TaxDome-sanasto
Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Jos käytät TaxDome Liteä, siirry tähän artikkeliin.
Täällä opastamme sinua yleisissä TaxDome-termeissä, joissa on helposti ymmärrettäviä määritelmiä.
Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:
- Tilit
- Automaatiot
- Keskustelut
- Asiakasportaali
- Yhteystiedot
- Sopimukset
- Asiakirjojen hyväksynnät
- Sähköpostin synkronointi
- Sähköiset allekirjoitukset
- Kansiomallit
- Saapuneet+
- Työpaikkoja
- Järjestäjät
- Putkistot
- Profiilin käyttö
- Muistutukset
- Palvelut
- Tunnisteet
- Tehtävät
- TaxDome-asema
- Mallit
Tilit
Tili, asiakastili ja asiakasprofiili ovat kaikki synonyymejä. Teet työtä asiakkaalle – olipa kyseessä sitten yksityishenkilö, perhe, yritys, voittoa tavoittelematon järjestö tai trusti – jolla on tili/profiili TaxDomessa. Itse tili / profiili on paikka, jossa kommunikoit asiakkaan kanssa ja tallennat hänen tietojaan, kuten asiakirjoja, järjestäjiä, laskuja, maksuja jne.
Asiakkuuksiin ei sisälly sähköposteja, vaan yhteyshenkilöihin. Jos haluat asiakkaan pääsevän asiakasportaaliinsa, linkitä hänen tilinsä yhteen tai useammaen yhteystietoon ja ota profiilikäyttö käyttöön vähintään yhdessä sähköpostiviestissä.
Automaatiot
TaxDomen automaatiot käynnistävät toimia sinulle, tiimin jäsenille tai asiakkaille työprosessin eri vaiheissa. Voit määrittää automaatioita putkistojen sisällä. Kun työ siirtyy putkeen uuteen vaiheeseen, suoritettavat toiminnot käynnistyvät itsestään: esimerkiksi tietty viesti, järjestäjä tai sopimus lähetetään automaattisesti asiakkaalle.
Lisätietoja automaatioiden käyttämisestä on täällä.
Keskustelut
Keskustelut ovat turvallinen tapa kommunikoida asiakkaidesi kanssa TaxDomessa. Keskustelut voivat liittyä tiettyyn työhön, olla automatisoituja putkiston sisällä tai jopa itsenäisiä.
Keskusteluketjut on järjestetty siististi kunkin asiakkaan profiilissa, ja voit aina nähdä, kuinka monta niistä on lukematta ja kuka tiimin jäsenistä on vastannut viestiketjuun. Keskusteluketjuihin voi sisältyä asiakkaiden tehtäväluetteloita sekä liitettyjä asiakirjoja. Kun olet saanut asiakkaalta tarvitsemasi, voit arkistoida tai poistaa viestiketjun, jotta vältät asioiden sotkemisen.
Lisätietoja keskusteluista löydät täältä.
Asiakasportaali
TaxDomen asiakasportaali on turvallinen ja turvallinen keskus, jossa asiakkaat jakavat tärkeitä asiakirjoja kanssasi, maksavat palveluistasi, tarkastelevat maksuhistoriaansa, pysyvät ajan tasalla määräajoissa, kysyvät ja vastaavat kysymyksiin reaaliajassa ja suorittavat verojärjestäjät. He voivat tehdä kaiken tämän yhdessä paikassa kotinsa mukavuudesta – tai mobiililaitteistaan.
Voit antaa asiakkaalle portaalin käyttöoikeuden, kun luot hänen tilinsä tai sen jälkeen. Kun olet lisännyt portaalin käyttöoikeuden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tilin aktivoimiseksi asiakkaan on hyväksyttävä pyyntö ja luotava salasana.
Lisätietoja on kohdassa TaxDomen esitteleminen asiakkaillesi.
Yhteystiedot
Yhteyshenkilöt ovat kaikki ihmisiä, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Yhteystiedot-ominaisuuden avulla voit tallentaa ihmisten puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja katuosoitteita. Siellä säilytät asiakkaiden lisäksi myös työtovereiden, mahdollisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden perheenjäsenten henkilötietoja.
Yksi yhteyshenkilö voidaan linkittää useisiin tileihin. Esimerkiksi Kate Smithin yhteystieto ja hänen sähköpostiosoitteensa (katesmith@gmail.com) on linkitetty Kate Smith Familyyn, Kate's LLC 1:een ja Kate's Trustiin , koska kaikki kolme tiliä ovat hänen, vaikkakin eri kokonaisuuksia. Jokaisella TaxDomen tilillä tai asiakasprofiililla on vastaava yhteyshenkilö tai useita.
Lue lisää yhteystiedoista täältä.
Sopimukset
Sopimukset ovat räätälöityjä sitoutumiskirjeitä tai -ehdotuksia, jotka on allekirjoitettava. Asiakirjaa ei tarvitse merkitä sähköisen allekirjoituksen kentillä. allekirjoituspyyntö ja sopimusehdoista lisätään automaattisesti sopimusmalleihin. Sopimukset voidaan linkittää tiettyyn työhön, automatisoida putkistossa tai jopa erikseen.
Lue lisää sopimuksista täältä.
Asiakirjojen hyväksynnät
Kun olet valmistellut asiakirjan, saatat haluta palautetta asiakkaalta. TaxDomen avulla voit pyytää hyväksyntää varmistaaksesi, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä työhyvääsi, tai selvittää, tarvitsevatko he mitään muuta. Jos asiakas ei ole täysin tyytyväinen asiakirjaan, häntä pyydetään eritimään syyt, joten tiedät heti, mitä käsitellä.
Lisätietoja asiakirjan hyväksyntäominaisuudestamme on täällä.
Sähköpostin synkronointi
On monia tapoja kommunikoida asiakkaiden kanssa – ja sähköposti on yleisin. Siksi TaxDome tarjoaa turvallisen, integroidun sähköpostijärjestelmän. TaxDomen avulla sinun ei tarvitse luoda kansiota kullekin asiakkaalle tai saada kopiota sähköpostiin, joka ei vaadi vastausta. Sen sijaan jaat Saapuneet-kansion jokaisen asiakkaan kanssa, jota käytät heidän profiilistaan. Tämän ominaisuuden käyttö varten jokaisen ryhmän jäsenen on synkronoitava sähköpostitilinsä TaxDomen kanssa.
Kaikki säikeen uudet viestit, joissa on asiakas tai ryhmän jäsen, näkyvät Saapuneet+-osassa muiden ilmoitusten kanssa.
Lue, miten voit synkronoida sähköpostisi täältä.
Sähköiset allekirjoitukset
Sähköinen allekirjoitus on laillinen tapa saada suostumus tai hyväksyntä sähköisiin asiakirjoihin tai lomakkeisiin.
TaxDomessa on kaksi tapaa käyttää sähköisiä allekirjoituksia:
- Valmisteltujen asiakirjojen ja lomakkeiden allekirjoituspyynnöt
- Pyydä allekirjoittamaan sopimuksiesi sähköisesti asiakkaiden kanssa
Lue lisää tästä artikkelista.
Kansiomallit
Kansiomallit nopeuttavat asiakkaan asiakirjojen järjestämistä luomalla niiden tileille oletuskansioita. Kansiomallit voidaan automatisoida pipelinessa tai ottaa manuaalisesti käyttöön tietyillä asiakastileillä.
Lisätietoja kansiomalleista täältä.
Saapuneet+
Saapuneet+ on paikka, jossa aloitat ja viimeistelet projektisi, sekä saat tärkeitä ilmoituksia, jotka pitävät työsi raiteillaan. Saat ilmoituksia TaxDomessa aina, kun asiakkaaseen liittyvä tapahtuma toteutuu – asiakas avaa asiakirjan, allekirjoittaa sopimuksen, lähettää uuden viestin ja niin edelleen – ja Saapuneet+-kansio kertoo, missä tilassa ilmoitukset ovat. Ilmoitusten asetukset on helppo määrittää kullekin ryhmän jäsenelle.
Lue lisää Saapuneet+:sta täältä.
Työpaikkoja
Todennäköisesti yrityksesi tarjoaa erilaisia palveluita. TaxDomessa työ on se, mitä kutsumme yksittäiseksi palveluksi, jonka asiakas maksaa sinulle. Työ menee tiettyä palvelua varten suunniteltuun putkistoon, joten yksi putkijohto voi sisältää useita töitä eri asiakkaille. Esimerkiksi asiakkaisien vuoden 2020 1040 palautusta (kukin työ) käsitellään 1040-palautusputkessa. Jokainen työ on yhdistetty asiakastiliin , jamolemmat siirtyvät putkijohdon läpi ensimmäisestä vaiheesta viimeiseen.
Lue lisää työpaikoista täältä.
Järjestäjät
Järjestäjät ovat räätälöityjä kyselylomakkeita, joiden avulla voit kerätä asiakkailtasi tarvitsemasi tiedot ja minimoida välilläsi välit. Ne voidaan yhdistää tiettyyn työhön, automatisoida putkistossa tai jopa erikseen.
Lue lisää järjestäjistä täältä.
Putkistot
Putki on vakiintunut työmenettely: sarja vaiheita, jotka liittyvät tietyn suorittamasi palvelun suorittamiseen. Myyntiputket auttavat sinua hallitsemaan asiakasvirtaasi. luot yhden jokaiselle tarjoamallesi palvelutyypille, esimerkiksi 1040-palautukselle, W-2:lle ja palkanlaskentaputkelle. Jokaisella putkilinjalla on oma ainutlaatuinen vaihesarja, jota kutsutaan vaiheiksi. Työt, yksittäiset projektit, joista asiakas maksaa sinulle, menevät vaadittuun putkeen ja siirtyvät sitten vaiheesta vaiheeseen valmistumiseen asti.
Tarkempia tietoja putkistoista on täällä.
Profiilin käyttö
Kukin tili/profiili on linkitetty yhteen tai useammaen yhteystietoon, ja jokainen yhteyshenkilö sisältää sähköpostiosoitteen. Näin, jos tilillä on oltava useampi kuin yksi käyttäjä, kaikki voivat käyttää tiliä asiakasportaalin kautta, ja jokaisella henkilöllä on omat erilliset kirjautumistunnuksensa.
Esimerkiksi aviopari, joka hakee yhdessä, tarvitsee vain yhden tilin. Jos molemmat puolisot haluavat käyttää portaalia, linkitä molemmat yhteyshenkilöt tiliin. Kun olet lisännyt portaalin pääsyn heidän yhteystietojensa sähköpostiosoitteisiin, TaxDome lähettää heille jokaiselle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tämän jälkeen kumpikin puoliso hyväksyy pyynnön ja luo oman salasanansa; Molemmilla on sitten erilliset kirjautumistunnukset samalle tilille.
Lue lisää siitä, miten voit antaa lisäkäyttäjille pääsyn tiliin.
Muistutukset
Muistutukset ovat ylimääräisiä sähköposti-ilmoituksia, jotka lähetetään automaattisesti asiakkaille, kun he eivät vastaa sähköpostikehotteeseen tietyn ajan kuluessa – esimerkiksi asiakas viivästyttää asiakirjan allekirjoittamista tai laskun maksamista. Käyttämällä automaattisia muistutuksiamme säästät aikaa, kun sinun ei tarvitse soittaa reagoimattomalle tai unohtavalle asiakkaalle.
Jos haluat lisätietoja muistutuksista, siirry tästä.
Palvelut
Palvelut-ominaisuuden avulla voit eritellä laskusi ja lisätä tiettyjä palveluita sopimuksiisi. Voit suorittaa tapahtumat nopeammin ja saada yksityiskohtaisempia talousraportteja. Lisäksi asiakkaat tietävät aina tarkalleen, mistä he maksavat.
Lisätietoja palveluista on täällä.
Tunnisteet
2-3 sanaa pitkä ja värikoodattu nopeaa tunnistamista varten,tunnisteiden avulla voit suodattaa asiakastilejä, yhteystietoja,aikamerkintöjä ja tehtäviä . Ne antavat tietoja kohteesta ja helpottavat samankaltaisten löytämistä samalla tunnisteella. Voit liittää tunnisteita joko manuaalisesti tai putkijohdon automaation avulla yhdelle asiakkaalle tai useammalle asiakkaalle kerrallaan.
Lue lisää tunnisteista täältä.
Tehtävät
Tehtävät ovat to-dos. TaxDomessa näemme tehtävät vaiheina, jotka on suoritettava työn loppuun saattamiseksi. Työhön voi sisältyä erilaisia tehtäviä tiimillesi ja asiakkaalle - chatteja, laskuja, työaikamerkintöjä, sopimuksia ja niin edelleen.
Tehtäviä voidaan määrittää väelle tahansa ryhmän jäsenelle, joka on linkitetty tiettyyn työhön, automatisoitu pipelinessatai jopa erikseen. Eri statuksilla otsikoidut tehtävät voivat sisältää myös alitehtäviä ja kommentteja.
Lisätietoja tehtävistä on täällä.
TaxDome-asema
TaxDome Drive on nopea ja helppo tapa ladata, tarkastella ja hallita asiakasasiakirjoja avaamatta selainta. Pohjimmiltaan se on kartoitettu asema (Z:\ drive) työpöydälläsi, joka toimii samalla tavalla kuin Dropbox tai Google Drive. Parasta TaxDome Drivessa on, että kaikki tietosi tallennetaan palvelimelle, vaikka voit nähdä sen ja olla vuorovaikutuksessa sen kanssa; Näin kaikki nämä tiedot eivät vie arvokasta tilaa kiintolevyltäsi.
Lue lisää TaxDome Drive -aseman taajamasta ja käytöstä täältä.
Mallit
Mallimme ovat valmiiksi suunniteltuja asiakirjoja, sähköposteja, lomakkeita, tehtäviä ja paljon muuta. Kuten suunnitelma, mallia käytetään perustana luomaan lisää samaa. Mallit nopeuttavat esimerkiksi sähköpostin lähettämistä tai kansiorakenteiden, sopimusten ja järjestäjien luomista, joita tarvitset useammin kuin kerran. Niistä on hyötyä myös automaatioiden lisäämisessä putkistoihin.
Voit esimerkiksi määrittää Puheluasiakkaan tehtävämallin käynnistymään niin, että ryhmän jäsen soittaa asiakkaalle heti, kun hänen työnsä siirtyy pipelinen ensimmäiseen vaiheeseen. Voit myös luoda sopimusmallin, jota käytät yhä uudelleen.