CRM (Perus): portaalin käyttö, ilmoitukset, sähköpostin synkronointi

Laaditpa sitten veroilmoituksia yksityishenkilölle, perheelle tai yritykselle, jokainen yhteisö tarvitsee oman tilin. Eri henkilöillä (esimerkiksi perheenjäsenillä tai liikekumppaneilla) voi kuitenkin olla eri asetukset tilin sisällä. Lue lisää asiakkaiden kirjautumisoikeuksien, ilmoitusten ja sähköpostin määrittämisestä.

Katettu täällä:

• Kuinka lisätä useita sähköpostiosoitteita
• LOGIN-vaihtoehto, selitetty
• EMAIL SYNC -vaihtoehto, selitetty
• NOTIFY-vaihtokytkin, selitetty
• Ilmoitukset ja sähköpostiviestit aktivointia odottaville asiakkaille
• Käyttäjän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä
• Sähköpostiosoitteen muuttaminen
• Vaihtaminen eri tiliin asiakasportaalissa

Kuinka lisätä useita sähköpostiosoitteita

Koska yhteyshenkilö on henkilö, on luonnollista, että yhdellä yhteyshenkilöllä voi olla useita sähköpostiosoitteita (henkilökohtainen, työosoite jne.). Jokaisella yhteyshenkilöllä on oletusarvoisesti yksi sähköpostiosoitekenttä, mutta voit luoda manuaalisesti lisää CRM kenttiä tai lisää niitä, kun luot uusia yhteystietoja manuaalisesti tai tuot niitä.

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolla on tilien hallinnointioikeudet, voi lisätä tilille uusia käyttäjiä (sähköpostiosoitteita).

Avaa tiliprofiilissa Tiedot-välilehti ja tarkista sitten Yhteystiedot-osio. Täällä näet kaikki tiliin linkitettyjen yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet. Jos haluat lisätä sähköpostiosoitteita, joita ei ole luettelossa, joko lisää toinen linkitetty yhteyshenkilö tai lisää toinen sähköpostiosoite jo linkitettyyn yhteystietoon .

Seuraa näitä ohjeita:

1. Luo mukautettu CRM sähköpostikentät lisäsähköpostiosoitteiden tallentamista varten.
2. Päivitä olemassa oleva yhteyshenkilö lisäämällä siihen uusi sähköpostiosoite.
3. Ota tarvittaessa käyttöön sähköpostiosoitteen LOGIN, NOTIFY ja/tai EMAIL SYNC -valitsimet (katso lisätietoja valitsimista jäljempänä).

Huom! Jos muutat sähköpostiosoitteen ennen kuin kutsuttu henkilö napsauttaa kutsulinkkiä, se poistetaan käytöstä turvallisuussyistä. Uusi kutsusähköposti lähetetään päivitettyyn sähköpostiosoitteeseen. 

LOGIN-vaihtoehto, selitetty

Kun ilmoitat sähköpostiosoitteen yhteystiedon sisällä, voit kytkeä päälle kirjautumisen , jolloin portaalin käyttöoikeus annetaan henkilölle, jolle tämä sähköpostiosoite kuuluu.

Mitä tämä tekee:

• Käyttäjä saa kutsun TaxDome -asiakasportaaliin, jotta hän voi käyttää tiliään.
• Kaikki yhteystiedot, jotka on yhdistetty tiliin, jonka sähköpostiosoitteen vieressä on päällä LOGIN, voivat kirjautua sisään.

Kun olet lisännyt portaaliyhteyden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, sinua pyydetään lähettämään sähköpostikutsu kyseiselle käyttäjälle. Kun napsautat Lähetä, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tilin aktivoimiseksi henkilö hyväksyy pyynnön ja luo salasanan. Tämän jälkeen uusi käyttäjä liitetään automaattisesti tiliin. Jokaisella käyttäjällä on omat kirjautumistiedot tiliä varten.

EMAIL SYNC -vaihtoehto, selitetty

Kun lisäät käyttäjän tilille, voit myös kytkeä EMAIL SYNC -asetuksen päälle hänen sähköpostiosoitteensa osalta.

Mitä tämä tekee:

• Näet kaikki kyseisestä osoitteesta vastaanotetut sähköpostit osoitteessa Inbox+ osiossa ja tiliprofiilin Sähköposti-välilehdellä ja voit vastata osoitteesta TaxDome.
• Kaikki synkronoitujen sähköpostien ja yhteystiedon sähköpostien välinen historia ilmestyy automaattisesti osoitteeseen TaxDome.
• Jos automaattinen liitteiden tallentaminen on käytössä, kaikki tulevat sähköpostiviestit, joissa on liitetiedostoja, tallentavat asiakirjat automaattisesti asiakkaan tilin Asiakirjat-osioon.

Vinkki! Kytke EMAIL SYNC päälle tuleville asiakkaille, joilla ei vielä ole portaaliyhteyttä (heidän LOGIN-käyttäytymistään ei ole vielä kytketty päälle), jotta voit vastaanottaa sähköposteja myös heiltä.

NOTIFY-vaihtokytkin, selitetty

Kun Yhteystiedot-osiossa olevan sähköpostiosoitteen NOTIFY on kytketty päälle, henkilö, jolle sähköposti kuuluu, saa järjestelmäilmoitukset (joko kaikki tai valitut). Voit kytkeä NOTIFY-toiminnon päälle, kun lisäät tilille portaaliyhteyden tai uuden sähköpostiosoitteen - tai milloin tahansa.

Vinkki! Voit saada kopiot kaikista asiakkaille lähetetyistä TaxDome -sähköposteista. Näin voit määrittää, miten voit vastaanottaa järjestelmäilmoituksia, jotka TaxDome lähettää asiakkaille.

Päätä, mitkä ilmoitukset käyttäjä saa klikkaamalla kolmea pistettä sähköpostiosoitteen oikealla puolella ja valitsemalla sitten Ilmoitusasetukset.

Mitä kytkimet tarkoittavat:

Asiakirjat: Tiedoston lataaminen

• Ilmoitukset uusista yrityksen lataamista asiakirjoista

Asiakirjat: Allekirjoituspyynnöt

• Allekirjoitusta odottavia asiakirjoja koskevat pyynnöt
• Muistutukset allekirjoitusta odottavista asiakirjoista

Asiakirjat: Hyväksynnät

• Hyväksyntää odottavia asiakirjoja koskevat pyynnöt
• Muistutukset hyväksyttävänä olevista asiakirjoista

Keskustelut ja asiakastehtävät

• Ilmoitukset uusista viesteistä, mukaan lukien asiakastehtävät
• Ilmoitukset uusista vastauksista keskusteluketjuissa

Ehdotukset

• Uusia ehdotuksia koskeva pyyntö
• Muistutukset vireillä olevista ehdotuksista

Järjestäjät

• Uusia järjestäjiä koskevat pyynnöt
• Muistutukset vireillä olevista järjestäjistä

Laskut ja maksut

• Uusia laskuja koskevat pyynnöt
• Muistutus vireillä olevista laskuista
• Laskujen maksuvahvistukset
• Ilmoitukset myönnetyistä tuista

Ilmoitukset ja sähköpostiviestit aktivointia odottaville asiakkaille

Jos olet kytkenyt LOGIN, NOTIFY ja EMAIL SYNC -toiminnot päälle tiliin yhdistetyn yhteyshenkilön kohdalla, mutta hän ei ole vielä aktivoinut tiliään, hän saa silti TaxDome -sähköposti- ja järjestelmäilmoituksia:

• Kaikki tavalliset sähköpostiviestit, jotka lähetät osoitteesta TaxDome , lähtevät vastaanottajalle riippumatta siitä, onko hänen tilinsä aktivoitu vai ei. Voit myös vastaanottaa Inbox+ ilmoituksia uusista sähköpostiviesteistä kyseiseltä yhteystiedolta, joka on linkitetty tiliin (määritä tämä ilmoitusasetuksissa ).
• Kaikki järjestelmäilmoitukset lähetetään yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, ja sähköpostin yläosassa on tilin aktivointi -banneri, kunnes yhteyshenkilö on aktivoinut tilin.

Voit aina lähettää kutsun uudelleen.

Käyttäjän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä

Jos joku ei halua enää käyttää tiliä, poista hänet. Kytke tiliprofiilin Tiedot-välilehdellä LOGIN pois päältä käyttäjän sähköpostiosoitteen oikealla puolella. Tili säilyy ennallaan, mutta käyttäjä ei voi enää käyttää sitä.

Sähköpostiosoitteen muuttaminen

Kun asiakkaan sähköpostiosoite muuttuu, lisää hänen uusi sähköpostiosoitteensa ikään kuin hän olisi uusi käyttäjä.

Huomio! Varmista, ettet poista vanhentunutta sähköpostiosoitetta välittömästi.

Noudata sen sijaan seuraavia ohjeita:

1. Päivitä asiakkaan yhteystieto siten, että se sisältää uuden sähköpostiosoitteen vanhan sijasta.

2. Kytke LOGIN-vaihtoehto päälle ja odota, että käyttäjä hyväksyy uuteen sähköpostiosoitteeseen lähetetyn kutsun, jotta hän ei menetä tilinsä käyttöoikeuksia. 

3. Kun asiakas on hyväksynyt kutsun, poista hänen aiempi sähköpostiosoitteensa linkittämättömät sähköpostit -osiosta kytkemällä LOGIN pois päältä.

Vaihtaminen eri tiliin asiakasportaalissa

Kirjautumisen yhteydessä käyttäjät, joilla on pääsy useammalle kuin yhdelle tilille, näkevät ponnahdusikkunan, jossa valitaan haluamasi tili, ja näytön yläosassa ilmoituksen, jossa ilmoitetaan tili, jolla he ovat kirjautuneet sisään. Yläreunassa oleva ilmoitus voidaan sulkea seuraavaan kirjautumiseen saakka napsauttamalla X:ää sen oikealla puolella.

He voivat avata ponnahdusikkunan milloin tahansa myöhemmin napsauttamalla sinisen sivupalkin alareunassa olevaa Vaihda tili -linkkiä tai ylhäällä olevan ilmoituksen oikealla puolella olevaa linkkiä.