Asiakirjat (Basic): Lataa manuaalisesti tai automaattisesti
Asiakirjojen lataamiseen osoitteeseen TaxDome on lukuisia vaihtoehtoja: Vedä ja pudota ne, käytä zip-tiedostoa, joka puretaan automaattisesti - ja paljon muuta.
Asiakirjoja voi ladata yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai mikä tahansa tiimin jäsen, jolla on tili- tai asiakirjojen hallintaoikeudet. Lue lisää ja tutustu kaikkiin latausvaihtoehtoihin.
Katettu täällä:
- Kuinka ladata asiakirjoja
- Asiakirjojen käyttöoikeustasot ja näkyvyys
- Kansioiden lataaminen
- Zip-tiedostojen lataaminen
- Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät heille asiakirjoja
Kuinka ladata asiakirjoja
Lataamiseen on monia tapoja; valitse itsellesi parhaiten sopiva tapa:
- Napsauta vasemmalla ylhäällä olevaa Uusi.
- Vedä asiakirjat tai kansiot työpöydältäsi Asiakirjat / Viimeisimmät-välilehdelle Asiakirjat-sivulla ja pudota ne mihin tahansa näytöllä. Voit myös pudottaa ne minne tahansa tilin Asiakirjat-välilehden sisällä tai yksinkertaisesti pudottaa ne tiettyyn kansioon tai alikansioon, jotta voit ladata sinne asiakirjoja.
- Napsauta asiakirjojen sivun Asiakirjat-välilehdellä tai tilin Asiakirjat-välilehdellä Lataa asiakirjoja tai Lataa kansio.
- Käytä TaxDome -työpöytäsovellusta.
- Käytä TaxDome Drive.
- Lataa ne kansiomallien ja putkistojen automaatioiden avulla.
1. Napsauta vasemmalla ylhäällä olevaa Uusi-painiketta, valitse Asiakirjat-valintaikkunasta tai napsauta Asiakirjat-välilehden Asiakirjat-välilehden sisällä Asiakirjat-sivulla tai tilin Asiakirjat-välilehden sisällä Lataa asiakirjoja ja valitse sitten tiedostot, jotka haluat ladata tietokoneeltasi. Jos haluat valita useita tiedostoja samasta kansiosta, käytä näppäimistön ohjaus- tai shift-näppäintä.
2. Siirry tilille, jolle haluat ladata tiedostot.
3. Valitse, mihin haluat ladata. Kullekin asiakirjalle ja kansiolle on näkyvyyskuvakkeet, joiden avulla ne on helppo tunnistaa.
4. Lopeta valitsemalla Upload (Lataa ). Kun lataat ylimmän tason kansioon, jossa on Client can view- tai Client can view and edit -oikeudet (lisätietoja täältä), voit vaihtaa joitakin hyödyllisiä asetuksia (katso alla).
Pidä mielessä:
- Joitakin tiedostotyyppejä ei tunnisteta (lisätietoja saat täältä).
- Maksimilatauskoko on 300 Mb.
- Jos haluat peruuttaa latauksen sen ollessa käynnissä, napsauta x-kirjainta.
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Lisäasetukset latauksen aikana
Kun lataat asiakirjoja ylimmän tason kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella tai Asiakas voi tarkastella ja muokata -oikeus (lisätietoja on täällä), voit vaihtaa joitakin hyödyllisiä asetuksia. Voit kytkeä ne päälle joko kaikkien tai vain joidenkin lataamiesi asiakirjojen osalta.
Alla on lisätietoja numeroitujen kohteiden osalta:
1. Ilmoita asiakkaalle: Kun tämä on kytketty päälle, kaikki yhteyshenkilöt, jotka on linkitetty tiliin ja joilla on ilmoitukset käytössä (lisätietoja saat täältä), saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lataat tietoja.
2. Merkitse luetuksi asiakasta varten: Asiakirjat ladataan, mutta niitä ei merkitä asiakkaalle Uudeksi; asiakas ei saa siitä ilmoitusta. Tämä toiminto on hyödyllinen, kun asiakas siirretään ensimmäistä kertaa osoitteeseen TaxDome.
3. Ilmoita seuraajille, kun asiakas avaa asiakirjan: Kun toiminto on kytketty päälle, kaikki tiimin jäsenet, joilla on tiliyhteys ja asiakirjojen ilmoitukset käytössä, saavat ilmoituksen sähköpostitse ja omassa Inbox+ kun asiakas avaa asiakirjan ensimmäisen kerran. (Lisätietoja tiimin jäsenten määrittelemisestä tileille saat täältä).
4. Pyydä asiakkaan hyväksyntää: Tämä asetus on käytettävissä vain silloin, kun lataat ylimmän tason kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella -oikeustaso (katso lisätietoja täältä ).
5. Muistutukset: ottaa käyttöön asiakkaan muistutukset pyydetystä hyväksynnästä (lisätietoja on muistutuksia käsittelevässä artikkelissamme).
6. Lisää kuvaus: kirjoita lisätietoja asiakirjasta. Se on sama jokaiselle asiakirjalle, jos lataat useita asiakirjoja kerralla, mutta sitä voidaan muokata erikseen.
7. Lukitse asiakirja maksamattomaan laskuun: Tämän avulla voit ladata asiakirjan niin, että asiakas näkee, että se on saatavilla, mutta ei voi tarkastella tai ladata sitä ennen kuin hän on maksanut työstä (lisätietoja saat täältä).
8, 9. Työpaikat: Linkitä asiakirja työpaikkoihin. Tässä lisää asiakirjojen linkittämisestä.
Lisäasetusten valitseminen yksittäisille tiedostoille
Kun lataat useita asiakirjoja tilille, saatat haluta valita eri asetukset kullekin tiedostolle. Haluat esimerkiksi saada asiakkaalta hyväksynnän yhdelle asiakirjalle ja lukita toisen asiakirjan laskuksi. Noudata seuraavia ohjeita:
1. Kun olet valinnut asiakirjat, napsauta oikeassa yläkulmassa Määritä erikseen . Tämä asetusvaihtoehto tulee näkyviin vain silloin, kun lataat kaksi tai useampia tiedostoja.
2. Napsauta tiedoston oikealla puolella olevaa hammasratas-kuvaketta ja valitse sitten asetukset.
3. Napsauta Save (Tallenna) ja toista tämä jokaisen tiedoston kohdalla. Asiakirjat, joihin on lisätty asetuksia, saavat värikoodatut tilatunnisteet(Hyväksymistä odottava, Maksua odottava, Ilmoita seuraajille, Merkitse luetuksi tai Ilmoita asiakkaalle), jotta ne on helppo tunnistaa.
4. Lopeta valitsemalla Upload (Lataa ).
Kokonaisten kansioiden lataaminen
Voit ladata kokonaisia kansioita valitsemalla sinulle parhaiten sopivan tavan:
- Vedä kansioita tietokoneeltasi Asiakirjat / Viimeisimmät-välilehdelle Asiakirjat-sivulla ja pudota ne mihin tahansa näytöllä. Voit myös pudottaa ne minne tahansa tilin Asiakirjat-välilehden sisällä tai yksinkertaisesti pudottaa ne tiettyyn kansioon tai alikansioon ladataksesi kansioita sinne.
- Napsauta Upload Folder ( Lataa kansio ) asiakirjojen välilehdellä Asiakirjat-sivulla tai tilin Asiakirjat-välilehdellä .
- Napsauta vasemmalla ylhäällä New ja valitse sitten Folder (Kansio ) dia-outista.
Pidä mielessä:
- Tiedostotyyppejä, joita ei tunnisteta, ei ladata.
- Kansiorakenteesi säilyy. Kaikki asiakirjat sijoitetaan valittuun TaxDome -kansioon alkuperäisiin kansioihinsa.
Zip-tiedoston lataaminen
Zip-tiedostot ovat hyvä tapa ladata useita asiakirjoja kerralla. TaxDome lataa enintään 300 Mb:n zip-tiedostoja. Ne ladataan samalla tavalla kuin muutkin tiedostot. Kun zip-tiedosto on kuitenkin ladattu:
- Zip-tiedosto puretaan automaattisesti.
- Tiedostotyyppejä , joita ei tunnisteta, ei ladata.
- Zip-tiedoston kansiot eivät toistu osoitteessa TaxDome, joten sinun on luotava uudet kansiot asiakirjojen järjestämistä varten.
- Alkuperäinen lataamasi zip-tiedosto poistetaan automaattisesti.
Mitä asiakkaat näkevät, kun lähetät heille asiakirjoja
Asiakkaat voivat käyttää asiakirjoja, jotka lataat Asiakas voi tarkastella -kansioon.
He voivat avata ne...
- ...menemällä Asiakirjat-sivulle.
- ...klikkaamalla automaattisen sähköposti-ilmoituksen linkkiä.
- ...klikkaamalla ilmoitusta kojelaudalla.
Pääset lukemaan asiakkaan portaalin vain lukuoikeudella, jotta näet TaxDome heidän puoleltaan.
Vinkki: AkatemiastaTaxDome löydät hauskoja ja kattavia kursseja.