CRM (Lisäasetukset): Yhdistä päällekkäiset yhteystiedot
Yhteystietoja pidetään kaksoiskappaleina, kun sinulla on useampi kuin yksi yhteystieto, jolla on sama sähköpostiosoite, puhelinnumero ja nimi, eikä niissä ole ristiriitaisia kenttiä. Jos sinulla on päällekkäisiä luetteloita, yhdistä ne joko automaattisesti tai manuaalisesti. Jos yhdistät kaksi tai useampia yhteystietoja, jotka on yhdistetty eri tileihin, tuloksena syntyvä yhteystieto on edelleen yhdistetty kyseisiin tileihin.
Katettu täällä:
- Mitkä yhteystiedot merkitään kaksoiskappaleiksi
- Miten päivittää yhteystiedot parhaiten lisätuonnin avulla?
- Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot automaattisesti
- Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot manuaalisesti
Mitkä yhteystiedot merkitään kaksoiskappaleiksi
Yhteystietoja pidetään päällekkäisinä, kun kaikki täytetyt kentät sisältävät samat tiedot. Yhteystiedot merkitään kaksoiskappaleiksi myös silloin, kun yhdellä tai useammalla on vähemmän täytettyjä kenttiä, kunhan kaikki annetut tiedot vastaavat toisiaan.
Alla olevassa esimerkissä kaksi kontaktia eivät olisi seuraavat. merkitty kaksoiskappaleiksi, koska niiden tiedot eivät täysin vastaa toisiaan.
Yhteyshenkilö 1:
Etunimi: Bob
Sukunimi: Smith
Yhteyshenkilön nimi: Bob Smith
Puhelin: (555) 555-5555
Yhteyshenkilö 2:
Etunimi: Bob
Sukunimi: Smith
Yhteyshenkilön nimi: Bob Smith
Puhelin: (444) 444-4444
Etunimi: SAMA
Sukunimi: SAME
Yhteyshenkilön nimi: SAME
Puhelin: ERI
Alla olevassa esimerkissä kaksi yhteystietoa merkitään kaksoiskappaleiksi, koska kaikki niiden käytettävissä olevat tiedot vastaavat toisiaan, vaikka ensimmäisellä on vähemmän tietoja.
Yhteyshenkilö 1:
Etunimi: Bob
Sukunimi: Smith
Yhteyshenkilön nimi: Bob Smith
Puhelin: (555) 555-5555
Yhteyshenkilö 2:
Etunimi: Bob
Sukunimi : Smit h
Yhtey shenkilön nimi: Bob Smith
Puhelin: (5 55) 555- 555
Syntymäaika: 1.8.1955
Osoite: Bob Smi th Puhelin:( 555) 555-555 Syntymäaika: 1.8.1955 123 Main St.
Puhelin 2: (995) 222-444
Paras aika soittaa: klo 20.00.
Etunimi: SAME
Sukunimi: SAME
Yhteyshenkilön nimi: SAME
Puhelin: SAMA
DOB: PUUTTUU YHTEYSHENKILÖ 2
Osoite: PUUTTUU YHTEYSTIEDOSTA 2
Puhelin 2: MISSING FOR CONTACT 2
Paras aika soittaa: PUUTTUU YHTEYSTIEDOSTA 2
Vaikka yhteystiedosta 2 puuttuu joitakin tietoja, kaikki sen käytettävissä olevat tiedot vastaavat yhteystietoa 1, joten ne merkitään kaksoiskappaleiksi.
Miten päivittää yhteystiedot parhaiten lisätuonnin avulla?
Jos haluat päivittää yhteystietosi uuden tuonnin yhteydessä, noudata seuraavia ohjeita:
- Vie nykyiset yhteystietosi. Yleisesti käytettyjen sovellusten tiedot löydät täältä.
- Lisää laskentataulukkoon lisäsarakkeita tietoja varten, jotka haluat sisällyttää taulukkoon (esim. syntymäaika, osoite, puhelin 2 tai paras soittoaika).
- Älä muuta olemassa olevia sarakkeita. Katso edellä kohdasta Mitkä yhteystiedot on merkitty päällekkäisiksi , jotta näet, mitkä yhteystiedot eivät yhdisty.
- Tuo yhteystietosi tässä kuvatulla tavalla. Kartoita kentät täsmälleen samalla tavalla kuin aiemmin ja lisää uudet kentät.
- Kun pääset tilien yhdistämisvaiheeseen, älä valitse mitään kenttiä, jos et halua yhdistää yhteystietoja tileihin.
- Kun tuonti on valmis, näet päällekkäisraportin.
- Napsauta MERGE DUPLICATES -painiketta.
- Jos uudet yhteystiedot ovat täsmälleen samat kuin vanhat yhteystiedot, mutta niihin on lisätty lisäkenttiä, yhdistäminen onnistuu.
Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot automaattisesti
Yhdistää ne kaikki kerralla:
Siirry Asiakkaat-osioon , avaa Yhteystiedot-välilehti ja napsauta sitten MERGE DUPLICATES -painiketta. MERGE DUPLICATES -painike tulee näkyviin vain, jos TaxDome on löytänyt kaksoiskappaleita (yhteystietosi tarkistetaan tunneittain kaksoiskappaleiden varalta).
Yhdistää ne yksi kerrallaan:
1. Siirry kohtaan Asiakkaat, avaa Yhteystiedot-välilehti ja napsauta luettelossa olevan yhteyshenkilön nimeä. Jos TaxDome löytää kaksoisluettelon yhteyshenkilöstä, oikeanpuoleisen liukuikkunan alareunassa näkyy Duplicates-osio .
2. Yhdistä kopio napsauttamalla kaksoiskappaleen nimen oikealla puolella olevaa hakasnuolikuvaketta. Kaikki kaksoiskappaleen luettelon kentät kopioidaan pääyhteystietoon, ja ylimääräinen poistetaan.
Huomio! Kun yhdistät tietoja tällä tavalla, kaksoiskappaleissa ei saa olla ristiriitaisia kenttiä, tai menetät tietoja.
Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot manuaalisesti
Jos yhteystiedoissasi on ristiriitaisia kenttiä, mutta pidät niitä silti päällekkäisinä, yhdistä ne manuaalisesti.
Huom:
- Jos jotkin duplikaattien vastaavista kentistä sisältävät tietoja, valitse tiedot, jotka haluat säilyttää tuloksena olevasta yhteystiedosta.
- Jos kaksoiskappaleiden kentät sisältävät eri tietoja, valitse tiedot, jotka haluat säilyttää tuloksena syntyvän yhteystiedon osalta.
Esimerkiksi: Samalle henkilölle on kolme yhteystietoa. Etunimi-kentässä ensimmäisessä lukee "Mike", toisessa "Michael" ja kolmannessa "M". Valitse haluamasi etunimi tuloksena syntyvälle yhdistetylle yhteystiedolle. Kun tallennat sen, muut poistetaan. - Jos jokin yhteystiedoista on linkitetty yhteen tai useampaan asiakastiliin, tuloksena oleva yhteystieto on edelleen linkitetty.
- Kun yhdistät yhteystietoja, joilla on eri arvoja monivalintaisissa pudotusvalikossa olevissa mukautetuissa kentissä, voit valita, kummat tiedot säilytetään: yhden tilin arvo vai kaikkien arvojen yhdistelmä.
- Kun yhteystiedot on yhdistetty, niitä ei voi enää poistaa. Voit kuitenkin aina luoda uuden yhteystiedon.
Yhteystietojen yhdistäminen manuaalisesti:
1. Siirry kohtaan Asiakkaat, avaa Yhteystiedot-välilehti ja valitse yhdistettävien yhteystietojen vasemmalla puolella olevat valintaruudut.
2. Napsauta Yhdistä valitut -linkkiä.
3. Näet kentät henkilön yhteystietoja varten. Tarkista jokainen kenttä huolellisesti klikkaamalla sitä ja valitsemalla tiedot, jotka haluat säilyttää.
4. Napsauta sitten SAVE.