Docs (Basic): Yleiskatsaus

Kun olet ladannut asiakirjan tilille, löydät sen siirtymällä vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Dokumentit tai avaamalla tilin Docs -välilehden. Asiakirjan käyttöoikeustaso riippuu kansioista, joihin se sijoitetaan. Lue lisää saadaksesi selville, miten kaikki toimii. 

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Asiakirjat-sivu
• Docs-luettelo
  
• Tietäen, milloin asiakkaat lataavat asiakirjoja
  
• Kuka voi hallita dokumentteja?

Asiakirjat-sivu

Jos haluat tarkastella tai ladata kaikkien tiliesi dokumentteja, siirry vasemman sivupalkin valikosta Dokumentit-sivulle . 

Näet tässä kolme välilehteä: 

• Tuore: Nämä ovat asiakirjoja, joita olet käsitellyt viimeisten 30 päivän aikana. Se on kätevä paikka löytää nopeasti kaikki uusimmat työsi. Lisätietoja on täällä.
• Docs: Nämä ovat asiakastilin järjestämiä asiakirjoja. Valitse tili ja siirry sitten sen kansioihin käyttääksesi asiakirjoja. Löydät täältä sekä viimeisimmät että vanhat asiakirjat. Jos haluat käyttää tietyn asiakkaan asiakirjoja, voit myös siirtyä vasemman sivupalkin valikosta Asiakkaat-kohtaan, valita tilin ja avata sitten Dokumentit-välilehden. 
• Roska: Nämä ovat asiakirjoja, jotka olet poistanut eri tileiltä viimeisen 120 päivän aikana. Lisätietoja on täällä.

Docs-luettelo

Docs-luettelossa näkyvät kaikki valitun tilin asiakirjat. 

Löydät nämä tiedot täältä:

• Nimi: Asiakirjan tiedostotyyppi näkyy sen nimen vasemmalla puolella.

• Sisältää: Tämä näyttää, kuinka monta asiakirjaa ja alikansiota nykyisessä kansiossa on. Jos alikansiot sisältävät asiakirjoja, niitä ei sisällytetä kokonaissummaan.

• Ladattu: Tämä on päivämäärä, jolloin asiakirja ladattiin.

• Käyttäjä: Näet, kuka. ladattuja asiakirjoja ylimmän tason kansioihin, joissa on Asiakas voi tarkastella ja Yksityinen pääsyn tasot. Lisätietoja käyttöoikeustasoista on kohdassa Täällä.

• Kuvaus: __________: Jos kuvaus lisättiin dokumentin lataamisen aikana, näet sen tässä.

• Tila: Tilatunnisteiden avulla voit hallita ja järjestää dokumenttejasi. Lisätietoja on täällä.

• Kansiot ja dokumentit merkitään UUSIKSI , kun ne sisältävät asiakkaan lataamia tiedostoja, joita ei ole vielä tarkasteltu. Kun joku yrityksen jäsenistä on katsellut tai ladannut ne, etiketti poistuu.

Muistiinpano! Yrityksen jäsenen lataamia asiakirjoja ei koskaan merkitä uusiksi muulle henkilöstölle. 

Tilin asiakirjasivulla viisi välilehteä auttavat järjestämään kyseisen tilin asiakirjoja:

• Asiakirjat: Kaikki asiakasasiakirjat tallennetaan tähän (lisätietoja alla).
• Hyväksynnät: Asiakas on maksanut ja hyväksynyt nämä tiukasti laaditut asiakirjat tai ne odottavat edelleen hyväksyntää. Tunnisteet kertovat niiden tilan. 
• Allekirjoitukset: Asiakkaiden on vielä allekirjoitettava nämä yrityksen valmistelemat asiakirjat.
• Tiedostopyynnöt: Nämä ovat linkkejä kansioihin, joihin asiakkaat voivat ladata asiakirjoja, kun he eivät voi kirjautua TaxDome-portaaliin. 
• Roska: Nämä ovat asiakirjoja, jotka on poistettu; 120 päivän kuluttua ne katoavat pysyvästi. 

Tietäen, milloin asiakkaat lataavat asiakirjoja

Kun asiakas lataa asiakirjan, saat sähköposti-ilmoituksen. Lisäksi saat ilmoituksen Saapuneet+-kansioosi. Napsauta korostettua asiakirjan nimeä tai Siirry kohteeseen... -linkkiä päästäksesi asiakirjaan.

Saat myös ilmoituksen, kun asiakas lataa asiakirjoja järjestäjälle. Lisätietoja tästä on täällä.

Dokumentit-sivulla tiedostot, jotka asiakas on ladannut ja joita kukaan yrityksen jäsenistä ei ole vielä tarkastellut tai ladannut, ja kansiot, jotka sisältävät tällaisia tiedostoja, on merkitty uusiksi. Kun joku tiimisi jäsenistä avaa tiedoston, NEW-tunniste katoaa kaikilta yrityksen jäseniltä.

Vinkki: Muuta ilmoitusasetuksia aina tarvittaessa.

Kuka voi hallita dokumentteja?

Yrityksen omistaja ja järjestelmänvalvojat voivat ladata, muokata ja poistaa kaikkien tilien asiakirjoja. Kaikille muille tiimin jäsenille on annettava asianmukaiset käyttöoikeudet:

1. Siirry kohtaan Settings, valitse valikkoriviltä Joukkue ja suunnitelmat , napsauta kolmea pistettä tiimin jäsenen nimen oikeassa reunassa ja valitse sitten Muokkaa.

2. Ota käyttöön Hallitse asiakirjoja.

3. Napsauta Säästää.