Allekirjoitukset (perus): Kuinka tarkastella ja peruuttaa sähköisiä allekirjoituspyyntöjä

Kuinka tarkistat, ovatko asiakkaasi allekirjoittaneet lähettämäsi asiakirjat sähköisesti? Haluatko peruuttaa sähköisen allekirjoituksen pyynnön? Ota selvää kaikesta, mitä sinun tarvitsee tietää asiakirjojen sähköisestä allekirjoittamisesta!

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Sähköisten allekirjoitusten hallinta
• Sen näkeminen, kuka on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti tai kieltäytynyt
• Tilien tarkasteleminen sähköistä allekirjoitusta odottavilla dokumenteilla
• Sähköisten allekirjoitusten mitätöinti
• Sähköisen allekirjoituksen pyyntöjen peruuttaminen

Sähköisten allekirjoitusten hallinta

1. Voit nopeasti löytää yhden tai kaikki sähköistä allekirjoitusta odottavat asiakirjat seuraavasti:

• Siirry Dokumentit-sivulle ja etsi asiakirjoja, joille on tehty jonkinlainen toimenpide (ladattu, muokattu, linkitetty laskuun jne.) viimeisen 30 päivän aikana.
• Siirry kohtaan Tiedostot, sitten Docs ja valitse sitten asiakas, joka etsii kaikista heidän dokumenteistaan.
• Tai siirry tietyn tilin Dokumentit-välilehteen ja etsi kaikista sen dokumenteista. 

2. napsauttaa Suodattaa oikeassa yläkulmassa ja rajaa etsimiesi asiakirjojen luetteloa valitsemalla yksi tai useampi suodatin Allekirjoitukset osiossa.

• Kaikki näyttää asiakirjat, joissa on pyydetyt sähköiset allekirjoitukset.
• Allekirjoitettu näyttää dokumentit, jotka kaikki tilin käyttäjät ovat allekirjoittaneet sähköisesti.
• Osittain allekirjoitettu näyttää dokumentit, jotka vähintään yksi tilin käyttäjä on allekirjoittanut sähköisesti.
• Odottaa allekirjoitusta näyttää asiakirjat, jotka odottavat sähköistä allekirjoitusta kaikilta tilin käyttäjiltä.
• Allekirjoituksen valmistelu näyttää sähköistä allekirjoitusta odottavat dokumentit, joita ei ole vielä lähetetty.
• Opted Out näyttää asiakirjat, joiden sähköistä allekirjoittamista käyttäjät kieltäytyivät allekirjoittamasta sähköisesti.
• Odottava KBA näyttää tiedostot, joissa on KBA-pyyntöjä, jotka odottavat vähintään yhden tilin käyttäjän sähköistä allekirjoitusta.
• KBA epäonnistui näyttää asiakirjat, joissa kaikki tilinkäyttäjät eivät läpäisseet KBA:ta, ja/tai käyttäjät, jotka kieltäytyivät sähköisestä allekirjoituksesta.
• Mitätöity näyttää asiakirjat, jotka yrityksen omistaja tai tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallintaoikeudet, on allekirjoittanut offline-tilassa ja mitätöinyt.

3. Napsauta KÄYTTÄÄ nähdäksesi kavennetun luettelon.

Jos haluat nähdä luettelon kaikista asiakirjoista, joissa on sähköisen allekirjoituksen pyyntöjä tai jotka on valmisteltu sähköistä allekirjoitusta varten, siirry asiakastilin Docs-kohtaan ja sitten Allekirjoitukset-kohtaan.

Seuraavat tiedot ovat saatavilla täällä:

• NIMI: Napsauta dokumentin nimeä nähdäksesi ja ladataksesi sen.

• TILA:

  • Allekirjoitettu: Kaikki tilin käyttäjät ovat allekirjoittaneet dokumentin sähköisesti.
  • Allekirjoitusta odotetaan x/y: Asiakirja on lähetetty asiakkaalle ja x käyttäjää on joko allekirjoittanut tai kieltäytynyt allekirjoittamasta y:stä. Vie hiiri tilan päälle nähdäksesi yksityiskohdat ja selvittääksesi, mitkä allekirjoitukset ovat vielä kesken.
  • Hylätty allekirjoitus: Asiakas kieltäytyi allekirjoittamasta asiakirjaa sähköisesti.
  • Mitätöidä: Yrityksen omistaja tai tiimin jäsen, jolla on käyttöoikeudet asiakirjojen hallintaan, allekirjoitti asiakirjan offline-tilassa ja mitätöi sen.
  • Osittain allekirjoitettu x/y: Asiakirjan on sähköisesti allekirjoittanut x käyttäjää y käyttäjämäärästä. 
  • KBA epäonnistui: Yksikään tilinkäyttäjä ei ole allekirjoittanut asiakirjaa - ja ainakin yksi epäonnistui KBA:ssa.

• LATAUSPÄIVÄMÄÄRÄ näyttää , milloin asiakirja ladattiin TaxDomeen.

• PYYDETTY-PÄIVÄMÄÄRÄ näyttää , milloin asiakirja lähetettiin asiakkaalle sähköisesti allekirjoitettavaksi.

• SIGNED-PÄIVÄMÄÄRÄ näyttää, milloin asiakas on allekirjoittanut dokumentin sähköisesti.

Voit lajitella asiakirjat nimen, latauspäivämäärän, pyydetyn päivämäärän tai päivämäärän mukaan, jolloin ne allekirjoitettiin sähköisesti. Napsauta lajiteltavan sarakkeen otsikon nimen vieressä olevaa ylös-alas-nuolta.

Sen näkeminen, kuka on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti tai kieltäytynyt

Kun asiakas allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta asiakirjaa sähköisesti tai epäonnistuu KBA:ssa, dokumentti siirretään Dokumentit-sivun Viimeisimmät-luettelon alkuun. Saat myös sähköpostiviestin siitä ja saat ilmoituksen Saapuneet+-kansioosi. Napsauta asiakirjaa tai Siirry kohtaan.. . tarkistaaksesi sähköisen allekirjoituksen tilan.

Jos avioparilta pyydettiin sähköistä allekirjoitusta, näet, kuka on allekirjoittanut. Jos joku käyttäjistä epäonnistuu KBA:ssa tai kieltäytyy allekirjoittamasta sähköisesti, lataa valmisteltu asiakirja ja pyydä sähköistä allekirjoitusta uudelleen. 

Vinkki: Muuta ilmoitusasetuksiasi milloin tahansa.

Jos haluat tarkistaa dokumentin sähköisen allekirjoituksen tilan, siirry Dokumentit-sivulle ja tarkista sitten Tila-sarake . Lisätietoja asiakirjojen tiloista on täällä.

Asiakirjan kirjausketju näyttää, antoiko asiakas sähköisen allekirjoituksen ja läpäisikö vai epäonnistuiko KBA.

Sellaisten tilien tarkasteleminen, joilla on sähköisiä allekirjoituksia odottavia asiakirjoja

Voit selvittää, mitkä asiakirjat on vielä allekirjoitettava sähköisesti , siirtymällä Tilit-luetteloosi .

Voit suodattaa Tilit-luettelon niin, että näet dokumentit, joista vielä puuttuu sähköisiä allekirjoituksia, seuraavasti:

1. Siirry Asiakkaat-kohtaan ja klikkaa SITTEN SUODATIN.

2. Valitse Allekirjoitukset-osiosta Odottaa allekirjoitusta ja klikkaa sitten APPLY.

Sitten näet luettelon näistä tileistä.

Tämä voidaan tehdä myös Asiakirjat-sivun Viimeisimmät-välilehdeltä.

Sähköisten allekirjoitusten mitätöinti 

You might run into a situation that requires you to cancel an e-signature request. For example, you’ve requested e-signatures from a couple, and one of the spouses has dropped by your office to sign. To void an e-signature request, follow these steps: 

Click the three dots to the far right of the name of the document, then select Void from the pull-down. You’ll be prompted to specify the reason for voiding. Toggle off Notify client if you don’t want to send a notification. Then click Void.

To see all documents with voided e-signature requests: while viewing documents, click Filter, select Voided, then click Apply.

To see why a signature request was voided, open the document, click the three dots in the upper right corner and select Show more info (the button is unavailable if there was no voided signature).

Sähköisen allekirjoituksen pyyntöjen peruuttaminen

Jos lähetit vahingossa sähköisen allekirjoituksen pyynnön, voit peruuttaa sen, mutta tee se nopeasti! Se toimii vain, jos se on edelleen Pyydetty-tilassa eikä kukaan ole vielä allekirjoittanut sähköisesti. Jos joku asiakkaista on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti, käytä sen sijaan Void-toimintoa.

Napsauta asiakirjan nimen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä ja klikkaa sitten avattavasta valikosta Peruuta allekirjoituspyyntö .

Kun asiakas on allekirjoittanut sähköisen allekirjoituksen, et voi peruuttaa pyyntöä. Peruuta allekirjoituspyyntö - ominaisuus on käytettävissä vain asiakirjoissa, joiden tilalaskurissa on 0 .

Voit tarkastella kaikkia sähköistä allekirjoitusta odottavia asiakirjoja seuraavasti:

Kun tarkastelet asiakirjoja, napsauta Suodata, valitse Odottaa allekirjoitusta ja napsauta sitten Käytä.