Kansiomallit (Basic): Luo ja sovella

Kansiomallit tehostavat kansiosarjojen luomista asiakasasiakirjojen järjestämiseksi. Kansiomallit ovat valmiina, jotta voit nopeasti soveltaa niitä uusiin ja olemassa oleviin tileihin. Voit jopa olla erittäin ennakoiva ja sisällyttää kansioihin asiakirjoja ja lomakkeita, joita asiakkaasi tarvitsevat.

Katettu täällä:

• Oletuskansiomallit
• Kansiomallien luominen
• Kansiomallien soveltaminen
  • Kansiomallin soveltaminen yhteen tiliin
  • Kansiomallin soveltaminen useisiin tileihin
  • Kansiomallien soveltaminen uusiin tileihin
  • Kansiomallien soveltaminen tileihin automaation avulla
• Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alikansion lisääminen jne.).
• Kansiomallien poistaminen
• Asiakirjojen automaattinen lataaminen tileille kansiomallien avulla

Webinaari - Asiakirjojen hallinta: Tutustu turvalliseen säilytykseen ja sähköisiin allekirjoituksiin! Torstai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä

Oletuskansiomallit

Kun lisäät uusia tilejä osoitteeseen TaxDome (manuaalisesti tai tuonnin kautta), jokaiselle tilille luodaan automaattisesti kansiomalli nimeltä Oletusverovuodet.

Haluat joko muokata oletuskansiomallia tai luoda kokonaan uuden kansion, jonka voit asettaa oletuskansioksi, jotta sinulla on haluamasi kansiorakenne kunkin asiakastilin asiakirjojen järjestämiseen. Sekä yrityksen omistajilla että ylläpitäjillä on oikeus tehdä tämä.

Oletuskansiomallia voidaan käsitellä kolmella tavalla:

• Muokkaa Oletusverovuodet-mallia: Mene vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Mallit > Yrityksenmallit, avaa Kansiot-välilehti ja napsauta sitten Oletusverovuodet. Tee muutoksia malliin muokkaamalla, poistamalla ja lisäämällä kansioita ja alikansioita. Napsauta Tallenna ja poistu , kun olet valmis.
• Luo uusi kansiomalli, jota käytetään oletuksena: Valitse vasemmanpuoleisesta valikkopalkista Asetukset > Yritysasetukset ja valitse sitten oletusasetuksena käytettävä malli Oletuskansiomalli-osiosta. Napsauta Save & Exit (Tallenna ja poistu).

Kun muokkaat mallia, voit säilyttää muutokset ja jatkaa muokkausta valitsemalla Tallenna.

• Luo uusia tilejä ilman oletuskansiomalleja: Siirry osoitteeseen Asetukset > Yrityksen asetukset vasemmasta valikkorivistä ja napsauta sitten x vuonna Oletuskansion malli jakso. Klikkaa SAVE.
  
  

Huomautus: Uudella tilillä on aina ylätason Asiakas lataa asiakirjat -kansio. Lisätietoja näkyvyysasetuksista ja käyttöoikeustasoista (kuka voi nähdä ja/tai muokata asiakirjoja kansiossa) saat täältä.

Kansiomallien luominen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Kansiomallit luo yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on oikeudet hallita malleja.

1. Voit luoda kansiomallin valitsemalla vasemman valikkorivin Mallit >Yritysmallit, avaamalla Kansiot-alalevyn ja valitsemalla sitten Luo malli.

Tai pääset tälle sivulle lisäämällä kansiomallin automaation Sovelletaan kansiomallia, kun luot tai muokkaat putkistoa, ja valitsemalla sitten Uusi malli.

2. Luo seuraavaksi kansiorakenne. Create Folder Template (Luo kansiomalli ) -ikkunassa näet kolme ylimmän tason kansiota(Client uploaded documents (Asiakkaan lataamat asiakirjat), Firm docs shared with client (Yrityksen asiakirjat, jotka on jaettu asiakkaan kanssa ) ja Private (Yksityinen)). Voit nimetä, muokata ja poistaa näitä kansioita uudelleen ja luoda niin monta ylätason kansiota kuin tarvitset.

Luo kansiomalli -ikkunan vaihtoehdot:

• Luo uusi ylätason kansio: Valitse Luo kansio, anna kansiolle nimi, valitse yksityisyys-/käyttöoikeustaso(Yksityinen, Asiakas voi katsoa tai Asiakas voi katsoa ja muokata) ja napsauta sitten Lähetä. Lue lisää yksityisyystasoista täältä.
• Luo alikansio: Napsauta kolmea pistettä ylätason kansion oikealla puolella, valitse Uusi kansio, anna kansiolle nimi ja paina enter-näppäintä näppäimistöllä.
• Muuta ylimmän tason kansion näkyvyyttä: Napsauta kolmea pistettä kansion oikealla puolella, valitse Muokkaa, valitse yksityisyys-/käyttöoikeustaso ja napsauta sitten Tallenna.
• Nimeä kansio/alikansio uudelleen: Napsauta kolmea pistettä kansion oikealla puolella, valitse Muokkaa, anna kansiolle nimi ja napsauta sitten Tallenna.
• Poista kansioita: Napsauta kolmea pistettä kansion oikealla puolella ja sitten Poista.

3. Nyt voit lisätä asiakirjoja ja lomakkeita kansioihin. Jos haluat, että asiakkailla on tiettyjä asiakirjoja, lisää ne kansioihin. Vedä ja pudota ne tai valitse Lataa asiakirjoja. Tai lataa useita asiakirjoja kansiosta napsauttamalla Upload folder (lisätietoja kansioiden käsittelystä osoitteessa TaxDome on täällä).

Lisää niin monta asiakirjaa kuin tarvitaan eri ylätason kansioihin. Lisää esimerkiksi kirjanpito-, kirjanpito- tai veromalleja kansioon Yksityinen kansioon ja palvelusopimus kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella pääsy.

Huomautus : Asiakirjoja voi lisätä kansioihin yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallinnointioikeudet.

4. Tallenna malli ja poistu napsauttamalla Save & Exit (Tallenna ja poistu ), jos haluat tallentaa mallin ja palata takaisin mallien luetteloon, tai Save (Tallenna ), jos haluat säilyttää muutokset ja jatkaa mallin muokkaamista.

Kansiomallien soveltaminen

Nyt kun olet tehnyt kansiomallin, mitä seuraavaksi?

• Kansiomallin käyttäminen edellyttää, että olet yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallintaoikeudet.

• Voit soveltaa kansiomalleja manuaalisesti, kun luot tilin tai kun tuot asiakasluettelon osoitteeseen TaxDome.

• Kansiomalleja voidaan soveltaa sekä uusiin että olemassa oleviin tileihin.

• Kun olet käyttänyt kansiomallia, voit edelleen tehdä muutoksia kansiorakenteeseen. Voit tehdä niin siirtymällä asiakirjoja ladatessasi Asiakirjat-osioon tai puunäkymään.

Mitä tapahtuu, kun sovellat kansiomallia tiliin:

• Jos kansioita ja asiakirjoja on jo olemassa asiakastilillä, niitä ei kopioida, jos kansiomallissa on niitä.
• Jos asiakastilillä on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat mallista, ne pysyvät paikallaan.
• Jos mallissa on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat asiakastililtä, ne luodaan.
• Jos suoritat useita palveluja samalle asiakkaalle, voit soveltaa useita malleja yksi kerrallaan, jolloin asiakastilin profiilista puuttuvat kansiot ja asiakirjat luodaan.

Kansiomalleja voidaan soveltaa useilla eri tavoilla:

• Kansiomallin soveltaminen yhteen tiliin
• Kansiomallin soveltaminen useisiin tileihin
• Kansiomallien soveltaminen tileihin automaation avulla
• Kansiomallien soveltaminen uusiin tileihin

Kansiomallin soveltaminen yhteen tiliin

1. Avaa Asiakirjat-välilehti asiakastilin Asiakirjat-sivulla ja valitse sitten Käytä kansiomallia.

2. Napsauta Kansiomalli-kenttää valitaksesi mallin pudotusvalikosta (esim. Uudet asiakkaat) ja muuta sitten valitun tilin kansiorakenne napsauttamalla Käytä .

Kansiomallin soveltaminen useisiin tileihin

1. Siirry vasemmanpuoleisen valikkorivin kohtaan Asiakkaat > Tilit , valitse niiden tilien valintaruudut, joihin haluat soveltaa kansiomallia, napsauta valikkorivin Lisää toimintoja -kohdan vasemmalla puolella olevia kolmea pistettä ja napsauta sitten Sovelletaan kansiomallia.

2. Add more accounts if needed by typing a name, ID or email address into the search field.

3. Valitse jokin malleista pudotusvalikosta (esim. Uudet asiakkaat) napsauttamalla Kansiomalli-kenttää ja muuta sitten valittujen tilien kansiorakenne napsauttamalla Käytä .

Kansiomallien soveltaminen tileihin automaation avulla

Kansiomalleja voidaan lisätä käyttämällä automaatioita putkiston sisällä. Näin kun asiakkaan työ siirtyy uuteen vaiheeseen putkistossa, uusi kansiorakenne otetaan automaattisesti käyttöön asiakkaan tilillä. Näin toimitaan:

1. Siirry vasemmanpuoleisesta valikkopalkista kohtaan Mallit > Yritysmallit , valitse Putket-välilehti ja napsauta sitten putken nimeä tai Luo putki.

2. Valitse vaihe, johon haluat lisätä automaation, napsauta Lisää automaatioita -linkkiä ja valitse sitten avattavasta valikosta Käytä kansiomallia.

3. Napsauta Sovelletaan kansiomallia -kenttää, valitse malli valikosta ja napsauta sitten Tallenna , jotta muutokset säilyvät. Kun automaatio on lisätty, näet sen siirtymällä putkistosivulle ja napsauttamalla automaation kuvaketta vaiheen yläpuolella.

Kun työ siirtyy vaiheeseen, jossa on Sovelletaan kansiomallia -automaatio, ponnahdusikkuna näyttää, että automaatio on käynnistymässä. Jos et halua, että kansioita luodaan automaattisesti, poista toiminto valitsemasta ja valitse sitten Siirrä.

Kansiomallien soveltaminen uusiin tileihin

Voit käyttää mukautettua kansiomallia, kun luot uusia tilejä manuaalisesti tai tuonnin avulla.

Jos haluat, että tiettyä mallia käytetään automaattisesti, aseta se oletusasetukseksi. Näin sitä sovelletaan kaikkiin uusiin tileihin, jotka luodaan manuaalisesti tai tuonnin kautta.

Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alikansion lisääminen jne.).

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

1. Jos haluat tehdä muutoksia malliin, valitse vasemmanpuoleisesta valikkorivistä Mallit > Yritysmallit. Siirry kohtaan Kansiot ja napsauta kansiomallin nimeä.

2. Tee muutokset kansiomalliin ja napsauta Save & Exit (Tallenna ja poistu). Voit lisätä tai poistaa kansioita mihin tahansa kolmesta sijainnista(Yksityinen, Asiakkaan kanssa jaetut firman asiakirjat ja Asiakkaan lataamat asiakirjat).

Huomautus: Kansiomalliin tekemäsi muutokset eivät näy muualla. Sinun on sovellettava päivitettyä mallia asiakastilin profiiliin nähdäksesi muutokset. Aiemmin luotuja kansioita ei myöskään poisteta.

Kansiomallien poistaminen

Poista kansiomalli, jos et tarvitse sitä enää: Napsauta kolmea pistettä kansiomallin nimen oikealla puolella, valitse Poista avattavasta luettelosta ja vahvista valinta napsauttamalla Poista . Kaikki kyseisellä mallilla tilillesi luodut kansiorakenteet säilyvät.