CRM (lisäasetukset): Mukautetut kentät

TaxDome tarjoaa koko joukon mukautettuja kenttiä, mutta saatat haluta luoda myös omia kenttiä. Mukautettujen kenttien avulla voit lisätä tilejäsi ja yhteystietojasi koskevia tietoja. Esimerkkejä tilien mukautetuista kentistä ovat osoite, kaupunki ja tyyppi; esimerkkejä yhteystietojen mukautetuista kentistä ovat syntymäpäivä ja paras aika soittaa.

Mukautetun kentän voi luoda yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai ryhmän jäsen, jolla on mukautettujen kenttien hallinta.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Tilin mukautetut kentät
  • Tilin mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana
  • Tilin mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista
  • Mukautettujen kenttien lisääminen asiakkaan profiilista
  • Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville tileille
• Ota yhteyttä mukautettuihin kenttiin
  • Yhteystietojen mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana
  • Yhteystietojen mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista
  • Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville yhteyshenkilöille
• Mukautettujen kenttien muokkaaminen/poistaminen
• Mukautetun kentän sisällön etsiminen
• Mukautettujen kenttien käyttäminen lyhytkoodeina
• Tilin mukautettujen kenttien käyttäminen PDF-laskuissa

Tilin mukautetut kentät

• Tilin mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana
• Tilin mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista
• Mukautettujen kenttien lisääminen asiakkaan profiilista
• Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville tileille

Voit lisätä tiliä koskevia erityistietoja täyttämällä mukautettuja kenttiä. Siirry asiakastilin sisällä Tiedot-välilehdelle ja napsauta sitten Muokkaa-linkkiä. Täytä Tilitiedot-kohdassa mukautetut kentät, jotka haluat lisätä Tilitiedot-sivulle , napsauta Jatka-painiketta ja napsauta sitten Tallenna.

Tilin mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana

Luo uusia mukautettuja kenttiä tileille, kun tuot asiakastietojasi TaxDomeen:

1. Kun olet päässyt tuonnin Map Accounts -vaiheeseen, saatat huomata, että taulukkolaskentaohjelmassa käyttämäsi sarakeotsikon nimen kanssa ei ole mitään mukautettua kenttää. Ei hätää! Luo uusi mukautettu kenttä valitsemalla pudotusvalikosta Uusi kenttä.

2. Kirjoita Kentän nimi -kohtaan, mitä haluat kutsua sitä; esimerkiksi Kaupunki, Koko tai Verkkosivusto.

3. Valitse Tallenna.

Kun tuonti on valmis, uusi mukautettu kenttä on käytettävissä kaikilla tileilläsi.

Tilin mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista

Voit myös lisätä tilin mukautettuja kenttiä milloin tahansa asetuksista:

1.Siirry Asetuksiin, valitse Mukautetut kentät ja napsauta sitten + Lisää kenttä.

2. Kirjoita kentän nimi (esimerkiksi EIN, SSN tai Paras aika soittaa)  ja napsauta sitten Tallenna.

Täytä uusi mukautettu kenttä siirtymällä Luo asiakastili -sivulle tai tilin Tiedot-välilehteen.

Mukautettujen kenttien lisääminen asiakkaan profiilista

Siirry asiakastilin sisällä Tiedot-välilehdelle, napsauta Muokkaa-linkkiä, napsauta sitten kolmea pistettä Tilitietojen oikealla puolella ja valitse Lisää tilin mukautettu kenttä. Täytä uuden mukautetun kentän nimi ja napsauta sitten Tallenna.

 Voit myös lisätä mukautettuja kenttiä uutta tiliä luodessasi.

Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville tileille

Jos haluat lisätä mukautettuja kenttiä kaikkiin olemassa oleviin tileihisi, toimi seuraavasti:

1. Vie ensin kaikki tilisi siirtymällä Asiakkaat-sivulle ja valitsemalla Vie tilit. Saat sähköpostiviestin, jonka liitteenä on zip CSV-tiedosto, jossa on kaikki tilisi.

2. Avaa CSV-tiedosto ja poista kaikki sarakkeet laskentataulukosta lukuun ottamatta tilin nimi -saraketta. Lisää sarakkeet niille mukautetuille kentille, jotka haluat lisätä, ja täytä tiedot.

3. Tallenna laskentataulukko CSV-tiedostona.

4. Lataa laskentataulukko TaxDomeen klikkaamalla Tuoda -painiketta Asiakkaat sivu.

5. Tilin kenttien yhdistäminen. Luo vastaavat mukautetut kentät TaxDomeen valitsemalla Uusi pelto pudotusvalikosta. Lisää aiheesta tilin mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana.

6. Ohita muut vaiheet ja napsauta viimeistä vaihetta Start Import. Uusia tilejä ei luoda. Sen sijaan uudet mukautetut kentät lisätään olemassa oleviin tileihin.

Ota yhteyttä mukautettuihin kenttiin

• Yhteystietojen mukautettujen kenttien lisääminen tuonnin aikana
• Yhteystietojen mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista
• Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville yhteyshenkilöille

Yhteyshenkilöiden mukautettujen kenttien avulla voit lisätä tietoja yhteystiedoistasi. TaxDomissa on kahdenlaisia yhteystietokohtaisia mukautettuja kenttiä:

• Teksti: Kaikki lisätiedot, joita tarvitset asiakkaistasi. Voit esimerkiksi halutessasi lisätä työtehtävänimikkeen tai syntymäpäivän mukautetun kentän.
• Sähköposti: Esimerkiksi toissijainen sähköpostiosoite, kuten työ- tai henkilökohtainen sähköpostiosoite. Portaalin käyttöoikeus, ilmoitukset ja sähköpostin synkronointiasetukset voidaan kytkeä päälle ja pois kunkin yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen osalta. 

Vinkki! Mukautettuihin kenttiin syötetyt sähköpostiosoitteet näkyvät yhteystietohaussa.

Yhteystietokenttien lisääminen tuonnin aikana

Lisää mukautettuja kenttiä yhteystietoihisi, kun tuot asiakastiedot TaxDomeen:

1. Kun olet saavuttanut tuontisi Karttayhteyshenkilöt-vaiheen , saatat huomata, että yhteyshenkilön ominaisuuden nimeä ei voi muodostaa pariliitosta laskentataulukossa käyttämäsi sarakeotsikon nimen kanssa. Ei hätää! Luo uusi yhteyshenkilö-ominaisuuden nimi tai mukautettu kenttä valitsemalla avattavasta valikosta Uusi kenttä .

2. Valitse kentän tyyppi: ja kirjoita sitten kentän nimi. Tekstikenttää varten voit esimerkiksi haluta Päivän puhelin- tai Syntymäpäivä-yhteyskentän .

3. Valitse Tallenna.

Kun tuonti on valmis, uusi mukautettu kenttä on kaikkien yhteyshenkilöiden käytettävissä.

Yhteystietojen mukautettujen kenttien lisääminen asetuksista

Lisää uusia mukautettuja kenttiä yhteystietoihisi milloin haluat:

1.Siirry Asetuksiin, valitse Mukautetut kentät, sitten Yhteystiedot ja napsauta sitten + Lisää kenttä.

2. Valitse kentän tyyppi: Teksti tai Sähköposti.

3. Kirjoita uuden mukautetun kentän nimi Kentän nimi -kohtaan - esimerkiksi Syntymäpäivä, EIN, SSN tai Paras aika soittaa - ja napsauta sitten Tallenna.

Kun olet luonut uuden mukautetun kentän, se on kaikkien yhteyshenkilöiden käytettävissä.

Mukautettujen kenttien lisääminen olemassa oleville yhteyshenkilöille

1. Vie ensin kaikki tilisi: Siirry Asiakkaat-sivulle. Valitse Yhteystiedot-osiossa Vie yhteystiedot. Saat tämän jälkeen sähköpostiviestin, jonka liitteenä on zip CSV-tiedosto yhteystiedoistasi.

2. Avaa CSV-tiedosto ja poista kaikki sarakkeet taulukkolaskentaohjelmasta lukuun ottamatta yhteystietojen nimi-saraketta. Lisää sarakkeet niille mukautetuille kentille, jotka haluat luoda, ja täytä sitten tiedot.

3. Tallenna laskentataulukko CSV-tiedostona.

4. Jos haluat ladata laskentataulukon TaxDomeen, siirry kohtaan Asiakkaat sivu. Vuonna Yhteystiedot -osiossa, klikkaa Tuoda. 

5. Ohita vaiheet yhteystietokenttien kartoittamiseksi. Luo vastaavat mukautetut kentät TaxDomeen valitsemalla avattavasta valikosta Uusi kenttä. Lisätietoja yhteystietokenttien lisäämisestä tuonnin aikana.

6. Klikkaus jatkaa ja sitten Aloita tuonti viimeisessä vaiheessa.

7. Lisää uudet tiedot olemassa oleviin yhteystietoihin valitsemalla Yhdistä kaksoiskappaleet.

Mukautettujen kenttien muokkaaminen/poistaminen

Voit aina muokata luomiasi mukautettuja kenttiä. Siirry Asetuksiin, valitse Mukautetut kentät ja valitse sitten Yhteystiedot tai Tilit.

• Nimeäminen uudelleen: Klikkaa muokattavan kentän oikeassa reunassa olevaa kynäkuvaketta, tee muutokset ja klikkaa Tallenna.

• Järjestyksen muuttaminen: Napsauta ja pidä siirtokuvaketta kentän oikealla puolella, vedä ja pudota se ja napsauta sitten Tallenna.

• Poistaminen: Napsauta poistettavan kentän oikeassa reunassa olevaa roskakorikuvaketta ja vahvista sitten. Kun kenttä on poistettu, se ei ole enää käytettävissä yhteyshenkilöissäsi tai asiakkaissasi. Tämä vaikuttaa myös kaikkiin malleihin, joissa mukautettua kenttää käytettiin lyhytkoodina.

Mukautetun kentän sisällön etsiminen

Voit hakea tietyn yhteyshenkilön tai tilin mukautetun kentän sisältöä käyttämällä avainsanaa vasemmalla olevassa liukuvassa hakukentässä:

• Kirjoita haku -kenttään Yhteystiedot- tai Tilit-osiossa . Näytä hakutulokset painamalla näppäimistön enter-näppäintä. Tyhjennä haku -kenttä napsauttamalla x-kirjainta.
• Napsauta minkä tahansa sivun vasemman sivupalkin hakupainiketta, kirjoita hakukenttään ja tarkista tulokset Asiakkaat ja yhteystiedot -välilehdillä.

Mukautettujen kenttien käyttäminen lyhytkoodeina

Mukautettuja kenttiä käytetään myös lyhytkoodeina eli dynaamisina tietoina vastaanottajakohtaisen tekstin, kuten henkilön syntymäpäivän tai puhelinnumeron, lisäämiseksi. Alla olevasta taulukosta näet, missä tili- ja yhteystietokohtaisia mukautettuja kenttiä voi käyttää lyhytkoodeina:

Tilin mukautetut kentät	Joukkosähköpostit (otsikkorivillä ja/tai tekstissä) Sähköpostimallit (otsikkorivillä ja/tai tekstissä) Laskumallit Joukkolaskut PDF-laskut Chat-mallit Työpaikkamallit Sopimusmallit
Ota yhteyttä mukautettuihin kenttiin	Joukkosähköpostit Sähköpostimallit

Vinkki! Yksittäisiä asiakkaita varten suosittelemme lisäämään kunkin asiakkaan etunimen, sukunimen ja osoitteen tilille mukautettuina kenttinä tuonnin aikana. Näin voit käyttää näitä tietoja lyhytkoodeina viesti- ja sopimusmalleissa, joissa yhteystietokenttiä ei tueta.

Jos esimerkiksi käytät sähköpostimallissa mukautettua kenttää Arvioitu veronmaksu , vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on hänen arvioitu veronmaksunsa (jos kyseinen mukautettu kenttä on täytetty hänen yhteystietoihinsa).

Tilin mukautettujen kenttien käyttäminen PDF-laskuissa

PDF-laskuissa voi olla tilikohtaisia kenttiä. 

Siirry Asetukset-välilehden Yrityksen aset ukset -välilehden Yrityksen tiedot -alivälilehdelle. Kytke Laskun mukauttaminen -osiossa päälle ne tilin mukautetut kentät, jotka haluat sisällyttää PDF-laskuihin. Napsauta Näytä lisää nähdäksesi kaikki käytettävissä olevat tilikohtaiset kentät.