💰 Palkanlaskenta: Palkanlaskenta: Hanki asiakirjat asiakkailtasi

Asiakirjojen kokoaminen on rutiini, jonka toistat jokaisen asiakkaan kanssa. Tästä artikkelista löydät huijauslomakkeen, jossa on hyödyllisimmät vinkit siitä, miten saat kaikki tarvittavat asiakirjat ajoissa ja järjestät ne yhteen paikkaan riippumatta siitä, miten haluat tehdä sen.

Vinkki: Lataa tämä Yksinkertainen tarkistuslista, jolla voit seurata edistymistäsi TaxDome for Payroll -palvelun käyttöönotossa ja säästää aikaa!

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Hanki palkkatiedot automaattisesti
• Pyydä palkkatunteja automaattisten viestien välityksellä
• Kerää palkka-asiakirjat latauslinkin kautta
• Pyydä tietoja palkka-asiakkailta järjestäjien kautta
• Käsittele sähköpostitse lähetettyjä työaikatauluja ja yhdistä ne työpaikkoihin.
• Muokkaa TaxDomeen tallennettuja työaikatauluja työpöydältäsi.

Hanki palkkatiedot automaattisesti

Tietojen tai asiakirjojen pyytäminen TaxDomessa automaattisesti antaa sinulle useita etuja: se säästää aikaa, edistää asianmukaista viestintää asiakkaiden kanssa, estää asiakirjoihin liittyvistä ongelmista johtuvat tarpeettomat viivästykset työnkulussa ja luo tiimillesi helposti saatavilla olevan asiakirjavaraston.

Suosittelemme käyttämään näitä vaihtoehtoja:

• Pyydä palkkatunteja automaattisten viestien välityksellä
• Kerää palkka-asiakirjat latauslinkin kautta
• Pyydä tietoja palkka-asiakkailta järjestäjien kautta

Pyydä palkkatunteja automaattisten viestien välityksellä

Kun asiakas lataa tiedostoja keskusteluketjuun, ne tallennetaan automaattisesti asiakkaan lataamat asiakirjat -kansioon. Saat viestisi luotua automaattisesti palkkatuntien pyytämistä varten kahdessa vaiheessa:

1. Luo keskustelumalli. Käytä lyhytkoodeja tiettyjen tietojen pyytämiseen (esim. [LAST_WEEK] viime viikon palkkatuntien pyytämiseen).
2. Lisää viestin automatisointi putkistoosi (yleensä ensimmäiseen vaiheeseen).

 Keskusteluketju linkitetään automaattisesti työhön, joten tiimisi jäsenet voivat avata sen ja nähdä asiakirjaluettelon.

Voit valinnaisesti lisätä asiakastehtävän chat-malliin (varmista, että kenttä Automove vaiheessa on päällä), tai aktivoida toiminto Vastaa viimeisimpään viestiketjuun ominaisuuden, jolloin jokainen uusi viesti lähetetään olemassa olevaan keskusteluketjuun.

Katso tästä videosta, miten tämä prosessi asetetaan:

Kerää palkka-asiakirjat latauslinkin kautta

Jos sinun on pyydettävä asiakirjoja, mutta et halua, että asiakkaasi pääsevät käsiksi muihin tiliinsä sisältyviin tietoihin, käytä linkkiä Pyydetty tiedosto -sivulle. 

Pyydä tietoja palkka-asiakkailta järjestäjien kautta

The Järjestäjät ominaisuuden avulla voit luoda mukautetun kysymyssarjan, jolla saat mitä tahansa tietoja, kuten laskentataulukoita työtunneista, W-4-lomakkeita, palkkapankkitietoja, verotunnuksia, työntekijätietoja jne.

Lähetä järjestäjät automaattisesti kahdessa vaiheessa:

1. Luo organisaattorimalli.
2. Lisää putkistoon Luo järjestäjä -automaatio.

Seuraavassa on joitakin asetuksia palkanlaskentakäytäntöäsi varten:

• Uudet asiakkaat: pyydä liikeasiakirjat ja yritystiedot ennen sopimuksen lähettämistä. Kopioi kirjastosta Payroll Setup Organizer (Best Practice) -järjestäjämallimme ja muokkaa sitä tarpeen mukaan.
• Nykyiset asiakkaat: Palkka-asiakkaat lähettävät sinulle samanlaisia asiakirjoja joka kuukausi. Kopioi palkanlaskennan järjestäjämallimme, jossa on W-4-lomakkeiden ja työtuntitaulukon pyynnöt.
• Kaikki asiakkaat: lähetä heille loppuvuoden kysely, jolla selvitetään heidän tyytyväisyytensä ja kerätään heidän ehdotuksiaan.

Vinkki! Tämä on kätevämpää kuin sähköposti, koska kaikki asiakirjat tallentuvat automaattisesti oletusasiakaskansioon.

Käsittele sähköpostitse lähetettyjä työaikatauluja ja yhdistä ne työpaikkoihin.

Jos saat työaikatauluja ja muita asiakirjoja asiakkailta sähköpostitse, voit järjestää myös tämän prosessin. Muista vain avata sähköpostisi TaxDomessa, älä sähköpostisovelluksessasi. Kun saat sähköpostin, voit tallentaa sen asiakaskansioon. 

Voit myös ottaa käyttöön toiminnon Tallenna liitetiedostot automaattisesti. Näin sähköpostitse saamasi liitetiedostot tallennetaan automaattisesti oletusasiakaskansioon, johon asiakas voi tarkastella ja muokata niitä.

Riippumatta siitä, minkä vaihtoehdon olet valinnut, voit linkittää asiakirjoja töihisi. 

Muokkaa TaxDomeen tallennettuja työaikatauluja työpöydältäsi.

Joillakin asiakkaillasi on työpöydälläsi palkkalaskelmia (ne esimerkiksi faksataan sinulle). Jos näin on, voit helposti siirtää ne TaxDomeen jatkotyöskentelyä varten.

Voit ladata TaxDomeen asiakirjoja nopeasti työpöydältäsi ja muokata niitä siirtämättä niitä uudelleen. Seuraa näitä ohjeita:

1. Asenna TaxDome Desktop App.
2. Lataa tiedostot TaxDomeen File Explorerista ja linkitä ne asianmukaisiin tehtäviin.
3. Avaa ja muokkaa TaxDomeen tallennettuja työaikatauluja Excelillä tai millä tahansa kolmannen osapuolen sovelluksella, jota käytät tietokoneellasi.

Vinkki: TaxDome Academyn kattava kurssi TaxDomen käytöstä palkanlaskennassa.