Sähköposti (perus): Luo ja sovella malleja


Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Sähköpostimallit ovat viestejä, joita lähetät usein asiakkaille ja jotka vaativat vain vähän tai ei lainkaan muutoksia vastaanottajan nimeä lukuun ottamatta. Niitä voidaan käyttää, kun lähetät sähköpostiviestejä asiakkaillesi manuaalisesti tai massana. Niitä voidaan myös lisätä automaatioiksi, jolloin ne lähtevät asiakkaalle automaattisesti, kun työ siirtyy uuteen vaiheeseen. Sähköpostimallien käyttö säästää aikaa. Niistä ei ole hyötyä vain sinulle vaan koko tiimille.

Katettu täällä:

Sähköpostimallien luominen

Sähköpostimallin voi luoda yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on oikeudet hallita malleja.

Luo sähköpostimalli siirtymällä vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Mallit > Yrityksen mallit, avaamalla Sähköpostit-välilehti ja valitsemalla sitten Luo malli.

Tai pääset tälle sivulle lisäämälläLähetä sähköpostia -automaation muokatessasi putkea ja valitsemalla sitten Uusi malli.

Seuraavassa kerrotaan, mitä Luo sähköpostimalli -ikkunan numeroitujen osioiden kohdalla on tehtävä:

1. Mallin nimi: Kirjoita mallin nimi - se, jonka näet, kun valitset sen.

2. Tila: Tila: Päätä, haluatko käyttää yhteystietojen lyhytkoodeja (dynaamisia tietoja) mallissasi. Kun yhteyshenkilön lyhytkoodit-tila on valittu, voit käyttää sekä tilin nimen että yhteyshenkilön nimen lyhytkoodeja. Lisätietoja lyhytkooditiloista saat täältä.

3. From: Valitse sen ryhmän jäsenen nimi, jonka puolesta sähköposti lähetetään. Tämän vastaanottaja näkee From-kentässä riippumatta siitä, kuka on siirtänyt työn seuraavaan vaiheeseen.

Vihje

Huomautus: Jotta tiimin jäsenet voivat valita jonkun, heidän on synkronoitava sähköpostinsa ja heillä on oltava sähköpostiosoitteet. Salli muiden lähettää sähköpostistani on kytketty päälle heidän TaxDome -tilinsä asetuksissa.

4. Sähköpostin aihe: Kirjoita aihe.

5. Lisää lyhytkoodi: Jos haluat yksilöidä sähköpostin, voit käyttää lyhytkoodeja, jotka sisältävät dynaamisia tietoja, kuten tiliin liittyvän henkilön nimen tai päivämäärän. Jos yhteyshenkilön lyhytkoodit-tila on valittu, voit käyttää yhteystietoja. Lyhytkoodit ovat käytettävissä sekä sähköpostin otsikkoriville että runkoon. Lisätietoja lyhytkoodeista saat täältä.

6. Runko: Laadi sähköpostiviesti käyttämällä muotoiluja, hymiöitä, luettelopisteitä ja muuta, 

  • WYSIWYG: Tämän avulla voit käyttää erilaisia muotoiluja ja lisätä linkkejä.
  • HTML: Tämä mahdollistaa mukautetun HTML-koodin lisäämisen, joka sisältää kuvia, linkkejä ja niin edelleen. Huomaa, että taulukoita ei toistaiseksi tueta.
Vihje

Vinkki: Käytä ilmaista WORDHTML-työkalua HTML:n luomiseen ja hakemiseen - liitä se sitten TaxDome -sähköpostiin valitsemalla HTML.

7. Save & Exit, Save ja Cancel: Valitse Save & Exit (Tallenna ja poistu ) tallentaaksesi mallin ja palataksesi takaisin mallien luetteloon, Save (Tallenna ) säilyttääksesi muutokset ja jatkaaksesi mallin muokkaamista tai Cancel (Peruuta ) poistuaksesi tallentamatta.

8. Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Adding attachments to email templates

Huomautus

Note! The maximum size of all files attached to one template is 20 MB. Supported file types: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

You can add attachments to email templates from your computer. Use one of the options available while creating or editing an email template:

  • Drag-and-drop a single file to the designated area.
  • Click Browse Files and select one or several files in your file explorer.

Vihje

Huomautus: Jos lähetät tiedoston sisältävän viestin osoitteesta TaxDome vastaanottajalle, joka ei ole TaxDome -käyttäjä, hän ei tarvitse kirjautumista käyttääksesi sitä. Jos haluat pitää tiedoston turvallisena, anna linkille voimassaolon päättymispäivä. Lisätietoja sähköpostin liitetiedoston suojauksesta.

Kuvien lisääminen sähköpostimalleihin

Huomio

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment. Videos can be added to emails only as attachments and can't be embedded in templates.

There are three ways to add images to your email templates:

Kuvan lisääminen kopioimalla se verkkosivulta

1. Lataa kuva tietokoneellesi tai kuvanhallintasivustolle, kuten imgbb.com.

2. Napsauta selaimessa ladattua kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kopioi kuva.

3. Siirry Sähköpostimallien luominen -näyttöön, varmista, että WYSIWYG on valittuna, ja liitä kuva sitten malliin.

Kuvan lisääminen lisäämällä HTML-koodi

1. Lataa kuva kuvanhallintasivustolle, kuten imgbb.com.

2. Kopioi kuvan HTML-koodi.

3. Siirry Sähköpostimallien luominen -sivulle, varmista, että HTML on valittuna ja liitä koodi malliisi.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Voit esikatsella kuvaa valitsemalla WYSIWYG.

Kun malli on valittu, koodi muuttuu kuvaksi.

Sähköpostimallien lisääminen Marketplace

Voit ladata valmiita sähköpostimalleja, joissa on parhaat käytännöt. Voit lisätä sähköpostimallin osoitteesta Marketplace:

1. Siirry vasemmasta sivupalkista kohtaan Mallit > Marketplace ja avaa Sähköpostit-välilehti.

2. Napsauta Lisää ilmaiseksi sen mallin kohdalla, jonka haluat lisätä, tai napsauta sen hintaa ja suorita maksu, jos kyseessä on maksullinen malli.

3. Siirry Mallit > Yritysmallit -sivulle, avaa Sähköpostit-välilehti ja muokkaa sähköpostimallia napsauttamalla sen nimeä. Useimmissa tapauksissa sinun on muokattava ladattua mallia.

4. Kun lisäät mallin osoitteesta Marketplace, From-kentässä näkyy nimesi. Vastaanottaja näkee nimesi siinä riippumatta siitä, kuka siirtää työn seuraavaan vaiheeseen. Voit kuitenkin muokata nimeä tarvittaessa ja napsauttaa sitten Save & Exit (Tallenna ja poistu) -painiketta.

Sähköpostimallien soveltaminen

Kun olet luonut mallin, voit käyttää sitä nopeuttaaksesi uusien sähköpostiviestien kirjoittamista. Näin:

1. Luo uusi sähköpostiviesti joko napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi-painiketta ja valitsemalla Sähköposti tai valitsemalla yksi tai useampi vastaanottaja tililuettelosta ja napsauttamalla sitten @Send Email.

2. Valitse malli vetovalikosta napsauttamalla Template (Malli ) -kenttää.

3. Muokkaa sähköpostia tai laadi uusi sähköpostiviesti ja jatka sitten valitsemalla sähköpostin asetukset.

Vihje

Huomautus: Sähköpostiin tekemäsi muutokset eivät muuta valittua mallia.

Sähköpostimallien muokkaaminen

Voit tehdä muutoksia sähköpostimalliin seuraavasti:

1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Mallit > Yrityksenmallit , avaa Sähköpostit-välilehti ja napsauta sähköpostimallin nimeä luettelossa.

2. Tee muutokset sähköpostimalliin ja valitse sitten Tallenna ja poistu.

Sähköpostimallien kopiointi

Luo uusia sähköpostimalleja olemassa olevien mallien pohjalta: Napsauta kolmea pistettä sähköpostimallin nimen oikealla puolella ja valitse sitten Kopioi. Mallin kopio tallennetaan asianmukaisella päätteellä (esim. Sähköposti (2)).

Sähköpostimallien poistaminen

Jos haluat poistaa sähköpostimallin, valitse vasemmanpuoleisesta valikkorivistä Mallit > Yrityksen mallit ja avaa sitten Sähköpostit-välilehti . Napsauta kolmea pistettä sähköpostimallin nimen oikealla puolella, napsauta Poista ja vahvista napsauttamalla sitten Poista Poista-ponnahdusikkunassa.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteesi lähettämisessä ilmeni ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit