Kertalaskut (Basic): Muistutusten luominen, lähettäminen ja määrittäminen

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro -käyttäjille. Päivitä milloin tahansa!

Lähetä kertaluonteisia laskuja asiakkaille joko yksitellen tai irtolaskuna - ja nopeuta prosessia luomalla malleja ja käyttämällä automaatioita. Seuratun ajan TaxDomen avulla voit luoda laskuja suoraan työaikamerkinnöistäsi!

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Kertalaskujen luominen ja lähettäminen
  • Luo ja lähetä kertalasku
  • Luo malli ja lähetä kertalaskut automaation avulla.
  • Lähetä kertalasku useille asiakkaille
  • Luo kertalasku työajan kirjaamisesta
• Laskumuistutusten asettaminen
• Laskunumeroiden luominen
• Ensimmäisen laskun numeron valitseminen
• Mitä asiakkaat näkevät laskuja luotaessa

Kertalaskujen luominen ja lähettäminen

Kertalaskut voi luoda ja lähettää yrityksen omistaja tai kuka tahansa tiimin jäsen, jolla on tilille määritetty laskunhallintaoikeudet.

Kertalaskujen luomiseen ja lähettämiseen on kolme tapaa:

• Luo ja lähetä kertalasku
• Luo malli ja lähetä laskut automaation avulla.
• Lähetä kertalasku useille asiakkaille

Luo ja lähetä kertalasku

Voit luoda ja lähettää kertalaskun seuraavasti:

1. Napsauta + UUSI -painiketta vasemmassa sivupalkissa ja valitse sitten lasku liukumäestä.

2. Syötä laskun määrä tai valitse malli.

3. Luo ja lähetä lasku valitsemalla Luo.

Summan lisäksi on muitakin yksityiskohtia, jotka haluat ehkä sisällyttää mukaan. Katso numeroitujen kohtien kohdalta, mitä muuta voit lisätä:

1. Linkitä töihin: Linkitä laskusi olemassa olevaan työhön, jotta se on nopeasti käytettävissä työnkulussasi. Klikkaa Linkitä töihin ja valitse sitten työpaikat. Kun se on linkitetty, Työt-osa tulee näkyviin, ja näet työt ja putket, joihin ne kuuluvat.

2. Laskun tyyppi: Valitse, haluatko luoda kertalaskun vai toistuvan laskun.

3. Tilin nimi, tunnus tai sähköpostiosoite: Valitse tili, jolle lasku lähetetään. 

4. Laskun malli: Napsauta ja valitse jokin luomistasi laskumalleista alasvetovalikosta. Laskumallit ovat erityisen hyödyllisiä laskuissa, joita lähetät usein asiakkaille.

5. Laskun numero: Voit valita laskun numeron tai jättää kentän tyhjäksi, jolloin TaxDome luo sen puolestasi.

6. Valitse maksutapa: Tämä on tapa, jolla laskut maksetaan (joko luottokortilla, pankkiveloituksella tai molemmilla). Tuemme useita maksutapoja.

7. Päivämäärä: Syötä laskun päivämäärä. Voit laatia laskun nykyiselle päivämäärälle (joka on oletusarvoisesti asetettu) sekä menneelle tai tulevalle päivämäärälle.

8. Tiimin jäsen: Valitse tiimin jäsen, joka vastaanottaa maksun (oletusarvoisesti laskun luoja saa sen).

9. Kuvaus: Lisää kuvaus siitä, mitä laskuun sisältyy (valinnainen).

10, 13. Lisää lyhytkoodi: Sisällytä dynaamisia tietoja laskujen yksilöimiseksi. Voit käyttää mukautettuihin kenttiin perustuvia tilien lyhytkoodeja sekä päivämäärän lyhytkoodeja. Tässä on lisätietoja lyhytkoodeista.

12. Lähetä lasku asiakkaalle sähköpostitse: Kytke tämä päälle, jos haluat, että asiakkaalle ilmoitetaan laskusta sähköpostitse ja että hän voi maksaa laskun ilman valtuutusta. Sähköposti sisältää maksulinkin. Voit myös lisätä sähköpostiin mukautetun viestin. Jos Sähköpostilasku asiakkaalle ei ole päällä, asiakkaat saavat laskun vain portaalissaan.

14. Muistutukset: Lähetä asiakkaalle sähköposti-ilmoitus, kun hän ei maksa laskua tietyn määrän päiviä kuluessa(lisätietoja alla).

15. Schedule invoice: Schedule when the invoice should go out. Read more about scheduling invoices (coming soon!).

16. QuickBooks settings: Select Location for the invoice to be sent to QuickBooks. (Clients will not see this field.)

17. Line items: Itemize the services performed and add discounts if applicable.

• Line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here's more on tax rates in invoices), and add a Description (optional and can be filled automatically if created from the time entries). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• Alennus: Jos haluat lisätä rivinimikkeen, klikkaa Alennus ja täytä sitten Hinta-kenttä . 

Voit myös muokata samoja rivin kenttiä Muokkaa kohdetta -sivulta napsauttamalla kolmea pistettä rivin oikealla puolella, valitsemalla Muokkaa ja napsauttamalla Tallenna, kun muokkauksesi on valmis.

18. Summary:

• Välisumma: Tämä on suoritettujen palvelujen yhteenlaskettu määrä ennen veroja.
• Verokanta: Kun liikevaihtovero on lisätty, se näkyy loppusummassa (tässä lisää liikevaihtoverosta).

19. Create: Click to send the invoice.

Lähetä kertalasku useille asiakkaille

Jos haluat lähettää saman laskun monille asiakkaille, valitse vasemman sivupalkin valikosta Asiakkaat, valitse valintaruudut niiden asiakkaiden vieressä, joille haluat lähettää järjestäjän, ja napsauta sitten Luo lasku.

Voit lähettää laskuja asiakkaille, joiden tilit ovat joko aktiivisia tai offline-tilassa. Voit esimerkiksi haluta lähettää laskun offline-asiakkaille, jos he suorittavat maksuja offline-tilassa, mutta haluat tallentaa nämä tiedot portaaliin.

Täällä sinulla on samat vaihtoehdot kuin yllä.

Laskumuistutusten asettaminen

Kun luot kertalaskua tai lisäät Luo lasku -automaation, kytke Muistutukset päälle. Tällöin asiakkaalle lähetetään laskusta muistutus, jos laskua ei ole maksettu tietyn ajan kuluessa; oletusarvoisesti laskua on maksettu kolmen päivän kuluessa, mutta voit muuttaa sitä:

• Päiviä seuraavaan muistutukseen: Tämä on päivien määrä ennen kuin asiakkaalle lähetetään muistutus. Oletusarvoisesti muistutus lähetetään kolmen päivän kuluttua laskun lähettämisestä, mutta voit muuttaa sen haluamallasi tavalla.

• Muistutusten määrä: Tämä on asiakkaalle lähetettyjen muistutusten määrä. Oletusarvoisesti asiakas saa vain yhden muistutussähköpostin, mutta voit myös muuttaa tämän haluamaksesi.

Muistutukset pysähtyvät, kun...

• ... asiakas ei ole maksanut laskua, mutta asetettu määrä muistutuksia on lähetetty.
• ... asiakas maksoi laskun.

Laskunumeroiden luominen

• Jos et anna laskun numeroa, mutta jätät kentän tyhjäksi, kun luot laskun, sinulle luodaan numero.

• Kun TaxDome ja QuickBooks on synkronoitu, QuickBooksin laskunumerot vastaavat toisiaan. 
• Synkronoinnin jälkeen muokatut laskunumerot päivittyvät automaattisesti QuickBooksiin.
• Jokaisella yrityksesi sisäisellä laskulla on yksilöllinen numero.
• Kun laskunumerot luodaan automaattisesti, ne ovat peräkkäisiä.
• Välttämättä kahta samanlaista laskunumeroa ei ole. 

Ensimmäisen laskun numeron valitseminen

Voit valita ensimmäisen laskun numeron TaxDomessa, jos olet yrityksen omistaja tai ylläpitäjä. Tämä on hyödyllistä, jos yritykselläsi on esimerkiksi jo 1 500 laskua, etkä halua aloittaa numerosta 1, koska se häiritsee QuickBooksin synkronointia.

Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Settings ja sitten Yritysasetukset. Täytä Laskun numeron järjestys -osiossa kenttä ja klikkaa sitten Tallenna. Nyt TaxDome alkaa numeroida laskuja kyseisestä numerosta.

Vinkki! Välttääksesi päällekkäisiä numerovirheitä, käännä Synkronoi laskunumerot QuickBooks Online -ohjelman kanssa. päälle.

Mitä asiakkaat näkevät luodessasi kertalaskuja?

Asiakkaasi voi tarkastella ja maksaa kertaluonteisia laskuja eri tavoin: 

• Klikkaamalla ilmoitusta kojelaudalla
• Napsauttamalla linkkiä laskut-sivulla heidän portaalissaan.
• Klikkaamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä (asiakasportaaliin ei tarvitse kirjautua).

Jos haluat nähdä, miltä TaxDome näyttää asiakkaan näkökulmasta, pääset lukemaan heidän portaalinsa näkymää.