Allekirjoitukset (perus): E-signatuuripyyntöjen tarkastelu ja peruuttaminen: Miten niitä tarkastellaan ja peruutetaan?
Miten tarkistat, ovatko asiakkaasi allekirjoittaneet lähettämäsi asiakirjat sähköisesti? Haluatko peruuttaa sähköisen allekirjoituspyynnön? Lue kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää asiakirjojen sähköisestä allekirjoittamisesta!
Katettu täällä:
- Sähköisten allekirjoitusten hallinta
- Nähdään, kuka on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti tai kieltäytynyt allekirjoittamasta sitä.
- Sähköistä allekirjoitusta odottavien asiakirjojen kanssa olevien tilien tarkastelu
- Sähköisten allekirjoitusten mitätöinti
- Sähköisen allekirjoituksen pyyntöjen peruuttaminen
Sähköisten allekirjoitusten hallinta
1. Löydät nopeasti yhden tai kaikki sähköistä allekirjoitusta odottavat asiakirjat:
- Mene Asiakirjat-sivulle etsimään asiakirjoja, joihin on tehty jokin toimenpide (ladattu, muokattu, linkitetty laskuun jne.) viimeisten 30 päivän aikana.
- Siirry kohtaan Asiakirjat, sitten kohtaan Asiakirjat ja valitse sitten asiakas, jotta voit etsiä kaikkia hänen asiakirjojaan.
- Tai voit etsiä kaikkia tietyn tilin asiakirjoja tietyn tilin Asiakirjat-välilehdeltä .
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Filter -painiketta ja kavenna etsimiesi asiakirjojen luetteloa valitsemalla yksi tai useampi suodatin Signatures-osiossa .
- Kaikissa asiakirjoissa on pyydetyt sähköiset allekirjoitukset.
- Allekirjoitettu näyttää asiakirjat, jotka kaikki tilin käyttäjät ovat allekirjoittaneet sähköisesti.
- Osittain allekirjoitettu näyttää asiakirjat, jotka ainakin yksi tilin käyttäjä on allekirjoittanut sähköisesti.
- Vireillä oleva allekirjoitus näyttää asiakirjat, jotka odottavat kaikkien tilinkäyttäjien sähköistä allekirjoitusta.
- Allekirjoitettavaksi valmisteltu näyttää sähköistä allekirjoitusta odottavat asiakirjat, joita ei ole vielä lähetetty.
- Opted Out näyttää asiakirjat, jotka käyttäjät kieltäytyivät sähköisestä allekirjoittamisesta.
- Vireillä oleva KBA näyttää asiakirjat, joissa on KBA-pyyntöjä, jotka odottavat vähintään yhden tilinkäyttäjän sähköistä allekirjoitusta.
- KBA epäonnistui näyttää asiakirjat, joissa kaikki tilinkäyttäjät eivät läpäisseet KBA:ta, ja/tai käyttäjät, jotka kieltäytyivät sähköisestä allekirjoituksesta.
- Mitätöity näyttää asiakirjat, jotka yrityksen omistaja tai tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallintaoikeudet, on allekirjoittanut offline-tilassa ja mitätöinyt.
3. Klikkaa Apply (Käytä ) nähdäksesi kavennetun luettelon.
Jos haluat nähdä luettelon kaikista asiakirjoista, joissa on sähköistä allekirjoitusta koskevia pyyntöjä tai jotka on valmisteltu sähköistä allekirjoitusta varten, siirry asiakastilin kohtaan Asiakirjat ja sitten kohtaan Allekirjoitukset.
Seuraavat tiedot ovat saatavilla täällä:
- NIMI: Klikkaa asiakirjan nimeä nähdäksesi ja ladataksesi sen.
- TILANNE: Vaihe, jossa asiakirja on, merkintä KBA tai QES tiettyä allekirjoitustyyppiä varten.
- Allekirjoitettu: Asiakirja on kaikkien tilinkäyttäjien sähköisesti allekirjoittama.
- Allekirjoitusta odotetaan x/y: Asiakirja on lähetetty asiakkaalle ja x käyttäjää on joko allekirjoittanut tai kieltäytynyt allekirjoittamasta y:stä. Vie hiiri tilan päälle nähdäksesi yksityiskohdat ja selvittääksesi, mitkä allekirjoitukset ovat vielä kesken.
- Hylätty Allekirjoitus: Asiakas kieltäytyi allekirjoittamasta asiakirjaa sähköisesti.
- Mitätöity: Asiakirjan allekirjoitti offline-tilassa ja mitätöi sen yrityksen omistaja tai tiimin jäsen, jolla on asiakirjojen hallintaoikeudet.
- Osittain allekirjoitettu x/y: Asiakirjan on sähköisesti allekirjoittanut x käyttäjää y käyttäjämäärästä.
- KBA epäonnistui: Yksikään tilinkäyttäjä ei ole allekirjoittanut asiakirjaa - ja ainakin yksi epäonnistui KBA:ssa.
- DATE UPLOADED näyttää , milloin asiakirja ladattiin osoitteeseen TaxDome.
- DATE REQUESTED (PÄIVÄMÄÄRÄ PYYTÄNYT ) osoittaa , milloin asiakirja lähetettiin asiakkaalle sähköistä allekirjoitusta varten.
- DATE SIGNED osoittaa, milloin asiakas on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti.
Voit lajitella asiakirjat nimen, latauspäivän, pyydetyn päivämäärän tai sähköisen allekirjoituspäivän mukaan. Napsauta ylös-alas-nuolta sen sarakkeen otsikon nimen vieressä, jonka haluat lajitella.
Nähdään, kuka on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti tai kieltäytynyt allekirjoittamasta sitä.
Kun asiakas allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti tai kieltäytyy sähköisestä allekirjoituksesta tai kun hän ei läpäise KBA-toimintoa, asiakirja siirretään Asiakirjat-sivun Viimeisimmät-luettelon alkuun. Lisäksi saat siitä sähköpostiviestin ja ilmoituksen omassa Inbox+. Voit tarkastella sähköisen allekirjoituksen tilaa napsauttamalla asiakirjaa tai Siirry... -vaihtoehtoa.
Jos sähköistä allekirjoitusta on pyydetty avioparilta, näet, kuka on allekirjoittanut. Jos jompikumpi käyttäjistä ei läpäise KBA:ta tai kieltäytyy sähköisestä allekirjoituksesta, lataa valmis asiakirja ja pyydä sähköistä allekirjoitusta uudelleen.
Vinkki: Muuta ilmoitusasetuksiasi milloin tahansa.
Jos haluat tarkistaa asiakirjan sähköisen allekirjoituksen tilan, siirry Asiakirjat-sivulle ja tarkista sitten Tila-sarake . Lisätietoja asiakirjan tilasta saat täältä.
Asiakirjan kirjausketju osoittaa, onko asiakas antanut sähköisen allekirjoituksen ja läpäissyt tai hylännyt KBA:n.
Sähköistä allekirjoitusta odottavia asiakirjoja sisältävien tilien tarkastelu
Voit tarkistaa, mitkä asiakirjat on vielä allekirjoitettava sähköisesti, kun siirryt tililuetteloosi.
Voit suodattaa Tilit-luettelon niin, että näet asiakirjat, joista puuttuu vielä sähköinen allekirjoitus:
1. Siirry kohtaan Asiakkaat ja valitse sitten SUODATIN.
2. Valitse Allekirjoitukset-osiosta Vireillä oleva allekirjoitus ja napsauta sitten SOVELLETA.
Näet sitten luettelon näistä tileistä.
Tämä voidaan tehdä myös Asiakirjat-sivun Viimeisimmät-välilehdeltä .
Sähköisten allekirjoitusten mitätöinti
Saatat joutua tilanteeseen, jossa sinun on peruutettava sähköisen allekirjoituksen pyyntö. Olet esimerkiksi pyytänyt sähköisiä allekirjoituksia pariskunnalta, ja toinen puolisoista on tullut toimistoosi allekirjoittamaan. Voit mitätöidä sähköisen allekirjoituspyynnön seuraavasti:
Napsauta asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Void-valintaikkunasta Void. Sinua pyydetään määrittämään mitätöinnin syy. Kytke Ilmoita asiakkaalle pois päältä, jos et halua lähettää ilmoitusta. Valitse sitten mitätöi.
Jos haluat nähdä kaikki asiakirjat, joissa on mitätöityjä sähköisiä allekirjoituspyyntöjä, valitse asiakirjoja tarkastellessasi Suodata, valitse Mitätöity ja napsauta sitten Käytä.
Jos haluat nähdä, miksi allekirjoituspyyntö mitätöitiin, avaa asiakirja, napsauta oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä ja valitse Näytä lisätietoja (painike ei ole käytettävissä, jos allekirjoitusta ei mitätöity).
Sähköisen allekirjoituksen pyyntöjen peruuttaminen
Jos lähetit erehdyksessä sähköisen allekirjoituspyynnön, voit peruuttaa sen - mutta tee se nopeasti! Se onnistuu vain, jos se on edelleen tilassa Pyydetty eikä kukaan ole vielä allekirjoittanut sitä. Jos joku asiakkaista on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti, käytä seuraavia vaihtoehtoja Void sen sijaan.
Napsauta asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Cancel Signature Request (Peruuta allekirjoituspyyntö ) alasvetovalikosta.
Kun asiakas on allekirjoittanut sähköisesti, et voi peruuttaa pyyntöä; Peruuta allekirjoituspyyntö -toiminto on käytettävissä vain asiakirjoille, joiden tilalaskuri on 0.
Näet kaikki sähköistä allekirjoitusta odottavat asiakirjat:
Kun tarkastelet asiakirjoja, napsauta Suodata, valitse Odottava allekirjoitus ja napsauta sitten Käytä.