Asiakirjat (Basic): Bulk-toiminnot

Joukkotoimintojen avulla voit yksinkertaistaa työnkulkuasi. Voit helposti hallita useita asiakirjoja ja kansioita kerralla jakamalla, siirtämällä, lataamalla, merkitsemällä ne luetuiksi sekä sinetöimällä, yhdistämällä ja poistamalla niitä. 

Katettu täällä:

• Kuinka suorittaa massatoimintoja
• Asiakirjojen ja kansioiden jakaminen
• Asiakirjojen ja kansioiden siirtäminen
• Asiakirjojen ja kansioiden lataaminen
• Asiakirjojen ja kansioiden merkitseminen luetuiksi asiakkaalle.
• Asiakirjojen ja kansioiden merkitseminen luetuiksi sinua varten
• Asiakirjojen ja kansioiden sinetöinti ja sinetöinnin avaaminen
• Asiakirjojen yhdistäminen
• Asiakirjojen ja kansioiden poistaminen

Kuinka suorittaa massatoimintoja

Jos haluat aloittaa massatoiminnon suorittamisen, siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Asiakirjat . Avaa Asiakirjat-välilehti nähdäksesi asiakasluettelosi ja valitse sitten haluamasi asiakas. Jos etsit tiettyä asiakastiliä, kirjoita hänen nimensä Asiakkaan haku -kenttään. Kun olet valinnut asiakkaan, näet kyseisen asiakkaan asiakirjat ja kansiot. Valitse asiakirjat tai kansiot, jotka haluat sisällyttää joukkotoimintoon, ja valitse sitten asianmukainen vaihtoehto yllä olevasta valikkopalkista.

Asiakirjojen ja kansioiden jakaminen

Jaa asiakirjoja ja kansioita kollegoiden tai käyttäjien kanssa sähköpostitse. Näin voit tehdä:

1. Valitse asiakirjat tai kansiot, jotka haluat jakaa.
2. Napsauta Jaa-painiketta .
3. Vastaanottajat määritetään automaattisesti niihin liittyvistä asiakastileistä, ja näet heidän sähköpostiosoitteensa Valitse vastaanottajat -osiossa.
4. Tarkastele valittujen asiakirjojen ja vastaanottajien luetteloa. Valitse tarvittaessa Lisää toinen sähköpostiosoite lisätäksesi mukaan kolmannen osapuolen vastaanottajat.
5. Jaa valitut asiakirjat ja kansiot sähköpostitse valitsemalla Lähetä .

Huom! Et voi jakaa kansioita ja tiedostoja yksityisellä käyttöoikeudella. Lisätietoja asiakirjojen jakamisesta kolmansien osapuolten tai asiakkaiden kanssa, joilla ei ole portaaliyhteyttä.

Asiakirjojen ja kansioiden siirtäminen

Voit siirtää asiakirjoja ja kansioita seuraavasti:

1. Valitse asiakirjat ja kansiot, jotka haluat siirtää.
2. Napsauta Siirrä-painiketta.
3. Valitse kohdekansio tai alikansio, johon haluat siirtää tiedostot.
4. Siirrä valitut asiakirjat ja kansiot valitsemalla Siirrä .

Tarvittaessa voit luoda uuden kansion napsauttamalla minkä tahansa kansion oikealla puolella olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitsemalla Uusi kansio. Kirjoita kansiolle uusi nimi ja napsauta mitä tahansa kohtaa Siirrä kohteeseen -ikkunassa. Uusi kansiosi on nyt valmis käytettäväksi. Lisätietoja kansioiden luomisesta.

Asiakirjojen ja kansioiden lataaminen

Jos haluat asiakirjojen ja kansioiden paikallisen kopion, toimi seuraavasti:

1. Valitse asiakirjat ja kansiot, jotka haluat ladata.
2. Napsauta Lataa-painiketta .
3. Valitut asiakirjat ja kansiot pakataan archive.zip-nimiseen arkistoon ja ladataan laitteeseesi. Lisätietoja asiakirjojen lataamisesta.

Asiakirjojen ja kansioiden merkitseminen luetuiksi asiakkaalle.

Jos haluat ilmoittaa asiakkaalle, että olet katsonut ladatut asiakirjat ja tiedostot, toimi seuraavasti:

1. Valitse asiakirjat ja kansiot, jotka haluat merkitä luetuiksi asiakkaalle.
2. Napsauta Mark as read for client.

Huom! Et voi merkitä luetuiksi asiakaskansioita ja -tiedostoja, joilla on yksityinen käyttöoikeus. Lisätietoja asiakirjojen merkitsemisestä luetuiksi.

Asiakirjojen ja kansioiden merkitseminen luetuiksi sinua varten

1. Valitse asiakirjat ja kansiot, jotka haluat merkitä luetuiksi.
2. Klikkaa Merkitse luettuna.

Huom! Et voi merkitä luetuiksi kansioita ja tiedostoja, joilla on yksityinen käyttöoikeus. Lisätietoja asiakirjojen merkitsemisestä luetuiksi sinulle.

Asiakirjojen ja kansioiden sinetöinti

Jos haluat sinetöidä asiakirjoja ja kansioita estääkseen asiakkaan tekemät muutokset, toimi seuraavasti:

1. Valitse asiakirjat ja kansiot, jotka haluat sinetöidä vuonna Asiakas voi tarkastella ja muokata access-kansio.
2. Napsauta sinettiä.

Nyt asiakas ei voi tehdä muutoksia kyseisiin asiakirjoihin tai kansioihin. Lisätietoja tiedostojen sinetöinnistä.

Asiakirjojen yhdistäminen

Jos haluat yhdistää useita PDF-tiedostoja yhdeksi, toimi seuraavasti:

1. Valitse PDF-tiedostot, jotka haluat yhdistää.
2. Napsauta Yhdistä.
3. Järjestä tiedostot haluamaasi järjestykseen vetämällä ja pudottamalla niitä.
4. Jos haluat poistaa tiedostoja luettelosta, napsauta oikealla olevaa roskakorikuvaketta.
5. Yhdistä valitut PDF-tiedostot valitsemalla lopuksi Yhdistä . Lisätietoja PDF-tiedostojen yhdistämisestä ja jakamisesta.

Asiakirjojen ja kansioiden poistaminen

Jos haluat poistaa tiettyjä asiakirjoja tai kansioita, toimi seuraavasti:

1. Valitse poistettavat asiakirjat ja kansiot.
2. Napsauta Poista.
3. Vahvista poisto avautuvassa ponnahdusikkunassa. Lisätietoja tiedostojen poistamisesta ja palauttamisesta.