TaxDome Sanakirja

Tässä opastamme sinut yleisimpien TaxDome -terminien ja niiden helposti ymmärrettävien määritelmien avulla.

Katettu täällä:

Tilit

Tili, asiakastili ja asiakasprofiili ovat kaikki synonyymejä. Teet työtä asiakkaalle - olipa kyseessä sitten yksityishenkilö, perhe, yritys, voittoa tavoittelematon yhteisö tai säätiö - jolla on tili/profiili osoitteessa TaxDome. Itse tili/profiili on paikka, jossa kommunikoit asiakkaan kanssa ja säilytät hänen tietojaan, kuten asiakirjoja, järjestäjiä, laskuja, maksuja jne.

Tilit eivät sisällä sähköposteja, yhteystiedot sisältävät. Jos haluat, että asiakas pääsee asiakasportaaliinsa, yhdistät hänen tilinsä yhteen tai useampaan yhteystietoon ja kytket sitten profiilin käyttöoikeuden päälle vähintään yhden sähköpostin osalta.

Automaatiot

TaxDomeautomaatiot käynnistävät toimintoja sinulle, tiimisi jäsenille tai asiakkaille työprosessin eri vaiheissa. Automaatiot asetetaan putkistojen sisälle. Näin kun työ siirtyy uuteen vaiheeseen putkistossa, tarvittavat toimet käynnistyvät itsestään - esimerkiksi tietty viesti, järjestäjä tai ehdotus lähtee automaattisesti asiakkaalle.

Lisätietoja automaatioiden käytöstä saat täältä.

Keskustelut

Keskustelut ovat turvallinen tapa kommunikoida asiakkaidesi kanssa osoitteessa TaxDome. Keskustelut voivat liittyä tiettyyn tehtävään, olla automatisoituja putkiston sisällä tai jopa itsenäisiä.

Keskusteluketjut on järjestetty siististi kunkin asiakkaan profiilissa, ja voit aina nähdä, kuinka monta niistä on lukematta ja kuka tiimin jäsenistä on vastannut viestiketjuun. Keskusteluketjuihin voi sisältyä asiakkaiden tehtäväluetteloita sekä liitettyjä asiakirjoja. Kun olet saanut asiakkaalta tarvitsemasi, voit arkistoida tai poistaa viestiketjun, jotta vältät asioiden sotkemisen.

Lisätietoja keskusteluista löydät täältä.

Asiakasportaali

TaxDomeasiakasportaali on turvallinen ja suojattu keskus, jossa asiakkaat voivat jakaa kanssasi tärkeitä asiakirjoja, maksaa palveluistasi, tarkastella maksuhistoriaansa, pysyä ajan tasalla määräajoista, esittää kysymyksiä ja vastata niihin reaaliajassa sekä täyttää verojärjestäjät. He voivat tehdä kaiken tämän yhdessä paikassa mukavasti kotoaan käsin - tai liikkeellä mobiililaitteistaan.

Voit antaa asiakkaalle portaaliyhteyden, kun luot hänen tilinsä tai sen jälkeen. Kun olet lisännyt portaaliyhteyden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Aktivoidakseen tilin asiakkaan on hyväksyttävä pyyntö ja luotava salasana.

Katso lisätietoja kohdasta Kuinka esitellä TaxDome asiakkaille.

Yhteystiedot

Yhteystiedot ovat kaikki ihmiset, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Yhteystiedot-toiminnon avulla voit tallentaa ihmisten puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja katuosoitteet; siellä säilytät asiakkaiden lisäksi myös työtovereiden, potentiaalisten asiakkaiden, kumppaneiden ja asiakkaiden perheenjäsenten henkilötietoja.

Yksi yhteyshenkilö voi olla yhdistetty useisiin tileihin. Esimerkiksi Kate Smithin yhteyshenkilö ja hänen sähköpostiosoitteensa (katesmith@gmail.com) on linkitetty Kate Smith Familyyn, Kate's LLC 1:een ja Kate's Trustiin , koska kaikki kolme tiliä ovat hänen, vaikkakin eri yhteisöjä. Kullakin tilillä tai asiakasprofiililla osoitteessa TaxDome on vastaava yhteyshenkilö tai useampi.

Lue lisää yhteyksistä täältä.

Asiakirjojen hyväksynnät

Kun olet saanut asiakirjan valmiiksi, saatat haluta asiakkaalta palautetta. TaxDome voit pyytää hyväksyntää varmistaaksesi, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä työhösi, tai selvittääksesi, tarvitsevatko he jotain muuta. Jos asiakas ei ole täysin tyytyväinen asiakirjaan, häntä pyydetään erittelemään syyt, joten tiedät heti, mihin sinun on puututtava.

Lisätietoja asiakirjojen hyväksyntäominaisuudesta saat täältä.

Sähköpostin synkronointi

On monia tapoja viestiä asiakkaiden kanssa - sähköposti on yleisin niistä. Siksi TaxDome tarjoaa turvallisen, integroidun sähköpostijärjestelmän. TaxDome -sivuston avulla sinun ei tarvitse luoda kansiota jokaiselle asiakkaalle tai saada CC:tä sähköpostiin, johon ei tarvitse vastata. Sen sijaan jaat jokaisen asiakkaan kanssa postilaatikon, johon pääset käsiksi hänen profiilistaan. Tämän ominaisuuden käyttäminen edellyttää, että jokainen tiimin jäsen synkronoi sähköpostitilinsä TaxDome-sivuston kanssa.

Kaikki uudet viestit viestiketjussa asiakkaan tai tiimin jäsenen kanssa näkyvät näkymässä Inbox+ osiossa yhdessä muiden ilmoitusten kanssa.

Lue täältä, miten voit synkronoida sähköpostisi.

Sähköiset allekirjoitukset

Sähköinen allekirjoitus on laillinen tapa saada suostumus tai hyväksyntä sähköisiin asiakirjoihin tai lomakkeisiin.

Sähköisiä allekirjoituksia voidaan käyttää kahdella tavalla osoitteessa TaxDome:

  • Allekirjoituspyyntö laadituille asiakirjoille ja lomakkeille
  • Pyydä sähköistä allekirjoitusta asiakkaiden kanssa tehtäviin sopimuksiin

Lue lisää tästä artikkelista.

Kansiomallit

Kansiomallit nopeuttavat asiakkaan asiakirjojen järjestämistä tekemällä oletuskansioita heidän tileilleen. Kansiomallit voidaan automatisoida palveluputkessa tai soveltaa manuaalisesti tiettyihin asiakastileihin.

Lue lisää kansiomalleista täältä.

Inbox+

Inbox+ aloitat ja lopetat projektisi ja saat tärkeitä ilmoituksia, jotka pitävät työsi aikataulussa. Saat ilmoituksia osoitteessa TaxDome aina, kun asiakkaaseen liittyvä tapahtuma sattuu - asiakas avaa asiakirjan, allekirjoittaa ehdotuksen, lähettää uuden viestin ja niin edelleen - ja Inbox+ ilmoittaa sinulle, missä tilassa ilmoitukset ovat. Ilmoituksia koskevat asetukset on helppo määrittää kullekin tiimin jäsenelle.

Lisätietoja Inbox+ täältä.

Työpaikat

Todennäköisesti yrityksesi tarjoaa monenlaisia palveluja. TaxDome -sivustolla työ on yksittäinen palvelu, josta asiakas maksaa sinulle. Työ menee kyseistä palvelua varten suunniteltuun putkeen, joten yksi putki voi sisältää useita töitä eri asiakkaille. Esimerkiksi asiakkaidesi 1040 Returns vuodelta 2020 (kukin työ) käsitellään 1040 Return -palveluputkessa. Jokainen työ on yhdistetty asiakastiliin, ja molemmat siirtyvät yhdessä putkiston läpi ensimmäisestä vaiheesta viimeiseen vaiheeseen.

Lue lisää työpaikoista täältä.

Toistuvat työt

Työn toistuvuuden avulla voit määrittää oletusaikataulun, jonka mukaan kaikki putken työt toistuvat päivittäin, viikoittain, kahdesti viikossa, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Ne voidaan luoda automaattisesti putkistoihisi tarvittaessa. Voit myös määrittää yksittäisiä aikatauluja putkistoihisi jo lisätyille työn toistuvuuksille.

Lue lisää työpaikkojen uusimisesta.

Järjestäjät

Järjestäjät ovat räätälöityjä kyselylomakkeita, jotka auttavat sinua keräämään asiakkailtasi tarvitsemasi tiedot ja minimoivat teidän väliset edestakaiset keskustelut. Ne voivat liittyä tiettyyn tehtävään, olla automatisoituja putkiston sisällä tai jopa itsenäisiä.

Lue lisää järjestäjistä täältä.

Putkistot

Putkisto on vakiintunut työmenetelmä: vaiheiden sarja, joka liittyy tietyn palvelun suorittamiseen. Toimintalinjat auttavat sinua hallitsemaan asiakasvirtaa; luot yhden toimintalinjan kutakin tarjoamaasi palvelutyyppiä varten - esimerkiksi 1040-ilmoituksen, W-2:n ja palkanlaskennan toimintalinjat. Jokaisella putkella on oma yksilöllinen joukko vaiheita, joita kutsutaan vaiheiksi. Työt eli yksittäiset projektit, joista asiakas maksaa sinulle, menevät vaadittuun putkeen ja siirtyvät sitten vaiheesta toiseen, kunnes ne on saatu valmiiksi.

Jos haluat lisätietoja putkistoista, katso tästä.

Profiilin käyttöoikeus

Kukin tili/profiili on liitetty yhteen tai useampaan yhteystietoon, ja jokainen yhteystieto sisältää sähköpostiosoitteen. Näin jos tilillä on oltava useampi kuin yksi käyttäjä, kaikki voivat käyttää tiliä asiakasportaalin kautta, ja jokaisella henkilöllä on omat erilliset kirjautumistiedot.

Esimerkiksi aviopari, joka tekee yhteiset hakemukset, tarvitsee vain yhden tilin. Jos molemmat puolisot haluavat portaaliyhteyden, yhdistä heidän yhteystietonsa tiliin. Kun olet lisännyt portaaliyhteyden heidän yhteystietojensa sähköpostiosoitteisiin, TaxDome lähettää molemmille aktivointipyynnön sähköpostitse. Kumpikin puoliso hyväksyy pyynnön ja luo oman salasanansa, jolloin molemmilla on erilliset kirjautumistiedot samalle tilille.

Lue täältä lisää siitä, miten lisäkäyttäjille voidaan antaa pääsy tilille.

Ehdotukset

Ehdotusten ja toimeksiantokirjeiden rakentajan avulla yritykset voivat luoda vuorovaikutteisia, asiakaskohtaisia asiakirjoja, joiden avulla ne voivat sitouttaa asiakkaat ammattimaisesti. Mukautusvaihtoehtojen avulla voit luoda ehdotuksen (markkinointi, myynti), kihlakirjeen - tai molemmat. Lisäksi voit halutessasi vaatia maksua allekirjoitushetkellä automaattisesti haluamasi maksutavan kautta.

Koko toiminto on muokattavissa, mukaan lukien sivupalkkien ja vaiheiden nimet, jotka asiakkaasi näkevät. Kaikki tämä voidaan tallentaa mallina, jolloin voidaan säästää aikaa tietojen syöttämisessä ja käyttää putkistoautomaatioissa.

Lue lisää ehdotuksista täältä.

Muistutukset

Muistutukset ovat ylimääräisiä sähköposti-ilmoituksia, jotka lähetetään automaattisesti asiakkaille, kun he eivät vastaa sähköpostikehotukseen tietyn ajan kuluessa - esimerkiksi jos asiakas viivyttelee asiakirjan allekirjoittamista tai laskun maksamista. Käyttämällä automaattisia muistutuksia säästät aikaa, kun sinun ei tarvitse soittaa vastaamattomalle tai unohdetulle asiakkaalle.

Lisätietoja muistutuksista saat täältä.

Palvelut

Käytä Palvelut-toimintoa laskujen erittelyyn ja erityispalvelujen lisäämiseen ehdotuksiisi. Voit suorittaa maksutapahtumat nopeammin ja saada yksityiskohtaisempia talousraportteja. Lisäksi asiakkaat tietävät aina tarkalleen, mistä he maksavat.

Lisätietoja palveluista saat täältä.

Tunnisteet

Kahden tai kolmen sanan pituiset ja värikoodatut tunnisteet auttavat sinua suodattamaan asiakastilejä, yhteystietoja, työaikamerkintöjä ja tehtäviä. Ne antavat yksityiskohtaisia tietoja kohteesta ja helpottavat samankaltaisten kohteiden etsimistä, joilla on sama tunniste. Voit määrittää tunnisteita joko manuaalisesti tai putkiautomaation avulla yhdelle tai useammalle asiakkaalle kerrallaan.

Lue lisää tunnisteista täältä.

Tehtävät

Tehtävät ovat to-dos. TaxDome -sivustolla tehtävät ovat vaiheita, jotka on suoritettava työn loppuun saattamiseksi. Työhön voi sisältyä erilaisia tehtäviä tiimillesi ja asiakkaalle - chatteja, laskuja, työaikamerkintöjä, ehdotuksia ja niin edelleen.

Tehtävät voidaan määrittää kenelle tahansa tiimisi jäsenelle, yhdistää tiettyyn tehtävään, automatisoida putkiston sisällä tai jopa itsenäisesti. Tehtävät voidaan merkitä eri tiloilla, ja niihin voi sisältyä myös osatehtäviä ja kommentteja.

Jos haluat tietää kaiken tehtävistä, käy täällä.

TaxDome Drive

TaxDome Drive on nopea ja helppo tapa ladata, tarkastella ja hallita asiakasasiakirjoja avaamatta selainta. Käytännössä se on työpöydälläsi oleva yhdistetty asema (Z:\ Drive), joka toimii samalla tavalla kuin Dropbox tai Google Drive. Parasta TaxDome Drivessa on se, että kaikki tietosi tallennetaan palvelimelle, vaikka voitkin nähdä ne ja olla vuorovaikutuksessa niiden kanssa; näin kaikki nämä tiedot eivät vie kallista tilaa kiintolevyltäsi.

Lue täältä, miten TaxDome Drive otetaan käyttöön ja käytetään.

Mallit

Mallit ovat valmiiksi suunniteltuja asiakirjoja, sähköposteja, lomakkeita, tehtäviä ja paljon muuta. Mallia käytetään kuin suunnitelmaa, ja sen pohjalta voidaan luoda lisää samanlaisia asiakirjoja. Mallit nopeuttavat esimerkiksi sähköpostin lähettämistä tai kansiorakenteiden, ehdotusten ja järjestäjien luomista, joita tarvitset useammin kuin kerran. Niistä on myös apua, kun putkistoihin lisätään automaatioita.

Voit esimerkiksi määrittää Soita asiakkaalle -tehtävämallin, joka käynnistyy siten, että tiimin jäsen soittaa asiakkaalle heti, kun häntä koskeva työ siirtyy putken ensimmäiseen vaiheeseen. Tai voit luoda ehdotusmallin, jota käytät yhä uudelleen ja uudelleen.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteesi lähettämisessä ilmeni ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit