Allekirjoitukset (perus): Pyydä e-allekirjoituksia asiakkailta

Pyydä sähköisiä allekirjoituksia, jotta asiakkaat allekirjoittavat valmiit asiakirjat ja lomakkeet TaxDome-portaalistaan. Ilmoita, missä haluat allekirjoituksia, lisää kenttiä veronmaksajalle ja hänen puolisolleen, lisää tietopohjainen todennus (KBA), ota muistutukset käyttöön – ja paljon muuta!

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Sähköisen allekirjoituksen pyytäminen asiakkaalta

Mitä sinun tarvitsee tietää:

  • Valmistettujen asiakirjojen ja lomakkeiden sähköinen allekirjoittaminen on sama kuin niiden allekirjoittaminen käsin.
  • Lähettää tiedosto valmistellut asiakirjat kansioon, jonka nimi on Asiakas voi tarkastella pääsy, jotta asiakkaasi voivat allekirjoittaa sähköisesti.
  • Asiakas ei voi allekirjoittaa sähköisesti ilman portaalin käyttöoikeutta, joten varmista, että hänet on kutsuttu käyttämään TaxDome-portaaliaan.
  • Asiakkaan allekirjoitettavaksi, Kirjaudu sisään on oltava kytkettynä päälle hänen linkitetyssä sähköpostiosoitteessaan tilin yhteystiedoissa.
  • Kuten mikä tahansa allekirjoitettu asiakirja, kun asiakas allekirjoittaa sähköisesti, asiakirja on lopullinen, eikä sitä voi muuttaa.

1. Siirry tilillä kohtaan Dokumentit, napsauta PDF-tiedoston oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä ja napsauta sitten avattavasta valikosta Pyydä allekirjoitusta .

2. Valitse allekirjoittaja manuaalisesti avattavasta Valitse allekirjoittaja -valikosta tai käytä allekirjoitusmallia.

3. Lisää niin monta sähköisen allekirjoituksen kenttää kuin tarvitset, yksi jokaiselle allekirjoittajalle.

4. NapsautaLähetä . Asiakirja lähetetään kaikille asiakkaille, joiden on allekirjoitettava, ja se tulee näkyviin heidän Asiakirjat-välilehdelleen Allekirjoitukset-osiossa; se on sekä sinun että kaikkien niiden tilinkäyttäjien nähtävissä, joilla on kirjautuminen päällä.

Lisäksi ominaisuuksia on enemmän. Alla on numeroitujen kenttien tiedot:

1. Malli: Jos olet luonut allekirjoitusmalleja säästääksesi aikaa usein käytetyillä lomakkeilla, valitse yksi.

2. Valitse allekirjoittaja: Lisää allekirjoituskentät TaxDome-käyttäjälle, jonka on allekirjoitettava.

  • Jos haluat lisätä kentän, valitse tilin käyttäjän yhteyshenkilön nimi.
  • Jos haluat lisätä kentän yrityksen edustajalle, valitse Minä-vaihtoehto (lisätietoja alla).
  • Jos haluat lisätä kentän lisäsignaattorille, kuten puolisolle, valitse käyttäjän yhteyshenkilön nimi (lisätietoja alla).

3. Muokkaa allekirjoittajia: Allekirjoittajat luetellaan samassa järjestyksessä kuin linkitetyt yhteystiedot tilin tiedoissa. Jos haluat muuttaa allekirjoittajien järjestystä, valitse Muokkaa allekirjoittajia. Voit myös muuttaa oletusjärjestystä.

4. Päivämäärän muoto: Valitse sähköisten allekirjoitusten päivämäärämuoto. Jos sitä ei ole asetettu manuaalisesti, käytetään oletuspäivämäärämuotoa.

5. Allekirjoituskentät

  • Allekirjoitus: Käytä tätä asiakkaan tai yrityksen edustajan sähköistä allekirjoitusta varten. Kukin allekirjoituskenttä sisältää allekirjoituksen, allekirjoituspäivän ja -ajan.
  • Nimikirjaimet: Käytä tätä aina, kun asiakkaan tai yrityksen edustajan on lisättävä nimikirjaimensa.
  • Allekirjoituspäivämäärä: Päiväys täyttää tämän kentän ja kaikki allekirjoituskentät, kun asiakas allekirjoittaa asiakirjan. Päivämäärät näkyvät yrityksen edustajan kentissä, kun asiakirjat lähetetään asiakkaille. Päivämääriä ei voi muokata.
  • Tekstiviesti: Pyydä tai lisää lisätietoja
    • Voit pyytää lisätietoja. Aseta kenttä haluamaasi kohtaan ja napsauta sitä muokataksesi.
    • Yrityksen edustaja voi myös käyttää tekstikenttiä tietojen lisäämiseen. Aseta esitäytetty kenttä haluamaasi kohtaan ja napsauta sitä muokataksesi.

6. Muistutukset: , jos haluat, että asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus, kun hän ei allekirjoita ajoissa (lisätietoja alla). Muistutukset sisältävät tekstin seuraavasta kentästä - Viesti asiakkaalle. 

7. Viesti asiakkaalle: Lisää henkilökohtainen viesti allekirjoituspyyntöön. Tämä viesti liitetään sähköpostiin uuden allekirjoituspyynnön mukana. Jos et täytä tätä kenttää, asiakas saa oletusviestin.

8. Lisää lyhytkoodi: Nämä ovat koodeja, jotka korvataan automaattisesti Viesti asiakkaalle -kenttään, esimerkiksi vastaanottajan nimelle, osoitteelle, tilin nimelle tai päivämäärälle (lisätietoja lyhytkoodeista on täällä).

9. Vaaditaan KBA:ta: Tämä on vain yhdysvaltalaisille asiakkaillesi (tässä lisää KBA:sta).

10. Lähetä: Napsauta tätä, kun asiakirja on valmis allekirjoitettavaksi.

11. Tallenna: Tallenna muutokset lähettämättä asiakirjaa: lisätyt kentät on tallennettu, ja asiakirja on näkyvissä Asiakirjat-välilehden Allekirjoitukset-osiossa. Voit edelleen tarkastella asiakirjaa ja lisätä tai poistaa kenttiä. Asiakirja ei näy asiakkaalle ennen kuin painat Lähetä.

Miten pyydetään sähköisiä allekirjoituksia aviopuolisolta?

Verosääntöjen mukaan molempien puolisoiden, jotka täyttävät avioehtoisen ja yhteisen veroilmoituksen, on allekirjoitettava.

Vaiheet ennen sähköisten allekirjoitusten pyytämistä aviopuolisolta

  • Varmista, että olet yhdistänyt puolison yhteystiedot verovelvollisen tiliin. (Lisätietoa tilien ja yhteystietojen määrittämisestä on saatavilla.)
  • Varmista, että sekä verovelvollisella että puolisolla on portaaliyhteys tilille.
  • Sisäänkirjautuminen on kytkettävä päälle molemmille heidän sähköpostiosoitteilleen heidän tilinsä Yhteystiedot-osiossa .

Vaiheet sähköisten allekirjoitusten pyytämiseksi aviopuolisolta

1. Käytä pyydä allekirjoitusta aivan kuten tekisit, kun tarvitset yhden henkilön allekirjoittamaan (katso yllä). Lisää veronmaksajan kenttiä ja valitse sitten puolison nimi avattavasta Valitse allekirjoittaja -valikosta.

2. Lisää kentät puolison sähköistä allekirjoitusta varten. Selkeyden vuoksi jokaiselle allekirjoittajalle käytetään eri väriä.

3. Сlick Lähetä saadaksesi asiakirjan molemmille puolisoille.

Mitä tapahtuu, kun pyydät sähköisiä allekirjoituksia aviopuolisolta?

  • Verovelvollinen ja puoliso saavat sähköpostiviestin, jossa on yksilöllinen linkki sähköistä allekirjoitusta odottavaan asiakirjaan.
  • He näkevät, että asiakirja odottaa sähköisiä allekirjoituksia.
  • He näkevät kaikki asiakirjaan lisätyt kentät, mutta voivat allekirjoittaa vain oman kenttänsä.
  • Saat ilmoituksen, kun kumpikin puoliso allekirjoittaa asiakirjan; sen avulla tiedät, onko toinen puoliso allekirjoittanut vai ei.
  • Kun joku on allekirjoittanut dokumentin, allekirjoituskenttää ei voi muokata.
  • Asiakirja merkitään allekirjoitetuksi , kun molemmat puolisot ovat allekirjoittaneet sen.
  • Jos joku epäonnistuu KBA:ssa tai kieltäytyy allekirjoittamasta, sinun on ladattava valmisteltu asiakirja ja pyydettävä molempia sähköisiä allekirjoituksia uudelleen.

Yrityksen edustajan sähköisen allekirjoituksen lisääminen

Useimmat asiakirjat on allekirjoitettava yhden tai useamman verovalmistelijan toimesta. Jos tarvitset allekirjoittamiseen useita yritysedustajia, lisää heille kenttiä ja ilmoita kunkin ryhmän jäsenen nimi.

Kun pyydät sähköistä allekirjoitusta ryhmän jäseneltä, valitse Minä-vaihtoehto Valitse allekirjoittaja -pudotusvalikosta. Käytettävissä olevat kentät ovat:

  • Allekirjoitus: Oletusarvoisesti nimesi tulee näkyviin, mutta voit muuttaa sitä. Jos tarvitset lisää allekirjoituskenttiä yrityksen edustajille, lisää lisää lisää ja muokkaa sitten nimiä.
  • Nimikirjaimet: Oletusarvoisesti nimesi alkukirjaimet näkyvät. Voit muokata kenttää tarpeen mukaan.
  • Päivämäärä: Se täytetään automaattisesti, kun asiakirja lähetetään asiakkaalle.
  • Tekstiviesti: Lisää yrityksesi nimi, osoite tai muut tarvittavat tiedot.

Vinkkejä:

  • Jos haluat muuttaa nimeäsi tai nimikirjaimiasi, napsauta ja muokkaa kenttää.
  • Jos yrityksen edustajalle on lisätty allekirjoituskenttä, mutta asiakirjaa ei ole vielä lähetetty asiakkaalle, kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on pääsy asiakkaan tiliasiakirjoihin, voi muokata tai poistaa kentän.
  • Kun olet lähettänyt asiakirjan asiakkaalle, yrityksesi katsotaan allekirjoittaneeksi asiakirjan, ja asiakas näkee tämän.
  • Jos firman edustajien allekirjoituskentät on lisätty ja asiakas ei ole vielä allekirjoittanut asiakirjaa, sinulla on vielä aikaa peruuttaa sähköinen allekirjoituspyyntö tarvittaessa.
  • Asiakirjan kirjausketju osoittaa, kuka on luonut kunkin yrityksen edustajan allekirjoituskentän asiakirjaan.

Asiakkaiden muistuttaminen asiakirjojen sähköisestä allekirjoittamisesta

Aina kun lähetät asiakirjan sähköistä allekirjoitusta varten, saat ilmoituksen. Tiliin linkitetyt käyttäjät, joillaIlmoitus on kytketty päälle, saavat ilmoituksen. Voit tarkistaa, millä käyttäjillä Ilmoita on kytketty päälle, siirtymällä tilin Tiedot-välilehdelle ja tarkastelemalla Yhteystiedot-osiota .

Jos vastaanottajalla kestää liian kauan vastata tai jos hän unohtaa vastata, voit tehdä sen:

Manuaaliset muistutukset (uudelleenlähettäminen)

Jos haluat lähettää sähköistä allekirjoitusta pyytävän ilmoituksen uudelleen, napsauta asiakirjan oikealla puolella olevaa kolmea pistettä Allekirjoitukset-luettelossa ja valitse sitten Lähetä uudelleen.

Mitä tapahtuu:

  • Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
  • Ilmoitus sähköistä allekirjoitusta odottavasta asiakirjasta siirretään asiakkaan Odottaa toimenpiteitä -luettelon alkuun.

Automaattiset muistutukset

Asiakkaat saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille asiakirjan sähköiseen kirjautumispalveluun.

Kun kytketmuistutukset päälle sähköistä allekirjoitusta pyydettäessä, asiakkaalle lähetetään lisäsähköposteja, kun hän ei allekirjoita asiakirjaa sähköisesti tietyn ajan kuluessa. Muistutukset-vaihtoehdon voi kytkeä päälle ja pois päältä milloin tahansa avaamalla allekirjoitusta odottavan asiakirjan (vaikka yksi allekirjoittajista olisi jo allekirjoittanut sen sähköisesti). Muista napsauttaa Tallenna , kun teet muutoksia Muistutukset-asetuksiin.

Kun olet ottanut muistutukset käyttöön, tee valintasi:

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: Aseta muistutus lähettämään muistutus tietyn päivien määrän jälkeen, jos kaikki allekirjoittajat eivät ole allekirjoittaneet asiakirjaa sähköisesti. Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua siitä, kun sähköistä allekirjoitusta on pyydetty.
  • Muistutusten määrä: Aseta asiakkaalle lähetettävien muistutusten määrä. Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin.

Muistutukset loppuvat, kun:

  • Asetettu määrä muistutuksia on lähetetty
  • Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan

Mitä asiakkaasi näkee, kun pyydät sähköistä allekirjoitusta?

Asiakas voi tarkastella ja sähköisesti allekirjoittaa asiakirjan napsauttamalla sen nimeä Asiakirjat-kategoriassa Asiakasportaalin Koti- tai Asiakirjat-sivulla tai napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä.

Kun pyydät sähköistä allekirjoitusta useammalta kuin yhdeltä käyttäjältä tiliä varten (esim. puolisot), allekirjoittava käyttäjä näkee vain oman sähköisen allekirjoituksensa kentät. Asiakirja pysyy Vireillä oleva sähköinen allekirjoitus -alivälilehdellä, kunnes molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen sähköisesti.

Jos haluat nähdä TaxDomen asiakaspuolelta, käytä vain lukuoikeudet sisältävää näkymää.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit