Kansiomallit (perus): Luo ja käytä

Kansiomallit virtaviivaistavat kansiojoukkojen luomista asiakasdokumenttien järjestämiseksi. Pidä kansiomallit käyttövalmiina, jotta voit käyttää niitä nopeasti uusiin ja olemassa oleviin tileihin. Voit jopa olla erittäin ennakoiva ja sisällyttää asiakkaidesi tarvitsemat asiakirjat ja lomakkeet heidän sisäänsä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Oletuskansiomallit
• Kansiomallien luominen
• Kansiomallien käyttäminen
  • Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä
  • Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä
  • Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä
  • Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla
• Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alakansion lisääminen jne.)
• Kansiomallien poistaminen
• Asiakirjojen automaattinen lataaminen kansiomalleja sisältäviin tileihin

Oletuskansiomallit

Kun lisäät uusia tilejä TaxDomeen (manuaalisesti tai tuonnin kautta), jokainen saa automaattisesti kansiomallin nimeltä Oletusverovuodet.

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

There are three ways to handle the default folder template:

• Edit the Default Tax Years template: Go to Settings in the left sidebar menu, select Templates in the menu bar, go to Folders, then click on Default Tax Years. Make changes to the template by editing, deleting and adding folders and subfolders. Click Save & Exit once you’re done.
• Luo uusi kansiomalli, jota käytetään oletuksena: Mene vasemman sivupalkin Asetukset-kohtaan, valitse Yritysasetukset-välilehti ja valitse sitten oletusasetuksena käytettävä malli Oletuskansiomalli-osiosta. Napsauta Save & Exit (Tallenna ja poistu).

Kun muokkaat mallia, voit säilyttää muutokset ja jatkaa muokkausta valitsemalla Tallenna.

• Luo uusia tilejä ilman oletuskansiomalleja: Mennä Asetukset, valitse Yrityksen asetukset -välilehteä ja klikkaa sitten x vuonna Oletuskansiomalli osa. Napsauttaa SÄÄSTÄÄ.
  
  

Note: A new account will always have a top-level Client uploaded documents folder. To find out more about visibility settings and access levels (who can see and/or edit the documents inside a folder), go here.

Kansiomallien luominen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Kansiomallit luo yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet mallien hallintaan.

1. Jos haluat luoda kansiomallin, siirry kohtaan Asetukset vasemmassa sivupalkissa, valitse Mallit välilehti, avaa Kansiot-alivälilehti ja napsauta sitten LUO MALLI.

Voit myös käyttää tätä sivua lisäämällä Käytä kansiomallin automaatiota luodessasi tai muokattaessa putkea ja valitsemalla sitten Uusi malli.

2. Next, create a folder structure. In the Create Folder Template window, you’ll see three top-level folders (Client uploaded documents, Firm docs shared with client and Private). You can rename, edit and delete these and make as many top-level folders as you need.

Vaihtoehdot Luo kansiomalli -ikkunassa:

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here.
• Luo alikansio: Klikkaa ylätason kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Uusi kansio, nimeä kansio ja paina näppäimistön Enter-näppäintä .
• Muuta ylätason kansion näkyvyyttä: Napsauta kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Muokkaa, valitse tietosuoja-/käyttöoikeustaso ja klikkaa sitten Tallenna.
• Nimeä kansio/alikansio uudelleen: Klikkaa kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Muokkaa, nimeä kansio ja klikkaa sitten Tallenna.
• Poista kansiot: Napsauta kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Poista.

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here).

Lisää niin monta asiakirjaa kuin tarvitaan eri ylätason kansioihin. Lisää esimerkiksi kirjanpito-, kirjanpito- tai veromallit Yksityinen kansio ja huoltosopimus kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella pääsy.

Note: Documents can be added to folders by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents.

4. Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list or Save to keep your changes and continue editing the template.

Kansiomallien käyttäminen

Nyt kun olet tehnyt kansiomallin, mitä seuraavaksi?

• Jotta voit käyttää kansiomallia, sinun on oltava yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet asiakirjojen hallintaan.

• Voit käyttää kansiomalleja manuaalisesti, kun luot tiliä tai tuot asiakasluetteloa TaxDomeen.

• Kansiomalleja voidaan käyttää sekä uusille että olemassa oleville tileille.

• Once you’ve applied a folder template, you still can make changes to the folder structure. To do so, go to the Docs section or the tree view while uploading documents.

Mitä tapahtuu, kun otat kansiomallin käyttöön tilillä:

• Jos kansioita ja asiakirjoja on jo olemassa asiakastilillä, niitä ei kopioida, jos kansiomallissa on niitä.
• Jos asiakastilillä on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat mallista, ne pysyvät paikallaan.
• Jos mallissa on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat asiakastililtä, ne luodaan.
• Jos nimeät mallin Asiakkaan ladatut tiedostot -kansion uudelleen, se nimetään uudelleen asiakastilillä.
• Jos suoritat useita palveluita samalle asiakkaalle, voit käyttää useita malleja yksi kerrallaan ja asiakastiliprofiilista puuttuvat kansiot ja asiakirjat luodaan.

Kansiomalleja voi käyttää useasti:

• Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä
• Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä
• Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla
• Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä

Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä

1. On the client account’s Documents page, open the Docs tab, then click Apply Folder Template.

2. Click in the Folder Template field to select a template from the drop-down menu (e.g., New Clients), then click Apply to change the folder structure for the selected account.

Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä

1. Go to Clients, select the checkboxes of the accounts you want to apply the folder template to, click on the three dots to the left of More Actions in the menu bar, then click Apply Folder Template.

2. Lisää tarvittaessa lisää tilejä kirjoittamalla nimi, tunnus tai sähköpostiosoite hakukenttään.

3. Click in the Folder Template field to select one of the templates from the drop-down menu (e.g., New Clients), then click Apply to change the folder structure for the selected accounts.

Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla

Tämä osio on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Kansiomalleja voidaan lisätä käyttämällä putkiston sisällä olevia automaatioita. Tällä tavalla, kun asiakkaan työ siirtyy uuteen vaiheeseen putkessa, uusi kansiorakenne otetaan automaattisesti käyttöön hänen tilillään. Toimi seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Asetukset vasemman sivupalkin valikossa, valitse Putket ja napsauta sitten putkilinjan nimeä tai Luo putki.

2. Choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Apply folder template in the pull-down menu.

3. Click inside the Apply folder template field, select the template in the menu, then click Save to keep your changes. Once the automation is added, you’ll see it by going to the pipeline page and clicking the automation icon above the stage.

Kun työ siirtyy vaiheeseen, jossa on Käytä kansiomallin automaatiota, näkyviin tulee ponnahdusikkuna, joka näyttää käynnistyvän automaation. Jos et halua, että kansioita luodaan automaattisesti, poista toiminnon valinta ja klikkaa Siirrä.

Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä

Voit käyttää mukautettua kansiomallia, kun luot uusia tilejä manuaalisesti tai tuonnin kautta.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default. This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alakansion lisääminen jne.)

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

1. To make changes to a template, go to Settings in the left sidebar menu, then select Templates in the menu bar. Navigate to Folders, then click on the folder template name.

2. Make changes to the folder template and click Save & Exit. You can add or delete folders in any of the three locations (Private, Firm docs shared with client and Client uploaded documents).

Note: The changes you make to a folder template will not be reflected elsewhere. You’ll need to apply the updated template to the client account profile to see the changes. And previously created folders will not be deleted.

Kansiomallien poistaminen

Kansiomallin poistaminen, jos et enää tarvitse sitä: Klikkaa kansiomallin nimen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, valitse avattavasta valikosta Poista ja vahvista klikkaamalla POISTA . Kaikki kansiorakenteet, jotka on luotu tileillesi kyseisellä mallilla, säilyvät.