CRM (perus): Portaalin käyttö, ilmoitukset, sähköpostin synkronointi

ammattilainen

Tämä sivu on tarkoitettu vain TaxDome Pro - käyttäjille. Jos käytät TaxDome Liteä, siirry tähän artikkeliin.

Laaditpa sitten veroilmoituksia yksityishenkilölle, perheelle tai yritykselle, jokainen yhteisö tarvitsee oman tilin. Eri henkilöillä (esimerkiksi perheenjäsenillä tai liikekumppaneilla) voi kuitenkin olla eri asetukset tilin sisällä. Lue lisää asiakkaiden kirjautumisoikeuksien, ilmoitusten ja sähköpostin määrittämisestä.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Kuinka lisätä useita sähköpostiosoitteita

Koska yhteyshenkilö on henkilö, on luonnollista, että yhdellä yhteyshenkilöllä voi olla useita sähköpostiosoitteita (henkilökohtainen, työosoite jne.). Oletusarvoisesti jokaisella yhteyshenkilöllä on yksi sähköpostiosoitekenttä, mutta voit luoda manuaalisesti ylimääräisiä CRM-kenttiä tai lisätä niitä, kun luot uusia yhteystietoja manuaalisesti tai tuot niitä.

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolla on tilien hallinnointioikeudet, voi lisätä tilille uusia käyttäjiä (sähköpostiosoitteita).

Avaa tiliprofiilissa Tiedot-välilehti ja tarkista sitten Yhteystiedot-osio. Täällä näet kaikki tiliin linkitettyjen yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet. Jos haluat lisätä sähköpostiosoitteita, joita ei ole luettelossa, joko lisää toinen linkitetty yhteyshenkilö tai lisää toinen sähköpostiosoite jo linkitettyyn yhteystietoon .

Toimi seuraavasti:

  1. Luo mukautettuja CRM-sähköpostikenttiä lisäsähköpostiosoitteiden tallentamista varten.
  2. Päivitä olemassa oleva yhteystieto lisäämällä siihen uusi sähköpostiosoite.
  3. Ota tarvittaessa käyttöön sähköpostiosoitteen LOGIN, NOTIFY ja/tai EMAIL SYNC -valitsimet (katso lisätietoja valitsimista jäljempänä).
vinkki

Huom! Jos muutat sähköpostiosoitteen ennen kuin kutsuttu henkilö napsauttaa kutsulinkkiä, se poistetaan käytöstä turvallisuussyistä. Uusi kutsusähköposti lähetetään päivitettyyn sähköpostiosoitteeseen. 

LOGIN-vaihtoehto, selitetty

Kun ilmoitat sähköpostiosoitteen yhteystiedon sisällä, voit kytkeä päälle kirjautumisen , jolloin portaalin käyttöoikeus annetaan henkilölle, jolle tämä sähköpostiosoite kuuluu.

Mitä tämä tekee:

  • Käyttäjä saa kutsun TaxDomen asiakasportaaliin, jotta hän voi käyttää tiliään.
  • Kaikki yhteystiedot, jotka on linkitetty tiliin, jonka sähköpostiosoitteen vieressä on kirjauduttu SISÄÄN, voivat kirjautua sisään.

Kun olet lisännyt portaaliyhteyden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, sinua pyydetään lähettämään sähköpostikutsu kyseiselle käyttäjälle. Kun napsautat Lähetä, TaxDome lähettää henkilölle aktivointipyynnön sähköpostitse. Tilin aktivoimiseksi henkilö hyväksyy pyynnön ja luo salasanan. Tämän jälkeen uusi käyttäjä liitetään automaattisesti tiliin. Jokaisella käyttäjällä on omat kirjautumistiedot tiliä varten.

EMAIL SYNC -vaihtoehto, selitetty

Kun lisäät käyttäjän tilille, voit myös ottaa sähköpostiosoitteensa EMAIL SYNC - asetuksen käyttöön.

Mitä tämä tekee:

  • Näet kaikki kyseisestä osoitteesta tulleet sähköpostit Saapuneet+-osiossa ja tiliprofiilin Sähköposti-välilehdellä , ja voit vastata niihin TaxDomen kautta.
  • Kaikki synkronoitujen sähköpostien ja yhteystiedon sähköpostien välinen historia ilmestyy automaattisesti TaxDomeen.
  • Jos Tallenna liitteet automaattisesti -asetus on käytössä, kaikki tulevat sähköpostit liitteineen tallentavat asiakirjat automaattisesti tilin Asiakkaan Asiakirjat -osaan.
vinkki

Vinkki! Kytke EMAIL SYNC päälle tuleville asiakkaille, joilla ei vielä ole portaaliyhteyttä (heidän LOGIN-käyttäytymistään ei ole vielä kytketty päälle), jotta voit vastaanottaa sähköposteja myös heiltä.

NOTIFY-vaihtokytkin, selitetty

Kun NOTIFY on otettu käyttöön sähköpostiosoitteelle Yhteystiedot-osiossa , henkilö, johon sähköpostiviesti kuuluu, saa ilmoituksia. Voit ottaa NOTIFY-asetuksen käyttöön, kun lisäät tiliin portaalin käyttöoikeuden tai uuden sähköpostiosoitteen – tai milloin haluat.

Kyseinen käyttäjä saa:

vinkki

Vinkki! Voit saada kopiot kaikista TaxDomen asiakkaille lähettämistä sähköpostiviesteistä. Näin voit määrittää TaxDomen asiakkaille lähettämien järjestelmäilmoitusten vastaanottamisen.

Päätä, mitkä ilmoitukset käyttäjän tulisi saada napsauttamalla sähköpostiosoitteen oikeassa oioimisessa olevaa kolmea tahtia ja valitsemalla ilmoitusasetukset.

Mitä valitsin tarkoittaa:

Asiakirjat: Tiedostojen lataaminen

  • Ilmoitukset uusista kiinteästi ladattauista asiakirjoista

Asiakirjat: Allekirjoituspyynnöt

  • Allekirjoitusta odottavat asiakirjapyynnöt
  • Muistutuksia allekirjoitusta odottavista asiakirjoista

Asiakirjat: Hyväksynnät

  • Hyväksyntää odottavat asiakirjapyynnöt
  • Hyväksyntää odottavia asiakirjoja koskevat muistutukset

Keskustelut ja asiakastehtävät

Sopimukset

  • Uusia sopimuksia koskevat pyynnöt
  • Muistutuksia odottavista sopimuksista

Järjestäjät

  • Pyyntöjä uusille järjestäjille
  • Muistutuksia odottavista järjestäjistä

Laskut ja maksut

  • Uusia laskuja koskevat pyynnöt
  • Muistutus odottavia laskuja
  • Laskumaksujen vahvistukset
  • Ilmoitukset myönnetyistä palautuksista

Ilmoitukset ja sähköpostiviestit aktivointia odottaville asiakkaille

Jos olet ottanut käyttöön LOGIN-, NOTIFY- ja EMAIL SYNC -asetuksen tiliin linkitetylle yhteyshenkilölle, mutta hän ei ole vielä aktivoinut tiliään, hän saa silti TaxDome-sähköposti- ja järjestelmäilmoitukset:

  • Kaikki TaxDomesta lähettämäsi säännölliset sähköpostiviestit lähetetään vastaanottajalle riippumatta siitä, onko heidän tilinsä aktivoitu vai ei. Voit myös vastaanottaa Saapuneet+-ilmoituksia uusista sähköposteista tiliin linkitetyltä yhteyshenkilöltä (määritä tämä ilmoitusasetuksissa ).
  • Kaikki järjestelmäilmoitukset menevät yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen ja sisältävät tilin aktivointipalkin sähköpostin yläosassa, kunnes he ovat aktivoineet tilin.

Voit aina lähettää kutsun uudelleen.

Käyttäjän käyttöoikeuksien poistaminen tililtä

Jos joku ei halua enää käyttää tiliä, poista hänet. Kytke tiliprofiilin Tiedot-välilehdellä LOGIN pois päältä käyttäjän sähköpostiosoitteen oikealla puolella. Tili säilyy ennallaan, mutta käyttäjä ei voi enää käyttää sitä.

Sähköpostiosoitteen muuttaminen

Kun asiakkaan sähköpostiosoite muuttuu, lisää uusi sähköpostiosoite ikään kuin hän olisi lisäkäyttäjä.

vinkki

Tarkkaavaisuus! Varmista, ettet poista vanhentunutta sähköpostiosoitetta välittömästi.

Toimi sen sijaan seuraavasti:

1. Päivitä asiakkaan yhteystieto siten, että se sisältää uuden sähköpostiosoitteen vanhan sijasta.

2. Kytke LOGIN-kytkin päälle ja odota, että käyttäjä hyväksyy uuteen sähköpostiosoitteeseen lähetetyn kutsun, jotta hän ei menetä pääsyä tililleen. 

3. Kun asiakas on hyväksynyt kutsun, poista hänen edellinen sähköpostiosoitteensa Linkittämättömät sähköpostit -osiosta kytkemällä LOGIN pois päältä.

Vaihtaminen eri tiliin asiakasportaalissa

Kirjautumisen yhteydessä käyttäjät, joilla on pääsy useammalle kuin yhdelle tilille, näkevät ponnahdusikkunan, jossa valitaan haluamasi tili, ja näytön yläosassa ilmoituksen, jossa ilmoitetaan tili, jolla he ovat kirjautuneet sisään. Yläreunassa oleva ilmoitus voidaan sulkea seuraavaan kirjautumiseen asti napsauttamalla sen oikealla puolella olevaa X-kirjainta.

He voivat avata ponnahdusikkunan milloin tahansa myöhemmin napsauttamalla sinisen sivupalkin alareunassa olevaa Vaihda tili -linkkiä tai ylhäällä olevan ilmoituksen oikealla puolella olevaa linkkiä.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät artikkelit