CRM (Perus): Asiakasluettelon tuominen
Tuontityökalumme avulla voit siirtää asiakastilit ja yhteystiedot samanaikaisesti osoitteeseen TaxDome , joten voit aloittaa työskentelyn nopeasti portaalista. Vaikka voit luoda uusia yhteystietoja ja tilejä manuaalisesti, CSV-tiedoston lataaminen on paljon nopeampi tapa siirtää tiedot osoitteeseen TaxDome.
Katettu täällä:
- Valmistele CSV-tiedosto
- Vaihe 1. Lataa CSV-tiedosto osoitteeseen TaxDome
- Vaihe 2. Luo tilit (valinnainen)
- Vaihe 3. Määritä asetukset (valinnainen)
- Vaihe 4. Luo yhteystiedot
- Vaihe 5. Tarkista
- Kuka voi tuoda maahan?
Webinaari - TaxDome 101: Aloita TaxDome! Maanantai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä
Valmistele CSV-tiedosto
Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät TaxDome Akatemiasta, joka on ilmainen verkkokeskuksemme
kaikkeen, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.
Käytä Excelin tai Google Sheetsin kaltaista taulukkolaskentatyökalua jo olemassa olevien yhteyshenkilö- ja tilitietojen tuomiseen. Voit myös lukea ohjeet tietojen siirtämisestä tietystä alustasta tai ohjelmistosta.
- Kun tuot asiakastietojasi osoitteeseen TaxDome, muista, että Tilit ja Yhteystiedot ovat erilaisia:
- Tilit ovat yksiköitä, joille työskentelet ja joita laskutat, olipa kyseessä yritys, trusti, perhe tai yksityishenkilö.
- Yhteyshenkilöt ovat todellisia henkilöitä, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Tässä on selitys tileistä ja yhteystiedoista.
- Luo laskentataulukko asiakastiedoistasi ja tallenna se sitten CSV-tiedostoksi. Varmista, että CSV-tiedosto on UTF-8-koodattu ja että sen koko on enintään 300 kB.
- Kirjoita vain yksi yhteystieto taulukkoriviä kohti, vaikka samaan tiliin olisi liitetty useita yhteystietoja.
- Eri asiakasryhmiä varten voi olla eri taulukoita. Nämä voidaan tuoda yksi kerrallaan, ja niihin voidaan soveltaa erilaisia asetuksia. Tässä on video eri asiakasryhmien tuonnista.
Vihje: Jos lähdeohjelmistosi tuottaa tiedoston, jossa verovelvollinen ja puoliso ovat samalla rivillä, sinun ei tarvitse muokata CSV-tiedostoa manuaalisesti. Noudata sen sijaan ohjeita sellaisen tiedoston tuomiseksi, jossa verovelvollinen ja puoliso ovat samalla rivillä.
- 👋 Me voimme auttaa! Jos CSV-tiedostossasi on useita yhteystietoja per rivi etkä tiedä, miten korjata se, kerro meille. Tukitiimimme auttaa mielellään: Seuraa näitä ohjeita saadaksesi apua.
1. Luo laskentataulukko
Luo ja merkitse sarakkeet.
Vihje: Kun nimeät sarakkeita, kukin sarakeotsikon nimi tarkoittaa eri dataominaisuutta.
Seuraavassa on joitakin esimerkkejä sarakeotsikoiden nimistä:
- Sarake A | Tilin nimi: yrityksen tai trustin nimi (muu kuin henkilökohtainen tili) tai yksityishenkilön tai perheen nimi (henkilökohtainen tili).
- Sarake B | Yhteyshenkilön nimi: tiliin liitetyn yhteyshenkilön etu- ja sukunimi.
- Sarake C | Etunimi
- Sarake D | Sukunimi
- Sarake E | Tilin tyyppi
- Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
- Column G | Phone
- Column H | City
- Sarake I | Tilitunnisteet: nimike, jota voit käyttää tilien ryhmittelyyn.
- Sarake J | Yhteystunnisteet: merkintä, jota voit käyttää yhteystietojen ryhmittelyyn.
- Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import
2. Täytä taulukkolaskentataulukon rivit yhteystiedoilla ja lisätiedoilla.
Taulukkolaskentaohjelmassasi saattaa jo olla mukautettuja sarakkeita. Varmista kuitenkin, että noudatat näitä perussääntöjä, jotta tuonti sujuu ongelmitta:
- Kullakin rivillä saa olla vain yksi yhteyshenkilö
- Jos aiot luoda uusia tilejä tietoja siirtäessäsi, varmista, että sarakkeessa on tilin nimi. Merkitse se nimellä Account Name ( TaxDome kutsuu sitä dataominaisuudeksi) tai millä tahansa sinulle sopivalla nimellä. Jos yhteystietoa ei tarvitse yhdistää tiliin, jätä Account Name -sarakkeen rivi tyhjäksi.
- Jos kahdella tai useammalla yhteystiedolla on sama tili, käytä samaa tilinimeä kullakin rivillä kunkin yhteystiedon kohdalla.
- Eri tyyppiset mukautetut kentät tukevat eri merkkejä. Varmista, että kentät on täytetty oikein:
- Jaa vaihtoehdot pilkulla tai puolipisteellä ("," tai ";"), joka on monivalintaisten avattavien mukautettujen kenttien merkki.
- Päivämäärät on täytettävä vastaavassa muodossa: MM/DD/YYYY tai MMM/DD/YYYY yhdysvaltalaisten yritysten osalta ja DD/MM/YYYY muiden kuin yhdysvaltalaisten yritysten osalta.
Etkö ole varma, miten eri tyyppiset tilit, esimerkiksi aviopari, joka tekee erilliset tilitiedot, pitäisi perustaa? Katso esimerkkejä yhteystietojen määrittämisestä eri tilityyppejä varten ja tutustu sitten näihin vinkkeihin:
- Haluan tuoda useita tilejä, joilla on sama yhteyshenkilö.
- Haluan tuoda useita yhteystietoja samalla tilillä.
- Haluan tuoda yhteystietoja kahdelle tilille samanaikaisesti
Haluan tuoda useita tilejä, joilla on sama yhteyshenkilö.
K: Miten syötän laskentataulukkoon eri tilejä, jotka on yhdistettävä samaan henkilöön? Esimerkiksi useita yrityksiä, jotka kuuluvat samalle yrityksen omistajalle.
V: Luo yksi rivi kullekin tilille ja kirjoita sitten samat yhteystiedot kullekin tilille asianmukaisiin sarakkeisiin.
Alla olevassa esimerkkilaskentataulukossa tilin nimi yhdistetään tilin nimeen osoitteessa TaxDome, ja tuontiprosessin aikana luodaan viisi tiliä, joista jokainen liittyy Brian Rossin yhteystietoihin. Brian Ross voi sitten kirjautua osoitteeseen TaxDome käyttämällä email@example.com ja vaihtaa tilien välillä.
Haluan tuoda useita yhteystietoja samalla tilillä.
K: Miten syötän taulukkoon useita yhteystietoja, jotka on yhdistettävä samaan tiliin? Esimerkiksi useita liikekumppaneita, jotka omistavat saman yrityksen, tai verovelvollinen ja hänen puolisonsa.
V : Käytä yhtä riviä kutakin yhteyshenkilöä kohden ja kirjoita sama tilinimi jokaiselle henkilölle asianmukaiseen sarakkeeseen.
Alla olevassa esimerkkilaskentataulukossa Nimi_Yrityksen nimi yhdistetään tilin nimeen osoitteessa TaxDome, ja tuontiprosessin aikana luodaan kuusi tiliä. Michael Douglaston on linkitetty yhteen yhteystietoon, Robbie Corp kolmeen yhteystietoon, Smithin perhe kolmeen yhteystietoon, Mart Frickey yhteen yhteystietoon, Solomon Deutsch yhteen yhteystietoon ja Chrissy Tidder yhteen yhteystietoon.
Haluan tuoda yhteystietoja kahdelle tilille samanaikaisesti
K: Miten voin syöttää taulukkoon useita yhteystietoja, jotka on yhdistettävä kahteen tiliin? Esimerkiksi lapset, jotka tarvitsevat omat tilinsä, mutta jotka on silti yhdistettävä perheen tiliin.
V: Käytä kahta riviä kutakin yhteystietoa varten ja vaihda tilin nimi pitäen yhteystiedot samoina. Tämä voi säästää työtä myöhemmin, koska sinun ei tarvitse yhdistää yhteystietoja manuaalisesti.
3. Tallenna laskentataulukko CSV-muodossa
TaxDome tunnistaa vain CSV-tiedostoina tallennetut laskentataulukot. Valitse taulukkolaskentaohjelmasi valikkoriviltä Tiedosto ja valitse sitten Tallenna CSV-tiedostona tai Lataa CSV-tiedostona (sanamuoto voi vaihdella käyttämäsi ohjelman mukaan).
Microsoft Excel: ValitseTallenna nimellä -kentässä CSV (pilkulla erotettu). Valitse Työkalut-pudotusvalikosta Web Options. Avaa Encoding-välilehti . Valitse Save this document as -pudotusvalikosta Unicode (UTF-8) ja napsauta sitten OK.
Nyt kun olet tallentanut laskentataulukkosi CSV-tiedostoksi ja varmistanut, että se on UTF-8-koodattu, olet valmis tuomaan yhteystietosi osoitteeseen TaxDome.
Vaihe 1. Lataa CSV-tiedosto osoitteeseen TaxDome
Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.
Vedä ja pudota CSV-tiedosto tai etsi se työpöydältäsi napsauttamalla Selaa ja lataa se.
Vaihe 2. Luo tilit (valinnainen)
Vihje: siirry vaiheeseen 4, jos haluat tuoda vain yhteystietoja etkä luoda tilejä.
Jos haluat luoda tilejä, toimi näin:
1. Map the Account Name: Valitse taulukkolaskentaohjelmastasi sarakeotsikon nimi, joka vastaa TaxDome's Account Name -ominaisuutta. Jos olet käyttänyt laskentataulukkosi sarakeotsikon nimenä Account Name (Tilin nimi ), se yhdistetään automaattisesti TaxDome'n Account Name (Tilin nimi ) -ominaisuuteen, koska niillä on sama nimi.
2. Tilityyppi: Valitse vaihtoehto, jolla voit määrittää, miten haluat soveltaa tilityyppiä tuotuihin asiakkaisiin. Lisätietoja on artikkelissa Tilityypit.
Valittu vaihtoehto | Tulos |
Yksityishenkilö, yritys, muu | Valittua tilityyppiä sovelletaan massana kaikkiin tuotuihin tileihin. Taulukkolaskentataulukon tilityyppi-saraketta ei oteta huomioon (jos sellainen on). |
Kartta CSV-sarakkeella | Näet Valitse CSV-sarake -pudotusvalikon. Valitse taulukkolaskentataulukkosi sarake, joka vastaa TaxDome's Account Type -ominaisuutta. |
Älä välitä | For updating your existing clients only. Do not choose this option for importing new clients. Otherwise, the Other account type will be applied and the account type column in your spreadsheet will be ignored. |
Jos käytetään arvoa Yritys, asiakkaan Yrityksen nimi -ominaisuus on sama kuin Tilin nimi -sarakkeen tiedot.
3. Map account fields: add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column.
- Jos tili, jolla on sama nimi, on jo olemassa osoitteessa TaxDome, sitä ei muuteta ja kaikki sen tiedot säilyvät ennallaan.
- Jos laskentataulukon sarakeotsikon nimellä ei ole vastaavaa tiliominaisuutta, luo uusi valitsemalla avattavasta valikosta Uusi kenttä. Lue lisää tilin mukautettujen kenttien lisäämisestä tuonnin aikana
- Voit myös merkitä tilisi täällä. Lisätietoja on tässä artikkelissa, jossa käsitellään tunnisteiden käyttöä.
- If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients.
Vaihe 3. Määritä asetukset (valinnainen)
Tässä vaiheessa sovelletaan asetuksia irtotavarana äskettäin tuotuihin tileihin.
1. Linkitetyt yhteystiedot: Vasemmalla EMAILS-kohdassa näet TaxDome Email-ominaisuuden . Jos olet lisännyt yhteystiedoillesi mukautettuja sähköpostikenttiä, näet myös ne.
Valitse käyttöoikeudet jokaiselle yhteystiedolle, jonka sähköpostiosoite on yhdistetty tuotuun tiliin. Oletusarvoisesti kaikki käyttöoikeudet on kytketty päälle:
-
LOGIN: kun tämä on kytketty päälle, yhteyshenkilö voi käyttää TaxDome -asiakasportaaliaan.
-
NOTIFY: kun tämä on kytketty päälle, yhteyshenkilö saa kaikki järjestelmäilmoitukset, kuten viestit, järjestäjät, ehdotukset, laskut ja sähköpostit, jotka on lähetetty osoitteesta TaxDome tai putkistoautomaatioiden kautta ja paljon muuta.
-
EMAIL SYNC: kun tämä on kytketty päälle, voit nähdä asiakkaan sähköpostit ja vastata niihin omassa sähköpostiosoitteessasi. Inbox+ ja tarkastella kaikkia sähköposteja hänen tilinsä Sähköposti-välilehdellä .
Jos haluat, että asiakkaat saavat sähköpostikutsun TaxDome -portaaliinsa, valitse Lähetä kutsut -ruutu. Jos haluat lisätä mukautetun viestin, kirjoita se Henkilökohtainen viesti -kenttään. Jos et halua kutsua heitä heti, lähetä kutsu myöhemmin siirtymällä Tilit-välilehdelle ja avaamalla Vireillä oleva aktivointi -alivälilehti.
3. Tunnisteet: Jos sinulla on jo luotu tunnisteet osoitteessa TaxDome, voit soveltaa niitä tuotuihin tileihisi täällä. Niitä sovelletaan kaikkiin tuotuihin tileihin. Jos haluat soveltaa eri tileihin eri tunnisteita, ne kannattaa lisätä taulukkolaskentataulukkoon etukäteen. Lue lisää tunnisteiden soveltamisesta.
4. Assignees: if team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.
5. Kansiot ja asiakirjat: Jos käytät mukautettua kansiorakennetta asiakasasiakirjoille, sovita kansiomallit irtotavarana äskettäin luotuihin tileihin. Lue lisää kansiomallien luomisesta. Oletusarvoiset verovuodet -mallia sovelletaan automaattisesti uusiin tileihin, jos et valitse jo luotua kansiomallia.
Vaihe 4. Luo yhteystiedot
To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped.
If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields.
- You can also tag your contacts here. For details, go to this article on applying tags
- You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
Kun olet saanut kartoituksen valmiiksi, valitse Jatka. Tämä ei aloita tuontiprosessia. Voit silti palata tähän vaiheeseen, jos olet tehnyt virheitä.
Vaihe 5. Tarkista
Kun tarkastelet kartoitustuloksia, näet kaiken tämän:
- Mitkä tiimin jäsenet osoitetaan tileille
- Mitkä tunnisteet osoitetaan tileille
- Mitkä mukautetut tili- ja yhteystietokentät luodaan
- Mitkä yhteystiedot luodaan millä nimillä ja sähköpostiosoitteilla.
- Mitkä tilit luodaan ja mitkä yhteystiedot linkitetään
Jos kaikki näyttää hyvältä, napsauta Start Import. Jos ei, palaa takaisin tekemään tarvittavat korjaukset.
Nyt voit poistua sivulta. Tuontiprosessi jatkuu itsestään. Kun tuonti on valmis, saat sähköposti-ilmoituksen. Klikkaa viestissä olevaa linkkiä siirtyäksesi tuontituloksiin. Näet mm:
- Kuinka monta kontaktia tuotiin
- Kuinka monta taulukkolaskentataulukon riviä ohitettiin?
- Kuinka monta tiliä luotiin
- Kuinka monta tiliä päivitettiin
- Kuinka monta mukautettua kenttää luotiin
Jos joitakin rivejä ohitettiin (virheiden vuoksi), voit viedä pakatun CSV-tiedoston, jossa kerrotaan, mitkä rivit ja miksi. Syitä hylättyihin riveihin ovat esimerkiksi tyhjät solut pakollisissa sarakkeissa (esim. yhteystietojen nimet) tai sähköposti-sarakkeen solut, joista puuttuu sähköpostiosoite. Nyt voit poistua sivulta. Prosessi jatkuu itsestään. Vientitulokset lähetetään sinulle sähköpostitse.
Jos sinulla on vaikeuksia tuontiprosessin kanssa, kerro meille! Tiimimme auttaa aina mielellään!
Kuka voi tuoda maahan?
Yrityksen omistaja ja ylläpitäjä voivat tuoda yhteystietoja ja luoda tilejä osoitteessa TaxDome. Jos haluat, että tiimin jäsenet voivat tuoda tietoja, anna heille oikeudet yhteystietojen hallintaan:
1. Siirry Asetuksiin, valitse valikkoriviltä Tiimi ja suunnitelmat, napsauta kolmea pistettä tiimin jäsenen nimen oikealla puolella ja napsauta sitten Muokkaa.
2. Vaihda vaihtoehdosta Hallitse yhteystietoja ja napsauta sitten Tallenna.
Vinkki: tutustu TaxDome Akatemiaan, jossa voit osallistua hauskoille, kattaville tunneille ja tulla TaxDome supertähdeksi.