Tiimin johtaminen (perus): Pääsy ja vastaanottajat
Monien tiimin jäsenten kesken suoritettavien monien tehtävien hallinnointi voi olla nopeasti hämmentävää. Asiakkaiden, tehtävien, töiden ja laskujen osoittaminen tietyille tiimin jäsenille auttaa yrityksen omistajia ja ylläpitäjiä pysymään ajan tasalla siitä, kuka tekee mitäkin - ja kenen puoleen kääntyä, kun tulee kysymyksiä. Lue kaikki tiimin jäsenten nimeämisestä vastuuhenkilöiksi.
Katettu täällä:
- Tilin käyttöoikeuden antaminen
- Seuraavat tilit
- Putkiston käyttöoikeuden myöntäminen
- Työn vastaanottajien valinta
- Tehtävän vastaanottajien valitseminen
- Laskun vastaanottajien valinta
Webinaari - Tehokas tiiminhallinta ja viestintä! Perjantai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä
Tilin käyttöoikeuden antaminen
Tiimin jäsenillä on rajoitettu käyttöoikeus osoitteessa TaxDome , kunnes heidät on tosiasiallisesti nimetty tilille. Sen jälkeen he voivat tarkastella ja muokata asiakastietoja, ladata asiakirjoja, luoda laskuja, lähettää viestejä, luoda muistiinpanoja, tarkastella linkitettyjä yhteystietoja ja paljon muuta. Lisätietoja saat täältä.
Vain yrityksen omistaja tai ylläpitäjä voi antaa tiimin jäsenille pääsyn tileihin. On olemassa useita eri tapoja:
- Anna tiimin jäsenille oletusarvoiset käyttöoikeudet (eli kaikkien tilien käyttöoikeudet).
- Määritä tiimin jäsenet tietyille tileille.
- Määritä tiimin jäsenet, kun luot tai tuot tilit.
- Määritä tiimin jäsenet jo olemassa oleville tileille.
- Anna tiimin jäsenille tilapäinen pääsy tileihin putkistoautomaatioiden avulla.
Lisätietoja täältä.
Seuraavat tilit
Kun tiimin jäsenet seuraavat tiliä, he saavat ilmoituksia tilin aktiviteeteista (riippumatta siitä, onko heille määritetty tili vai ei). Lisätietoja saat täältä.
Putkiston käyttöoikeuden myöntäminen
Tiimin jäsenille annetaan käyttöoikeus putkistoihin Muokkaa putkistoa -ikkunan Käytettävissä (alla) -osiossa sen sijaan, että ne määritettäisiin niille.
Kun tiimin jäsen lisätäänMuokkaa putkea -ikkunan Käytettävissä olevat -kenttään, tapahtuu seuraavaa:
- He näkevät putken Työnkulku > Putket -sivulla.
- He voivat lisätä, muokata ja siirtää töitä vaiheesta toiseen niille osoitettujen tilien osalta.
- Heillä on pääsy Työnkulku-osioon , jossa he näkevät ja pääsevät käsiksi kaikkiin heille osoitettujen tilien putkistoihin ja töihin.
Vihje: Jotta tiimin jäsen voi nähdä tilin työt putkistossa, hänellä on oltava käyttöoikeus sekä putkistoon että tiliin. Voit antaa hänelle käyttöoikeuden nopeasti: mainitse hänet @maininnalla työn kommentissa. Hän saa ilmoituksen osoitteeseen Inbox+, onko hänellä käyttöoikeus vai ei, ja hän voi pyytää käyttöoikeutta. Kun se on myönnetty, heillä on pääsy sekä tiliin että putkistoon.
Työn vastaanottajien valinta
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät osoitteesta TaxDome Academy, joka on maksuton verkkokeskuksemme, jossa voit katsoa ja oppia kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Työn vastuuhenkilöt auttavat sinua näkemään, kuka on vastuussa tietystä työtehtävästä. Sen avulla voit myös suodattaa toimeksiantajan mukaan. Voit määrittää kullekin työlle niin monta vastaanottajaa kuin haluat.
Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, miten voit hyödyntää vastaanottajien lisäämistä työpaikkoihin:
- Työnseuranta: Jos sinulla on henkilökuntaa, joka vastaa työn edistymisen seurannasta, voit määrittää kaikki työt heille. Tällöin tämä henkilö näkee kaikki työt kaikista putkistoista yhdellä sivulla.
- Oma tiimi: Koska tehtävällä voi olla useita vastaanottajia, voit halutessasi jakaa sen kaikille henkilöille, jotka työskentelevät sen parissa.
- Itsenäinen ryhmätyö: Jos eri henkilöt suorittavat osan työstä prosessin eri vaiheissa, vastuuhenkilöitä voidaan vaihtaa aina tarvittaessa. Voit esimerkiksi määrätä työn ensimmäisessä vaiheessa asiakaspäällikölle, seuraavassa vaiheessa valmistelijalle, sitten tarkastajalle ja niin edelleen. Tiimin jäsenet voivat jättää toisilleen kommentteja työkortin sisälle. He voivat myös linkittää asiakirjoja, muistiinpanoja jne. niin, että työn seuraavaa vaihetta työstävällä henkilöllä on kokonaiskuva.
Tiimin jäsenet voidaan määrittää tehtäviin viidellä eri tavalla:
- Käyttämällä putkistoautomaatiota
- Työkortin sisällä kentässä Assignees .
- Työn mallin sisällä Assignees kentässä
- Työnkulku > Työt -sivulla. Napsauta nimeä JOB ASSIGNEE -sarakkeessa ja valitse yksi tai useampi vastaanottaja. Jos useampi kuin yksi on valittu, näet oikealla puolella ylimääräisten vastaanottajien määrän. Vie hiiren kursori sen päälle nähdäksesi heidän nimensä.
- Työnkulku > Työn toistuvuus -sivulla. Napsauta Assignee-kenttää ASSIGNEES-sarakkeessa ja valitse yksi tai useampi vastaanottaja. Jos useampi kuin yksi on valittu, näet oikealla puolella ylimääräisten vastaanottajien määrän. Siirrä hiiren osoitin päälle nähdäksesi heidän nimensä.
Voit jopa valita, haluatko nähdä toimeksiantajan työkortissa. Lue lisää työkorttien mukauttamisesta.
Suodata työpaikkaluettelo toimeksiantajan mukaan käyttämällä Työpaikat-sivun Tiimi-suodatinta.
Voit myös seurata kaikkia putken sisällä olevia töitä käyttämällä Job Assignee -suodatinta:
Huomautus: Muista, että työpaikat menevät putkiin. Työtehtäviin nimetyillä tiimin jäsenillä on oltava pääsy myös kyseisiä työtehtäviä sisältäviin putkistoihin.
Tehtävän vastaanottajien valitseminen
Määritä yhteen tehtävään niin monta tiimin jäsentä kuin tarvitaan Tehtävä-ikkunan Vastaanottajat-kentässä (alla).
Jos tehtävä on liitetty työhön, vastaanottajaa voidaan helposti muuttaa työn sisällä milloin tahansa. Katso lisätietoja täältä.
Kytke putkistoasetusten Luo tehtävä -automaatiossa toiminto Assign task to job assignee (Määritä tehtävä työn vastaanottajalle ) päälle, jotta työn ja tehtävän vastaanottaja ovat sama henkilö.
Tiimin jäsenet näkevät tehtävänsä yhdellä sivulla siirtymällä vasemmanpuoleisen valikkopalkin kohtaan Työnkulku > Tehtävät. Heidän ei tarvitse käyttää tilejä tai putkistoja, joita tehtävät koskevat, nähdäkseen ja muokatakseen niitä.
Vihje: Päivitä tilin käyttöoikeus putkiautomaation avulla voit luoda tehtäviä tietyille tiimin jäsenille ja antaa heille tilapäisen käyttöoikeuden tileihin. Putken vaiheeseen voi esimerkiksi sisältyä seuraava tehtävä Asiakirjojen tarkistaminen tehtävä tietylle tiimin jäsenelle. Lisätietoja saat täältä.
Laskun vastaanottajien valinta
Laskulle määritetty tiimin jäsen saa hyvityksen laskun sisältämien palvelujen suorittamisesta. Oletusarvoisesti laskun luonut henkilö on määritetty laskulle. Lisätietoja saat täältä.
Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai tiimin jäsen, jolla on oikeudet Hallitse laskuja ja Määritä joukkuekavereita , voi vaihtaa vastaanottajaa.