Alittennan luominen

Tehtävällä voi olla alitehtävät. Nämä näyttävät tehtävätarkistuslistoilta. Alitehtävät on tehtävä, jotta kokonaistehtävä voidaan suorittaa. Voit lisätä alitehtävät tehtävän luomisen tai muokkaamisen aikana.

1. Kun olet kytkentä ottaa aliarvosteet käyttöön, näyttöön tulee valintaruutu, jossa on tehtäväkohteen kenttä. Täytä alitaskulan nimi tai tehtävä.

2. Luo lisää kohteita tarkistusluetteloon valitsemalla Lisää alitahto.

3. Säilytä muutokset valitsemalla LUO TEHTÄVÄ tai TALLENNA.

Kun alitahto on valmis, voit valita sen vieressä olevan valintaruudun.

Valmiiden alitehtävien määrä ja jäljellä olevien alitehtävien kokonaismäärä näkyvät tehtäväluettelon SUBTASKS -sarakkeessa.

Tiedostojen lisääminen tehtäviin

You will need a folder with the private access level to attach files to a task for a specific client (you cannot do it for more than one client at a time).

  • Jos haluat liittää tiedostoja työpöydältä, valitse LIITÄ ASIAKIRJAT, valitse Oma tietokoneja etsi sitten ladattavat tiedostot. Voit ladata PDF-tiedostoja, Word-tiedostoja, Excel-tiedostoja tai kuvia. Lisätietoja on täällä. Tehtäviin liitetyt tiedostot tallennetaan valittuun kansioon Yksityinen-alivälilehden Tiedostot-välilehdessä.
  • Jos haluat liittää tiedostoja TaxDomesta, valitse LIITÄ ASIAKIRJAT, valitse TaxDomesta, napsauta kansiota ja valitse tiedostot. Voit lisätä taxdomeen jo ladattuja tiedostoja.

Toistuvien tehtävien luominen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Toistuvat tehtävät ovat tehtäviä, joita suoritat säännöllisesti: esimerkiksi puhelun soittaminen asiakkaalle kerran viikossa, postin tarkistaminen kolmen päivän välein, tiettyjen verolomakkeiden valmisteleminen vuosittain.

Kun luot toistuvan tehtävän, seuraavat määritteet kopioidaan ensimmäisestä tehtävästä:

  • Asiakkaan nimi
  • Tehtävän nimi
  • Tehtävän kuvaus
  • Tehtävän tunnisteet
  • Tehtävän historia
  • Tehtävän määritetyt
  • Alitutkinnat (kaikki valintaruudut on tyhjennys)
  • Toistoaikataulu (valittujen toistojen määrä miinus yksi)
vinkki

Huom! Tilaa, kommentteja ja liitteitä ei kopioida ensimmäisestä tehtävästä.

Jos haluat määrittää toistuvan tehtävän, toimi samalla tavalla kuin tehtävän luominen, mutta ota Toista-vaihtopainike käyttöön. Tämän jälkeen voit luoda tehtäväaikataulun.

1. Valitse, kuinka usein haluat tehtävän toistuvan. Oletusarvon mukaan tehtävä toistetaan kerran viikossa. Se voidaan toistaa joka x määrä päiviä, viikkoja, kuukausia tai vuosia.

2. Päätä, milloin haluat tehtävän vanhenevan. Voit valita tietyn päivämäärän tai sen toistumisajan.

Kun toistuva tehtävä on määritetty, näet sen alkamis- ja määräpäivät sekä jonossa olevien määrän.

Voit myös määrittää, mitkä tehtävät toistuvat tehtäväluettelon nimien vieressä olevan kellokuvakkeen avulla.

muistiinpano

Huom! Toistuvien tehtävien alkamisaikaan vaikuttaa aikavyöhykeasetuksesi.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit