Allekirjoitukset (perus): Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen asiakkailta

Asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen on yhtä oikeudellisesti sitovaa kuin niiden allekirjoittaminen käsin. Kun asiakirja on allekirjoitettu, sitä pidetään lopullisena, eikä sitä voi muuttaa. Kanssa TaxDome, voit ilmoittaa, mihin haluat sähköiset allekirjoitukset, lisätä kenttiä veronmaksajalle ja hänen puolisolleen, lisätä tietopohjaisen todennuksen (KBA) tai QES/AdES, laita muistutukset päälle – ja paljon muuta!

Katettu täällä:

Jos haluat lisää hyödyllisiä ohjevideoita, käy TaxDome Akatemiassa, joka on ilmainen verkkokeskuksemme
katseluun ja kaiken tarvittavan oppimiseen TaxDome.

Ennen kuin aloitat

Jatka allekirjoituspyyntöä:

  • Varmista, että asiakirjasi on PDF-tiedosto .
  • Varmista, että dokumentti on tallennettu kansioon, jonka nimi on Asiakas voi tarkastella pääsyä . Jos se on kansiossa, jolla on eri käyttöoikeudet, siirrä se yhteen Asiakas voi tarkastella pääsy. 
  • Asiakas ei voi sähköisesti allekirjoittaa, jos hänellä ei ole portaaliyhteyttä, joten varmista, että hänen sähköpostiosoitteensa kirjautuminen on kytketty päälle.

Sähköisten allekirjoitusten pyytäminen asiakkailta

Voit pyytää sähköistä allekirjoitusta asiakkaalta seuraavasti:

1. Siirry asiakastilin Asiakirjat-välilehdelle, napsauta PDF-tiedoston oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Pyydä allekirjoitus.

2. Valitse allekirjoittaja Valitse allekirjoittaja -pudotusvalikosta tai käytä allekirjoitusmallia.

3. Vedä ja pudota sähköisen allekirjoituksen kenttä.

4. NapsautaLähetä. Lisätietoja allekirjoituspyyntövalikosta on alla olevassa alaluvussa.

Allekirjoituspyyntöjen valikko

Sähköisen allekirjoituksen pyytämisessä on useita vaihtoehtoja, joista kerrotaan tarkemmin jäljempänä:

1. Vaadi KBA /QES/AdES: lisää KBA-todennusmenetelmä (vain yhdysvaltalaisille asiakkaillesi) tai QES/AdES allekirjoitus (vain EU-asiakkaillesi). Jos QES/AdES on valittuna, seuraava työnkulku eroaa yksityiskohtaisessa artikkelissa kuvatulla tavalla. 

2. Malli: Jos olet luonut allekirjoitusmalleja säästääkseen aikaa usein käytettyjen lomakkeiden kanssa, voit valita yhden niistä tässä.

3. Valitse allekirjoittaja: Valitse allekirjoittaja, jolle haluat lisätä allekirjoituskentät.

  • Napsauta tilinkäyttäjän yhteyshenkilön nimeä ja vedä ja pudota sitten alla olevat allekirjoituskentät.
  • Poista allekirjoittaja napsauttamalla X oikealla.
  • Jos haluat lisätä kentän yrityksen edustajalle, valitse Minä-vaihtoehto (lisätietoja alla).
  • Muuta oletusarvoista allekirjoitusjärjestystä.

4. Lisää allekirjoittaja: valitse lisätilin yhteyshenkilöt, jotka allekirjoittavat asiakirjan, kuten puoliso (lisätietoja on artikkelissa Yhteisten ilmoitusten sähköinen allekirjoittaminen).

5. Allekirjoituskentät:

  • Allekirjoitus: Käytä tätä asiakkaan tai yrityksen edustajan sähköistä allekirjoitusta varten. Kukin allekirjoituskenttä sisältää allekirjoituksen, allekirjoituspäivän ja -ajan.
  • Nimikirjaimet: Käytä tätä kenttää aina, kun asiakkaan tai yrityksen edustajan on lisättävä nimikirjaimensa.
  • Allekirjoituspäivä: Tämä kenttä täytetään, kun asiakas allekirjoittaa asiakirjan. Yrityksen edustaja -kenttiin merkitään päivämäärät, kun asiakirjat lähetetään asiakkaille. Päivämääriä ei voi muokata.
  • Teksti: pyytää tai lisätä lisätietoja:
    • Jos haluat pyytää lisätietoja, aseta kenttä haluamaasi kohtaan ja napsauta sitä muokataksesi.
    • Jos haluat lisätä tietoja, aseta esitäytetty kenttä haluamaasi kohtaan ja napsauta sitä muokataksesi.

6. Päivämäärämuoto: Valitse sähköisten allekirjoitusten päivämäärämuoto. Jos sitä ei ole asetettu manuaalisesti, käytetään oletuspäivämäärämuotoa.

7. Muistutukset: kytke tämä päälle , jos haluat, että asiakkaalle lähetetään automaattisesti sähköposti-ilmoitus, jos hän ei allekirjoita ajoissa (lisätietoja alla). Muistutukset sisältävät tekstin seuraavasta kentästä - Viesti asiakkaalle. 

8. Viesti asiakkaalle: Lisää henkilökohtainen viesti allekirjoituspyyntöön. Tämä viesti liitetään sähköpostiin uuden allekirjoituspyynnön mukana. Jos et täytä tätä kenttää, asiakas saa oletusviestin.

9. Lisää lyhytkoodi: Nämä ovat koodeja, jotka korvataan automaattisesti asiakaskentän viestin avaintiedoilla, kuten vastaanottajan nimellä, osoitteella, tilin nimellä tai päivämäärällä (lue lisää lyhytkoodeista).

10. Lähetä: napsauta tätä, kun asiakirja on valmis allekirjoitettavaksi.

11. Tallenna: Tallenna muutokset lähettämättä asiakirjaa: kaikki lisätyt kentät tallennetaan, ja asiakirja on näkyvissä Asiakirjat-välilehden Allekirjoitukset-osiossa. Voit edelleen tarkastella asiakirjaa ja lisätä tai poistaa kenttiä. Asiakirja ei näy asiakkaalle ennen kuin painat Lähetä.

Yrityksen edustajan sähköisen allekirjoituksen lisääminen

Useimmat asiakirjat on allekirjoitettava yhdellä tai useammalla veronvalmistelijalla. Jos tarvitset useita yrityksen edustajia allekirjoittamaan, lisää heille kentät ja muokkaa niitä kunkin tiimin jäsenen nimellä.

Kun pyydät sähköistä allekirjoitusta ryhmän jäseneltä, valitse Minä-vaihtoehto Valitse allekirjoittaja -pudotusvalikosta. Käytettävissä olevat kentät ovat:

  • Allekirjoitus: oletusarvoisesti nimesi näkyy, mutta voit muuttaa sitä. Jos tarvitset lisää allekirjoituskenttiä yrityksen edustajille, lisää niitä ja muokkaa sitten nimiä.
  • Nimikirjaimet: oletusarvoisesti näkyvät valitut nimikirjaimet, mutta voit muokata kenttää tarpeen mukaan.
  • Päivämäärä: tämä kenttä täytetään automaattisesti, kun asiakirja lähetetään asiakkaalle.
  • Teksti: lisää yrityksesi nimi, osoite tai muut tarvittavat tiedot.

Vinkkejä:

  • Jos haluat muuttaa nimeäsi tai nimikirjaimiasi, napsauta ja muokkaa kenttää.
  • Jos yrityksen edustajalle on lisätty allekirjoituskenttä, mutta asiakirjaa ei ole vielä lähetetty asiakkaalle, kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on pääsy asiakkaan tiliasiakirjoihin, voi muokata tai poistaa kentän.
  • Kun lähetät asiakirjan asiakkaalle, asiakirja katsotaan yrityksesi allekirjoittamaksi, ja asiakas näkee tämän (lukuun ottamatta QES/AdES allekirjoitukset).
  • Jos firman edustajien allekirjoituskentät on lisätty ja asiakas ei ole vielä allekirjoittanut asiakirjaa, sinulla on vielä aikaa peruuttaa sähköinen allekirjoituspyyntö tarvittaessa.
  • Asiakirjan kirjausketju osoittaa, kuka on luonut kunkin yrityksen edustajan allekirjoituskentän asiakirjaan.

Asiakkaiden muistuttaminen asiakirjojen sähköisestä allekirjoittamisesta

Aina kun lähetät asiakirjan sähköistä allekirjoitusta varten, saat ilmoituksen. Käyttäjät, jotka on yhdistetty tiliin ja joiden Ilmoitus on kytketty päälle, saavat ilmoituksen. Voit tarkistaa, millä käyttäjillä Ilmoita on kytketty päälle, siirtymällä tilin Tiedot-välilehdelle ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiota .

Jos vastaanottajilla kestää liian kauan vastata tai jos he unohtavat vastata, voit:

Manuaaliset muistutukset (uudelleenlähettäminen)

Jos haluat lähettää sähköistä allekirjoitusta pyytävän ilmoituksen uudelleen, napsauta asiakirjan oikealla puolella olevaa kolmea pistettä Allekirjoitukset-luettelossa ja valitse sitten Lähetä uudelleen.

Mitä tapahtuu:

  • Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti
  • Ilmoitus sähköistä allekirjoitusta odottavasta asiakirjasta siirretään asiakkaan Odottaa toimenpiteitä -luettelon alkuun.

Automaattiset muistutukset

Asiakkaat saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille sähköisesti allekirjoitettavan asiakirjan.

Jos kytketmuistutukset päälle sähköistä allekirjoitusta pyydettäessä, asiakkaalle lähetetään lisäsähköposteja, jos hän ei allekirjoita asiakirjaa sähköisesti tietyn ajan kuluessa. Muistutukset-vaihtoehdon voi kytkeä päälle ja pois päältä milloin tahansa avaamalla allekirjoitusta odottavan asiakirjan (vaikka yksi allekirjoittajista olisi jo allekirjoittanut sen sähköisesti). Muista napsauttaa Tallenna , kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.

Kun olet kytkenyt Muistutukset päälle, tee valintasi:

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: aseta muistutus lähettämään muistutus tietyn määrän päiviä kuluttua, jos kaikki allekirjoittajat eivät ole allekirjoittaneet asiakirjaa sähköisesti. Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun sähköistä allekirjoitusta on pyydetty.
  • Muistutusten määrä: aseta asiakkaalle lähetettävien muistutusten määrä. Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin.

Muistutukset loppuvat, kun:

  • Asetettu määrä muistutuksia on lähetetty
  • Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan

Mitä asiakkaasi näkee, kun pyydät sähköistä allekirjoitusta?

Asiakas voi tarkastella ja sähköisesti allekirjoittaa asiakirjan napsauttamalla sitä Asiakirjat-kategoriassa Asiakirjat odottavat toimenpiteitä -osiossa asiakasportaalinsa Koti- tai Asiakirjat-sivuilla tai napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä.

Kun pyydät sähköistä allekirjoitusta useammalta kuin yhdeltä käyttäjältä tiliä varten (esim. puolisot), allekirjoittava käyttäjä näkee vain oman sähköisen allekirjoituksensa kentän. Asiakirja pysyy Vireillä oleva sähköinen allekirjoitus -alivälilehdellä, kunnes molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen sähköisesti.

Kun asiakas vastaanottaa allekirjoituspyynnön ensimmäistä kertaa, häntä pyydetään lukemaan sähköisiä allekirjoituksia koskeva ilmoitus ja hyväksymään sähköisten allekirjoitusten käyttö:

Jos haluat nähdä TaxDome asiakaspuolelta, käytä vain lukuoikeudet sisältävää näkymää.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteesi lähettämisessä ilmeni ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit