Kansiomallit (perus): Luo ja käytä

Kansiomallit virtaviivaistavat kansiojoukkojen luomista asiakasdokumenttien järjestämiseksi. Pidä kansiomallit käyttövalmiina, jotta voit käyttää niitä nopeasti uusiin ja olemassa oleviin tileihin. Voit jopa olla erittäin ennakoiva ja sisällyttää asiakkaidesi tarvitsemat asiakirjat ja lomakkeet heidän sisäänsä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Oletuskansiomallit
• Kansiomallien luominen
• Kansiomallien käyttäminen
  • Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä
  • Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä
  • Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä
  • Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla
• Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alakansion lisääminen jne.)
• Kansiomallien poistaminen
• Asiakirjojen automaattinen lataaminen kansiomalleja sisältäviin tileihin

Oletuskansiomallit

Kun lisäät uusia tilejä TaxDomeen (manuaalisesti tai tuonnin kautta), jokainen saa automaattisesti kansiomallin nimeltä Oletusverovuodet. 

Sinun kannattaa joko muokata oletuskansiomallia tai luoda kokonaan uusi kansio, joka asetetaan oletuskansioksi, jotta sinulla on kansiorakenne, jonka haluat järjestää kunkin asiakastilin asiakirjat. Sekä yritysten omistajilla että järjestelmänvalvojilla on oikeus tehdä tämä.

Oletuskansiomallia voi käsitellä kolmella tavalla:

• Muokkaa Oletusverovuodet-mallia: Siirry vasemman sivupalkin valikon Asetukset-kohtaan, valitse valikkoriviltä Mallit, siirry kansioihin ja napsauta sitten Oletusverovuodet. Tee muutoksia malliin muokkaamalla, poistamalla ja lisäämällä kansioita ja alikansioita. Napsauta TALLENNA , kun olet valmis.
• Luo uusi kansiomalli, jota voit käyttää oletusmallina: Siirry vasemman sivupalkin Asetukset-kohtaan, valitse Yritysasetukset-välilehti ja valitse sitten Oletuskansiomalli-osiosta malli, jota haluat käyttää oletuksena. Valitse TALLENNA.

• Luo uusia tilejä ilman oletuskansiomalleja: Mennä Asetukset, valitse Yrityksen asetukset -välilehteä ja klikkaa sitten x vuonna Oletuskansiomalli osa. Napsauttaa SÄÄSTÄÄ.
  
  

Muistiinpano: Uudella tilillä on aina ylätason asiakkaan lataamat asiakirjat -kansio. Lisätietoja näkyvyysasetuksista ja käyttöoikeustasoista (kuka voi nähdä ja/tai muokata kansiossa olevia asiakirjoja) on täällä. 

Kansiomallien luominen

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Kansiomallit luo yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet mallien hallintaan.

1. Jos haluat luoda kansiomallin, siirry kohtaan Asetukset vasemmassa sivupalkissa, valitse Mallit välilehti, avaa Kansiot-alivälilehti ja napsauta sitten LUO MALLI.

Voit myös käyttää tätä sivua lisäämällä Käytä kansiomallin automaatiota luodessasi tai muokattaessa putkea ja valitsemalla sitten Uusi malli.

2. Luo seuraavaksi kansiorakenne. Luo kansiomalli -ikkunassa näet kolme ylätason kansiota (asiakkaan lataamat asiakirjat, asiakkaan kanssa jaetut yritysasiakirjat ja yksityiset). Voit nimetä uudelleen, muokata ja poistaa niitä ja tehdä niin monta ylätason kansiota kuin tarvitset.

Vaihtoehdot Luo kansiomalli -ikkunassa:

• Luo uusi ylätason kansio: Klikkaa Luo kansio, nimeä kansio, valitse tietosuoja-/käyttöoikeustaso (Yksityinen, Asiakas voi tarkastella tai Asiakas voi tarkastella ja muokata) ja klikkaa sitten Lähetä. Lue lisää tietosuojatasoista täältä.
• Luo alikansio: Klikkaa ylätason kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Uusi kansio, nimeä kansio ja paina näppäimistön Enter-näppäintä .
• Muuta ylätason kansion näkyvyyttä: Napsauta kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Muokkaa, valitse tietosuoja-/käyttöoikeustaso ja klikkaa sitten Tallenna.
• Nimeä kansio/alikansio uudelleen: Klikkaa kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä, klikkaa Muokkaa, nimeä kansio ja klikkaa sitten Tallenna.
• Poista kansiot: Napsauta kansion oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Poista.

3. Nyt voit lisätä asiakirjoja ja lomakkeita kansioihin. Jos haluat, että asiakkailla on tiettyjä asiakirjoja, lisää ne kansioihin. Vedä ja pudota ne tai klikkaa Lataa asiakirjat. Tai lataa useita asiakirjoja kansiosta napsauttamalla Lataa kansio (lisätietoja siitä, miten TaxDome käsittelee kansioita, siirry tänne).

Lisää niin monta asiakirjaa kuin tarvitaan eri ylätason kansioihin. Lisää esimerkiksi kirjanpito-, kirjanpito- tai veromallit Yksityinen kansio ja huoltosopimus kansioon, jossa on Asiakas voi tarkastella pääsy.

Muistiinpano: Asiakirjoja voi lisätä kansioihin yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet asiakirjojen hallintaan.

4. Kun olet luonut kansiomallin, napsauta Tallenna.

Kansiomallien käyttäminen

Nyt kun olet tehnyt kansiomallin, mitä seuraavaksi? 

• Jotta voit käyttää kansiomallia, sinun on oltava yrityksen omistaja, järjestelmänvalvoja tai tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet asiakirjojen hallintaan.

• Voit käyttää kansiomalleja manuaalisesti, kun luot tiliä tai tuot asiakasluetteloa TaxDomeen. 

• Kansiomalleja voidaan käyttää sekä uusille että olemassa oleville tileille.

• Kun olet ottanut kansiomallin käyttöön, voit silti tehdä muutoksia kansiorakenteeseen. Voit tehdä tämän siirtymällä Docs-osioon tai puunäkymään, kun lataat asiakirjoja.

Mitä tapahtuu, kun otat kansiomallin käyttöön tilillä:

• Jos asiakastilillä on samannimisiä kansioita ja asiakirjoja, asiakkaan kansiot ja asiakirjat pysyvät samoina.
• Jos asiakastilillä on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat mallista, kansiot ja asiakirjat pysyvät samoina.
• Jos mallissa on kansioita ja asiakirjoja, jotka puuttuvat asiakastililtä, ne luodaan.
• Jos nimeät mallin Asiakkaan ladatut tiedostot -kansion uudelleen, se nimetään uudelleen asiakastilillä.
• Jos suoritat useita palveluita samalle asiakkaalle, voit käyttää useita malleja yksi kerrallaan ja asiakastiliprofiilista puuttuvat kansiot ja asiakirjat luodaan.

Kansiomalleja voi käyttää useasti:

• Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä
• Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä
• Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla
• Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä

Kansiomallin käyttäminen yhdellä tilillä

1. Avaa asiakastilin Dokumentit-sivulla Dokumentit-välilehti ja napsauta sitten Käytä kansiomallia.

2. Napsauta Kansiomalli-kenttää valitaksesi mallin avattavasta valikosta (esim. uudet asiakkaat) ja napsauta sitten käyttää muuttaaksesi valitun tilin kansiorakennetta.

Kansiomallin käyttäminen useilla tileillä

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

1. Siirry kohtaan Asiakkaat, valitse niiden tilien valintaruudut, joihin haluat käyttää kansiomallia, napsauta kolmea pistettä vasemmalla puolella Lisää toimintoja valikkorivillä ja napsauta sitten Käytä kansiomalleja.

2. Lisää tarvittaessa lisää tilejä kirjoittamalla nimi, tunnus tai sähköpostiosoite hakukenttään.

3. Valitse jokin malleista avattavasta valikosta (esim. Uudet asiakkaat) napsauttamalla Kansiomalli-kenttää ja muuta sitten valittujen tilien kansiorakennetta valitsemalla APPLY .

Käytä kansiomalleja tileihin automaation avulla

Tämä osio on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Kansiomalleja voidaan lisätä käyttämällä putkiston sisällä olevia automaatioita. Tällä tavalla, kun asiakkaan työ siirtyy uuteen vaiheeseen putkessa, uusi kansiorakenne otetaan automaattisesti käyttöön hänen tilillään. Toimi seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Asetukset vasemman sivupalkin valikossa, valitse Putket ja napsauta sitten putkilinjan nimeä tai Luo putki.

2. Valitse vaihe, johon haluat lisätä automaation, napsauta Lisää automaatioita -linkkiä ja valitse sitten avattavasta valikosta Käytä kansiomallia.

3. Napsauta sisällä Käytä kansiomallia kenttä, valitse malli valikosta ja napsauta sitten Säästä pitääksesi muutokset. Kun automaatio on lisätty, näet sen siirtymällä putkisivulle ja napsauttamalla vaiheen yläpuolella olevaa automaatiokuvaketta.

Kun työ siirtyy vaiheeseen, jossa on Käytä kansiomallin automaatiota, näkyviin tulee ponnahdusikkuna, joka näyttää käynnistyvän automaation. Jos et halua, että kansioita luodaan automaattisesti, poista toiminnon valinta ja klikkaa Siirrä.

Kansiomallien käyttäminen uusilla tileillä

Voit käyttää mukautettua kansiomallia, kun luot uusia tilejä manuaalisesti tai tuonnin kautta.

Jos haluat, että tiettyä mallia käytetään automaattisesti, aseta se oletukseksi. Tällä tavalla sitä sovelletaan kaikkiin uusiin tileihin, jotka on luotu manuaalisesti tai tuonnin kautta.

Kansiomallien muokkaaminen (uuden verovuoden alakansion lisääminen jne.)

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

1. Jos haluat tehdä muutoksia malliin, siirry kohtaan Asetukset vasemman sivupalkin valikossa ja valitse sitten mallitvalikkoriviltä Mallit . Siirry kohtaan Kansiot ja napsauta sitten kansiomallin nimeä.

2. Tee muutoksia kansiomalliin ja napsauta sitten TALLENNA. Voit lisätä tai poistaa kansioita missä tahansa kolmesta sijainnista (asiakkaan kanssa jaetut yksityiset, kiinteät asiakirjat ja asiakkaan lataamat asiakirjat).

Muistiinpano: Kansiomalliin tekemäsi muutokset eivät näy muualla. Sinun on otettava päivitetty malli käyttöön asiakastiliprofiilissa, jotta näet muutokset. Ja aiemmin luotuja kansioita ei poisteta.

Kansiomallien poistaminen

Kansiomallin poistaminen, jos et enää tarvitse sitä: Klikkaa kansiomallin nimen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, valitse avattavasta valikosta Poista ja vahvista klikkaamalla POISTA . Kaikki kansiorakenteet, jotka on luotu tileillesi kyseisellä mallilla, säilyvät.