Tunnisteet (Basic): Käytä & käyttötapoja

Tunniste on merkintä, jota voidaan käyttää asiakastilien, yhteystietojen, työaikamerkintöjen ja tehtävien löytämiseen tai ryhmittelyyn. Tässä kerrotaan tavoista, joilla voit käyttää tunnisteita koko järjestelmässä joko manuaalisesti tai putkiautomaatioiden avulla.

Katettu täällä:

Tapoja käyttää tileihin tunnisteita

Vaikka tunnisteiden käyttö ei rajoitu ainoastaan TaxDome-tilien käyttöön, voit hyödyntää niitä parhaiten juuri tässä yhteydessä. Tunnisteiden avulla sinä ja tiimisi voitte luokitella asiakkaita sijainnin tai heille tarjoamanne palvelun perusteella. Tunnisteiden avulla voit jopa määrittää nopeasti, tarvitseeko sinun tehdä asiakkaalle pidennyspyyntö ilman, että sinun tarvitsee käydä läpi jokaista asiakastietuetta. 

Lue alta eri tavoista, joilla tileihin voidaan liittää tunnisteita:

Näet kaikki käytetyt tunnisteet kunkin asiakastilin Tiedot-välilehdellä tai Tilit-luettelossa. Jos asiakastilille on annettu useita tunnisteita, vain luettelon ensimmäinen tunniste on näkyvissä. Vie hiiri tunnisteiden lukumäärää osoittavan kuplan päälle, niin näet muut tälle tilille annetut tunnisteet.

Tunnisteiden käyttäminen tileihin irtotavarana

Kun sinun on sovellettava tunnisteita useisiin asiakastileihin, voit tehdä työn nopeammin, kun käytät joukkotunnisteita sen sijaan, että kiinnität yhden tunnisteen kerrallaan:

1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkorivistä kohtaan Asiakkaat > Tilit ja valitse valintaruudut niiden asiakastilien vieressä, jotka haluat merkitä. Jos haluat valita kaikki asiakkaat, valitse ylin valintaruutu.

2. Napsauta Manage Tags -painiketta.

3. Näet luettelon kaikista tunnisteistasi. Valitse kunkin tunnisteen kohdalla jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Älä tee mitään: Tunnistetta ei määritetä tilille. Jos tilillä on jo tunniste, se säilyy siellä.
  • Määritä kaikille: Tunniste osoitetaan kaikille valituille tileille.
  • Poista kaikista: Jos jollakin valitulla tilillä on tietty tunniste, se poistetaan.

4. Valitse Assign Tags (Määritä tunnisteet).

Tunnisteiden käyttäminen tileihin tuonnin aikana

Asiakastilien tuonti antaa sinulle kaksi vaihtoehtoa tunnisteille:

Sisällytä tunnisteet laskentataulukkoon

Tämä menetelmä säästää paljon aikaa, koska sinun ei tarvitse käyttää aikaa tunnisteiden luomiseen etukäteen osoitteessa TaxDome. Lisäksi voit käyttää eri tileihin eri tunnisteita. 

1. While preparing a CSV file for importing, add columns with the necessary tags for clients and contacts (if any). If you want several tags to be applied to one account separate names by comma. 

Tags that you don't yet have will be created automatically during import.

2. Aloita tuontiprosessi. Tuonnin toisessa vaiheessa (tilien kartoittaminen) valitse Map to property (Kartoita kiinteistöön ) Action (Toiminto ) -pudotusvalikosta ja Tags (Tunnisteet ) Account (Tili) -kentässä tilitunnisteesi. 

Juuri noin! Kun tuonti on valmis, tunnisteesi on luotu ja niitä on sovellettu tileihin.

Käytä olemassa olevia tunnisteita tuonnin aikana

Jos et halua lisätä tunnisteita laskentataulukkoon, voit silti käyttää tunnisteita tuonnin aikana. Voit tehdä niin:

Aloita tuontiprosessi. Valitse kolmannessa tuontivaiheessa (asetukset) tunnisteet, joita haluat soveltaa tileihin, jotka siirrät osoitteeseen TaxDome.

Vihje

Huom! Valitsemasi tunnisteet sovelletaan kaikkiin tuotuihin tileihin, joten jos haluat käyttää eri tileille eri tunnisteita, sinun on laadittava erilliset taulukot kutakin tunnistesarjaa varten.

Tunnisteiden käyttäminen asiakastilien sisällä

Voit myös lisätä tunnisteen tiliin tiliä luodessasi tai myöhemmin. Voit määrittää tilille yhden tai useamman tunnisteen seuraavasti:

  1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkorivistä kohtaan Asiakkaat > Tilit, avaa asiakastilin profiili, valitse valikkoriviltä Tiedot , ja napsauta sitten Muokkaa-painiketta. Näet kaikki tiliin sovelletut tunnisteet Tunnisteet-kohdassa.
  2. Napsauta Tunnisteet avataksesi pudotusvalikon, jossa on käytettävissä olevia tunnisteita. Valitse niin monta kuin tarvitset, napsauta Jatka-painiketta ja napsauta sitten Tallenna.

Tunnisteet yhteystiedoissa

Voit käyttää yhteystietoihin tunnisteita, kun lisäät tai muokkaat niitä.

Tunnisteet aikamerkinnöissä

Tunnisteet voivat myös auttaa sinua järjestämään aikamerkintöjä. Tunnisteet voidaan lisätä, kun luot tai muokkaat aikamerkintöjä.

Jos haluat nähdä kaikki työaikamerkintöihisi määritetyt tunnisteet, valitse vasemmanpuoleisesta valikkopalkista Laskutus > Työaikamerkinnät.

Tunnisteet tehtävissä

Tunnisteet voidaan lisätä tehtävää luotaessa tai muokattaessa, ja niistä on lopulta hyötyä tehtävien lajittelussa.

Voit tarkastella kaikkia annettuja tunnisteita Tehtävät-luettelossasi. Jos tehtävässä on useampi kuin yksi tunniste, vain ensimmäinen tunniste näkyy. Vie hiiren kursori tunnisteiden lukumäärää osoittavan kuplan päälle nähdäksesi muut tunnisteet.

Mistä tiedän, missä tiettyjä tunnisteita käytetään

Saat selkeän yleiskuvan siitä, missä tunnisteita käytetään, valitsemalla vasemman valikkopalkin kohdasta Mallit > Tunnisteet .

Käytettävissä olevien sarakkeiden kuvaus:

  • Tilit. Näyttää niiden tilien määrän, joilla on tietty tunniste.
  • Arkistoidut tilit. Näyttää tietyn tunnisteen sisältävien arkistoitujen tilien määrän.
  • Vireillä olevat tehtävät. Ilmaisee tietyn tunnisteen kanssa vireillä olevien tehtävien määrän.
  • Suoritetut tehtävät. Näyttää tietyllä tunnisteella toteutettujen tehtävien määrän.
  • Putkistot. Näyttää niiden putkistojen lukumäärän, joissa on tietyn tunnisteen sisältäviä ehtoja.

Jos haluat tarkastella tietyn tunnisteen sisältäviä kokonaisuuksia, napsauta minkä tahansa sarakkeen vaaleansinistä numeroa.

Tunnisteiden luettelon mukauttaminen

Voit joustavasti säätää taulukon sarakkeita haluamallasi tavalla. Napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta:

  1. Järjestä sarakkeiden nimet uudelleen vetämällä ja pudottamalla.
  2. Vaihda sarakkeen nimen vieressä olevan valintaruudun valintaruutu tai poista valintaruutu, jos haluat vaihtaa sen näyttämistä.
  3. Tallenna muutokset napsauttamalla Käytä.

Tapoja suodattaa tunnisteiden avulla

Tunnisteet ovat käteviä, kun haluat etsiä tietynlaisia asiakkaita, yhteystietoja tai tehtäviä. Haluat esimerkiksi löytää nopeasti kaikki asiakkaat, jotka tarvitsevat lomakkeen 1040 tai 5471. Suodatusta voi tehdä kolmella tavalla:

Tililuettelon suodattaminen valitsemalla tunniste

Suodattaa valitsemalla tunnisteen:

1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkorivistä kohtaan Asiakkaat > Tilit.

2. Napsauta mitä tahansa tunnistetta.

Tämän jälkeen näet kaikki asiakastilit ja yhteystiedot, joilla on kyseinen tunniste.

Tililuettelon suodattaminen valitsemalla tai sulkemalla pois tunnisteita

Jos haluat suodattaa tililuetteloa valitsemalla tai sulkemalla pois tunnisteet, napsauta Suodata-painiketta , valitse Onko tai Ei ole ja valitse sitten tunnisteet. Näin se toimii:

  • Näyttää luettelon tileistä, joilla on valitsemasi tunnisteet (esim. kaikki veroasiakkaat).
  • Ei näytä luetteloa tileistä, joilla ei ole valitsemiasi tunnisteita (esim. kaikki asiakkaat, jotka eivät ole kirjanpitoasiakkaitasi).

Tässä on yleiskatsaus suodattimien käyttöön.

Suodata tehtäväluetteloa, aikamerkintöjä tai yhteystietoja valitsemalla useita tunnisteita.

Jos haluat suodattaa tehtäväluetteloa, aikamerkintöjä tai yhteystietoja valitsemalla tunnisteita, toimi seuraavasti:

1. Napsauta Tehtävät-, Aikamerkinnät- tai Yhteystiedot-sivun vasemmassa yläkulmassa olevaa + Suodatin-pudotusvalikkoa ja valitse Tunnisteet ja jokin parametreista:

  • Valitsemalla is näytetään entiteetit, jotka sisältävät suodattimessa valittuja tunnisteita.
  • Valitsemalla is not näytetään kaikki oliot, jotka eivät sisällä suodattimessa valittuja tunnisteita.

2. Valitse haluamasi tunnisteet ja napsauta Käytä.

Tämän jälkeen luettelo rajataan tehtäviin, aikamerkintöihin tai yhteystietoihin, joissa on valitsemasi tunnisteet.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteesi lähettämisessä ilmeni ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit