Asiakirjat (perustiedot): Pyydä asiakkailta sähköistä palautetta (hyväksy/hylkää)

Varmista, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä ja että et menettänyt jotain pyytämällä hyväksyntää valmistelemillesi asiakirjoille. Näin voit paitsi varmistaa, että asiakkaat ovat tyytyväisiä työhösi, myös tarkistaa, että sait kaiken oikein.

Kun asiakas ei ole tyytyväinen, häntä pyydetään selittämään miksi, joten tiedät heti, mitä käsitellä.

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita on TaxDome Academyssa,ilmainen online-keskus
katsomalla ja oppimalla kaiken mitä sinun tarvitsee tietää TaxDomesta.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Hyväksyntöjen pyytäminen

Haluatko saada asiakkaan kunnossa suorittamallesi palvelulle? Kytke päälle Pyydä asiakkaan hyväksyntää Kun lataat Asiakirjat kansioon kanssa Asiakas voi tarkastella pääsy tai kun sinä Jo ladatun dokumentin muokkaaminen. Määritä sitten Muistutukset jos haluat myös niitä. 

Asiakkaiden muistuttaminen odottavasta hyväksynnästä

Asiakkaasi saavat sähköposti-ilmoituksen, kun lähetät heille asiakirjan, joka on hyväksyttävä. Päätä, haluatko myös heidän saavan muistutuksia, kun ne kestävät liian kauan.

Jos haluat muistutuksen sammuvan, joko...

Uuden muistutuksen lähettäminen manuaalisesti 

Jos haluat lähettää asiakkaalle manuaalisesti muistutuksen asiakirjan hyväksymisestä, toimi seuraavasti:

  1. Siirry asiakkaan tilille, valitse Docs-välilehti , avaa Hyväksynnät-alivälilehti ja valitse sitten Pyydä hyväksyntää odottavalle.
  2. Tarkista ja muokkaa asiakkaan viestiä (valinnainen) ja klikkaa Lähetä pyyntö -painiketta.

Näin tapahtuu:

  • Asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti.
  • Portaali-ilmoitus siirtyy asiakkaan tehtävien alkuun.

Automaattiset muistutukset

Ota Muistutukset käyttöön, kun lataat asiakirjoja, jotka haluat asiakkaiden hyväksyvän. Voit myös ottaa tämän ominaisuuden käyttöön milloin tahansa napsauttamalla asiakirjan nimen oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä ja valitsemalla Muokkaa. Kun Muistutukset on käytössä, asiakkaalle lähetetään ylimääräinen sähköpostiviesti, kun hän ei hyväksy asiakirjaa tietyn ajan kuluessa. Kun olet ottanut Muistutukset käyttöön, voit tehdä joitain valintoja.  

  • Päiviä seuraavaan muistutukseen: Muistuta asiakasta x päivän toimettomuuden jälkeen. Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua asiakirjan lataamisesta.

  • Muistutusten määrä: Muistutusten määrä: Lähetä enintään x muistutuksia. Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin.

Muistutukset pysähtyvät, kun...

  • ... Asiakas ei ole hyväksynyt asiakirjaa, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
  • ... asiakas hyväksyi asiakirjan.

Miten hyväksynnät näyttävät asiakkaan puolella

Kun olet lähettänyt hyväksyntää vaativat asiakirjat, asiakas saa ilmoituksen koontinäyttöönsä ja viestin sähköpostiinsa.

Asiakasportaalissa he näkevät kaikki hyväksyntää odottavat asiakirjat D-okumenttisivun Odotetaan toimintaa -ponnahdusikkunassa. Alla näytämme sinulle, kuinka asiakas hyväksyy työsi:

Haluatko nähdä TaxDomen asiakkaan puolelta? Tutustu heidän portaalinsa vain luku -näkymään.

Hyväksyntää odottavien asiakirjojen linkittäminen töihin ja automaattisen siirron käyttäminen

ammattilainen

Tämä osio on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Linkitä hyväksyntää odottavat asiakirjat töihin, jotta ne ovat heti käytettävissä myyntiputkissasi. Lisäksi kytke päälle Automaattinen työ  . Tällä tavalla, kun asiakas on hyväksynyt asiakirjan, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen putkessa.

Näin se toimii:

1. Käytä putkilinjan asetuksia, lisää hyväksyntää odottavan asiakirjan vaihe ja ota sitten käyttöön utomove-työt. Sinun ei tarvitse lisätä automaatioita.

2. Siirry putkeen, varmista, että työ on oikeassa vaiheessa, ja linkitä sitten hyväksyntää odottava asiakirja siihen: Klikkaa työruutua, napsauta yläosassa + Linkki , valitse Asiakirjat, napsauta kansiota ja valitse tiedostot ja valitse sitten Linkitä.

Se siitä! Kun asiakas on hyväksynyt asiakirjan, työ siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen putkessa. Ja jos siirrät työn manuaalisesti, voit päättää, mitä tehdä linkitetylle asiakirjalle.

Tiedätkö, milloin asiakas on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan?

Kun asiakas on hyväksynyt tai hylännyt asiakirjan, se siirtyy Asiakirjat-sivun Viimeisimmät -luettelon alkuun. 

Jos olet ottanut Hyväksynnät-valintaruudun käyttöön Asetusten ilmoitusasetukset-osiossa, saat myös sähköpostin ja ilmoituksen omassa Saapuneet+. 

Klikkaa asiakirjan nimeä tai Siirry osoitteeseen... nähdäksesi sen.

Tunnisteet näyttävät asiakirjojen tilan D ocuments-välilehdellä . Lisätietoja statuksista, täältä.

Asiakirjan kirjausketjusta näkyy, hyväksyikö asiakas asiakirjan vai ei.

Hyväksyntöjen hallinta

1. On olemassa muutamia tapoja löytää hyväksyntää odottavat asiakirjat. Valitse sinulle parhaiten sopiva:

  • Siirry kohtaan Asiakirjat nähdäksesi kaikki asiakirjat, joita on aktiivisesti käsitelty (ladattu, muokattu, lähetetty, lukittu laskuun jne.) viimeisen 30 päivän aikana, 
  • Siirry kohtaan Dokumentit, sitten Dokumentit ja valitse sitten asiakasohjelma, jos haluat nähdä yhden asiakkaan dokumentit.
  • Siirry Docs-välilehteen asiakkaan tililtä. 

2. Haluatko rajata hyväksyntää odottavien asiakirjojen luetteloa? Napsauta Filter oikeassa yläkulmassa ja valitse yksi tai useampi suodatin Hyväksynnät-osiosta, jos haluat rajata haun tuloksia. 

  • Kaikki: kaikki hyväksyntää odottavat asiakirjat
  • Odottava maksu: kaikki laskuihin lukitut ja maksua odottavat asiakirjat
  • Odottaa hyväksyntää: kaikki asiakkaan hyväksyntää odottavat asiakirjat
  • Hyväksytty: kaikki asiakkaan hyväksymät asiakirjat
  • Hylätty: asiakas hylkäsi kaikki asiakirjat

3. napsauttaa käyttää suodattaaksesi luettelon.

Jos haluat nähdä kaikki yhden asiakkaan hyväksyntää odottavat asiakirjat, siirry tilille, avaa Docs ja avaa sitten Hyväksynnät-alivälilehti .

Näet seuraavat tiedot:

  • Asiakirjan nimi: asiakirjan nimi sekä kuvake, joka näyttää tiedostotyypin.

  • Pyynnön päivämäärä: päivämäärä, jolloin asiakkaan hyväksyntää pyydettiin

  • Lähettäjä: asiakirjan ladanneen tiimin jäsenen nimi

  • Kuvaus: asiakirjan kuvaus, jos sellainen lisättiin asiakirjan lataamisen yhteydessä (valinnainen)

  • Tila: asiakirjan tila. Lisätietoja asiakirjan tilasta täältä.

  • Hylätty: asiakirjan hylkäyspäivä, jos se oli

Kaikkien hyväksyntää odottavien asiakirjojen tilien etsiminen

Voit helposti suodattaa asiakastililuettelosi nähdäksesi, millä asiakirjoilla on hyväksyntää odottavia asiakirjoja.

  1. Siirry kohtaan Asiakkaat ja klikkaa sitten FILTER.
  2. Valitse Hyväksynnät-osiossa Odottaa ja  klikkaa sitten sivun alareunasta Käytä .

Voit tehdä tämän myös Viimeisimmät-välilehden Asiakirjat-sivulla.

Finding out why a client has rejected a document

If a client is not entirely satisfied with a document you’ve prepared, TaxDome prompts them to explain why. To view a client’s feedback, open the document, click the three dots in the upper righthand corner and select Show more info (the button is unavailable if the document was accepted). To the right of the document, you’ll find the list of Disapproval Reasons with the client’s comments.

Click Back to return to the document list.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit