Asiakirjat (Basic): Yleiskatsaus

Kun olet ladannut asiakirjan tilille, löydät sen siirtymällä vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Asiakirjat tai avaamalla tilinAsiakirjat-välilehden. Asiakirjan käyttöoikeustaso riippuu siitä, mihin kansioihin olet sen sijoittanut. Lue lisää selvittääksesi, miten kaikki toimii. 

Katettu täällä:

• Asiakirjat-sivu
• Asiakirjojen luettelo
  
• Tieto siitä, milloin asiakkaat lataavat asiakirjoja
  
• Kuka voi hallita asiakirjoja

Webinaari - Asiakirjojen hallinta: Tutustu turvalliseen säilytykseen ja sähköisiin allekirjoituksiin! Torstai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä

Asiakirjat-sivu

Voit tarkastella tai ladata kaikkien tiliesi asiakirjoja siirtymällä asiakirjasivulle vasemman sivupalkin valikosta. 

Tässä näet kolme välilehteä: 

• Viime aikoina: Nämä ovat asiakirjat, joiden kanssa olet työskennellyt viimeisten 30 päivän aikana. Se on kätevä paikka, josta löydät nopeasti kaikki viimeisimmät työsi. Lisätietoja saat täältä.
• Asiakirjat: Nämä ovat asiakastilien mukaan järjestettyjä asiakirjoja. Valitse tili ja siirry sen kansioihin, jotta pääset asiakirjoihin. Löydät täältä sekä uusia että vanhoja asiakirjoja. Jos haluat tarkastella tietyn asiakkaan asiakirjoja, voit myös siirtyä vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Asiakkaat , valita tilin ja avata sitten Asiakirjat-välilehden . 
• Roskat: Nämä ovat asiakirjoja, jotka olet poistanut eri tileiltä viimeisten 120 päivän aikana. Lisätietoja saat täältä.

Asiakirjojen luettelo

Asiakirjat-luettelossa näkyvät kaikki valitun tilin asiakirjat. 

Löydät nämä tiedot täältä:

• Nimi: Asiakirjan tiedostotyyppi näkyy asiakirjan nimen vasemmalla puolella.

• Sisältää: Sisältää: Tämä näyttää, kuinka monta asiakirjaa ja alikansiota nykyisessä kansiossa on. Jos alikansiot sisältävät asiakirjoja, niitä ei lasketa mukaan kokonaismäärään.

• Ladattu: Tämä on päivämäärä, jolloin asiakirja ladattiin.

• Käyttäjä: Näet kuka ladatut asiakirjat ylimmän tason kansioihin, joissa on Asiakas voi tarkastella ja Yksityinen pääsytasot. Lisätietoja käyttöoikeustasoista on osoitteessa täällä.

• Kuvaus: Jos kuvaus lisättiin asiakirjan lataamisen yhteydessä, näet sen tässä.

• Tilanne: Tilatunnisteet auttavat sinua hallitsemaan ja järjestämään asiakirjojasi. Lisätietoja saat täältä.

• Kansiot ja asiakirjat merkitään UUSI-merkinnällä , kun ne sisältävät asiakkaan lataamia tiedostoja, joita ei ole vielä katsottu. Kun joku yrityksen jäsenistä on katsonut tai ladannut ne, merkintä poistuu.

Huom! Yrityksen jäsenen lataamia asiakirjoja ei koskaan merkitä muulle henkilöstölle merkinnällä Uusi . 

Tilin asiakirjasivulla viisi välilehteä auttavat järjestämään kyseisen tilin asiakirjat:

• Asiakirjat: Kaikki asiakkaan asiakirjat tallennetaan tänne (lisätietoja alla).
• Hyväksynnät: Nämä yrityksen laatimat asiakirjat on maksettu ja asiakas on hyväksynyt ne, tai ne odottavat vielä hyväksyntää. Tunnisteet kertovat niiden tilan. 
• Allekirjoitukset: Asiakkaiden on edelleen allekirjoitettava nämä yrityksen laatimat asiakirjat.
• Tiedostopyynnöt: Nämä ovat linkkejä kansioihin, joihin asiakkaat voivat ladata asiakirjoja, kun he eivät pääse kirjautumaan TaxDome -portaaliin. 
• Roskat: 120 päivän kuluttua ne häviävät lopullisesti. 

Tieto siitä, milloin asiakkaat lataavat asiakirjoja

Kun asiakas lataa asiakirjan, saat sähköposti-ilmoituksen. Lisäksi saat ilmoituksen Inbox+. Pääset asiakirjaan napsauttamalla korostetun asiakirjan nimeä tai Siirry... -linkkiä.

Saat myös ilmoituksen, kun asiakas lataa asiakirjoja järjestäjään. Lisätietoja tästä saat täältä.

Asiakirjat-sivulla asiakkaan lataamat asiakirjat, joita kukaan yrityksen jäsenistä ei ole vielä katsonut tai ladannut, ja kansiot, jotka sisältävät tällaisia tiedostoja, on merkitty Uusi-merkinnällä. Kun joku tiimisi jäsen avaa tiedoston, UUSI-merkintä katoaa kaikilta yrityksen jäseniltä.

Vinkki: Muuta ilmoitusasetuksiasi aina tarvittaessa.

Kuka voi hallita asiakirjoja

Yrityksen omistaja ja ylläpitäjät voivat ladata, muokata ja poistaa asiakirjoja kaikkien tilien osalta; kaikille muille tiimin jäsenille on annettava asianmukaiset käyttöoikeudet:

1. SiirryAsetuksiin, valitse valikkoriviltä Tiimi ja suunnitelmat, napsauta kolmea pistettä tiimin jäsenen nimen oikealla puolella ja valitse sitten Muokkaa.

2. Vaihda valikosta Hallitse asiakirjoja.

3. Napsauta Tallenna.