Allekirjoitukset (lisäasetukset): Tietoon perustuva todennus (KBA)

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

IRS-lomakkeessa 8879 edellytetään tietoon perustuvaa todennusta (KBA). TaxDome täyttää IRS:n vaatimukset täysin, ja kustannukset ovat alhaiset allekirjoituskohtaisesti.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• KBA
• Varojen lisääminen yrityksen saldoon
• KBA:n lisääminen allekirjoituspyyntöön
• KBA:n pyytäminen Windows-sovelluksesta
• Voiko asiakas käyttää KBA-järjestelmässä SSN-tunnuksen sijasta ITIN-tunnusta?
• Tarkistetaanko luottokelpoisuus KBA:n aikana?
• Mitä tehdä, jos asiakas epäonnistuu KBA:ssa?

KBA

KBA:ta käytetään veronmaksajan henkilöllisyyden todentamiseen, jotta saadaan IRS:n mukaisia sähköisiä allekirjoituksia. Asiakkaat varmennetaan henkilöllisyysasiakirjojen ja kuluttajatietojen varmentamisen yhdistelmällä.

Vinkki: Lisää blogissamme KBA:sta ja eri palveluntarjoajien hinnoittelun vertailusta

Näin se toimii:

1. Tarkista ensin, onko Show KBA -vaihtoehto käytössä Yrityksen asetussivun Signatures-osiossa.

1. Toiseksi, lisää varoja yrityksesi saldoon. Tässä on kunkin todennuksen hinnoittelu.

2. Lataa sitten allekirjoitettava asiakirja, pyydä allekirjoitukset ja kytke sitten Vaadi KBA:ta päälle.

3. Allekirjoittamisen yhteydessä asiakastasi pyydetään vahvistamaan sosiaaliturvatunnuksensa ja vastaamaan viiteen julkisesta tietueestaan satunnaisesti luotuun kysymykseen. Nämä ovat yleensä monivalintakysymyksiä, kuten asuntolainanantajan nimi, autotyyppi, entinen osoite tai aiempi puhelinnumero. Se ei ole luottotietojen tarkistus, vaan tapa vahvistaa heidän henkilöllisyytensä digitaalisesti.

4. Asiakas saa vain kaksi yritystä vastata KBA-kysymyksiin. Heidän on vastattava vähintään kolmeen viidestä oikein kummallakin yrityksellä.

Saat ilmoituksen, kun asiakas läpäisee tai hylkää KBA:n.

Varojen lisääminen yrityksen saldoon

Kunkin KBA-yrityksen hinta perustuu sen maan kansalliseen valuuttaan, jonka yrityksesi on ilmoittanut TaxDome-tiliä luodessaan. 

Tarpeidesi mukaan voit lisätä yrityksen saldoon erilaisia summia. Siirry Asetuksiin, siirry Yrityksen saldo -välilehdelle, valitse summa ja napsauta sitten OSTA. Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolla on käyttöoikeudet, voi lisätä varoja yrityksen saldoon.

Voit aina tarkastella KBA-käyttötilastoja napsauttamalla Firm Balance -sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Audit trail -linkkiä.

KBA:n lisääminen allekirjoituspyyntöön

Voit pyytää allekirjoitusta KBA:lla, jos haluat pyytää allekirjoitusta:

1. Lataa asiakirja asiakaskansion kanssa jaettuihin Firm-dokumentteihin, napsauta kolmea pistettä dokumentin nimen oikeassa reunassa ja klikkaa sitten avattavassa valikossa Pyydä allekirjoitusta.

2. Ota käyttöön Vaadi KBA ja lisää sitten tarvittavat allekirjoituskentät.

Muista, että:

• Asiakirjassa voi olla niin monta allekirjoituskenttää kuin tarvitaan. Hinnoittelu on asiakirjakohtainen. Jos yhdistät asiakirjoja (esim. osavaltion ja liittovaltion veroilmoitukset) yhdeksi tiedostoksi, jokaiselta KBA:n allekirjoittajalta veloitetaan erikseen näiden hintojen mukaisesti.
• Kun pyydät kba-allekirjoitusta asiakastilille, jonka linkitetyissä yhteystiedoissa on vähintään kaksi sähköpostiosoitetta, ilmoita, kenen käyttäjän on allekirjoitettava asiakirja valitsemalla sähköpostiosoite avattavasta Asiakkaat-valikosta.
• Jos lisäät kenttiä kahdelle tai useammalle käyttäjälle, jokaisen allekirjoittajan vahvistusyritys veloitetaan erikseen. Esimerkiksi jos yritys on rekisteröity Yhdysvalloissa, kahdelta puolisolta veloitetaan vähintään 2 dollaria; jos he eivät läpäise KBA:ta, he voivat yrittää vielä kerran, jolloin veloitus on enintään 4 dollaria (2 allekirjoittajaa x 2 yritystä x 1 dollari).
• Jos yrityksen saldosi on nolla tai sinulla on vireillä KBA-allekirjoituksia, jotka ovat yhtä suuret kuin saldosi, sinua pyydetään lisäämään varoja.
• Jos joku allekirjoittajista epäonnistuu KBA:ssa, sinun on ladattava laadittu asiakirja uudelleen ja pyydettävä allekirjoitusta vielä kerran.
• Tämä ei toimi ITIN-tunnuksilla, joten varmista, että asiakkaillasi on SSN-tunnukset valmiina ennen KBA:n käyttöönottoa.

Voiko asiakas käyttää KBA-järjestelmässä SSN-tunnuksen sijasta ITIN-tunnusta?

Ei. Yksilöllinen veronmaksajan tunnistenumero (ITIN) myönnetään yksityishenkilölle ainoastaan verotusta varten. ITIN-tunnuksia ei ole tarkoitettu luottojen hankkimiseen. Luottojärjestelmät eivät tunnista niitä muuksi kuin virheelliseksi sosiaaliturvatunnukseksi, joten niitä ei voi käyttää KBA:ssa.

Tarkistetaanko luottokelpoisuus KBA:n aikana? 

Ei. KBA:n aikana luottokelpoisuutta ei tarkisteta, joten luottotietoja ei tarkisteta (ei kovaa eikä luotollista).

Mitä tehdä, jos asiakas epäonnistuu KBA:ssa?

Asiakas saa kaksi yritystä läpäistä KBA:n. Jos hän ei pysty vastaamaan riittävään määrään kysymyksiä oikein molemmilla kerroilla, saat ilmoituksen, ja KBA:n epäonnistuminen merkitään myös asiakirjan kirjausketjuun.

Voit nollata epäonnistuneet yritykset ja lähettää allekirjoituspyynnön uudelleen asiakkaille, jotka eivät läpäisseet KBA:ta. Voit tehdä tämän siirtymällä joko Asiakirjat-sivulle, asiakastilin Asiakirjat-välilehdelle tai asiakastilin Allekirjoitukset-välilehdelle ja napsauttamalla asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitsemalla sitten Nollaa KBA ja lähetä allekirjoituspyyntö uudelleen.

Kun olet napsauttanut tätä, allekirjoituspyyntö lähetetään uudelleen asiakkaille, joiden KBA ei onnistunut. Huomaa, että sinua veloitetaan näiden hintojen mukaisesti jokaisesta tarkistusyrityksestä. Asiakirjat onnistuneesti allekirjoittaneisiin asiakkaisiin tämä ei vaikuta. 

Huom! Kaikki KBA:n nollaukset löytyvät asiakirjan kirjausketjusta.

Voit myös käyttää jompaakumpaa näistä ratkaisuista:

• Lataa asiakirja uudelleen ja pyydä allekirjoitusta kuten ensimmäisellä kerralla.
• Pyydä asiakasta tulostamaan asiakirja, allekirjoittamaan se käsin ja lataamaan se sitten asiakasportaaliinsa